በኩባንያ ውስጥ የሂሳብ ዑደት
በኩባንያ ውስጥ ያለው የሂሳብ አያያዝ ዑደት በሂሳብ አያያዝ ጊዜ ውስጥ የፋይናንስ መረጃን ለመመዝገብ፣ ለመመደብ፣ ለማጠቃለል እና ለማቅረብ ተከታታይ ስልታዊ ሂደቶች ናቸው። ይህ ዑደት እያንዳንዱ የንግድ ልውውጥ በትክክል መመዝገቡን እና መከታተል መቻሉን ያረጋግጣል፣ በመጨረሻም በአስተዳደር፣ በባለቤቶች፣ በባለሀብቶች እና እንደ አበዳሪዎች እና በመንግስት ባሉ ውጫዊ አካላት ለውሳኔ አሰጣጥ መሰረት ሆነው የሚያገለግሉ ትክክለኛ የፋይናንስ ሪፖርቶችን ያስገኛል። በተግባር፣ የሂሳብ አያያዝ ዑደት የአስተዳደር ሂደት ብቻ ሳይሆን የኩባንያው የፋይናንስ ቁጥጥር "እምብርት" ነው።
1. የሂሳብ ዑደቱ ፍቺ እና ዓላማ
የሂሳብ ዑደቱ በግብይት የሚጀምር እና የፋይናንስ መግለጫዎችን በማዘጋጀት እና በክፍለ ጊዜው መጨረሻ ላይ መጽሐፎቹን በመዝጋት የሚያበቃ የሂሳብ ደረጃዎች ቅደም ተከተል ነው። ይህ ዑደት እንደ ኩባንያው ፍላጎቶች እና የሪፖርት ማቅረቢያ መስፈርቶች ወርሃዊ፣ ሩብ ዓመት ወይም በዓመት ሊሆን ይችላል።
የሂሳብ ዑደቱ ዋና ዋና ዓላማዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
1. ምንም አይነት የፋይናንስ እንቅስቃሴ እንዳይጠፋ ግብይቶችን ሙሉ በሙሉ እና በትክክል ይመዝግቡ።
2. ለአፈጻጸም ግምገማ እና ለንግድ እቅድ አግባብነት ያለው የፋይናንስ መረጃ ያቅርቡ።
3. ኩባንያው ለባለድርሻ አካላት ተጠያቂ እንዲሆን ተጠያቂነትንና ግልጽነትን መጠበቅ።
4. መረጃው በአግባቡ የተደራጀ እና የኦዲት ዱካ ስላለው ኦዲቶችን እና ፍተሻዎችን ያመቻቻል።
2. የሂሳብ አያያዝ ዑደት ደረጃዎች
ምንም እንኳን በኩባንያዎች መካከል ያለው አተገባበር ሊለያይ ቢችልም፣ በአጠቃላይ የሂሳብ ዑደቱ የሚከተሉትን ደረጃዎች ያካትታል።
ሀ. የግብይት መለያ እና ትንተና
የሂሳብ ዑደቱ የሚጀምረው አንድ ኩባንያ እንደ እቃዎች ሽያጭ፣ ጥሬ ዕቃዎችን መግዛት፣ ደሞዝ መክፈል፣ ብድር መቀበል ወይም የቤት ኪራይ መክፈል ያሉ ግብይቶችን ሲያከናውን ነው። በዚህ ደረጃ፣ የሂሳብ ባለሙያዎች የኩባንያውን የፋይናንስ አቋም የሚነኩ ግብይቶችን ይለያሉ።
ቀጥሎም የሚከተሉትን ለመወሰን አንድ ትንታኔ ይካሄዳል-
- የትኞቹ መለያዎች ተካትተዋል፣
- መለያው ቢጨምርም ቢቀንስም፣
- እና በመሠረታዊ የሂሳብ እኩልታ ላይ እንዴት ተጽዕኖ እንደሚያሳድር፡ ንብረቶች = ተጠያቂነቶች + እኩልነት።
ቀላል ምሳሌ፡ አንድ ኩባንያ መሳሪያዎችን በጥሬ ገንዘብ ይገዛል። ንብረቱ (መሳሪያው) ይጨምራል፣ ንብረቱ (ጥሬ ገንዘብ) ግን ይቀንሳል። በንብረቶቹ ላይ ያለው አጠቃላይ ተጽእኖ ገለልተኛ ነው፣ ነገር ግን ቅንብሩ ይለወጣል።
ለ. በጆርናል ውስጥ መቅዳት (ጋዜጠኝነትን ማሰማራት)
