የፋይናንስ ሪፖርቶችን ለማዘጋጀት የሚረዱ ሂደቶች

የፋይናንስ ሪፖርቶችን ለማዘጋጀት የሚረዱ ሂደቶች

የፋይናንስ መግለጫዎች የአንድን ድርጅት የፋይናንስ አቋም እና በተወሰነ ጊዜ ውስጥ የሚመለከቱ የተዋቀሩ ማጠቃለያዎች ናቸው። ለኩባንያዎች የፋይናንስ መግለጫዎች የንግድ ጤናን ለመገምገም፣ የግብር ግዴታዎችን ለማሟላት፣ ባለሀብቶችን ለመሳብ፣ የገንዘብ ድጋፍ ለማግኘት እና በመረጃ ላይ የተመሠረተ የውሳኔ አሰጣጥን ለማረጋገጥ እንደ ዋና መሣሪያ ሆነው ያገለግላሉ። ሆኖም ግን፣ ከፍተኛ ጥራት ያላቸው የፋይናንስ መግለጫዎች እንዲሁ አይከሰቱም። ከሚመለከታቸው የሂሳብ ደረጃዎች ጋር የሚጣጣም በሚገባ የተደራጀ፣ ወጥ የሆነ የዝግጅት ሂደት ያስፈልጋቸዋል። ይህ ጽሑፍ ከምዝገባ ደረጃ እስከ አቀራረብ እና የመጨረሻ ግምገማ ድረስ የፋይናንስ መግለጫዎችን ለማዘጋጀት ስልታዊ አሰራርን ያብራራል።

1. የሂሳብ ደረጃዎችን እና ፖሊሲዎችን መወሰን

የመጀመሪያው እርምጃ ጥቅም ላይ የዋሉ የሂሳብ ደረጃዎችን መወሰን ነው። በኢንዶኔዥያ፣ አካላት የህዝብ ተጠያቂነት ለሌላቸው አካላት PSAK ( የፋይናንስ የሂሳብ ደረጃዎች )፣ SAK ETAP ወይም ለጥቃቅን፣ ለአነስተኛ እና መካከለኛ ኢንተርፕራይዞች SAK EMKM መጠቀም ይችላሉ። የመመዘኛው ምርጫ የገቢ እውቅና፣ የንብረት ምዝገባ፣ የዋጋ ቅነሳ አያያዝ እና የሪፖርት አቀራረብ ላይ ተጽዕኖ ያሳድራል።

ደረጃዎች አንዴ ከተቋቋሙ በኋላ፣ ኩባንያዎች እንደ የእቃዎች ዝርዝር ግምገማ ዘዴዎች (FIFO ወይም አማካይ)፣ የዋጋ ቅነሳ ዘዴዎች (ቀጥተኛ ወይም የሚቀንስ ቀሪ ሂሳብ) እና ለተቀባዮች የአበል ፖሊሲዎች ያሉ ውስጣዊ የሂሳብ ፖሊሲዎችን ማዘጋጀት አለባቸው። እነዚህ ፖሊሲዎች የፋይናንስ መግለጫዎች በተለያዩ ጊዜያት ተመሳሳይ እና አስተማማኝ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ወጥነት ያላቸው መሆን አለባቸው።

2. የግብይት ማስረጃዎችን ይሰብስቡ እና ያረጋግጡ

በፋይናንሺያል ሪፖርት ውስጥ ያለ እያንዳንዱ አሃዝ በትክክለኛ የግብይት ማስረጃ መደገፍ አለበት። ስለዚህ፣ የሚቀጥለው እርምጃ የሽያጭ ደረሰኞች፣ ደረሰኞች፣ የግዢ ትዕዛዞች፣ የባንክ ዝውውር ደረሰኞች፣ የተቀማጭ ወረቀቶች፣ ኮንትራቶች እና ሌሎች ደጋፊ ሰነዶች ያሉ ሰነዶችን መሰብሰብ ነው።

ከመሰብሰብ በተጨማሪ ማረጋገጫ ወሳኝ ነው። ማረጋገጫ የመረጃውን ሙሉነት (ቀን፣ መጠን፣ ተዛማጅ አካላት)፣ ፈቃድ እና ከኩባንያው ፖሊሲዎች ጋር የተጣጣመ መሆኑን ማረጋገጥን ያካትታል። በቂ ማስረጃ ከሌለ ግብይቶች የስህተት እና የኦዲት ግኝቶችን አደጋ ይጨምራሉ። በዚህ ደረጃ፣ ኩባንያዎች ሰነዶችን በግብይት አይነት መመደብ አለባቸው፣ ይህም ቀረጻን ለማመቻቸት ይረዳል።

