በጥሬ ገንዘብ ላይ የተመሠረተ የሂሳብ አያያዝ

የገንዘብ መሠረት አካውንቲንግ

የገንዘብ-መሠረት የሂሳብ አያያዝ ገንዘብ ሲቀበል ወይም ሲከፈል ገቢንና ወጪዎችን የሚያውቅ የሂሳብ አያያዝ ዘዴ ነው። ይህ ማለት ግብይቶች የሚመዘገቡት የገንዘብ ፍሰትና ወጪ ሲከሰት ነው፣ መብቶችና ግዴታዎች ሲከሰቱ አይደለም። ይህ ዘዴ በጥቃቅን፣ አነስተኛና መካከለኛ ኢንተርፕራይዞች (MSMEs)፣ በተወሰኑ ለትርፍ ያልተቋቋሙ ድርጅቶች እና ቀላል የአሠራር እንቅስቃሴዎች ባላቸው እና ውስብስብ የብድር ግብይቶች በሌሉባቸው አካላት በስፋት ጥቅም ላይ ይውላል። በተግባር፣ የገንዘብ-መሠረት የሂሳብ አያያዝ ለመረዳት ቀላል እንደሆነ ይቆጠራል ምክንያቱም በተወሰነ ጊዜ "እውነተኛ" የገንዘብ ሁኔታን ስለሚያሳይ።

ፍቺ እና መሰረታዊ መርሆዎች

በጥሬ ገንዘብ ላይ የተመሰረተ የሂሳብ አያያዝ፣ ገቢ የሚታወቀው ኩባንያው ከደንበኛው ክፍያ ሲቀበል ነው። ለምሳሌ፣ አንድ ሱቅ በጥር ወር እቃዎችን ቢሸጥ ነገር ግን ደንበኛው እስከ የካቲት ድረስ ካልከፈለ፣ ገቢው የሚመዘነው በየካቲት ወር ነው። በተመሳሳይ፣ ወጪዎች የሚመዘገቡት ገንዘቡ ሲከፈል ነው። አንድ ኩባንያ ለመጋቢት ወር የኤሌክትሪክ ሂሳብ ከተቀበለ ግን እስከ ኤፕሪል ድረስ ካልከፈለ፣ የኤሌክትሪክ ወጪው የሚመዘነው በሚያዝያ ወር ነው።

መሠረታዊው መርህ ቀላል ነው፡ ጥሬ ገንዘብ የለም፣ መዝገቦች የሉም። ስለዚህ፣ የተገኙት የፋይናንስ መግለጫዎች በጥሬ ገንዘብ ደረሰኞች እና ክፍያዎች ጊዜ በእጅጉ ተጽዕኖ ይደረግባቸዋል። በአንድ በኩል፣ ይህ ዘዴ የንግድ ባለቤቶች የገንዘብ ፍሰትን - የአጭር ጊዜ ግዴታዎችን ለመሸፈን በቂ መሆኑን ወይም አለመሆኑን - እንዲገመግሙ ቀላል ያደርገዋል። በሌላ በኩል፣ ብዙ ግብይቶች በክሬዲት ላይ ከተከሰቱ ይህ ዘዴ እውነተኛ የኢኮኖሚ አፈፃፀምን በትክክል አያንፀባርቅም።

ዕለታዊ ቀረጻ እንዴት እንደሚሰራ

በጥሬ ገንዘብ ላይ የተመሰረተ የሂሳብ አያያዝ በተለምዶ የሚጀምረው በጥሬ ገንዘብ ደብተር ወይም በባንክ ሂሳብ ነው። እያንዳንዱ ገቢ እንደ ገቢ ይመዘገባል፣ እና እያንዳንዱ ወጪ እንደ ግብይቱ አይነት እንደ ወጪ ወይም የንብረት ግዢ ይመዘገባል። ለምሳሌ፡

