Gweithdrefnau ar gyfer Paratoi Adroddiadau Ariannol
Crynodebau strwythuredig o sefyllfa a pherfformiad ariannol endid dros gyfnod penodol yw datganiadau ariannol. I gwmnïau, mae datganiadau ariannol yn gwasanaethu fel prif offeryn ar gyfer asesu iechyd busnes, bodloni rhwymedigaethau treth, denu buddsoddwyr, sicrhau cyllid, a sicrhau gwneud penderfyniadau sy'n seiliedig ar ddata. Fodd bynnag, nid yw datganiadau ariannol o ansawdd uchel yn digwydd ar eu pen eu hunain. Maent yn gofyn am weithdrefn baratoi gyson, drefnus sy'n cadw at safonau cyfrifyddu cymwys. Mae'r erthygl hon yn trafod y weithdrefn systematig ar gyfer paratoi datganiadau ariannol, o'r cam cofnodi i'r cyflwyniad a'r gwerthusiad terfynol.
1. Pennu Safonau a Pholisïau Cyfrifyddu
Y cam cyntaf yw pennu'r safonau cyfrifyddu a ddefnyddir. Yn Indonesia, gall endidau ddefnyddio PSAK ( Safonau Cyfrifyddu Ariannol ), SAK ETAP ar gyfer endidau heb atebolrwydd cyhoeddus, neu SAK EMKM ar gyfer microfusnesau, busnesau bach a chanolig. Bydd y dewis o safon yn effeithio ar gydnabod refeniw, cofnodi asedau, trin dibrisiant, a chyflwyno adroddiadau.
Unwaith y bydd safonau wedi'u sefydlu, mae angen i gwmnïau ddatblygu polisïau cyfrifyddu mewnol, megis dulliau gwerthuso rhestr eiddo (FIFO neu gyfartaledd), dulliau dibrisiant (balans llinell syth neu ddirywiol), a pholisïau lwfans ar gyfer derbyniadau. Rhaid i'r polisïau hyn fod yn gyson er mwyn sicrhau bod datganiadau ariannol yn gymaradwy ac yn ddibynadwy ar draws cyfnodau.
2. Casglu a Gwirio Tystiolaeth Trafodion
Rhaid i bob ffigur mewn adroddiad ariannol gael ei gefnogi gan dystiolaeth drafodion ddilys. Felly, y cam nesaf yw casglu dogfennau fel anfonebau gwerthu, derbynebau, archebion prynu, derbynebau trosglwyddiad banc, slipiau blaendal, contractau, a dogfennau ategol eraill.
Yn ogystal â chasglu, mae gwirio yn hanfodol. Mae gwirio yn cynnwys gwirio cyflawnrwydd gwybodaeth (dyddiad, swm, partïon cysylltiedig), awdurdodiad, a chydymffurfiaeth â pholisïau'r cwmni. Heb dystiolaeth ddigonol, mae trafodion yn cynyddu'r risg o wallau a chanfyddiadau archwilio. Ar y cam hwn, dylai cwmnïau hefyd grwpio dogfennau yn ôl math o drafodiad i hwyluso cofnodi.
3. Cofnodi Trafodion yn y Cyfnodolyn
Ar ôl gwirio tystiolaeth trafodion, y cam nesaf yw ei chofnodi mewn dyddiadur. Mae dyddiadur yn gofnod cronolegol o drafodion ariannol yn seiliedig ar egwyddor debyd a chredyd. Gellir cofnodi mewn dyddiadur cyffredinol neu ddyddiadur arbennig (e.e., dyddiadur gwerthiant, dyddiadur pryniannau, dyddiadur derbyniadau arian parod, a dyddiadur taliadau arian parod), yn dibynnu ar anghenion y cwmni.
Mae cywirdeb ar y cam hwn yn hanfodol ar gyfer ansawdd yr adroddiad terfynol. Bydd camgymeriadau wrth bennu cyfrifon neu symiau yn cael eu trosglwyddo i brosesau dilynol. Felly, mae angen i gyfrifwyr ddeall siart cyfrifon y cwmni a sicrhau bod pob trafodiad yn cael ei gofnodi yn y cyfrif cywir.