3. ግብይቶችን በጆርናል ውስጥ ይመዝግቡ

የግብይት ማስረጃ ከተረጋገጠ በኋላ፣ የሚቀጥለው እርምጃ በጆርናል ውስጥ መመዝገብ ነው። ጆርናል በዴቢት እና በክሬዲት መርህ ላይ የተመሠረተ የፋይናንስ ግብይቶችን የጊዜ ቅደም ተከተል የሚያሳይ መዝገብ ነው ። መዝገቡ እንደ ኩባንያው ፍላጎቶች በአጠቃላይ ጆርናል ወይም በልዩ ጆርናል (ለምሳሌ የሽያጭ ማስታወሻ ደብተር፣ የግዢ ማስታወሻ ደብተር፣ የገንዘብ ደረሰኝ ጆርናል እና የገንዘብ ክፍያ ጆርናል) ሊከናወን ይችላል።

በዚህ ደረጃ ትክክለኛነት ለመጨረሻው ሪፖርት ጥራት ወሳኝ ነው። ሂሳቦችን ወይም መጠኖችን በመወሰን ረገድ የሚፈጠሩ ስህተቶች ወደ ቀጣይ ሂደቶች ይሸጋገራሉ። ስለዚህ፣ የሂሳብ ባለሙያዎች የኩባንያውን የሂሳብ ገበታ መረዳት እና እያንዳንዱ ግብይት በትክክለኛው ሂሳብ ውስጥ መመዝገቡን ማረጋገጥ አለባቸው።

4. ወደ አጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ ይላኩ

የመዝገብ ግቤቶች ከተደረጉ በኋላ ግብይቶች ወደ አጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ ይተላለፋሉ (ይለጠፋሉ)። አጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ የእያንዳንዱን ሂሳብ ሚዛን እና እንቅስቃሴ የሚያሳዩ የሂሳብ ስብስቦችን ይይዛል፣ ለምሳሌ ጥሬ ገንዘብ፣ ተቀባዮችን፣ ክምችትን፣ የሚከፈል ሂሳብን፣ የአክሲዮን ድርሻን፣ ገቢን እና ወጪዎችን ያካትታል።

የመለጠፍ ዓላማ ቀደም ሲል በመጽሔቱ ውስጥ የተበተኑ ግብይቶችን ወደ አካውንት-በ-አካውንት መረጃ ማጠቃለል ሲሆን ይህም የእያንዳንዱ አካውንት ቀሪ ሂሳብ እንዲታወቅ ያስችላል። በዚህ ደረጃ፣ ትክክለኛ ማጣቀሻ እና ወጥ የሆኑ የአካውንት ቁጥሮች የተሳሳተ ምደባን ለማስወገድ ወሳኝ ናቸው።

5. የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ያዘጋጁ

የሙከራ ቀሪ ሂሳብ በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ የሂሳብ ቀሪ ሂሳብ ዝርዝር ሲሆን በአጠቃላይ ዴቢቶች እና በአጠቃላይ ክሬዲቶች መካከል ያለውን ቀሪ ሂሳብ ለመፈተሽ ያገለግላል። ጠቅላላ ዴቢቶች ከጠቅላላ ክሬዲቶች ጋር እኩል ካልሆኑ፣ መመርመር ያለበት የምዝገባ ወይም የመለጠፍ ስህተት አለ።

ሆኖም ግን፣ የተመጣጠነ የሙከራ ሚዛን ሙሉ በሙሉ ትክክል ላይሆን እንደሚችል መረዳት አስፈላጊ ነው። ስህተቶች አሁንም ሊከሰቱ ይችላሉ፣ ለምሳሌ አሁንም ሚዛናዊ ሆነው ሳለ የተሳሳተ መጠን ማስገባት ወይም መለያዎችን በስህተት መመደብ። ሆኖም፣ የሙከራ ቀሪ ሒሳቡ ማስተካከያ ከማድረግዎ በፊት ወሳኝ የመጀመሪያ የቁጥጥር መሳሪያ ሆኖ ይቀጥላል።

6. ማስተካከያዎችን ማድረግ (ግቤቶችን ማስተካከል)

