Undirbúningur efnahagsreiknings í ársreikningum
Efnahagsreikningurinn er lykilþáttur í ársreikningum og sýnir fjárhagsstöðu fyrirtækis á tilteknum degi. Efnahagsreikningurinn gerir lesendum kleift að skoða eignir, skuldir og eigið fé fyrirtækisins. Fyrir stjórnendur, fjárfesta, lánardrottna og eftirlitsaðila gegnir efnahagsreikningurinn lykilhlutverki sem grundvöllur ákvarðanatöku þar sem hann veitir hnitmiðaða en samt ítarlega mynd af fjárhagsstöðu fyrirtækisins.
Skilgreining og virkni efnahagsreiknings
Einfaldlega sagt er efnahagsreikningur skýrsla sem sýnir jafnvægið milli eigna, skulda og eigin fjár. Efnahagsreikningurinn er gerður út frá grunnbókhaldsjöfnunni:
Eignir = Skuldir + Eigið fé
Þessi jafna leggur áherslu á að allar auðlindir fyrirtækisins koma frá tveimur meginfjármögnunarleiðum: frá utanaðkomandi aðilum (skuldum) og frá eigendum (eigið fé). Hlutverk efnahagsreikningsins felur í sér: (1) að meta getu fyrirtækisins til að greiða skammtíma- og langtímaskuldbindingar, (2) að greina fjármögnunaruppbyggingu og skuldsetningarstig, (3) að meta lausafé og veltufé og (4) að þjóna sem viðmiðun fyrir útreikning á fjárhagslegum kennitölum eins og veltufjárhlutfalli, skuldahlutfalli og arðsemi eigna.
Helstu þættir efnahagsreikningsins
1. Eignir
Eignir eru auðlindir sem fyrirtæki hefur stjórn á vegna atburða í fortíðinni og sem búist er við að framtíðar efnahagslegur ávinningur muni streyma af. Eignir eru almennt flokkaðar í:
a. Veltufjármunir (veltufjármunir)
Eignir sem búist er við að verði breytt í reiðufé, seldar eða notaðar innan eins árs eða innan eðlilegs rekstrarferlis fyrirtækisins. Dæmi eru reiðufé og jafngildi reiðufé, viðskiptakröfur, birgðir, fyrirframgreiddir kostnaðir og skammtímafjárfestingar.
b. Fastafjármunir
Eignir sem notaðar eru til að styðja við langtímarekstur og eru ekki ætlaðar til tafarlausrar sölu. Dæmi eru varanlegir rekstrarfjármunir, óefnislegar eignir eins og einkaleyfi og vörumerki og langtímafjárfestingar.
Við gerð efnahagsreiknings eru eignir venjulega kynntar út frá lausafjárstigi þeirra - frá þeim eignum sem auðveldast er að selja, svo sem reiðufé, til þeirra sem eru síst seljanlegar, svo sem fastafjármunir.
2. Skuldir
Skuldir eru núverandi skuldbindingar fyrirtækis sem stafa af fyrri atburðum, þar sem gert er ráð fyrir að uppgjör þeirra leiði til útstreymis efnahagslegra auðlinda. Skuldir skiptast í:
a. Skammtímaskuldir
Skuldir sem gjaldfalla innan eins árs eða eins rekstrarhringrásar. Dæmi eru viðskiptaskuldir, skattar til greiðslu, áfallnir gjöld, skammtímaskuldir og núverandi hluti langtímaskulda.
b. Langtímaskuldir (langtímaskuldir)
Skuldir sem gjaldfalla eftir meira en eitt ár. Dæmi eru langtímalán frá banka, skuldabréf, leigusamningar og ákveðnar starfsmannabætur.
Skuldir eru almennt kynntar frá þeim allra brýnustu til þeirrar langs tíma til að auðvelda lesendum að meta greiðsluþrýsting í náinni framtíð.