ግብይቶች ከተተነተኑ በኋላ፣ በአጠቃላይ ጆርናል ወይም በልዩ ጆርናል (ለምሳሌ የሽያጭ ጆርናል፣ የግዢ ጆርናል፣ የገንዘብ ደረሰኝ ጆርናል) ውስጥ ይመዘገባሉ። ቀረጻ የሚከናወነው በድርብ ግቤት ዘዴ ነው፡ እያንዳንዱ ግብይት ቢያንስ ሁለት ሂሳቦችን፣ ዴቢት እና ክሬዲትን በእኩል መጠን ይነካል።
የጆርናል ግቤቶች እንደ ደረሰኞች፣ ደረሰኞች፣ ማስታወሻዎች ወይም የዝውውር ማረጋገጫ ያሉ የምንጭ ሰነዶችን መግለጫ፣ ቀን እና ማጣቀሻ ይዘው መቅረብ አለባቸው። እነዚህ የምንጭ ሰነዶች ልዩነቶችን ለማረጋገጥ እና ለመከታተል አስፈላጊ ናቸው።
ሐ. ወደ መዝገብ መለጠፍ
ቀጣዩ እርምጃ ከጆርናል ወደ አጠቃላይ መዝገብ ቤት መረጃ ማስተላለፍ (መለጠፍ) ነው። አጠቃላይ መዝገብ ቤቱ ኩባንያው የሚጠቀምባቸውን የሂሳብ ስብስቦችን ይይዛል፤ ለምሳሌ ጥሬ ገንዘብ፣ የሚከፈልባቸው የሂሳብ መዝገቦች፣ የዕቃ ዝርዝር፣ የሚከፈልባቸው የሂሳብ መዝገቦች፣ ካፒታል፣ ገቢ እና ወጪዎች።
የመዝገብ ቤቱ ተግባራት የሚከተሉት ናቸው፡
- ግብይቶችን በመለያ በቡድን ማድረግ፣
- የእያንዳንዱን መለያ ቀሪ ሂሳብ ያሳያል
- እና ቀላል ያድርጉት የፋይናንስ ሪፖርቶችን ማዘጋጀት.
አንድ ኩባንያ በአግባቡ ካልተለጠፈ፣ በአሁኑ ወቅት ያለውን የገንዘብ ቀሪ ሂሳብ፣ አጠቃላይ ዕዳ ወይም የገቢ መጠን ለማወቅ ይቸገራል።
መ. የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ዝግጅት
ኩባንያው ከለጠፈ በኋላ የጠቅላላ ዴቢቶችን እና የጠቅላላ ክሬዲቶችን ሚዛን ለማረጋገጥ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ያዘጋጃል። የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ስህተቶች አለመኖራቸውን አያረጋግጥም፣ ነገር ግን እንደ ቅድመ-መለያ መሳሪያ ሆኖ ሊያገለግል ይችላል። ለምሳሌ፣ ጠቅላላ ዴቢቶች ከጠቅላላ ክሬዲቶች ጋር እኩል ካልሆኑ፣ የመቅዳት ስህተት፣ የመለጠፍ ስህተት ወይም የተገለበጡ አሃዞች የመከሰት እድል አለ።
የሙከራ ቀሪ ሒሳብ አብዛኛውን ጊዜ ማስተካከያዎቹ ከመደረጋቸው በፊት በሂሳብ ዘመኑ መጨረሻ ላይ ይዘጋጃል፣ ስለዚህ ማስተካከያዎቹ ከመደረጋቸው በፊት የሙከራ ቀሪ ሒሳብ ይባላል።
ሠ. ግቤቶችን ማስተካከል
በዚህ ጊዜ መጨረሻ ላይ ሁሉም የፋይናንስ እንቅስቃሴዎች በተጠራቀመው መሠረት አልተመዘገቡም። ስለዚህ፣ የሂሳብ መግለጫዎቹ ትክክለኛ ሁኔታዎችን የሚያንፀባርቁ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ግቤቶችን ማስተካከል ይደረጋል። እንደሚከተሉት ባሉ ሂሳቦች ላይ ማስተካከያዎች ይደረጋሉ፡
1. የቅድመ ክፍያ ወጪዎች (ቅድመ ክፍያ ወጪዎች)
ለምሳሌ፡- የቤት ኪራይ የሚከፈለው ለ12 ወራት አስቀድሞ ነው። እያንዳንዱ ወር በከፊል እንደ ወጪ መታወቅ አለበት።
2. ቀደም ብሎ የተገኘ ገቢ (ያልተገኘው ገቢ)