በጊዜ ዘመኑ መጨረሻ ላይ ኩባንያዎች የፋይናንስ መግለጫዎቻቸው ትክክለኛ ሁኔታዎችን የሚያንፀባርቁ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ማስተካከያዎችን ማድረግ አለባቸው። በአጠቃላይ ማስተካከያዎች የሚደረጉት በጥሬ ገንዘብ ግብይቶች እና በተጠራቀመ እውቅና መካከል ባለው የጊዜ ልዩነት እንዲሁም የጊዜ ገደብ ስሌቶችን የሚጠይቁ ሂሳቦች በመኖራቸው ምክንያት ነው።

አንዳንድ የተለመዱ የማስተካከያ ምሳሌዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- በጥቅማ ጥቅም ጊዜ መሰረት መመደብ ያለባቸው የቅድመ ክፍያ ወጪዎች (ለምሳሌ የቤት ኪራይ ወይም ኢንሹራንስ)።
- አስቀድሞ የተገኘ ገቢ እስካሁን ሙሉ በሙሉ እንደ ገቢ ሊታወቅ የማይችል።
- እንደ ተሽከርካሪዎችና መሳሪያዎች ያሉ ቋሚ ንብረቶች ዋጋ መቀነስ።
- እስከ ጊዜው መጨረሻ ድረስ ያልተከፈሉ እንደ ደሞዝ ወይም የኤሌክትሪክ ወጪዎች ያሉ አሁንም መከፈል ያለባቸው ወጪዎች።
- የማይሰበሰቡ ተቀባዮችን እና አጠራጣሪ ሂሳቦችን ለማግኘት የአበል ምስረታ።
- በክምችት ውጤቶቹ ላይ ተመስርተው የእቃዎች ማስተካከያዎች።

ማስተካከያዎች ገቢዎችና ወጪዎች በትክክለኛው ጊዜ ውስጥ መመዝገባቸውን ያረጋግጣሉ፤ ይህም የገቢ መግለጫው የበለጠ ትክክለኛ እንዲሆን ያደርጋል።

7. ማስተካከያዎችን ካደረጉ በኋላ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ያዘጋጁ

ማስተካከያዎች ወደ አጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ ከተለጠፉ በኋላ ኩባንያው የተስተካከለ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ያዘጋጃል። ይህ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ዋና ዋና የፋይናንስ መግለጫዎችን ለማዘጋጀት ቀጥተኛ መሠረት ሆኖ ያገለግላል ። በዚህ ደረጃ፣ የሂሳብ ቀሪ ሂሳቦቹ ሁሉንም ማስተካከያዎች ከቆጠሩ በኋላ የጊዜ ገደቡን የሚያጠናቅቁ ሁኔታዎችን ያንፀባርቃሉ።

አሁንም አለመመጣጠን ካለ፣ ኩባንያው የማስተካከያ ማስታወሻ ደብተሩን፣ የመለጠፍ ወረቀቱን ወይም የተሳሳቱ የአሃዞች ግቤትን እንደገና መፈተሽ አለበት።

8. ዋናውን የፋይናንስ ሪፖርት ያዘጋጁ

በአጠቃላይ የፋይናንስ ሪፖርቶች የሚከተሉትን ዋና ዋና ሪፖርቶች ያካትታሉ

1. የገቢ መግለጫ
ትርፍ ወይም ኪሳራ ለማመንጨት በተወሰነ ጊዜ ውስጥ ገቢ እና ወጪዎችን ያቀርባል። ይህ ሪፖርት የአንድ ኩባንያ የአሠራር አፈጻጸም ለመገምገም ይረዳል።

2. የፋይናንስ አቋም ሪፖርት (የሂሳብ መዝገብ)
የሂሳብ ዝርዝሩ በተወሰነ ቀን ውስጥ ያሉትን ንብረቶች፣ እዳዎች እና ፍትሃዊነት በማሳየት የኩባንያውን የፋይናንስ ጥንካሬ፣ የፈሳሽነት እና የገንዘብ መዋቅር ያሳያል።

3. የፍትሃዊነት ለውጦች መግለጫ
በባለቤቱ ካፒታል ላይ የተደረጉ ለውጦችን ይገልጻል፣ ይህም የተከማቸ ገቢ፣ ተጨማሪ ኢንቨስትመንቶች እና የክፍፍል ወይም የግል ስርጭትን ያካትታል።