4. Postio i'r Cyfriflyfr Cyffredinol
Ar ôl gwneud cofnodion cyfnodolyn, caiff trafodion eu trosglwyddo (eu postio) i'r llyfr cyfrifon cyffredinol. Mae'r llyfr cyfrifon cyffredinol yn cynnwys casgliad o gyfrifon sy'n dangos balansau a symudiadau pob cyfrif, megis arian parod, derbyniadau, rhestr eiddo, cyfrifon sy'n daladwy, ecwiti, refeniw a threuliau.
Pwrpas postio yw crynhoi trafodion a oedd wedi'u gwasgaru'n flaenorol ledled y cyfnodolyn i wybodaeth fesul cyfrif fel y gellir pennu balansau pob cyfrif. Ar y cam hwn, mae cyfeirio cywir a rhifau cyfrif cyson yn hanfodol i osgoi camddosbarthu.
5. Paratowch Balans Prawf
Rhestr o falansau cyfrifon dros gyfnod penodol o amser yw balans prawf, a ddefnyddir i wirio'r balans rhwng cyfanswm y debydau a chyfanswm y credydau. Os nad yw cyfanswm y debydau yn hafal i gyfanswm y credydau, mae gwall cofnodi neu bostio y mae'n rhaid ymchwilio iddo.
Fodd bynnag, mae'n bwysig deall nad yw balans prawf cytbwys o reidrwydd yn hollol gywir. Gall camgymeriadau ddigwydd o hyd, fel nodi symiau anghywir wrth barhau i gydbwyso, neu gamddosbarthu cyfrifon. Serch hynny, mae'r balans prawf yn parhau i fod yn offeryn rheoli cychwynnol hanfodol cyn gwneud addasiadau.
6. Gwneud Addasiadau (Addasu Cofnodion)
Ar ddiwedd y cyfnod, mae angen i gwmnïau wneud cofnodion addasu i sicrhau bod eu datganiadau ariannol yn adlewyrchu'r amodau gwirioneddol. Gwneir addasiadau fel arfer oherwydd gwahaniaethau amseru rhwng trafodion arian parod a chydnabyddiaeth croniadol, yn ogystal â phresenoldeb cyfrifon sy'n gofyn am gyfrifiadau diwedd cyfnod.
Mae rhai enghreifftiau cyffredin o addasiadau yn cynnwys:
– Treuliau wedi’u talu ymlaen llaw (e.e. rhent neu yswiriant) y mae angen eu dyrannu yn ôl y cyfnod budd-dal.
– Incwm a dderbyniwyd ymlaen llaw nad yw efallai wedi'i gydnabod yn llawn fel incwm eto.
– Dirwasgiad asedau sefydlog fel cerbydau ac offer.
– Treuliau sydd angen eu talu o hyd fel cyflogau neu drydan nad ydynt wedi’u talu tan ddiwedd y cyfnod.
– Derbyniadau na ellir eu casglu a ffurfio lwfans ar gyfer cyfrifon amheus.
– Addasiadau rhestr eiddo yn seiliedig ar ganlyniadau cyfrif stoc.
Mae addasiadau'n sicrhau bod refeniw a threuliau'n cael eu cofnodi yn y cyfnod cywir fel bod y datganiad incwm yn fwy cywir.
7. Paratowch Balans Prawf Ar ôl Addasiadau
Ar ôl i gofnodion addasu gael eu postio i'r llyfr cyfrifon cyffredinol, mae'r cwmni'n paratoi balans prawf wedi'i addasu. Mae'r balans prawf hwn yn gwasanaethu fel y sail uniongyrchol ar gyfer paratoi'r prif ddatganiadau ariannol. Ar y cam hwn, mae balansau'r cyfrifon yn adlewyrchu'r amodau diwedd cyfnod ar ôl cyfrif am yr holl addasiadau.
Os oes anghydbwysedd o hyd, rhaid i'r cwmni ailwirio'r cyfnodolyn addasu, y postio, neu'r posibilrwydd o fewnbwn anghywir o ffigurau.