ምሳሌ፡- አንድ ደንበኛ ለአገልግሎቶች ከጥቂት ወራት በፊት ይከፍላል። ኩባንያው በተሰጡት አገልግሎቶች ላይ በመመስረት ገቢውን ማወቅ አለበት።
3. የሀብቶች ዋጋ መቀነስ ቋሚ (የዋጋ መቀነስ)
እንደ ተሽከርካሪዎች ወይም ማሽነሪዎች ያሉ ንብረቶች በአጠቃቀም ምክንያት ዋጋቸው ይቀንሳል። የዋጋ መውረድ በየጊዜው ይመዘገባል።
4. የተጠራቀሙ ወጪዎች
ለምሳሌ፡ የሰራተኞች ደሞዝ አስቀድሞ ግዴታ ነው ነገር ግን እስከ ጊዜው መጨረሻ ድረስ አልተከፈለም።
5. ገና የሚከፈል ገቢ (የተጠራቀመ ገቢ)
ለምሳሌ፡ አገልግሎቶች ተሰጥተዋል ነገር ግን የክፍያ መጠየቂያው አልተፈጠረም ወይም አልተቀበለም።
የማስተካከያ ደረጃው በጣም አስፈላጊ ነው ምክንያቱም በቀጥታ ከኩባንያው የትርፍና ኪሳራ ትክክለኛነት እና የፋይናንስ አቋም ጋር የተያያዘ ነው።
ረ. የተስተካከለ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ
የማስተካከያ ግቤቶች ከተለጠፉ በኋላ ኩባንያው የተስተካከለ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ያዘጋጃል። ይህ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ የፋይናንስ መግለጫዎችን ለማዘጋጀት እንደ ዋና መሠረት ሆኖ ያገለግላል ። በዚህ ደረጃ፣ የገቢ እና የወጪ ሂሳብ ቀሪ ሂሳቦች በወቅቱ ውስጥ ያሉትን ትክክለኛ መጠኖች ያንፀባርቃሉ።
ሰ. የፋይናንስ ሪፖርቶች ዝግጅት
የፋይናንስ መግለጫዎች የሂሳብ ዑደቱ ዋና ውጤት ናቸው። በአጠቃላይ የሚከተሉትን ያካትታሉ፡
1. የገቢ መግለጫ (የገቢ መግለጫ)
የኩባንያውን በተወሰነ ጊዜ ውስጥ አፈጻጸም ያሳያል፣ ማለትም ገቢን ሳይጨምር ትርፍ ወይም ኪሳራ የሚያስከትሉ ወጪዎች።
2. የፍትሃዊነት ለውጦች መግለጫ
በባለቤት ካፒታል ላይ የተደረጉ ለውጦችን ያብራራል፣ ይህም የተከማቸ ገቢ፣ ተጨማሪ ኢንቨስትመንቶች እና የካፒታል ወጪዎችን (የግል/ክፍፍሎችን) ያካትታል።
3. የሂሳብ መዝገብ (የፋይናንስ አቋም ሪፖርት)
በተወሰነ ቀን ውስጥ ያሉ ንብረቶችን፣ እዳዎችን እና አክሲዮኖችን በማሳየት፣ የሂሳብ ዝርዝሩ የአንድ ኩባንያ የፋይናንስ ጤናን ያሳያል።
4. የገንዘብ ፍሰት መግለጫ (የገንዘብ ፍሰት መግለጫ)
ከኦፕሬሽን፣ ኢንቨስትመንት እና ከፋይናንስ እንቅስቃሴዎች የሚወጣውን የገንዘብ ፍሰት እና የወጪ ፍሰት በዝርዝር ያሳያል። ይህ የአንድ ኩባንያ ፈሳሽነት ለመገምገም ይረዳል።
በተጨማሪም ኩባንያው የሂሳብ ፖሊሲዎችን እና የተወሰኑ ነገሮችን ዝርዝር መግለጫዎችን ለማቅረብ ለፋይናንስ መግለጫዎች ማስታወሻዎችን ያዘጋጃል።
ሸ. የመዝጊያ ግቤቶች
የፋይናንስ መግለጫዎቹ ከተዘጋጁ በኋላ፣ በሚቀጥለው ጊዜ መጀመሪያ ላይ ቀሪ ሂሳባቸውን ወደ ዜሮ ለመመለስ ጊዜያዊ ሂሳቦች (ገቢ እና ወጪ) መዘጋት አለባቸው። ይህ የሚደረገው እንደተጠቀመበት ስርዓት ላይ በመመስረት የገቢ እና የወጪ ሂሳቦችን ቀሪ ሂሳብ ወደ ተያዙ ገቢዎች ወይም የገቢ መግለጫ በማስተላለፍ ነው።