3. Eigið fé
Eigið fé er eftirstandandi hlutur í eignum fyrirtækis eftir að allar skuldir hafa verið dregnar frá. Fyrir fyrirtæki getur eigið fé innihaldið innborgað hlutafé, viðbótarhlutafé, óráðstafað hagnað og aðra þætti heildartekju. Í reynd eru breytingar á eigin fé undir áhrifum hagnaðar/taps yfirstandandi tímabils, arðgreiðslu, eiginfjárframlags og annarra viðskipta eins og endurkaupa eigin hlutabréfa, ef einhver eru.
Meginreglur og staðlar við gerð efnahagsreiknings
Gerð efnahagsreiknings verður að vera í samræmi við gildandi reikningsskilastaðla, svo sem PSAK í Indónesíu (sem innleiðir IFRS að mörgu leyti) eða SAK-ETAP fyrir ákveðna aðila. Nokkrar mikilvægar meginreglur sem þarf að hafa í huga eru:
1. Áreiðanleiki og mikilvægi: upplýsingar verða að vera áreiðanlegar og gagnlegar við ákvarðanatöku.
2. Samræmi: Reikningsaðferðin sem notuð er ætti að vera samræmd milli tímabila svo hægt sé að bera hana saman.
3. Uppsafnaður: færslur eru færðar til bókar þegar þær eiga sér stað, ekki aðeins þegar reiðufé er móttekið eða greitt.
4. Mikilvægi: aðeins mikilvægar upplýsingar verða að vera kynntar ítarlega.
5. Glögg framsetning: Efnahagsreikningurinn verður að endurspegla raunverulegar aðstæður án þess að vera villandi.
Að auki er hægt að meta eignir og skuldir á sögulegu kostnaðarverði, sanngjörnu virði eða núvirði, allt eftir tegund reiknings og reglum sem gilda um hann. Til dæmis eru fastafjármunir yfirleitt færðir á kostnaðarverði og síðan afskrifaðir, en ákveðnir fjármálagerningar geta verið metnir á sanngjörnu virði.
Stig undirbúnings efnahagsreiknings
Til að útbúa efnahagsreikning rétt þarf kerfisbundið bókhaldsferli. Hér eru almennu skrefin við gerð efnahagsreiknings:
1. Söfnun viðskiptagagna og skjala
Fyrsta skrefið er að tryggja að allar færslur sem hafa áhrif á fjárhagsstöðuna séu skráðar, svo sem kaup-/sölureikningar, greiðslukvittanir, lánasamningar, bankayfirlit og birgðaskjöl. Heildstæð gögn ákvarða nákvæmni efnahagsreikningsins.
2. Að taka saman færslubækur og bókhaldsbækur
Hvert færslur skráðar í dagbókinni samkvæmt réttum reikningum (debet-kredit) og síðan bókuðum í aðalbók. Á þessu stigi tryggir fyrirtækið að engar rangfærslur séu á reikningum — til dæmis að greina á milli útgjalda sem eru útgjöld og þeirra sem eiga að vera eignfærðir.
3. Gerð prufujöfnuðar
Prófjöfnuður er listi yfir stöðu hvers reiknings í lok tímabils. Hann hjálpar til við að tryggja að heildarupphæð debets og kredits sé jöfn heildarupphæð kredits fyrir allar leiðréttingar. Hins vegar tryggir jafnvægi debets og kredits ekki alltaf villulausa reikninga, þannig að næsta skref er enn mikilvægt.
4. Gerðu leiðréttingar á dagbókarfærslum
Leiðréttingar eru gerðar til að endurspegla raunverulegar aðstæður í lok tímabilsins. Dæmi um leiðréttingar eru: afskriftir eigna fastafjármunir, afskriftir óefnislegra eigna, færsla áfallinna gjalda, áfallinna tekna, varúðarráðstöfun vegna vafasamra viðskipta og leiðréttingar á lokabirgðum.
