Undirbúningur rekstrarreiknings
Rekstrarreikningurinn er ein helsta fjárhagsskýrslan sem notuð er til að meta afkomu fyrirtækis yfir tiltekið tímabil. Með þessari skýrslu geta fyrirtækjaeigendur, stjórnendur, fjárfestar og lánardrottnar ákvarðað hvort fyrirtækið skilar hagnaði eða tapi, sem og þá þætti sem hafa áhrif á þessar niðurstöður. Að útbúa snyrtilegan og nákvæman rekstrarreikning er mikilvægt þar sem hann þjónar sem grundvöllur ákvarðanatöku, stefnumats og sjónarmiða í síðari fjárhagsáætlunargerð. Þessi grein fjallar um skilgreiningu, þætti, stig og einföld dæmi um gerð rekstrarreiknings.
Að skilja hagnaðar- og tapskýrslur
Rekstrarreikningur er skýrsla sem dregur saman tekjur og gjöld fyrirtækis yfir tiltekið tímabil (t.d. mánaðarlega, ársfjórðungslega eða árlega). Lokaniðurstaðan er hagnaður ef tekjur eru meiri en gjöld, eða tap ef gjöld eru meiri en tekjur. Ólíkt efnahagsreikningi, sem sýnir fjárhagsstöðu á tilteknum degi, er rekstrarreikningur „flæðandi“ skýrsla vegna þess að hann nær yfir starfsemi yfir tímabil.
Í bókhaldsvenjum sýnir rekstrarreikningur ekki aðeins hagnað eða tap heldur einnig uppbyggingu tekna og gjalda. Með því að skilja þessa uppbyggingu getur fyrirtæki metið rekstrarhagkvæmni, greint kostnaðarframúrkeyrslu og metið getu sína til að skapa hagnaðarframlegð.
Tilgangur með því að útbúa hagnaðar- og tapskýrslu
Gerð rekstrarreiknings er ekki einungis til að uppfylla stjórnsýslulegar skyldur, heldur einnig vegna þess að hún hefur stefnumótandi kosti. Í fyrsta lagi hjálpar þessi skýrsla til við að meta afkomu fyrirtækisins: hvort sala sé að aukast, hvort kostnaður sé undir stjórn og hvernig hagnaðarþróun hefur verið yfir nokkur tímabil. Í öðru lagi hjálpar rekstrarreikningurinn við áætlanagerð og fjárhagsáætlunargerð. Sögulegar tekjur og gjöld þjóna sem viðmiðun til að setja raunhæf framtíðarmarkmið. Í þriðja lagi er þessi skýrsla mikilvæg fyrir utanaðkomandi aðila, svo sem fjárfesta og banka, til að meta hagkvæmni fyrirtækis. Í fjórða lagi styður rekstrarreikningurinn einnig við skattareglugerð þar sem nokkrir þættir tengjast beint útreikningum á tekjuskatti.
Helstu þættir rekstrarreiknings
Til að útbúa rétta rekstrarreikning er mikilvægt að skilja þætti hans. Almennt inniheldur rekstrarreikningur:
1. Tekjur (sala)
Tekjur eru þær tekjur sem fyrirtæki aflar af kjarnastarfsemi sinni, svo sem sölu á vörum eða þjónustu. Tekjur geta verið í formi reiðufjársölu eða lánsfjársölu, að því tilskildu að viðskiptin hafi átt sér stað og uppfylli kröfur um tekjuskráningu.
2. Kostnaður við seldar vörur (COGS/COGS)
Kostnaður við seldar vörur (COGS) er bein kostnaður sem tengist seldum vörum. Fyrir vörusölufyrirtæki er COGS venjulega reiknað sem upphafsbirgðir + nettókaup - lokabirgðir. Fyrir framleiðslufyrirtæki inniheldur COGS kostnað við hráefni, beinan vinnuafl og verksmiðjukostnað.
3. Brúttóhagnaður
Brúttóhagnaður er reiknaður með því að draga kostnaðarkostnað frá tekjum. Brúttóhagnaður sýnir hversu mikill hagnaður myndast af kjarnastarfsemi áður en annar rekstrarkostnaður er tekinn með í reikninginn.
4. Rekstrarkostnaður
Rekstrarkostnaður felur í sér kostnað sem fellur til við daglegan rekstur fyrirtækis, svo sem laun starfsmanna, leigu, rafmagn, markaðssetningu, flutninga, internet og afskriftir eigna. Þessir kostnaðir eru oft skipt í sölukostnað og almennan stjórnunarkostnað.
5. Rekstrarhagnaður
Rekstrarhagnaður er brúttóhagnaður að frádregnum rekstrarkostnaði. Þessi tala endurspeglar rekstrarhagkvæmni fyrirtækis.
6. Aðrar tekjur/gjöld (Aðrar tekjur/gjöld)
Þessi liður inniheldur viðskipti utan aðalstarfseminnar, til dæmis vaxtatekjur, hagnað af sölu eigna, vaxtagjöld af lánum eða gengistap.
7. Hagnaður fyrir skatta og tekjuskatt
Hagnaður fyrir skatta fæst eftir að aðrar tekjur og gjöld eru tekin með í reikninginn. Skattar eru síðan dregnir frá til að fá hagnað.
8. Hagnaður
Hagnaður er lokaniðurstaðan sem sýnir hagnað fyrirtækisins á tímabilinu.
Eyðublað fyrir hagnað og tap
Það eru tvö algeng kynningarform:
1. Eitt skref
Allar tekjur eru lagðar saman, öll útgjöld eru lögð saman og mismunurinn er hagnaður/tap. Þetta snið er einfalt og auðvelt að skilja en það leggur ekki áherslu á brúttóhagnað.