1. ከገንዘብ ሽያጭ የተገኙ የገንዘብ ደረሰኞች በተቀበሉበት ቀን እንደ ገቢ ይመዘገባሉ።
2. ከተቀማጭ ገንዘብ ክፍያ የተገኙ የገንዘብ ደረሰኞችም ሽያጩ በቀደመው ጊዜ ውስጥ ቢከሰትም በተቀበለው ቀን እንደ ገቢ ይመዘገባሉ።
3. የቤት ኪራይ፣ የደመወዝ ክፍያ፣ የኤሌክትሪክ ኃይል፣ የጥሬ ዕቃዎች ክፍያ ሲከፈል እንደ ወጪዎች ይመዘገባል።
4. እንደ ኮምፒውተሮች ወይም ማሽነሪዎች ያሉ ንብረቶች ግዢዎች የሚመዘገቡት ገንዘብ ሲከፈል ነው። በቀላል አነጋገር፣ አንዳንድ ንግዶች በቀጥታ እንደ ወጪዎች ይመዘግባሉ፣ ምንም እንኳን በሂሳብ አያያዝ ውስጥ እንደ ንብረት ሊቆጠሩ ቢችሉም።

ይህ ዘዴ ብዙውን ጊዜ ከቀላል የመዝገብ አያያዝ ጋር አብሮ ጥቅም ላይ ይውላል - ለምሳሌ፣ የተመን ሉህ በመጠቀም። ዋናው ትኩረት እንደ ደረሰኞች፣ የግዢ ትዕዛዞች፣ የሂሳብ መግለጫዎች እና የተቀማጭ ወረቀቶች ባሉ የግብይት ማስረጃዎች ላይ ነው።

የገንዘብ መሠረት የሂሳብ አያያዝ ጥቅሞች

ይህ ዘዴ በተለይም በአነስተኛ ንግዶች ውስጥ ተወዳጅ እንዲሆን የሚያደርጉ በርካታ ጥቅሞች አሉት፡

1. ቀላል እና ለመተግበር ቀላል
የንግድ ባለቤቶች እንደ ተቀባዮች፣ ተከፋዮች ወይም የዋጋ ቅነሳ ያሉ የተጠራቀሙ ፅንሰ ሀሳቦችን በጥልቀት መረዳት አያስፈልጋቸውም። ቀረጻው የሚመካው ገንዘብ ሲገባና ሲወጣ ብቻ ነው።

2. ለማስተዳደር ተስማሚ የገንዘብ ፍሰት
ሁሉም የሂሳብ አያያዝ በጥሬ ገንዘብ ላይ ስለሚያተኩር፣ የተገኙት ሪፖርቶች የንግድ ባለቤቶች የሚገኙትን የገንዘብ ቀሪ ሒሳብ በፍጥነት እንዲወስኑ ይረዳሉ። ይህ እንደ ቁሳቁሶችን መግዛት፣ ደሞዝ መክፈል ወይም የዝግጅት ስራዎችን ማቀድ ላሉ የዕለት ተዕለት ውሳኔዎች ወሳኝ ነው።

3. የአስተዳደር ወጪዎችን መቀነስ
የገንዘብ ሂሳብ አያያዝ ውስብስብ የሂሳብ አያያዝ ስርዓት አያስፈልገውም፣ በዚህም የሂሳብ ሰራተኞችን ወይም ውድ ሶፍትዌሮችን ወጪ ይቀንሳል። ይህ ቅልጥፍና ለአነስተኛና መካከለኛ ኢንተርፕራይዞች (MSMEs) ትልቅ ጥቅም ነው።

4. ግምቶችን ይቀንሱ
በአክሰር አካውንቲንግ ውስጥ፣ ሂሳቦች ብዙውን ጊዜ ግምቶችን ያካትታሉ፣ ለምሳሌ ለአጠራጣሪ ሂሳቦች አበል ወይም ለተጠራቀሙ ወጪዎች። የገንዘብ ሂሳብ አያያዝ ብዙ እነዚህን ግምቶች ያስወግዳል፣ ምክንያቱም መዝገብ የሚካሄደው ገንዘቡ በትክክል ሲንቀሳቀስ ብቻ ነው።

ገደቦች እና አደጋዎች

ምንም እንኳን ተግባራዊ ቢሆንም፣ በጥሬ ገንዘብ ላይ የተመሰረተ የሂሳብ አያያዝ ሊታሰብባቸው የሚገቡ በርካታ ድክመቶች አሉት፡

1. የጊዜ አፈጻጸምን በትክክል አያሳይም
ገቢና ወጪ በክፍያ ጊዜ ላይ ስለሚመሰረት፣ ትርፍና ኪሳራ "ሊዛባ" ይችላል። ምንም እንኳን ሽያጩ በቀደሙት ወራት ውስጥ ቢሆንም፣ ብዙ ደንበኞች ሁሉንም በአንድ ጊዜ ስለከፈሉ፣ አንድ ንግድ ለአንድ ወር ከፍተኛ ትርፍ ያለው ሊመስል ይችላል።

