Систем за сметководство на трговски друштва
Сметководствениот систем на трговското друштво е низа процедури, документи, записи и извештаи што се користат за евидентирање, обработка и презентирање на финансиски информации од основните активности на трговското друштво: купување стоки од добавувачи и нивна препродажба на клиенти. За разлика од услужните компании, кои не водат залихи, трговските компании во голема мера се потпираат на управувањето со залихите, пресметката на трошоците за продадени стоки и контролата на трансакциите за купување и продажба. Затоа, добриот сметководствен систем е клучен за обезбедување точни финансиски податоци, добри деловни одлуки и минимизирање на ризикот од измама.
Дефиниција и цел на сметководствените системи за трговски друштва
Општо земено, сметководствениот систем е структуриран метод што го регулира начинот на евидентирање и известување за трансакциите. Во трговско друштво, овој систем е дизајниран да се справува со периодични трансакциски циклуси: купување стоки, складирање на залихи, продажба, примање готовина, плаќање на обврските за плаќање и подготовка на финансиски извештаи.
Главните цели на сметководствениот систем на трговската компанија вклучуваат: (1) обезбедување релевантни и сигурни финансиски информации за менаџментот, (2) помагање во внатрешната контрола на средствата на компанијата, особено залихите и готовината, (3) обезбедување усогласеност со сметководствените и даночните стандарди и (4) подобрување на оперативната ефикасност преку јасни процедури. Со структуриран систем, компаниите можат точно да ја утврдат добивката и загубата , да ја следат достапноста на стоките и да ги проценат продажните перформанси по период.
Карактеристики на трговските друштва во сметководството
Трговските друштва имаат различни карактеристики во нивните сметководствени евиденции. Прво, постои сметка за залихи на стока , чија вредност се менува со купувањата, враќањата и продажбата. Второ, постои потреба да се пресмета Трошокот на продадена стока (COGS), што влијае на бруто добивката. Трето, трансакциите често вклучуваат попусти, враќања на продажба и купување и трошоци за превоз. Четврто, обемот на трансакции е обично висок, што бара уреден, брз и следлив систем за евиденција.
Овие карактеристики го прават сметководствениот систем на трговските компании генерално посложен од оној на услужните компании, бидејќи тие мора да ги поврзат трансакциите на продажба со намалување на залихите и признавање на COGS.
Главни компоненти на сметководствениот систем
Сметководствениот систем на трговско друштво во основа се состои од неколку важни компоненти:
1. Изворни документи: доказ за трансакции како што се фактури за купување, фактури за продажба, испратници, доказ за прием на стока, повратни белешки, доказ за внесување и испраќање на готовина.
2. Дневник: почетен запис на трансакции, на пример општ дневник, дневник за набавки, дневник за продажба, дневник за приеми на готовина и дневник за исплата на готовина.
3. Главна книга: збирка на сметки што ги сумира трансакциите од дневникот.
4. Книги на подружници: посебни детали како што се картички за залихи, картички за обврски и картички за побарувања.
5. Внатрешни процедури и контроли: работен тек и поделба на должностите за спречување на грешки или измами.
6. Финансиски извештаи: главните резултати се извештаи за добивка и загуба, биланси на состојба, парични текови и извештаи за промените во капиталот.
Интеграцијата на овие компоненти гарантира дека секоја трансакција може да се следи од докази до извештај.
Сметководствен циклус во трговските друштва
Сметководствениот циклус е систематски процес што се спроведува во секој сметководствен период. Во трговско друштво, овие фази вклучуваат:
1. Идентификација и евидентирање на трансакциите врз основа на изворни документи.
2. Евидентирање во дневникот според видот на трансакцијата.
3. Објавете во главната книга за да се акумулираат салдата на сметките.
4. Подготовка на пробен биланс пред усогласување.
5. Прилагодување на дневнички записи, на пример прилагодувања на крајните залихи, однапред платените трошоци, амортизацијата или натрупаните приходи.
6. Прилагоден пробен биланс како основа за извештајот.
7. Подготовка на финансиски извештаи .
8. Затворање на дневникот за затворање на номиналните сметки (приходи и расходи).
9. Пробен биланс по затворањето за да се обезбеди вистинско салдо на сметката.
Во трговските компании, прилагодувањето на крајните залихи и пресметувањето на COGS се најважните фази бидејќи тие директно влијаат на профитот.
