Sut i Wneud Adroddiad Ariannol Syml
Mae adroddiadau ariannol yn aml yn swnio'n gymhleth, ond ar gyfer busnesau bach, sefydliadau, neu reolaeth ariannol bersonol, gallwch greu fersiwn symlach sy'n dal yn daclus ac yn ddefnyddiol. Gyda adroddiad ariannol syml, gallwch bennu eich iechyd ariannol, eich elw, a ble mae eich arian yn dod i mewn ac yn mynd. Bydd yr erthygl hon yn eich tywys gam wrth gam ar sut i greu adroddiad ariannol syml, hawdd ei weithredu.
1. Deall Pwrpas Adroddiadau Ariannol
Cyn i chi ddechrau, pennwch eich pwrpas ar gyfer creu'r adroddiad. Ai gwirio elw a cholled eich busnes, rheoli llif arian, adrodd i fuddsoddwyr, neu fonitro treuliau misol yn unig ydyw? Bydd y pwrpas hwn yn pennu manylion y wybodaeth sydd ei hangen arnoch. Ar gyfer adroddiad syml, y ffocws fel arfer fydd:
– Cofnodi incwm a threuliau’n rheolaidd
– Gwybod balans eich arian parod neu falans eich cyfrif
– Cyfrifo elw/colled mewn cyfnod penodol
– Gweld sefyllfaoedd asedau a dyledion mewn crynodeb
Mae nodau clir yn eich helpu i fod yn gyson ac yn atal eich adroddiadau rhag mynd yn rhy gymhleth.
2. Paratowch y Cyfnod Recordio a'r Cyfryngau
Y cam nesaf yw pennu'r cyfnod adrodd. Mae adroddiadau fel arfer yn fisol, ond gallant hefyd fod yn wythnosol (ar gyfer busnesau â thrafodion uchel) neu'n flynyddol (ar gyfer crynodebau mawr). I ddechreuwyr, mae adroddiad misol yn ddelfrydol oherwydd ei fod yn fanwl ond heb fod yn rhy heriol.
Ar ôl hynny, dewiswch y cyfrwng recordio:
– Llyfr nodiadau/llyfr cyfrifon: addas i'r rhai sy'n gyfforddus yn ysgrifennu â llaw
– Microsoft Excel/Google Sheets: mwyaf hyblyg a hawsaf i'w gyfrifo'n awtomatig
– Cymhwysiad cyfrifyddu syml: addas os bydd trafodion yn dechrau cynyddu
Os ydych chi newydd ddechrau, defnyddiwch daenlen oherwydd gallwch chi greu templedi a'u defnyddio dro ar ôl tro.
3. Casglu Data Trafodion
Mae adroddiad da wedi'i seilio ar ddata cyflawn. Casglwch yr holl dystiolaeth o drafodion, fel:
– Nodiadau gwerthu a phrynu
– Prawf o drosglwyddiad neu drosglwyddiad cyfrif
– Derbynneb taliad
– Nodiadau taladwy/derbyniadwy
– Prawf o gostau gweithredu (trydan, rhyngrwyd, rhent, cyflog, ac ati)
Gwnewch hi'n arferiad i gadw cofnodion o drafodion dyddiol, gan fod dibynnu ar y cof yn aml yn arwain at wallau. Os yn bosibl, gwahanwch gyfrifon personol a busnes er mwyn cadw cofnodion mwy cywir.
4. Gwnewch gofnod o incwm a threuliau
Dyma sylfaen datganiad ariannol syml. Crëwch dabl gyda cholofnau fel y canlynol:
- Dyddiad
– Manylion trafodion
– Categori (e.e.: gwerthiant, deunyddiau crai, cludiant, cyflog)
– Incwm (Rp)
– Gwariant (Rp)
– Dull talu (arian parod/trosglwyddiad/waled electronig)
– Cydbwysedd (dewisol ond yn ddefnyddiol iawn)
Bob tro y bydd trafodiad, cofnodwch ef ar unwaith. Er enghraifft:
– 3 Ionawr: Gwerthiant cynnyrch Rp. 500.000 (refeniw)
– 4 Ionawr: Prynu deunyddiau crai Rp. 200.000 (treuliau)
O'r cofnodion hyn, mae gennych chi drosolwg sylfaenol eisoes: faint o arian sy'n dod i mewn, faint o arian sy'n mynd allan, a'r gwahaniaeth.
5. Grwpio Trafodion yn ôl Categorïau
Er mwyn gwneud adroddiadau'n fwy ystyrlon, mae angen grwpio trafodion. Heb gategorïau, dim ond niferoedd mawr a welwch heb ddeall eu ffynhonnell. Enghreifftiau o gategorïau incwm:
– Gwerthiant cynhyrchion/gwasanaethau
– Incwm arall (comisiwn, rhent, bonws)
Enghreifftiau o gategorïau treuliau:
– Deunyddiau crai/cyflenwadau
– Costau gweithredu (trydan, dŵr, rhyngrwyd)
– Cludiant a danfoniad
– Cyflog/llafur
– Marchnata/hysbysebu
- Rhent
– Cynnal a chadw/offer
– Treth a gweinyddiaeth
Mae categorïau yn eich helpu i asesu pa dreuliau yw'r mwyaf ac a oes unrhyw beth y gallwch arbed arno.