2. ያልተከፈሉ ግዴታዎችን እና መብቶችን አያንፀባርቅም።
የገንዘብ ሂሳብ ክፍያ ያልተከፈሉ ሂሳቦችን የሚከፈሉ ወይም ያልተሰበሰቡ ሂሳቦችን በራስ-ሰር አያሳይም። በዚህም ምክንያት፣ የፋይናንስ መግለጫዎች ብዙ የሒሳብ ክፍያዎች ከተከማቹ ወይም ብዙ የክሬዲት ሽያጮች ካልተሰበሰቡ ከእውነታው የበለጠ "ጤናማ" ሊመስል ይችላል።

3. እያደገ ለሚሄድ ንግዶች ለመጠቀም አስቸጋሪ
አንድ ንግድ በብዙ የብድር ግብይቶች ውስጥ መሳተፍ፣ ክምችት ማግኘት ወይም የፋይናንስ አጠቃቀም ሲጀምር፣ የገንዘብ ሂሳብ አያያዝ በቂ አይሆንም። ባለሀብቶች፣ ባንኮች ወይም ሶስተኛ ወገኖች በተለምዶ የበለጠ የተሟላ የፋይናንስ አቋም የሚያሳዩ ሪፖርቶችን ይፈልጋሉ።

4. ከተወሰኑ የሪፖርት ማድረጊያ ደረጃዎች ጋር የማይጣጣም
በብዙ የሂሳብ አያያዝ ደረጃዎች፣ በተለይም ለኩባንያዎች የሚከተሉትን ማድረግ የሚጠበቅባቸው የፋይናንስ ሪፖርቶችን ማዘጋጀት በመደበኛ ሁኔታዎች፣ የክምችት መሠረት ይመረጣል ወይም ያስፈልጋል፡፡ የገንዘብ ሂሳብ አያያዝ ብዙውን ጊዜ በውስጥ ወይም ዝቅተኛ ውስብስብነት ላላቸው አካላት ጥቅም ላይ ይውላል።

ቀላል የጥሬ ገንዘብ እና የአክቸር ንጽጽር ምሳሌ

ለምሳሌ፣ ታህሳስ 28 ላይ አንድ የአገልግሎት ድርጅት 10.000.000 ብር የሚያወጣ ሥራ አጠናቀቀ፣ ነገር ግን ደንበኛው የከፈለው ጥር 5 ቀን ብቻ ነበር።

– የገንዘብ መሠረት፡- የ10.000.000 ብር ገቢ በጥር 5 (በሚቀጥለው ዓመት) ተመዝግቧል።
– የተጠራቀመ መሠረት፡- ገንዘቡ እስካሁን ባይገኝም (እንደ ተቀባዮች ተመዝግቧል) አገልግሎቶቹ ስለተሰጡ የ10.000.000 ብር ገቢ ታህሳስ 28 ቀን እውቅና ተሰጥቶታል።

ይህ ምሳሌ እንደሚያሳየው የገንዘብ መሠረቱ የበለጠ በጥሬ ገንዘብ ፍሰት ላይ ያተኩራል፣ የተጠራቀመ መሠረት ደግሞ የኢኮኖሚ እንቅስቃሴ በሚከሰትበት ጊዜ ላይ ያተኩራል።

የገንዘብ መሠረት የሂሳብ አያያዝ መቼ መጠቀም ተገቢ ነው?