4. የገንዘብ ፍሰት መግለጫ
የገንዘብ ፍሰትን እና የውጭ ፍሰትን ወደ ኦፕሬሽን፣ ኢንቨስትመንት እና የፋይናንስ እንቅስቃሴዎች የተከፋፈሉበትን ይገልጻል። ይህ ሪፖርት የአንድ ኩባንያ ገንዘብ የማመንጨት እና የፈሳሽነት ፍላጎቶችን የማስተዳደር ችሎታ ለመገምገም አስፈላጊ ነው።

5. ለፋይናንስ መግለጫዎች ማስታወሻዎች (ካልክ)
የሂሳብ ፖሊሲዎችን፣ የተወሰኑ የመለያ ዝርዝሮችን እና በሥዕሎቹ ውስጥ በቀጥታ የማይታዩ ሌሎች አስፈላጊ መረጃዎችን ዝርዝር ማብራሪያዎችን ይዟል። CALK አንባቢዎች የሪፖርቱን አውድ እንዲረዱ ይረዳል።

9. ግምገማ እና እርቅ ያካሂዱ

አንድ ሪፖርት ከመታተሙ በፊት፣ ውስጣዊ ግምገማ ያስፈልጋል። ይህ ግምገማ የአሃዞቹን ምክንያታዊነት መተንተን፣ ከቀደሙት ጊዜያት ጋር ማወዳደር እና የተወሰኑ ጥምርታዎችን መመርመርን ያካትታል። በተጨማሪም፣ እርቅ ወሳኝ ነው፣ የሚከተሉትን ጨምሮ፡
- የገንዘብ ቀሪ ሂሳብን ከባንክ መግለጫ ጋር ማስታረቅ (ከባንክ ማስታረቅ)።
- የደንበኛ ማረጋገጫ (አስፈላጊ ከሆነ) ጋር የተቀባዩን ገንዘብ ያርቁ።
- የሚከፈሉ ሂሳቦችን ከአቅራቢዎች መዝገቦች ጋር ማስታረቅ።
- የቁሳዊ ክምችትን ከሂሳብ መዝገቦች ጋር ማስታረቅ።

ይህ ደረጃ የተሳሳተ መረጃ የመያዝ አደጋን ለመቀነስ እና ሪፖርቱ ለአገልግሎት ዝግጁ መሆኑን ያረጋግጣል።

10. የመዝጊያ ጆርናል እና ሰነዶችን ይፍጠሩ

ሪፖርቱ ከተጠናቀቀ በኋላ፣ ኩባንያው የገቢ እና የወጪ ሂሳቦችን ወደ ተያዙ ገቢዎች ወይም ካፒታል ለመዝጋት የመዝጊያ ግቤቶችን ማድረግ ይችላል። ግቡ በሚቀጥለው ክፍለ ጊዜ መጀመሪያ ላይ የታወቁ ሂሳቦችን ወደ ዜሮ መመለስ ነው።

በመጨረሻም፣ አጠቃላይ ሂደቱን ይመዝግቡ፡ የግብይት ደረሰኞች፣ የማስታወሻ ደብተሮች፣ የሂሳብ መዝገብ፣ የሙከራ ቀሪ ሂሳቦች፣ ማስተካከያዎች እና የመጨረሻ ሪፖርቶች። ጥሩ ሰነዶች የወደፊት ኦዲቶችን፣ የግብር ኦዲቶችን እና የአስተዳደር ግምገማዎችን ያመቻቻሉ።

ከሲምፑላን

የፋይናንስ ሪፖርት አወጣጥ ሂደት ደረጃዎችን ከማቋቋም እና የግብይት ማስረጃዎችን ከመሰብሰብ፣ ከመመዝገብ እና ከመለጠፍ እና የጊዜ ገደብ ማስተካከያዎች እስከ ሪፖርት አቀራረብ እና ግምገማ ድረስ እርስ በርስ የተያያዙ ደረጃዎችን ያካትታል። ትክክለኛነት፣ የፖሊሲ ወጥነት እና የውስጥ ቁጥጥር ተዛማጅነት ያላቸው፣ አስተማማኝ እና ተጠያቂነት ያላቸው የፋይናንስ ሪፖርቶችን ለማዘጋጀት ቁልፍ ናቸው። ትክክለኛ ሂደቶችን በመከተል ኩባንያዎች መደበኛ ግዴታዎቻቸውን ከመወጣት ባለፈ የእድገት እቅድ እና አደጋን በብቃት ለማስተዳደር ስትራቴጂካዊ መሳሪያዎችን ያገኛሉ።