6. Paratowch Adroddiad Elw a Cholled Syml
Mae'r datganiad incwm yn dangos eich perfformiad ariannol dros gyfnod: p'un a wnaethoch elw neu golled. Y fformat symlaf yw:
Refeniw – Treuliau = Elw/Colled
Fformat enghreifftiol:
1. Cyfanswm yr Incwm
– Gwerthiannau: Rp. 10.000.000
– Incwm arall: IDR 500.000
Cyfanswm yr Incwm: Rp10.500.000
2. Cyfanswm y Llwyth
– Deunyddiau crai: Rp. 4.000.000
– Gweithredol: Rp1.500.000
– Cludiant: Rp. 800.000
– Marchnata: Rp. 700.000
Cyfanswm y Treuliau: Rp7.000.000
3. Elw Net
IDR 10.500.000 – IDR 7.000.000 = IDR 3.500.000
Os yw'r canlyniad yn negyddol, mae'n golygu colled. Mae'r adroddiad hwn yn hanfodol ar gyfer asesu a yw'ch busnes yn werth parhau, a oes angen i chi godi prisiau, neu a oes angen i chi dorri costau.
7. Creu Adroddiad Llif Arian Syml
Nid yw elw o reidrwydd yn golygu bod arian parod ar gael. Efallai y byddwch yn cofnodi gwerthiant, ond nid yw'r prynwr wedi talu eto. Felly, mae'r datganiad llif arian parod yn monitro'r arian parod gwirioneddol sy'n dod i mewn ac yn mynd allan.
Rhannwch yn dair rhan syml:
1. Arian Parod
– Derbyniadau o werthiannau arian parod
– Setliad dyledion
– Incwm arall sydd wedi’i dderbyn
2. Arian Parod Allan
– Prynu nwyddau/deunyddiau
– Talu ffioedd arferol
– Taliad dyled
3. Balans Dechreuol + Gwahaniaeth Arian Parod = Balans Terfynol
Enghraifft:
– Balans arian parod cychwynnol: IDR 2.000.000
– Cyfanswm y mewnlif arian parod: Rp8.000.000
– Cyfanswm yr arian parod allan: Rp7.500.000
– Balans arian parod terfynol: Rp2.500.000
Gyda llif arian, gallwch amcangyfrif pryd mae angen i chi gynyddu cyfalaf neu atal treuliau.
8. Paratowch Fantolen Syml (Dewisol ond Argymhellir)
Mae'r fantolen yn dangos y sefyllfa ariannol ar ddyddiad penodol. I gael fersiwn symlach, crynhowch yn syml:
– Asedau (yr hyn sydd gennych): arian parod, balans banc, rhestr eiddo, offer
– Rhwymedigaethau/Dyledion (yr hyn rydych chi'n ei ddyledus): dyledion cyflenwyr, benthyciadau
– Cyfalaf/Ecwiti (y gwahaniaeth rhwng asedau a rhwymedigaethau)
Y fformiwla:
Asedau = Rhwymedigaethau + Ecwiti
Enghraifft:
– Asedau: arian parod Rp2.500.000, rhestr eiddo Rp3.000.000, offer Rp4.000.000 → cyfanswm Rp9.500.000
– Dyled: Rp. 2.000.000
– Cyfalaf: Rp. 7.500.000
Mae'r fantolen yn eich helpu i weld gwerth net a sefydlogrwydd y busnes.
9. Gwirio Cydymffurfiaeth ac Osgoi Camgymeriadau Cyffredin
Rhai camgymeriadau cyffredin wrth greu adroddiadau syml:
– Peidio â chofnodi trafodion bach (er, os ydynt yn aml, bod y swm yn fawr)
– Cymysgu arian personol ac arian busnes
– Peidio â chadw prawf o drafodion
– Categori anghywir (e.e. treuliau personol wedi'u cynnwys mewn treuliau busnes)
– Peidio â gwneud adroddiadau'n rheolaidd fel eu bod yn pentyrru ac rydych chi'n anghofio'r manylion.
Yr ateb: disgyblaeth wrth gymryd nodiadau dyddiol, gwneud crynodebau wythnosol, ac asesiadau misol.
10. Gwneud Casgliadau a Chynlluniau Gweithredu
Nid cofnodion yn unig yw adroddiadau ariannol, ond offer gwneud penderfyniadau. Unwaith y bydd yr adroddiad wedi'i gwblhau, dewch i'r casgliad:
– A yw'r mis hwn yn elw neu'n golled?
– Ble mae’r treuliau mwyaf?
– Oes digon o arian parod ar gyfer y mis nesaf?
– Angen cynyddu gwerthiant neu leihau costau?
O'r fan honno, crëwch gynllun gweithredu syml, fel lleihau costau cludo, cynyddu hyrwyddiadau ar y sianeli mwyaf effeithiol, neu gyflymu casglu dyledion.
Cau
Mae creu adroddiad ariannol syml yn dechrau drwy gofnodi trafodion yn gyson. O'ch cofnodion incwm a threuliau, gallwch greu datganiad elw a cholled, datganiad llif arian, ac, os yn bosibl, mantolen syml. Er eu bod yn ymddangos yn sylfaenol, mae'r adroddiadau hyn yn ddigonol i'ch helpu i ddeall eich sefyllfa ariannol, gwneud penderfyniadau gwell, a chynnal iechyd ariannol eich busnes a'ch bywyd personol.
Os hoffech chi, gallaf hefyd greu templed Google Sheets/Excel (fformat tabl incwm-treuliau, adroddiad elw a cholled, a llif arian) y gallwch chi ei lenwi'n syml yn ôl eich trafodion dyddiol.
