Undirbúningur yfirlits um breytingar á eigin fé
Eiginfjáryfirlit er mikilvæg fjárhagsskýrsla sem sýnir hreyfingu (stökkbreytingu) eigin fjár einingar yfir tiltekið tímabil. Eigið fé táknar eftirstandandi hlut eiganda í eignum fyrirtækis eftir að allar skuldir hafa verið dregnar frá. Í bókhaldsvenjum hjálpar þessi skýrsla notendum fjárhagsskýrslna - svo sem eigendum, fjárfestum, kröfuhöfum og stjórnendum - að skilja hvernig eigið fé og óráðstafað hagnaður breytast frá upphafi til loka tímabilsins vegna rekstrar og viðskipta við eigendur.
Skilgreining og virkni yfirlits um breytingar á eigin fé
Almennt sýnir yfirlit yfir breytingar á eigin fé afstemmingu upphafs- og lokastöðu eigin fjár. Þetta þýðir að þessi skýrsla útskýrir hvers vegna eigið fé eykst eða minnkar. Aukning á eigin fé stafar yfirleitt af hagnaði og viðbótar innborgun hlutafjár, en lækkun á eigin fé stafar almennt af tapi, arði/útborgun einkahlutafélaga eða úttektum fjármagns.
Helstu hlutverk yfirlits um breytingar á eigin fé eru:
1. Sýnir afkomu fyrirtækisins óbeint, því hagnaður eða tap hefur áhrif á óráðstafað eigið fé.
2. Tryggja gagnsæi í viðskiptum eigenda, til dæmis með nýjum fjármagnsinnstæðum eða arðgreiðslum.
3. Hjálpar til við að greina fjárhagsstöðu fyrirtækisins, því breytingar á eigin fé eru nátengdar getu fyrirtækisins til að viðhalda fjármagni og skila hagnaði.
4. Að vera tengill milli rekstrarreiknings (sem sýnir hagnað/tap) og fjárhagsstöðuskýrslunnar (sem sýnir lokaeigið fé).
Algengir þættir í yfirliti um breytingar á eigin fé
Efni yfirlits um breytingar á eigin fé getur verið mismunandi eftir tegund rekstrareiningar og reikningsskilastöðlum sem notaðir eru. Almennt séð eru þó eftirfarandi þættir algengir:
1. Innborgað fjármagn
Fjárfest fjármagn frá eigendum eða hluthöfum. Í hlutafélagi getur þetta verið í formi hlutafjár og yfirverðs hlutafjár (viðbótar innborgaðs hlutafjár).
2. Óráðstafaður hagnaður (óráðstafaður hagnaður)
Uppsafnaður hagnaður sem félagið heldur eftir eftir að arður hefur verið dreginn frá. Óráðstafaður hagnaður eykst þegar félagið stundar starfsemi sem skilar hagnaði og minnkar þegar það verður fyrir tapi eða greiðir út arð.
3. Önnur heildarhagnaður (ef einhver er)
Í ákveðnum einingum eru liðir eins og endurmatshagnaður/tap, gengismunur eða tryggingafræðilegur hagnaður/tap sem færðir eru sem önnur heildarhagnaður og hafa áhrif á eigið fé.
4. Arður eða einkahlutafélög
Arður fer fram í fyrirtækjum í formi einkahlutafélaga, en einkahlutafélög eru algengari í einstökum fyrirtækjum eða félögum (úttektir eiganda).
5. Upphafsstaða og lokastaða
Yfirlit um breytingar á eigin fé byrjar alltaf á upphafsstöðu eigin fjár, síðan eru ýmsar breytingar lagðar saman/dregnar frá til að fá lokastöðu sem verður að vera sú sama og eigið fé í efnahagsreikningi.
Undirbúningsgrunnur: Nauðsynleg gögn og skjöl
Áður en bókhaldsmenn útbúa yfirlit yfir breytingar á eigin fé þurfa þeir að útbúa eftirfarandi gögn:
– Upphafsprófajöfnuður eða fjárhagsreikningur fyrra tímabils (fyrir upphafsstöðu eigin fjár).
– Rekstrarreikningur yfirstandandi tímabils (fyrir hagnað eða tap).
– Sönnun fyrir fjármagnstengdum viðskiptum, til dæmis innlánsskírteinum, útgáfu hlutabréfa eða viðbótarfjárfestingu eigenda.
– Ákvarðanir um arðgreiðslur (GMS) eða einkabréf fyrir fyrirtæki sem ekki eru hlutafélagsfyrirtæki.
– Leiðréttingarfærslur og lokunarfærslur þannig að hagnaður/tap núverandi tímabils sé endanlegt áður en það er flutt í óráðstafað eigið fé.
Heildstæð skjöl munu auðvelda afstemmingarferlið og draga úr hættu á mismun í tölum milli yfirlits um breytingar á eigin fé og efnahagsreiknings.
Skref til að útbúa yfirlit yfir breytingar á eigin fé
Eftirfarandi eru þau skref sem almennt eru notuð við gerð yfirlits um breytingar á eigin fé:
1. Ákvarða upphafsstöðu eigin fjár tímabilsins
Þessi staða er tekin úr eigin fé í lokafjárhagsreikningi fyrra tímabils. Ef fyrirtæki hefur marga eiginfjárreikninga (til dæmis hlutafé og óráðstafað hagnað) verður að tilgreina upphafsstöðu hvers og eins.
