Varúðarráðstöfun vegna vafasamra reikninga
Varúðarfærsla vegna vafasamra viðskiptakrafna er mikilvæg bókhaldsleg hugmynd sem tryggir að ársreikningar endurspegli raunhæft fjárhagsstöðu fyrirtækisins. Næstum öll fyrirtæki sem selja vörur eða þjónustu á lánsfé eiga viðskiptakröfur. Hins vegar er ekki hægt að innheimta allar þessar kröfur. Sumir viðskiptavinir gætu verið seinir að greiða, lent í fjárhagserfiðleikum eða jafnvel farið í gjaldþrot. Þetta er þar sem varúðarfærsla vegna vafasamra viðskiptakrafna kemur inn í myndina: sem snemmbúin viðurkenning á því að sumar kröfur gætu verið óinnheimtanlegar.
Skilgreining á frádrátt vegna vafasamra viðskiptakrafna
Einfaldlega sagt er varúðarfærsla vegna vafasamra viðskiptakrafna mat á þeirri fjárhæð krafna sem búist er við að verði óinnheimtanlegar í framtíðinni. Þessi varúðarfærsla er færð sem mótreikningur við viðskiptakröfur, þannig að kröfurnar sem færðar eru fram í efnahagsreikningnum eru nettó söluvirði þeirra. Þetta þýðir að fyrirtækið færir ekki einungis kröfur út frá reikningsupphæð heldur tekur einnig tillit til áhættu á vanskilum.
Í reynd þýðir varúðarákvæði vegna vafasamra viðskipta ekki endilega að fyrirtæki standi frammi fyrir tapi; heldur er það eins konar varnarákvæði til að koma í veg fyrir of bjartsýnar fjárhagsuppgjör . Þetta ákvæði gerir það að verkum að tilkynntur hagnaður endurspeglar meiri varfærni og samræmist rekstrarreglunni.
Af hverju eru þessi afrit mikilvæg?
Það eru nokkrar ástæður fyrir því að varúðarráðstafanir vegna vafasamra viðskipta eru svo mikilvægar:
1. Innleiðing varfærnisreglunnar
Gott bókhald skráir ekki aðeins hugsanlegar tekjur heldur gerir einnig ráð fyrir hugsanlegu tapi.
2. Jöfnun tekna og gjalda (jöfnunarregla)
Lánssölur eiga sér stað í dag, þannig að hugsanlegur kostnaður vegna vangoldinna viðskiptakrafna ætti að vera færður til bókar á sama tímabili, frekar en að bíða þar til kröfunni er raunverulega lokið.
3. Bæta gæði ársreikningar
Fjárfestar, lánardrottnar og stjórnendur þurfa allir sanngjarna skýrslugjöf. Ef viðskiptakröfur eru ofmetnar án frádráttar getur efnahagsreikningurinn verið villandi.
4. Aðstoða stjórnendur við að stjórna lánsáhættu
Greining á varasjóði leiðir oft í ljós mynstur: viðskiptavinir í vanskilum, áhættusamir atvinnugreinar eða of slakar lánshæfisstefnur.
Tengsl milli varúðar vegna vafasamra viðskipta og viðskiptakrafna
Í efnahagsreikningi eru viðskiptakröfur venjulega kynntar svona:
– Viðskiptakröfur (brúttó)
– Að frádregnum: Varúð vegna vafasamra reikninga
= Viðskiptakröfur (nettó)
Til dæmis, ef viðskiptakröfur fyrirtækis eru 500.000.000 rúpíur og varúðarreikningur vegna vafasamra viðskiptakrafna er 20.000.000 rúpíur, þá eru tilkynntar nettó viðskiptakröfur 480.000.000 rúpíur. Þessi framsetning gefur raunhæfari mynd af þeim reiðufé sem líklegt er að berist í raun.
Aðferð til að reikna út frávik vegna vafasamra reikninga
Að ákvarða stærð varasjóðs er ekki bara ágiskun, heldur kerfisbundin nálgun. Almennt eru tvær aðferðir sem eru algengastar:
1. Hlutfall af söluaðferð
Með þessari aðferð reikna fyrirtæki áætlaðar vanskil út frá ákveðnu hlutfalli af lánssölu. Þetta hlutfall er venjulega ákvarðað út frá sögulegri reynslu eða meðaltölum í greininni.
Til dæmis er lánssala á þessu ári 1.000.000.000 rúpíur og byggt á sögulegum gögnum er áætlað að 2% séu óinnheimtanleg. Þess vegna er viðurkenndur kostnaður vegna vangoldinna viðskiptakrafna:
2% × IDR 1.000.000.000 = IDR 20.000.000
Þessi aðferð leggur áherslu á að para saman útgjöld og tekjur á núverandi tímabili.
2. Aldursgreining viðskiptakrafna
Aldursgreining viðskiptakrafna flokkar kröfur eftir því hversu lengi þær hafa verið útistandandi, til dæmis:
– 0–30 dagar
– 31–60 dagar
– 61–90 dagar
– >90 dagar
Hverjum hópi er síðan úthlutað mismunandi hlutfalli af áhættu á vanskilum. Því lengur sem kröfurnar eru útistandandi, því hærra er hlutfall óinnheimtanlegra reikninga. Þessi aðferð er talin nákvæmari þar sem hún metur gæði krafna út frá núverandi aðstæðum.
