Aðferðir við mat á birgðum
Birgðir eru ein mikilvægasta eign bæði fyrir viðskipta- og framleiðslufyrirtæki. Birgðavirði hefur áhrif á ársreikninga - sérstaklega efnahagsreikning og rekstrarreikning - því lokabirgðir ákvarða kostnað seldra vara (COGS) og að lokum hreina tekjur. Þess vegna er val á birgðamatsaðferð ekki bara bókhaldslegt mál, heldur einnig stjórnunarleg ákvörðun sem hefur áhrif á skatta, sjóðstreymi, afkomugreiningu og verðlagningarstefnu. Þessi grein fjallar um grunnhugtök birgða og algengar matsaðferðir, ásamt yfirliti yfir kosti þeirra, galla og dæmum um notkun þeirra.
Skilgreining og hlutverk birgðamats
Birgðamat er ferlið við að ákvarða rúpíuvirði vara sem enn eru tiltækar í lok tímabils (lokabirgða) og kostnaðinn sem á að gjaldfæra sem kostnaðarverð fyrir seldar vörur. Í reynd getur birgðakostnaður sveiflast vegna verðbólgu, afsláttar frá birgjum, flutningskostnaðar, gengis eða breytinga á framleiðslukostnaði. Þegar fyrirtæki kaupir eða framleiðir vörur í lotum með mismunandi kostnaði vaknar spurningin: hvaða kostnaður er „tengdur“ seldum vörum og hverjir eru enn eftir? Þá koma birgðamatsaðferðir inn í myndina.
Almennt er birgðamat notað til að:
1. Reiknaðu HPP nákvæmar.
2. Sýnið lokabirgðavirði sem endurspeglar efnahagsaðstæður.
3. Aðstoða stjórnendur við að meta framlegð, rekstrarhagkvæmni og ákvarðanir um innkaup og framleiðslu.
4. Fylgja gildandi bókhalds- og skattastöðlum.
Skráningarkerfi: Reglubundin og sífelld
Áður en rætt er um aðferðirnar er mikilvægt að skilja tvö birgðaskráningarkerfi:
– Lotukerfi: birgðir eru ekki uppfærðar með hverri færslu. Kostnaður við kaup (COGS) er reiknaður út í lok tímabilsins út frá efnislegri talningu: Upphafsbirgðir + Kaup – Lokabirgðir.
– Eilíft kerfi: birgðir eru uppfærðar við hverja kaup og sölu. Magn og virði birgða er hægt að vita hvenær sem er, oftast með tölvukerfi og birgðakortum.
Matsaðferðir eins og FIFO og vegið meðaltal geta átt við um bæði kerfin, þó að útreikningsniðurstöðurnar geti verið örlítið mismunandi milli reglubundinna og varanlegra verðlagsbreytinga við sveiflukenndar verðaðstæður.
1. FIFO (Fyrstur inn, fyrstur út)
FIFO aðferðin gerir ráð fyrir að fyrstu vörurnar sem koma inn (keyptar/framleiddar) séu þær fyrstu sem fara út (seldar). Með öðrum orðum, lokabirgðir eru metnar á nýjasta kaupverði.
Kostir FIFO:
– Lokabirgðavirði er yfirleitt nær núverandi markaðsverði, sem gerir efnahagsreikninginn „viðeigandi“.
– Auðskilið og samsvarar oft efnislegum vöruflæði, sérstaklega þegar um er að ræða vörur sem skemmast við (matvæli, lyf).
– Gefur almennt raunhæfari birgðaskýrslur þegar verð hækkar.
Ókostir FIFO:
– Við verðbólgu (hækkandi verð) er kostnaður við álag lægri vegna þess að notaður er gamall kostnaður, þannig að hagnaður virðist hærri.
- Meiri hagnaður getur leitt til hærri skatta.
Einföld myndskreyting:
Fyrirtækið keypti 100 einingar á 10.000 rúpíur og síðan aðrar 100 einingar á 12.000 rúpíur. Ef það selur 150 einingar, þá er kostnaður við sölu á vörum samkvæmt FIFO:
100 × 10.000 + 50 × 12.000 = 1.600.000 indverskar rúpíur.
Lokabirgðir upp á 50 eininga eru metnar á 12.000 rúpíur = 600.000 rúpíur.
2. LIFO (Síðastur inn, fyrstur út)
LIFO aðferðin gerir ráð fyrir að síðustu vörurnar sem koma inn séu fyrstar til að fara út. Lokabirgðir eru metnar á elsta kostnaðarverði.
Kostir LIFO:
– Þegar verð hækkar er kostnaður við kostnað hærri vegna þess að það notar nýjustu kostnaðarliði, þannig að hagnaður er lægri og skattar geta verið lægri.
– Hentar til að „samræma“ núverandi kostnað við núverandi tekjur.
Ókostir LIFO:
– Lokabirgðavirði getur verið mjög langt frá markaðsverði vegna þess að það notar gamla kostnaðarverðið.
– Endurspeglar síður núverandi stöðu efnahagsreiknings.
– Sumir reikningsskilastaðlar banna LIFO. Þess vegna er framkvæmd þeirra háð reglugerðum.
Einföld myndskreyting:
Með sömu gögnum og FIFO, ef 150 einingar eru seldar, er COGS samkvæmt LIFO:
100 × 12.000 + 50 × 10.000 = 1.700.000 indverskar rúpíur.
Lokabirgðir upp á 50 eininga eru metnar á 10.000 rúpíur = 500.000 rúpíur.