2. Færa inn færslur eiganda (innlán eða úttektir fjármagns)
Skráið allar færslur sem breyta innborguðu fjármagni á tímabilinu. Dæmi eru viðbótar innborgað fjármagn, útgáfa nýrra hlutabréfa eða úttektir fjármagns af hálfu eigenda.
3. Færið inn hagnað eða tap fyrir núverandi tímabil.
Hagnaður mun auka eigið fé, sérstaklega óráðstafað hagnað. Aftur á móti mun tap lækka óráðstafað hagnað. Þessi tala verður að vera jöfn hagnaður og tap á rekstrarreikningi eftir skatta.
4. Lækka með arði eða einkahlutafé
Ef fyrirtæki greiðir arð lækkar sú upphæð óráðstafað hagnað. Í einstaklingsrekstri lækkar eigið fé einnig þar sem um er að ræða úthlutun til eigandans.
5. Gerið grein fyrir öðrum heildarliðum (ef við á)
Ef einingin færir aðra heildartekjur skal færa breytinguna inn sem hluta af eigin fé í samræmi við þann staðal sem notaður er.
6. Reiknaðu lokafjárstöðu eigin fjár
Lokastaða fæst með því að leggja saman upphafsstöðuna ásamt öllum hækkunum og draga frá allar lækkunir. Lokaupphæð eigin fjár verður að vera nákvæmlega eins og upphæð eigin fjár í efnahagsreikningi fyrir sama tímabil.
Dæmi um einfalt snið
Fyrir lítil fyrirtæki eða félög með einfalda eiginfjáruppbyggingu gæti skýrslusniðið verið sem hér segir:
– Upphaflegt eigið fé, 1. janúar 20XX
– Viðbótarfjármagnsinnlegg
– Hagnaður á yfirstandandi ári
– (Mínus) Einkahlutafélag/Arður
– Lokaeigið fé, 31. desember 20XX
Fyrir fyrirtæki með marga eiginfjárreikninga er yfirlit yfir breytingar á eigin fé oft útbúið í formi töflu sem sýnir hreyfingar á hverjum eiginfjárreikningi.
Algeng mistök og hvernig á að forðast þau
Í reynd eru algeng mistök við gerð yfirlits um breytingar á eigin fé meðal annars:
1. Hagnaðurinn sem notaður er er ekki endanlegur
Ef leiðréttingarfærslurnar eru ófullkomnar mun hagnaður breytast og eiginfjáryfirlitið verður ónákvæmt. Lausnin er að tryggja að lokunarferlið sé lokið.
2. Arður/einkagreiðsla er ekki skráð eða á röngu tímabili
Arður sem tilkynntur er um og greiddur getur haft mismunandi dagsetningar. Gangið úr skugga um að skráningin sé í samræmi við reikningsskilareglur: færsla þegar arður er tilkynntur um, ekki þegar hann er greiddur út, ef það er viðeigandi staðall.
3. Lokastaðan er ekki sú sama og efnahagsreikningurinn
Þessi misræmi kemur venjulega upp vegna óþekktra eiginfjárfærslna eða misreikninga. Stemjið af og tvíathugið eiginfjárreikningana í aðalbókinni.
4. Að blanda saman rekstrarviðskiptum og viðskiptum eigenda
Til dæmis eru persónuleg útgjöld eigandans færð sem rekstrarkostnaður. Þetta er rangt, þar sem þau ættu að vera innifalin í persónulegum útgjöldum. Aðskilnaður aðila (hugtakið efnahagsleg eining) verður að vera viðhaldið.
Ávinningur af yfirliti um breytingar á eigin fé fyrir ákvarðanatöku
Yfirlit yfir breytingar á eigin fé veitir yfirlit yfir hvort félagið:
– fær um að afla hagnaðar og halda honum sem óráðstafaðan hagnað,
– of árásargjarn í arðgreiðslum þannig að það veikir fjármagn,
– þarfnast aukafjármagns til stækkunar,
– eða upplifa lækkun á eigin fé sem getur verið merki um fjárhagslega áhættu.
Fyrir fjárfesta og lánardrottna getur hækkandi eiginfjárþróun bent til heilbrigðs vaxtar, en það þarf samt að greina það ásamt sjóðstreymi , skuldauppbyggingu og arðsemi.
Lokun
Að útbúa yfirlit yfir breytingar á eigin fé er í meginatriðum ferlið við að draga saman allar hreyfingar á eigin fé á tímabili og tryggja samræmi við rekstrarreikning og efnahagsreikning. Með því að skilja þætti og skref sem um ræðir geta fyrirtæki kynnt gagnsærri upplýsingar varðandi breytingar á eignarrétti. Þessi skýrsla er ekki bara formsatriði heldur mikilvægt tæki til að meta afkomu fyrirtækis, arðgreiðslustefnu, fjármögnunarþörf og fjárhagsstöðugleika í heild.
