Hvernig á að búa til einfalda fjárhagsskýrslu
Fjárhagsskýrslur hljóma oft flóknar, en fyrir lítil fyrirtæki, stofnanir eða einstaklinga sem sérhæfa sig í fjármálum er hægt að búa til einfaldaða útgáfu sem er samt snyrtileg og gagnleg. Með einfaldri fjárhagsskýrslu er hægt að ákvarða fjárhagsstöðu þína, hagnað og hvert peningarnir þínir koma inn og fara. Þessi grein mun leiðbeina þér skref fyrir skref um hvernig á að búa til einfalda og auðvelda fjárhagsskýrslu.
1. Skilja tilgang fjárhagsskýrslna
Áður en þú byrjar skaltu ákvarða tilganginn með skýrslunni. Er það að athuga hagnað og tap fyrirtækisins , stjórna sjóðstreymi, skila skýrslum til fjárfesta eða einfaldlega fylgjast með mánaðarlegum útgjöldum? Þessi tilgangur mun ákvarða hvaða upplýsingar þú þarft. Fyrir einfalda skýrslu verður áherslan venjulega á:
- Skrá reglulega tekjur og gjöld
– Vitaðu stöðu þína á reiðufé eða reikningi
– Reikna út hagnað/tap á ákveðnu tímabili
– Skoða eigna- og skuldastöðu í yfirliti
Skýr markmið hjálpa þér að vera samkvæmur og koma í veg fyrir að skýrslurnar þínar verði of flóknar.
2. Undirbúið upptökutímabilið og miðilinn
Næsta skref er að ákvarða skýrslutímabilið. Skýrslur eru yfirleitt mánaðarlegar en geta einnig verið vikulegar (fyrir fyrirtæki með mikla viðskipti) eða árlega (fyrir stórar yfirlitsskýrslur). Fyrir byrjendur er mánaðarleg skýrsla tilvalin því hún er ítarleg en ekki of krefjandi.
Eftir það skaltu velja upptökumiðilinn:
– Minnisbók/bókhaldsbók: hentar þeim sem eiga auðvelt með að skrifa handvirkt
– Microsoft Excel/Google Sheets: sveigjanlegast og auðvelt að reikna út sjálfkrafa
– Einfalt bókhaldsforrit: hentar ef færslur byrja að aukast
Ef þú ert rétt að byrja, notaðu töflureikni því þú getur búið til sniðmát og notað þau aftur og aftur.
3. Söfnun viðskiptagagna
Góð skýrsla byggir á heildstæðum gögnum. Safnaðu öllum færslugögnum, svo sem:
– Sölu- og kaupnótur
– Sönnun fyrir millifærslu eða reikningsflutningi
– Greiðslukvittun
– Viðskiptaskuldir/kröfur
– Sönnun á rekstrarkostnaði (rafmagn, internet, húsaleiga, laun o.s.frv.)
Gerðu það að vana að halda skrá yfir daglegar færslur, því að treysta á minnið leiðir oft til mistaka. Ef mögulegt er, aðskiljið persónulega og viðskiptareikninga til að tryggja nákvæmari skráningu.
4. Gerðu skrá yfir tekjur og gjöld
Þetta er grunnurinn að einföldum fjárhagsreikningi . Búðu til töflu með dálkum eins og þessum:
- Dagsetning
– Upplýsingar um viðskipti
– Flokkur (t.d.: sala, hráefni, flutningar, laun)
– Tekjur (rúpíur)
– Útgjöld (rúpíur)
– Greiðslumáti (reiðufé/millifærsla/rafrænt veski)
– Jafnvægi (valfrjálst en mjög gagnlegt)
Í hvert skipti sem viðskipti eiga sér stað skal skrá þau strax. Til dæmis:
– 3. janúar: Vörusala 500.000 rúpíur (tekjur)
– 4. janúar: Kaup á hráefni 200.000 rúpíur (kostnaður)
Út frá þessum skrám hefurðu nú þegar grunn yfirsýn: hversu miklir peningar koma inn, hversu miklir peningar fara út og mismunurinn.
5. Flokkun færslna
Til að gera skýrslur markvissari þarf að flokka færslur. Án flokka sérðu bara stórar tölur án þess að skilja uppruna þeirra. Dæmi um tekjuflokka:
– Sala á vörum/þjónustu
– Aðrar tekjur (þóknun, leiga, bónus)
Dæmi um útgjaldaflokka:
– Hráefni/birgðir
– Rekstrarkostnaður (rafmagn, vatn, internet)
– Flutningur og afhending
– Laun/vinna
– Markaðssetning/auglýsingar
- Leiga
– Viðhald/búnaður
– Skattar og stjórnsýsla
Flokkar hjálpa þér að meta hvaða útgjöld eru stærstu og hvort það sé eitthvað sem þú getur sparað.
