Y Broses Cylch Cyfrifyddu: Canllaw Cyflawn o'r Dechrau i'r Diwedd
Cyfrifeg yw asgwrn cefn gweithrediadau busnes iach. Mae'n broses systematig sy'n cynnwys sawl cam a ddilynir yn gyson i ddogfennu, dadansoddi ac adrodd ar drafodion ariannol cwmni. Gelwir y broses hon yn gylchred gyfrifyddu. Yn yr erthygl hon, byddwn yn archwilio pob cam o'r gylchred gyfrifyddu yn fanwl i roi canllaw cynhwysfawr i ddarllenwyr.
1. Adnabod a Dadansoddi Trafodion
Y cam cyntaf yn y cylch cyfrifyddu yw nodi a dadansoddi trafodion. Mae hwn yn gam hanfodol lle mae pob gweithgaredd economaidd sy'n berthnasol i'r cwmni yn cael ei nodi. Gall y gweithgareddau hyn gynnwys prynu nwyddau, gwerthu cynhyrchion neu wasanaethau, talu dyledion, derbyn refeniw, ac yn y blaen.
Mae'r cam hwn yn cynnwys adolygu dogfennau ffynhonnell fel anfonebau, derbynebau, sieciau a chytundebau credyd. Unwaith y bydd trafodion wedi'u nodi, rhaid eu dadansoddi i benderfynu ar eu heffaith ar gyfrifon penodol o fewn llyfrau'r cwmni.
2. Cofnodi Trafodion yn y Cyfnodolyn
Ar ôl dadansoddi'r trafodion, y cam nesaf yw eu cofnodi mewn dyddiadur, a elwir yn aml yn llyfr dydd. Mae dyddiadur yn gofnod cronolegol lle mae pob trafodyn busnes yn cael ei gofnodi i ddechrau. Mae pob cofnod dyddiadur yn cynnwys dyddiad y trafodiad, y cyfrifon yr effeithir arnynt, y symiau debyd a chredyd, a disgrifiad byr o'r trafodiad.
Rhaid cynnal y broses gofnodi hon yn gywir ac yn gyson. Mae hyn yn sicrhau y gellir olrhain a gwirio data ariannol yn gywir.
3. Postio i'r Cyfriflyfr Cyffredinol
Y trydydd cam yn y cylch cyfrifyddu yw postio cofnodion cyfnodolyn i'r llyfr cyfrifon. Casgliad o gyfrifon yw'r llyfr cyfrifon sy'n creu gwybodaeth gryno am yr holl drafodion sy'n digwydd yn ystod cyfnod penodol o amser.
Mae pob cyfrif yn y llyfr cyfrifon cyffredinol yn adlewyrchu un agwedd ar sefyllfa ariannol y cwmni. Er enghraifft, mae'r cyfrif arian parod yn dangos yr holl fewnlifiadau ac all-lifiadau arian parod, tra bod y cyfrif derbyniadwy yn dangos yr holl symiau sy'n ddyledus i'r cwmni. Gelwir y broses hon yn "bostio".
4. Paratowch Balans Prawf
Ar ôl i bob cofnod cyfnodolyn gael ei bostio i'r llyfr cyfrifon cyffredinol, y cam nesaf yw paratoi balans prawf. Mae balans prawf yn rhestr o bob cyfrif llyfr cyfrifon a'u balansau debyd a chredyd ar adeg benodol. Ei bwrpas yw sicrhau bod cyfanswm y balansau debyd yn hafal i gyfanswm y balansau credyd.
Os nad yw'r ddwy ochr i'r balans prawf yn cydbwyso, mae hyn yn dynodi gwall wrth gofnodi trafodion neu bostio. Rhaid nodi'r gwall hwn a'i gywiro ar unwaith cyn symud ymlaen i'r cam nesaf.
5. Addasu Cofnodion Dyddlyfr
Ar ôl paratoi'r balans prawf, y cam nesaf yw gwneud cofnodion cyfnodolyn addasol. Mae angen addasiadau i gofnodi refeniw a threuliau sydd wedi digwydd ond na chawsant eu cofnodi mewn cofnodion cyfnodolyn blaenorol. Mae'r addasiadau hyn yn hanfodol i sicrhau bod y datganiadau ariannol yn adlewyrchu'r sefyllfa ariannol wirioneddol ar ddiwedd y cyfnod cyfrifyddu.
Er enghraifft, rhaid ychwanegu refeniw a enillwyd ond heb ei gofnodi eto, neu dreuliau a gafwyd ond heb eu cofnodi eto, at neu dynnu oddi wrth falans terfynol y cyfrif perthnasol. Mae addasiadau hefyd yn cynnwys y broses o gyfrifo dibrisiant asedau sefydlog, amorteiddio, a dyraniadau treuliau eraill.