Системи за евидентирање на залихи: периодични наспроти перпетуални
Управувањето со залихи е во срцето на сметководството на трговските компании. Постојат два најчесто користени методи за евидентирање на залихи:
1. Периодичен систем (систем на периодичен инвентар)
Залихите не се ажурираат со секоја трансакција. Купувањата се евидентираат во сметката „Купувања“. Трговските трошоци се пресметуваат на крајот од периодот користејќи ја следната формула:
COGS = Почетна залиха + Нето набавки – Завршна залиха.
Овој систем е поедноставен, но обезбедува помалку информации во реално време.
2. Систем на постојана инвентаризација (систем на постојана инвентаризација)
Секоја набавка додава на сметката за залихи, а секоја продажба веднаш ги намалува залихите и ги препознава COGS. Овој систем е попрецизен за следење на залихите и е погоден за бизниси со голем сообраќај, особено кога е поддржан од апликации за сметководство и управување со магацини.
Изборот на систем зависи од обемот на бизнисот, трошоците за имплементација и потребите за информации за управување.
Процедури за купување и контрола на долгот
Во трговско друштво, циклусот на купување започнува со барање за стока, избор на добавувачи, нарачки, прием на стока и евидентирање на долгови и плаќања. Добриот систем обично имплементира поделба на функциите: одделот за набавки нарачува, одделот за магацини прима и проверува стока, сметководствениот оддел евидентира трансакции, а финансискиот оддел ги обработува плаќањата.
Внатрешните контроли за набавки вклучуваат споредување на три документи (нарачка, потврда за стока и фактура од добавувач) пред да се изврши плаќањето. Ова го намалува ризикот од дупликати плаќања, фиктивни плаќања или неовластени купувања.
Процедури за продажба, побарувања и прием на готовина
Циклусот на продажба во трговско друштво вклучува примање нарачки, проверка на достапноста на залихи, испорака на стока, фактурирање, евидентирање на побарувања (доколку се на кредит) и примање плаќања. Внатрешните контроли се неопходни овде за да се спречи неовластена продажба, манипулација со попусти или проневера на готовина.
Документите како што се фактури за продажба, испратници и потврди за плаќање мора да се управуваат на уреден начин. Понатаму, компаниите треба редовно да ги усогласуваат готовината и побарувањата, како што е усогласување на евиденцијата за потврди за плаќање со банкарски изводи и листи на побарувања од клиенти.
Пресметка на трошоците за продадени стоки и извештај за добивка и загуба
Билансот на успех на трговска компанија обично прикажува различни фази од оној на услужна компанија. Клучните компоненти се:
– Нето продажба: бруто продажба минус поврат на продажба и попусти.
– COGS: ги опишува трошоците за продадени стоки во текот на одреден период.
– Бруто добивка: нето продажба минус COGS.
– Оперативни трошоци: трошоци за продажба и административни трошоци.
– Нето добивка: бруто добивка минус вкупните оперативни трошоци и други трошоци.
Бруто добивката често ја користи менаџментот за да ги оцени стратегиите за цени и ефикасноста на купувањето, додека нето добивката ги покажува вкупните перформанси по оперативните трошоци.
Улогата на технологијата во сметководствените системи на трговските компании
Технолошкиот напредок ги направи сметководствените системи сè повеќе автоматизирани. Сметководствените апликации можат да интегрираат трансакции за набавки, продажба, залихи и финансиско известување во една платформа. Оваа интеграција ги минимизира грешките при внесување, го забрзува процесот на затворање на книгите и обезбедува известување во реално време за донесување одлуки.
Понатаму, употребата на баркодови, системи за управување со точки на продажба (POS) и магацини им помага на трговските компании да ги следат залихите, да ги намалат несовпаѓањата во залихите и да ја подобрат брзината на услугата за клиентите. Сепак, имплементацијата на технологијата бара контроли за пристап од страна на корисниците, резервна копија на податоците и ревизорски траги за да се обезбеди безбедност на информациите.
Заклучок
Сметководствениот систем на трговската компанија игра клучна улога во обезбедувањето дека трансакциите со набавки, продажба, залихи, готовина, обврски за плаќање и побарувања се евидентираат точно и одговорно. Со разбирање на сметководствениот циклус, методите за евидентирање на залихите и процедурите за внатрешна контрола, компаниите можат да подготвуваат сигурни финансиски извештаи и да поддржат разумни деловни одлуки. Во дигиталното доба, употребата на сметководствена технологија дополнително ја зајакнува ефикасноста на системот, под услов да е избалансирана со здраво управување и надзор. На крајот на краиштата, робустен сметководствен систем не е само алатка за водење евиденција, туку критична основа за раст и одржливост на трговската компанија.