8. Paratowch y Prif Adroddiad Ariannol
Yn gyffredinol, mae adroddiadau ariannol yn cynnwys yr adroddiadau craidd canlynol:
1. Datganiad incwm
Yn cyflwyno refeniw a threuliau dros gyfnod penodol i gynhyrchu elw neu golled. Mae'r adroddiad hwn yn helpu i asesu perfformiad gweithredol cwmni.
2. Adroddiad Sefyllfa Ariannol (Taflen Gydbwysedd)
Gan ddangos asedau, rhwymedigaethau ac ecwiti ar ddyddiad penodol, mae'r fantolen yn dangos cryfder ariannol, hylifedd a strwythur ariannu cwmni.
3. Datganiad o Newidiadau mewn Ecwiti
Yn disgrifio newidiadau yng nghyfalaf y perchennog, gan gynnwys enillion a gedwir, buddsoddiadau ychwanegol, a difidendau neu ddosraniadau personol.
4. Datganiad Llif Arian Parod
Yn disgrifio mewnlifiadau ac all-lifiadau arian parod wedi'u grwpio i weithgareddau gweithredu, buddsoddi ac ariannu. Mae'r adroddiad hwn yn hanfodol ar gyfer asesu gallu cwmni i gynhyrchu arian parod a rheoli anghenion hylifedd.
5. Nodiadau i'r Datganiadau Ariannol (CALC)
Yn cynnwys esboniadau manwl o bolisïau cyfrifyddu, manylion cyfrifon penodol, a gwybodaeth bwysig arall nad yw'n weladwy'n uniongyrchol yn y ffigurau. Mae CALK yn helpu darllenwyr i ddeall cyd-destun yr adroddiad.
9. Cynnal Adolygiad a Chysondeb
Cyn cyhoeddi adroddiad, mae angen adolygiad mewnol. Mae'r adolygiad hwn yn cynnwys dadansoddi rhesymoldeb y ffigurau, eu cymharu â chyfnodau blaenorol, ac archwilio rhai cymarebau. Ar ben hynny, mae cymodi yn hanfodol, gan gynnwys:
– Cysoni balans arian parod â datganiad banc (cysoni banc).
– Cysoni dyledion â chadarnhad cwsmer (os oes angen).
– Cysoni cyfrifon sy'n daladwy â chofnodion cyflenwyr.
– Cysoni rhestr eiddo gorfforol â chofnodion cyfrifyddu.
Mae'r cam hwn yn helpu i leihau'r risg o gamddatganiadau ac yn sicrhau bod yr adroddiad yn barod i'w ddefnyddio.
10. Creu Dyddiadur Cloi a Dogfennaeth
Ar ôl i'r adroddiad gael ei gwblhau, gall y cwmni wneud cofnodion cau i gau'r cyfrifon refeniw a threuliau i enillion neu gyfalaf a gedwir. Y nod yw dychwelyd y cyfrifon enwol i sero ar ddechrau'r cyfnod nesaf.
Yn olaf, dogfennwch y broses gyfan: derbynebau trafodion, cofnodion cyfnodolion, llyfrau cyfrifon, balansau prawf, addasiadau ac adroddiadau terfynol. Mae dogfennaeth dda yn hwyluso archwiliadau yn y dyfodol, archwiliadau treth ac asesiadau rheoli.
Casgliad
Mae'r broses adrodd ariannol yn gyfres o gamau cydgysylltiedig, o sefydlu safonau a chasglu tystiolaeth trafodion, cofnodi a phostio, ac addasiadau diwedd cyfnod, i gyflwyno a gwerthuso adroddiadau. Mae cywirdeb, cysondeb polisi, a rheolaethau mewnol yn allweddol i gynhyrchu adroddiadau ariannol perthnasol, dibynadwy ac atebol. Drwy ddilyn y gweithdrefnau cywir, nid yn unig y mae cwmnïau'n cyflawni eu rhwymedigaethau ffurfiol ond maent hefyd yn ennill offer strategol ar gyfer cynllunio twf a rheoli risg yn fwy effeithiol.