Sem dæmi:
– 0–30 dagar: 1% óinnheimtanlegt
– 31–60 dagar: 3%
– 61–90 dagar: 10%
– >90 dagar: 30%
Heildarforðinn er reiknaður út frá uppsöfnuðum áætlunum fyrir hvern hóp. Þessi aðferð leggur meiri áherslu á raunhæft virði nettókröfu á efnahagsreikningnum.
Bókhaldsfærsla á varúðarráðstöfun vegna vafasamra reikninga
Þegar fyrirtæki myndar varasjóð er dagbókin sem venjulega er gerð:
– Debet: Kostnaður vegna vangoldinna skulda
– Inneign: Varúð vegna vafasamra reikninga
Þessi færslubók eykur kostnaðinn í rekstrarreikningnum og býr til varasjóðsreikning sem lækkun á viðskiptakröfum í efnahagsreikningnum.
Þegar fyrirtækið ákveður síðan að kröfu sé í raun óinnheimtanleg (til dæmis ef viðskiptavinurinn fer í gjaldþrot og enginn möguleiki er á greiðslu), er afskrift framkvæmd með eftirfarandi færslubók:
– Debet: Varúðarráðstöfun vegna vafasamra viðskiptakrafna
– Kredit: Viðskiptakröfur
Athugið að þegar afskrift á sér stað myndast enginn nýr kostnaður, þar sem kostnaðurinn var áður færður í gegnum varúðarreikninginn. Þetta er kosturinn við varúðarreikningsaðferðina fram yfir beina afskriftaraðferðina.
Afritun vs. bein eyðingaraðferð
Sum lítil fyrirtæki nota stundum beina afskriftaaðferð, sem færir aðeins kostnað þegar kröfunni er í raun óinnheimtanlegri. Hins vegar hentar þessi aðferð síður til skýrslugerðar samkvæmt nútíma reikningsskilastöðlum þar sem hún getur valdið því að hagnaður sveiflast óeðlilega milli tímabila.
Varúðarfærsla vegna vafasamra viðskipta er talin dæmigerðari fyrir rekstrargrunn bókhalds, þar sem hún tekur tillit til áætlaðrar áhættu á því tímabili sem salan á sér stað. Þess vegna er meðalstórum og stórum fyrirtækjum almennt skylt eða hvatt til að nota varúðaraðferðina.
Þættir sem hafa áhrif á stærð varasjóða
Upphæð varasjóða getur verið mismunandi eftir fyrirtækjum og fer eftir nokkrum þáttum:
– Gæði viðskiptavina og lánshæfisstefna: Því rýmri sem lánskjör eru, því meiri er áhættan.
– Efnahagsástand: Þegar efnahagslífið veikist aukast líkur á vanskilum.
– Þéttni viðskiptavina: Ef kröfur eru einbeittar hjá fáum stórum viðskiptavinum getur áhættan verið meiri.
– Reikningssaga: Söguleg greiðslugögn eru öflugasti grundvöllurinn fyrir áætlanir.
Stjórnendur þurfa að framkvæma reglulegt mat til að tryggja að varasjóðir séu áfram viðeigandi, sérstaklega þegar verulegar breytingar eiga sér stað í kröfusafni.
Áhrif niðurfærslu vegna vangoldinna skulda á ársreikninga
Varúðarráðstafanir vegna vafasamra viðskipta hafa áhrif á fjárhagsreikninga á nokkra vegu:
– Rekstrarreikningur: Kostnaður vegna vangoldinna skulda lækkar hagnað.
– Efnahagsreikningur: Viðskiptakröfur eru færðar lægra (eftir frádrátt varasjóða).
– Kennitölur: Veltufjárhlutfall, veltufjárhæð viðskiptakrafna og gæði eigna geta breyst.
– Viðskiptaákvarðanir: Aukin varasjóður getur verið merki um að fyrirtæki þurfi að herða á lánsfjársölu eða bæta innheimtuferli.
Vegna verulegra áhrifa verður að gera upp varasjóði heiðarlega og samræmda og ekki stjórna þeim til að „stýra“ hagnaði. Endurskoðendur veita þessum reikningi oft sérstaka athygli vegna þess að hann tengist mati stjórnenda.
Niðurstaða
Varúðarfærsla vegna vafasamra viðskiptakrafna er bókhaldsaðferð sem er hönnuð til að sjá fyrir hugsanlega óinnheimtanlegar kröfur. Með því að koma á varúðarfærslu geta fyrirtæki kynnt kröfur á raunhæfara verði og fært kostnað vegna vafasamra viðskiptakrafna á viðeigandi tímabili. Aðferðin sem notuð er getur verið hlutfall af sölu eða aldursgreining á kröfum, þar sem aldursgreiningin er almennt ítarlegri og endurspeglar raunverulega stöðu krafna.
Í lokin er varúðarráðstöfun vegna vafasamra viðskipta ekki bara bókhaldsleg skylda, heldur einnig áhættustýringartæki sem hjálpar fyrirtækjum að viðhalda sjóðstreymi , gæðum eigna og trúverðugleika fjárhagsreikninga sinna í augum hagsmunaaðila. Ef rétt er stjórnað þjónar þessi varúðarráðstöfun sem fyrirbyggjandi aðgerð til að viðhalda heilbrigði fyrirtækisins jafnvel þótt óvissa ríki um greiðslur viðskiptavina.