6. Paratowch Balans Treial Addasedig
Unwaith y bydd yr holl addasiadau wedi'u cwblhau, y cam nesaf yw paratoi balans prawf wedi'i addasu. Mae'r balans prawf hwn yn cynnwys yr holl gyfrifon wedi'u haddasu ac yn paratoi'r data ar gyfer paratoi'r datganiadau ariannol.
Mae balans prawf wedi'i addasu yn rhoi darlun mwy cywir o sefyllfa ariannol cwmni cyn paratoi'r datganiadau ariannol.
7. Paratoi Adroddiadau Ariannol
Y cam hwn yw uchafbwynt y cylch cyfrifyddu, lle mae data o'r balans prawf wedi'i addasu yn cael ei dablu mewn gwahanol ddatganiadau ariannol. Mae'r prif ddatganiadau ariannol a baratoir fel arfer yn cynnwys:
– Datganiad Incwm: Yn dangos refeniw a threuliau dros gyfnod o amser, yn ogystal ag elw neu golled net.
– Mantolen: Yn rhoi darlun cyflawn o sefyllfa ariannol cwmni ar ddiwedd cyfnod penodol, gan gynnwys asedau, rhwymedigaethau ac ecwiti perchennog.
– Datganiad Llif Arian: Yn darparu gwybodaeth am lif arian parod i mewn ac allan o weithrediadau, buddsoddiadau a gweithgareddau ariannu.
– Datganiad o Newidiadau mewn Ecwiti: Yn dangos y newid yn ecwiti'r perchennog dros gyfnod penodol o amser.
Y datganiadau ariannol hyn yw'r prif offer a ddefnyddir gan reolwyr, perchnogion, credydwyr a buddsoddwyr i wneud penderfyniadau economaidd pwysig.
8. Cau'r Llyfrau (Cau Cofnodion)
Ar ôl paratoi'r datganiadau ariannol, y cam nesaf yw gwneud cofnodion cau. Pwrpas y cam hwn yw cau'r cyfrifon enwol (refeniw, treuliau, a difidendau) fel bod eu balansau'n sero ar ddechrau'r cyfnod cyfrifyddu newydd.
Mae'r broses gloi hon yn sicrhau nad yw refeniw a threuliau o un cyfnod yn cael eu cymysgu â rhai'r cyfnod nesaf. Canlyniad y cofnodion cau hyn yw creu balans prawf ôl-gau sy'n cynnwys y cyfrifon gwirioneddol yn unig (asedau, rhwymedigaethau, ac ecwiti perchennog).
9. Paratowch Balans Prawf Ôl-Gloi
Y cam olaf yn y cylch cyfrifyddu yw paratoi'r balans prawf ar ôl cau. Dim ond cyfrifon parhaol sy'n cario eu balansau drosodd i'r cyfnod cyfrifyddu nesaf sydd yn y balans prawf hwn. Nid yw cyfrifon enwol yn ymddangos mwyach oherwydd eu bod wedi'u cau yn y cam blaenorol.
Mae'r balans prawf ar ôl cau yn gwasanaethu fel y man cychwyn ar gyfer y cyfnod cyfrifyddu nesaf, gan sicrhau bod yr holl falansau a gariwyd ymlaen yn gywir ac yn barod ar gyfer cofnodi trafodion newydd.
Casgliad
Mae'r cylch cyfrifyddu yn gyfres o gamau cydlynol sy'n sicrhau bod trafodion ariannol cwmni yn cael eu cofnodi, eu prosesu a'u hadrodd yn systematig ac yn gywir. Drwy ddilyn y cylch hwn, gall cwmni gynhyrchu adroddiadau ariannol cywir a dibynadwy, sy'n hanfodol ar gyfer gwneud penderfyniadau busnes cadarn.
Drwy adnabod a dadansoddi trafodion, cofnodi mewn cyfnodolion, postio i'r llyfr cyfrifon cyffredinol, addasu cofnodion cyfnodolion, a pharatoi balansau prawf a datganiadau ariannol, mae pob cam o'r cylch cyfrifyddu yn chwarae rhan hanfodol wrth sicrhau uniondeb a chywirdeb data ariannol cwmni.
Mae'n hanfodol i bob cyfrifydd, boed yn ddechreuwyr neu'n brofiadol, ddeall a meistroli pob cam o'r cylch cyfrifyddu. Mae gwybodaeth fanwl a sgiliau cyfrifyddu cryf yn allweddol i gynnal iechyd ariannol a llwyddiant hirdymor unrhyw sefydliad busnes.