የመዝጊያ ጆርናል ዓላማ፡-
- የእያንዳንዱን ክፍለ ጊዜ አፈፃፀም ይለያል፣
- የሚቀጥለው ክፍለ ጊዜ ገቢ እና ወጪዎች ያልተቀላቀሉ መሆናቸውን ያረጋግጡ።
i. የድህረ-መዝጊያ ሙከራ ቀሪ ሂሳብ
ይህ ደረጃ ቋሚ ሂሳቦችን ብቻ የያዘ የሙከራ ቀሪ ሂሳብ ያዘጋጃል፤ እነዚህም ንብረቶች፣ ዕዳዎች እና እኩልነት ናቸው። ከመዝጊያው በኋላ ያለው የሙከራ ቀሪ ሂሳብ አጠቃላይ የሂሳብ መዝገብ በሚቀጥለው የሂሳብ ጊዜ ውስጥ ጥቅም ላይ ለመዋል ዝግጁ መሆኑን ያረጋግጣል።
ጄ. የተገላቢጦሽ ግቤቶች (አማራጭ)
አንዳንድ ኩባንያዎች በሚቀጥለው ጊዜ መጀመሪያ ላይ የተገላቢጦሽ ግቤቶችን ያደርጋሉ፣ በተለይም ለተወሰኑ ማስተካከያዎች፣ ለምሳሌ የተጠራቀሙ ወጪዎች ወይም የተጠራቀሙ ገቢዎች። ይህ በሚቀጥለው ጊዜ ውስጥ የገንዘብ ግብይቶችን መመዝገብን ቀላል ያደርገዋል እና የሁለት ጊዜ ግቤት አደጋን ይቀንሳል።
3. ለኩባንያዎች የሂሳብ አያያዝ ዑደት አስፈላጊነት
የሂሳብ አያያዝ ዑደት ኩባንያዎች በፋይናንስ አስተዳደር ውስጥ ሥርዓትንና ወጥነትን እንዲጠብቁ ይረዳል። በጥሩ ሁኔታ በሚሠራ ዑደት፣ ኩባንያዎች የሚከተሉትን ማድረግ ይችላሉ፡
- ትርፋማነትን በየጊዜው መከታተል፣
- ወጪዎችን መቆጣጠር እና ብክነትን መቀነስ፣
- የውስጥ ቁጥጥሮችን ማጠናከር (ለምሳሌ የግዴታዎችን መለያየት እና ፈቃድ መስጠት)፣
- የባለሀብቶችን እና የአበዳሪዎችን በራስ መተማመን ማሳደግ፣
- እና የግብር እና የቁጥጥር ግዴታዎችን ያሟሉ።
በዲጂታል ዘመን፣ ብዙ ኩባንያዎች የሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌርን በመጠቀም የማስታወሻ ደብተር፣ የመለጠፍ እና የሪፖርት ማድረጊያ ሂደቶችን ያቀላጥፋሉ። ሆኖም፣ የሂሳብ አያያዝ ዑደትን መረዳት ወሳኝ ሆኖ ቀጥሏል፣ ስለዚህ የስርዓት ተጠቃሚዎች የውሂብ ትክክለኛነትን ማረጋገጥ፣ ውጤቶችን መተንተን እና በእውቀት ላይ የተመሠረተ ውሳኔ ማድረግ ይችላሉ።
4. ኬሲምፑላን
በኩባንያ ውስጥ ያለው የሂሳብ ዑደት ግብይቶችን ከመለየት ጀምሮ እስከ መዝገቦቹን መዝጋት እና የፋይናንስ መግለጫዎችን ማዘጋጀት ድረስ የተሟላ ሂደት ነው። እያንዳንዱ ደረጃ - ጆርናል፣ መዝገብ ቤት፣ የሙከራ ሚዛን፣ ማስተካከያዎች፣ ሪፖርት ማድረግ እና መዝጊያ - የተገኘው የፋይናንስ መረጃ ትክክለኛ እና አስተማማኝ መሆኑን ለማረጋገጥ ወሳኝ ሚና ይጫወታል። የሂሳብ ዑደቱን በትጋት በመተግበር፣ አንድ ኩባንያ የሪፖርት ማድረጊያ መስፈርቶችን ከማሟላት ባለፈ የንግድ መረጋጋትን እና እድገትን ለመጠበቅ ኃይለኛ የአስተዳደር መሳሪያም ያገኛል።
ከፈለጉ፣ ይህንን ጽሑፍ በትክክል ወደ 1000 ቃላት ማስተካከል፣ የንግድ/አገልግሎት/የማምረቻ ኩባንያዎችን ምሳሌዎች ማከል ወይም ለኮሌጅ ስራዎች የበለጠ የአካዳሚክ ቋንቋ ያለው ስሪት መፍጠር እችላለሁ።