5. Undirbúningur prufujöfnuðar Eftir aðlögun
Eftir leiðréttingar er nýr prufujöfnuður útbúinn til að tryggja að reikningarnir endurspegli rétt lokagildi. Þessi gildi eru aðalgrunnurinn að gerð efnahagsreiknings.
6. Flokkaðu reikninga í eignir, skuldir og eigið fé
Reikningar eru flokkaðir eftir eðli þeirra. Reiðufé er veltufjármunir, birgðir eru veltufjármunir, búnaður er fastafjármunir, viðskiptaskuldir eru skammtímaskuldir, langtímalán banka eru langtímaskuldir og svo framvegis. Rétt flokkun er mikilvæg því hún hefur áhrif á hlutfallsgreiningu og túlkun lesenda.
7. Kynnið efnahagsreikninginn á viðeigandi sniði
Efnahagsreikningar geta verið settir fram í reikningsformi (eignir vinstra megin, skuldir og eigið fé hægra megin) eða skýrsluformi (raðað lóðrétt frá toppi til botns). Skýrsluformið er algengara í dag þar sem það er auðveldara að lesa og hentar fyrir langar skýrslur.
Atriði sem þarf að hafa í huga við gerð efnahagsreiknings
Sumir þættir sem valda oft villum í efnahagsreikningi eru meðal annars:
1. Rangflokkun skammtíma- og langtímaskulda, til dæmis skuld sem gjaldfalla eftir 10 mánuði en er skráð sem langtímaskuld.
2. Afskriftir eru ekki skráðar, þannig að eignarvirði er of hátt.
3. Birgðir eru ekki reiknaðar rétt, annað hvort vegna efnislegra mismunar, matsaðferða (FIFO/meðaltal) eða skemmdra/úreltra vara sem hafa ekki lækkað í verði.
4. Viðskiptakröfur endurspegla ekki lánsáhættu, til dæmis er engin varúðarfærsla fyrir vanskil.
5. Ekki er greint frá óvissum skuldbindingum eða skuldbindingum, jafnvel þótt þær geti haft áhrif á ákvarðanir lesenda skýrslunnar.
Auk talna fylgja efnahagsreikningnum venjulega skýringar með ársreikningnum (CALK) sem útskýra reikningsskilaaðferðir, upplýsingar um ákveðna reikninga og aðrar mikilvægar upplýsingar eins og skuldaábyrgðir, afskriftir eða mat á sanngjörnu virði.
Ávinningur af efnahagsreikningi fyrir hagsmunaaðila
Fyrir fjárfesta hjálpar efnahagsreikningurinn við að meta stöðugleika fyrirtækis og getu þess til að skapa langtímavirði. Fyrir lánardrottna þjónar efnahagsreikningurinn sem grundvöllur fyrir mat á endurgreiðslugetu og öryggi eigna. Fyrir stjórnendur er efnahagsreikningurinn gagnlegur til að meta skilvirkni nýtingar eigna, þörf fyrir veltufé og fjármögnunarstefnur. Jafnvel fyrir stjórnvöld og eftirlitsaðila getur efnahagsreikningurinn verið tæki til að fylgjast með reglufylgni og fjárhagsstöðu fyrirtækis.
Lokun
Að útbúa efnahagsreikning í ársreikningum er meira en bara að telja upp eignir, skuldir og eigið fé. Efnahagsreikningur er stefnumótandi samantekt sem endurspeglar fjárhagsstöðu fyrirtækis á ákveðnum tímapunkti og gæði hans eru mjög háð nákvæmni skráningar viðskipta, leiðréttingum í lok tímabils og réttri flokkun reikninga samkvæmt reikningsskilastöðlum. Með nákvæmum og sanngjörnum efnahagsreikningi geta fyrirtæki byggt upp traust hagsmunaaðila, auðveldað aðgang að fjármögnun og stutt við upplýstari og sjálfbærari ákvarðanatöku.