በጥሬ ገንዘብ ላይ የተመሰረተ የሂሳብ አያያዝ በአብዛኛው በጥሬ ገንዘብ ላይ የተመሰረቱ እና ቀላል ለሆኑ ንግዶች ተስማሚ ነው። ምሳሌዎች አነስተኛ የምግብ መሸጫ ድንኳኖችን፣ አነስተኛ ደረጃ ያላቸው ቸርቻሪዎችን፣ የቤት አገልግሎት አቅራቢዎችን ወይም የደንበኞች ክፍያዎች ሁልጊዜ በቀጥታ የሚደረጉባቸው ንግዶችን (በጥሬ ገንዘብ ወይም በባንክ ማስተላለፍ) ያካትታሉ። በእነዚህ ሁኔታዎች፣ በጥሬ ገንዘብ ላይ የተመሰረተ ሪፖርት ማድረግ የአሠራር ወጪዎችን ለመገምገም እና የገንዘብ ድጋፍ ፍላጎቶችን ለማቀድ በቂ ነው።

ይሁን እንጂ፣ አንድ ንግድ በክሬዲት መሸጥ ከጀመረ፣ ከፍተኛ ክምችት ካለው ወይም ለባንክ ብድር ማመልከቻዎች ሪፖርት ማድረግ ከፈለገ፣ የመሰብሰቢያ ዘዴው ወይም የገንዘብ እና የመሰብሰቢያ ጥምረት (የተሻሻለ የገንዘብ መሠረት) የበለጠ ተገቢ ሊሆን ይችላል። ብዙ ንግዶችም ቀላልነትን ለማግኘት በጥሬ ገንዘብ መሠረት ይጀምራሉ፣ ከዚያም መጠናቸው እና የሪፖርት ማድረጊያ ፍላጎታቸው እየጨመረ ሲሄድ ወደ መሰብሰቢያ መሠረት ይሸጋገራሉ።

በጥሬ ገንዘብ መሰረት የሂሳብ አያያዝ ውስጥ ጥሩ ልምዶች

የገንዘብ ሂሳብ ጠቃሚ መረጃዎችን መስጠቱን ለመቀጠል የሚከተሉትን ልምዶች ተግባራዊ ማድረግ ይቻላል፡

1. የግል እና የንግድ ገንዘብን ለይ። ይህ የተሳሳተ ግንኙነትን ለማስወገድ እና የበለጠ ተጨባጭ የንግድ ውሳኔዎችን ለመፍቀድ አስፈላጊ ነው።
2. ግብይቶችን ይመዝግቡ በየቀኑ ወይም ግብይት በሚኖርበት ጊዜ ሁሉ። ወጥነት እስኪከማች ከመጠበቅ የበለጠ አስፈላጊ ነው።
3. የግብይት መዝገቦችን በንጽህና ይያዙ። የባንክ ኖቶችና መግለጫዎች ለመመዝገብ መሠረት ይሆናሉ።
4. የባንክ ማስታረቅ ያከናውኑ። ስህተቶችን ለማስወገድ የገንዘብ መዝገቦችን ከሂሳብ ግብይቶች ጋር ያዛምዱ።
5. ወርሃዊ ማጠቃለያ ይፍጠሩ። ቢያንስ፣ አዝማሚያዎችን ለመከታተል የገቢ፣ የወጪ እና የመዝጊያ ቀሪ ሂሳብ ሪፖርት ያድርጉ።

ከሲምፑላን

የገንዘብ-መሰረት አካውንቲንግ ትክክለኛ የገንዘብ ፍሰትን ቅድሚያ የሚሰጥ የመመዝገቢያ ዘዴ ነው - ገቢ የሚታወቀው ጥሬ ገንዘብ ሲደርስ እና ወጪዎች ሲከፈሉ ሲታወቁ ነው። ይህ ዘዴ ቀላል፣ ለመተግበር ቀላል እና አነስተኛ ንግዶች ፈሳሽነትን እንዲያስተዳድሩ በእጅጉ ይረዳል። ሆኖም፣ የገንዘብ አካውንቲንግ በተለይም የጊዜ ገደብ ያለው የኢኮኖሚ አፈፃፀምን በመግለጽ እና ያልተጠበቁ መብቶችን እና ግዴታዎችን በማሳየት ረገድ ገደቦች አሉት። ስለዚህ፣ የአሰራር ዘዴው ከንግድ ፍላጎቶች፣ ከግብይት ውስብስብነት እና ከሪፖርት አቀራረብ ዓላማዎች ጋር የተጣጣመ መሆን አለበት ። ለብዙ አነስተኛ እና መካከለኛ ኢንተርፕራይዞች፣ የገንዘብ አካውንቲንግ ንግዱ እያደገ ሲሄድ ወደ አክብሩ ዘዴ ከመሸጋገርዎ በፊት ተግባራዊ የመጀመሪያ እርምጃ ነው።