3. Vegið meðaltal aðferð
Þessi aðferð reiknar út kostnað á einingu út frá vegnu meðaltali heildarkostnaðar birgða sem eru til sölu deilt með fjölda tiltækra eininga. Í stöðugu birgðakerfi er meðaltalið uppfært með hverri kaupfærslu (hlaupandi meðaltal).
Umframmagn:
– Stöðuga verðsveiflur, þannig að kostnaður við neysluvörur og birgðavirði „stökkvi“ ekki hratt.
– Hentar fyrir blandaðar vörur sem erfitt er að greina í hverri lotu (t.d. hráefni í lausu).
– Tiltölulega auðvelt í framkvæmd með hjálp kerfisins.
Skortur:
– Lokabirgðavirði er ekki eins raunverulegt og FIFO þegar verð breytist hratt.
– Táknar ekki efnislegt flæði tiltekins hlutar, heldur stærðfræðilega nálgun.
Myndskreyting:
Heildarfjöldi eininga í boði: 200 einingar. Heildarkostnaður: (100 × 10.000) + (100 × 12.000) = 2.200.000 rúpíur.
Meðaltal á einingu = 2.200.000/200 = 11.000 rúpíur.
Ef 150 einingar eru seldar, þá er kostnaður við vöru (COGS) = 150 × 11.000 = 1.650.000 rúpíur.
Lokabirgðir 50 einingar = 50 × 11.000 = 550.000 rúpíur.
4. Sérstök auðkenning
Sértæka auðkenningaraðferðin metur birgðir út frá raunverulegum kostnaði hverrar vöru. Þetta þýðir að fyrirtækið veit nákvæmlega hvaða vörur eru seldar og á hvaða kostnaði.
Umframmagn:
– Nákvæmast vegna þess að það notar raunverulegan kostnað á hverja einingu.
– Tilvalið fyrir verðmæta og einstaka hluti, svo sem farartæki, skartgripi, listaverk eða ákveðnar vélar.
Skortur:
– Krefst ítarlegrar skráningar og sterks innra eftirlits.
– Möguleiki á misnotkun til að „stýra“ hagnaði með því að velja ákveðna kostnaðarliði til sölu.
5. Staðlað kostnaðaraðferð og smásöluaðferð
Auk helstu aðferðanna hér að ofan eru til skýrslugerðaraðferðir sem eru oft notaðar við ákveðnar aðstæður:
a) Staðlað verð
Fyrirtæki setja staðlaða kostnaðarverð á hverja einingu (efni, vinnuafl, álag) og skrá síðan birgðir samkvæmt þessum stöðlum. Mismunurinn á staðlaða kostnaði og raunkostnaði er skráður sem frávik.
Þessi aðferð er algeng í framleiðslu þar sem hún auðveldar kostnaðarstýringu, skilvirknigreiningu og framleiðsluáætlanagerð. Hins vegar verður að uppfæra staðla reglulega til að vera viðeigandi.
b) Smásöluaðferð (smásölubirgðaaðferð)
Birgðir eru oft notaðar í stórum smásölufyrirtækjum og eru metnar með því að umbreyta söluvirði (smásöluverði) í kostnaðarverð með því að nota kostnaðarhlutfallið. Þessi aðferð er gagnleg þegar mikið magn af vörum og mikil velta gera útreikning á kostnaði á hverja vöru erfiða.
Áhrif aðferðarvals á ársreikninga
Val á aðferð til að meta birgðir getur breyst:
– Kostnaður við vinnslukostnað: ákvarðar stærð útgjalda í rekstrarreikningi.
– Brúttóhagnaður og nettóhagnaður: því lægra sem kostnaður við notkun er, því hærri er hagnaðurinn (að því gefnu að salan sé sú sama).
– Birgðir á efnahagsreikningi: hafa áhrif á heildareignir og kennitölur eins og veltufjárhlutfall.
– Skattar: hærri hagnaður getur hugsanlega leitt til hækkunar skatta (fer eftir skattareglum).
– Þróunargreining: breytingar á aðferðum milli tímabila geta gert samanburð erfiða.
Við hækkandi verðlag, almennt:
– FIFO → Lægri kostnaðarvara (COGS), hærri hagnaður, hærri birgðir í lokin.
– LIFO → Hærri kostnaður við kostnað, lægri hagnaður, lægri birgðir að lokum
– Meðaltal → niðurstöður í miðjunni.
Aftur á móti, þegar verð lækkar, geta áhrifin snúist við.
Niðurstaða
Aðferðir við birgðamat eru grundvallarþættir í bókhaldi og fjármálastjórnun. FIFO er oft valið vegna þess að það samræmir birgðaverðmæti náið við núverandi verðlag og efnislegt flæði vöru. LIFO (þar sem það er heimilt) getur dregið úr skattskyldum hagnaði við verðbólgu, en á hættu að gera birgðaverðmæti á efnahagsreikningi minna viðeigandi. Vegið meðaltal aðferðarinnar býður upp á stöðugleika og einfaldleika fyrir einsleitar vörur. Á sama tíma hentar sértæk auðkenning fyrir einstakar vörur með hátt verðmæti og bæði staðlað kostnaðarverð og smásöluaðferðir eru gagnlegar í ákveðnum atvinnugreinum.
Að lokum er besta aðferðin sú sem hentar best einkennum fyrirtækisins, eðli birgða, upplýsingakerfum fyrirtækisins og samræmi þess við reikningsskilastaðla og skattareglur. Samræmi er einnig mikilvægt: fyrirtæki ættu að nota sömu aðferð frá tímabili til tímabils til að tryggja samanburðarhæf ársreikninga og traust hagsmunaaðila.