2. Fjölþrepa
Þetta snið aðgreinir útreikninga á brúttóhagnaði, rekstrarhagnaði og nettóhagnaði. Það er almennt notað vegna þess að það veitir ítarlegri upplýsingar fyrir afkomugreiningu, sérstaklega varðandi framlegð.
Skref í undirbúningi hagnaðar- og tapskýrslna
Eftirfarandi eru grunnskrefin til að útbúa kerfisbundna hagnaðar- og tapskýrslu:
1. Safna færslugögnum á núverandi tímabili
Gögn geta komið úr sjóðbókum, sölureikningum, innkaupapöntunum, launaseðlum, leigukvittunum og svo framvegis. Heildstæð skjölun viðskipta er lykilatriði fyrir nákvæmni skýrslunnar.
2. Gerðu færslur og bókaðu í aðalbók.
Allar færslur eru skráðar í dagbók samkvæmt bókhaldsreglum og síðan færðar á viðeigandi reikninga í aðalbók. Þetta skref tryggir að hver reikningur (tekjur, gjöld, birgðir o.s.frv.) hafi rétta stöðu.
3. Útbúið prufujöfnuð
Prófjöfnuður tryggir jafnvægi debet- og kreditreikninga. Þótt jafnvægi tryggi ekki villulausa reikninga, þá er hann mikilvæg upphafsstýring.
4. Búa til leiðréttingarfærslur
Leiðréttingar eru nauðsynlegar til að skrá áfallna/móttekna kostnað eða tekjur, fyrirframgreidda kostnaði, afskriftir eigna og óinnheimtar tekjur. Án leiðréttinga getur rekstrarreikningurinn verið villandi.
5. Reiknaðu út kostnaðarverð (COGS) (ef fyrirtækið selur vörur)
Fyrirtæki þurfa að tryggja að lokabirgðir og nettókaup séu nákvæm. Villur í kostnaðarverði hafa bein áhrif á brúttóhagnað og nettóhagnað.
6. Tekjur og gjöld samstæðunnar eftir flokkum
Aðgreina rekstrartekjur og rekstrartekjur, og rekstrarkostnað og annan kostnað. Samræmd flokkun auðveldar samanburð milli tímabila.
7. Útbúið rekstrarreikning samkvæmt völdu sniði.
Færið inn tölurnar úr leiðréttum prófjöfnuði. Gangið úr skugga um að röð framsetningarinnar sé skýr: tekjur → kostnaðarvara → brúttóhagnaður → rekstrarkostnaður → rekstrartekjur → aðrar tekjur/gjöld → hagnaður fyrir skatta → skattar → hagnaður.
8. Farið yfir og greinið niðurstöðurnar
Gerðu einfalda athugun: berðu saman við fyrra tímabil, athugaðu hlutföll framlegðar og hagnaðarhlutfalls og leitaðu að verulegum breytingum á kostnaðar- eða tekjuliðum.
Einfalt dæmi um hagnaðar- og tapskýrslu
Til dæmis útbýr viðskiptafyrirtæki skýrslu fyrir aprílmánuð:
– Sala: 120.000.000 rúpíur
– Kostnaður við seldar vörur: 75.000.000 rúpíur
– Launakostnaður: 15.000.000 rúpíur
– Leigugjald: 5.000.000 rúpíur
– Rafmagns- og internetgjöld: 2.000.000 rúpíur
– Markaðskostnaður: 3.000.000 IDR
– Vaxtakostnaður: 1.000.000 rúpíur
– Tekjuskattur (áætlaður): 4.000.000 rúpíur
Svo er útreikningurinn:
– Brúttóhagnaður = 120.000.000 – 75.000.000 = 45.000.000 rúpíur
– Heildarrekstrarkostnaður = 15.000.000 + 5.000.000 + 2.000.000 + 3.000.000 = 25.000.000 rúpíur
– Rekstrarhagnaður = 45.000.000 – 25.000.000 = 20.000.000 rúpíur
– Hagnaður fyrir skatta = 20.000.000 – 1.000.000 = 19.000.000 rúpíur
– Hagnaður = 19.000.000 – 4.000.000 = 15.000.000 rúpíur
Út frá þessu dæmi getur eigandi fyrirtækisins metið að framlegðin sé nokkuð góð, en þarf að fylgjast með rekstrarkostnaði svo hann hækki ekki of mikið.
Algeng mistök sem ber að forðast
Nokkur algeng mistök eiga sér stað við gerð rekstrarreikninga. Í fyrsta lagi er blandað saman persónulegum viðskiptum eiganda við viðskipti fyrirtækisins, sem leiðir til ónákvæmra tekna og gjalda. Í öðru lagi er ekki fært leiðréttingarfærslur, svo sem að gleyma að skrá afskriftir eða áfallinn kostnað. Í þriðja lagi er kostnaðarverð rangt reiknað út vegna þess að birgðagögn eru ekki uppfærð. Í fjórða lagi er tekjufærsla áður en hún er í raun stofnuð til eða kostnaðarfærsla á röngum tíma. Að forðast þessi mistök mun auka trúverðugleika skýrslunnar.
Lokun
Að gera rekstrarreikning er mikilvægt ferli sem endurspeglar fjárhagslega afkomu fyrirtækis yfir tiltekið tímabil. Með því að skilja þætti skýrslunnar, velja viðeigandi snið og fylgja réttum undirbúningsskrefum - frá skráningu færslna til leiðréttingar þeirra - getur fyrirtæki búið til nákvæma og upplýsandi skýrslu. Vel hannaður rekstrarreikningur uppfyllir ekki aðeins skýrslugerðarþarfir heldur þjónar einnig sem öflugt stjórnunartæki til að stjórna kostnaði, auka arðsemi og þróa skilvirkari viðskiptaáætlanir til framtíðar.