6. Útbúið einfalda hagnaðar- og tapskýrslu
Rekstrarreikningurinn sýnir fjárhagslega afkomu þína yfir tímabil: hvort þú hagnaðir eða tapaðir. Einfaldasta sniðið er:
Tekjur – Gjöld = Hagnaður/Tap
Dæmi um snið:
1. Heildartekjur
– Sala: 10.000.000 rúpíur
– Aðrar tekjur: 500.000 IDR
Heildartekjur: 10.500.000 rúpíur
2. Heildarálag
– Hráefni: 4.000.000 rúpíur
– Rekstrarkostnaður: 1.500.000 rúpíur
– Flutningur: 800.000 rúpíur
– Markaðssetning: 700.000 rúpíur
Heildarkostnaður: 7.000.000 rúpíur
3. Hagnaður
IDR 10.500.000 – IDR 7.000.000 = IDR 3.500.000
Ef niðurstaðan er neikvæð þýðir það tap. Þessi skýrsla er mikilvæg til að meta hvort fyrirtækið þitt sé þess virði að halda áfram, hvort þú þurfir að hækka verð eða hvort þú þurfir að lækka kostnað.
7. Að búa til einfalda sjóðstreymisskýrslu
Hagnaður þýðir ekki endilega að reiðufé sé tiltækt. Þú gætir skráð sölu en kaupandinn hefur ekki enn greitt. Þess vegna fylgist sjóðstreymisyfirlitið með raunverulegum reiðufé sem kemur inn og fer út.
Skiptið í þrjá einfalda hluta:
1. Reiðufé inn
– Kvittanir af reiðufjársölu
– Uppgjör krafna
– Aðrar tekjur sem hafa borist
2. Útborgun
– Kaup á vörum/efni
– Greiðsla reglubundinna gjalda
– Greiðslur skulda
3. Upphafsstaða + Mismunur á reiðufé = Lokastaða
Tilfelli:
– Upphafleg inneign: 2.000.000 IDR
– Heildarinnstreymi reiðufjár: 8.000.000 rúpíur
– Heildarúttekt: 7.500.000 rúpíur
– Lokastaða reiðufjár: 2.500.000 rúpíur
Með sjóðstreymi er hægt að meta hvenær þarf að auka fjármagn eða halda aftur af útgjöldum.
8. Útbúið einfaldan efnahagsreikning (valfrjálst en mælt er með)
Efnahagsreikningurinn sýnir fjárhagsstöðuna á tilteknum degi. Til að einfalda útgáfuna skaltu einfaldlega draga saman:
– Eignir (það sem þú átt): reiðufé, bankainnstæða, birgðir, búnaður
– Skuldir/skuldir (það sem þú skuldar): skuldir birgja, lán
– Eigið fé (mismunur eigna og skulda)
Formúlan:
Eignir = Skuldir + Eigið fé
Dæmi:
– Eignir: reiðufé 2.500.000 rúpíur, birgðir 3.000.000 rúpíur, búnaður 4.000.000 rúpíur → samtals 9.500.000 rúpíur
– Skuldir: 2.000.000 rúpíur
– Höfuðfé: 7.500.000 rúpíur
Efnahagsreikningurinn hjálpar þér að sjá eigið fé og stöðugleika fyrirtækisins.
9. Að kanna hvort reglunum sé fylgt og forðast algeng mistök
Algeng mistök við gerð einfaldra skýrslna:
– Ekki skrá litlar færslur (þó að upphæðin sé stór þótt þær séu tíðar)
– Að blanda saman persónulegum og viðskiptalegum peningum
– Geymir ekki sönnun fyrir viðskiptum
– Rangur flokkur (t.d. persónulegur kostnaður innifalinn í rekstrarkostnaði)
– Að gera ekki skýrslur reglulega svo þær hrannast upp og maður gleymir smáatriðunum.
Lausnin: agi í að taka daglegar glósur, gera vikulegar upprifjanir og mánaðarlegt mat.
10. Niðurstöður og aðgerðaáætlanir
Fjárhagsskýrslur eru ekki bara skrár, heldur verkfæri til ákvarðanatöku. Þegar skýrslan er tilbúin skal álykta:
Er þessi mánuður hagnaður eða tap?
– Hvar eru stærstu útgjöldin?
– Er nóg reiðufé fyrir næsta mánuð?
– Þarftu að auka sölu eða lækka kostnað?
Þaðan skaltu búa til einfalda aðgerðaáætlun, svo sem að lækka sendingarkostnað, auka kynningar á áhrifaríkustu rásunum eða flýta fyrir innheimtu viðskiptakrafna.
Lokun
Að búa til einfalda fjárhagsskýrslu byrjar í raun á því að skrá færslur reglulega. Út frá tekju- og gjaldaskrám þínum geturðu búið til rekstrarreikning, sjóðstreymisyfirlit og, ef mögulegt er, einfaldan efnahagsreikning. Þótt þessar skýrslur virðist einfaldar eru þær nægjanlegar til að hjálpa þér að skilja fjárhagsstöðu þína, taka betri ákvarðanir og viðhalda fjárhagslegri heilbrigði bæði fyrirtækis þíns og einkalífs.
Ef þú vilt get ég líka búið til sniðmát fyrir Google töflureikna/Excel (töflusnið fyrir tekjur og gjöld, skýrslu um hagnað og tap og sjóðstreymi) sem þú getur einfaldlega fyllt út samkvæmt daglegum færslum þínum.
