Հաշվապահական հաշվառման կիրառումը փոքր բիզնեսներում

Հաշվապահական հաշվառման կիրառումը փոքր բիզնեսներում

Հաշվապահությունը հաճախ համարվում է միայն խոշոր կորպորացիաների իրավասությունը՝ բազմաթիվ ստորաբաժանումներով, ֆինանսական անձնակազմով և բարդ հաշվետվություններով։ Այնուամենայնիվ, հաշվապահությունը կարևոր է փոքր բիզնեսի համար։ Նույնիսկ փոքր մասշտաբով բիզնեսի սեփականատերերը պետք է հասկանան իրենց ֆինանսական վիճակը՝ տեղեկացված որոշումներ կայացնելու, դրամական հոսքը պահպանելու, թաքնված կորուստներից խուսափելու և աճին պատրաստվելու համար։ Այս հոդվածը քննարկում է, թե ինչպես կարող է փոքր բիզնեսներում հաշվապահությունը օգնել ամեն ինչում՝ սկսած առօրյա գործունեությունից մինչև երկարաժամկետ պլանավորում։

Ինչո՞ւ է հաշվապահությունը կարևոր փոքր բիզնեսի համար։

Շատ փոքր բիզնեսներ գործում են ինտուիցիայի հիման վրա. «քանի դեռ կան վաճառքներ» կամ «քանի դեռ կա կանխիկ»: Խնդիրն այն է, որ բարձր վաճառքը պարտադիր չէ, որ վերածվի շահույթի, և թվացյալ ապահով կանխիկ հոսքերը կարող են իրականում առաջանալ պարտքից կամ դեռևս հաշվի չառնել առաջիկա պարտավորությունները: Հաշվապահությունը օգնում է փոքր բիզնեսներին տեսնել իրենց բիզնեսի իրական պատկերը. որո՞նք են իրենց իրական եկամուտները, որո՞նք են իրենց ծախսերը, արդյոք դրանք շահութաբեր են և արդյոք ունեն բավարար միջոցներ իրենց պարտավորությունները կատարելու համար:

Ավելին, հաշվապահությունը բիզնեսի լեզուն է: Երբ փոքր բիզնեսները ցանկանում են համագործակցել մատակարարների հետ, դիմել վարկերի կամ փնտրել ներդրողներ, արտաքին կողմերը դիմում են ֆինանսական տվյալներին: Կոկիկ և հավաստի հաշվետվությունները մեծացնում են վստահությունը և հեշտացնում կապիտալի հասանելիությունը:

Ֆինանսական հաշվառումը որպես հաշվապահական հաշվառման հիմք

Հաշվապահական հաշվառման կիրառումը փոքր բիզնեսներում սովորաբար սկսվում է գործարքների գրանցումից: Գործարքները կարող են ներառել վաճառք, հումքի գնումներ, աշխատավարձի վճարումներ, էլեկտրաէներգիայի վճարներ, վարձավճարներ և նույնիսկ հաճախորդների պարտքեր: Գրանցման հետևողական վարումը թույլ է տալիս բիզնեսի սեփականատերերին վերահսկել ֆինանսական գործունեությունը առանց ենթադրությունների անհրաժեշտության:

Գրանցամատյան պահելու երկու տարածված մեթոդ կա.

1. Պենկատատան կանխիկի վրա հիմնված (կանխիկ հիմունքներով)
Եկամուտը ճանաչվում է դրամական միջոցների ստացման ժամանակ, իսկ ծախսերը՝ վճարման ժամանակ։ Այս մեթոդն ավելի պարզ է և հաճախ օգտագործվում է փոքր բիզնեսների կողմից, սակայն երբեմն այն կարող է պակաս ճշգրիտ լինել պարտավորությունների և դեբիտորական պարտքերի ներկայացման հարցում։

2. Պենկատատան կուտակային (հաշվարկային հիմունքներով)
Եկամուտը ճանաչվում է վաճառքի ժամանակ, նույնիսկ եթե դրամական միջոցները դեռ չեն ստացվել, մինչդեռ ծախսերը ճանաչվում են, երբ առաջանում է պարտավորություն, նույնիսկ եթե դրանք չեն վճարվել: Այս մեթոդն ավելի լավ է արտացոլում բիզնեսի իրական բնույթը, հատկապես, եթե բիզնեսն ունի բազմաթիվ վարկային գործարքներ:

Փոքր բիզնեսները կարող են ընտրել իրենց կարիքներին, գործարքների բարդությանը և հաշվետվությունների պահանջներին համապատասխանող մեթոդը։

Անձնական և գործարար փողերի տարանջատումը

Փոքր բիզնեսների ամենատարածված սխալը անձնական և գործարար ֆինանսների խառնումն է: Սեփականատերերը ցանկացած պահի գումար են հանում բիզնեսի դրամարկղից կամ օգտագործում են անձնական հաշիվները գործարար ծախսերը վճարելու համար: Այս սովորությունը ստեղծում է անկարգ հաշվապահություն և դժվարացնում է որոշել, թե արդյոք բիզնեսը իսկապես շահութաբեր է:

Հաշվապահական լավ գործելակերպը շեշտը դնում է տարանջատման վրա. ստեղծեք առանձին բիզնես հաշիվ, անձնական դուրսբերումները գրանցեք որպես «մասնավոր» կամ սեփականատիրոջ դուրսբերումներ և սահմանեք դուրսբերման սահմանաչափեր և ժամանակացույցեր: Այսպիսով, բիզնեսն ունի հստակ տվյալներ, որոնք կարող են օբյեկտիվորեն գնահատվել:

Փոքր բիզնեսների համար անհրաժեշտ ֆինանսական հաշվետվություններ

Հաշվապահությունը չի սահմանափակվում գործարքների գրանցմամբ։ Այս տվյալները պետք է ամփոփվեն հեշտ ընթեռնելի հաշվետվություններում, որոնք օգտակար կլինեն որոշումներ կայացնելու համար։ Փոքր բիզնեսների համար կարևոր երեք հիմնական հաշվետվություններն են՝

1. Լապորան Լաբա Ռուգի (Եկամտի հաշվետվություն)
Ցույց է տալիս եկամուտները, ծախսերը և շահույթը կամ վնասը որոշակի ժամանակահատվածի համար (օրինակ՝ ամսական): Այս հաշվետվությունը թույլ է տալիս բիզնեսի սեփականատերերին որոշել, թե արդյոք վաճառքի գները համապատասխան են, թե որ ծախսերն են ամենամեծը, և արդյոք շահույթի մարժաները առողջ են:

2. Հաշվեկշիռ
Նկարագրում է ֆինանսական վիճակը որոշակի ժամանակահատվածում՝ ակտիվներ (կանխիկ, պաշարներ, սարքավորումներ), պարտավորություններ (վճարվող հաշիվներ, վարկեր) և սեփականատիրոջ կապիտալ: Հաշվեկշիռը օգնում է գնահատել բիզնեսի ուժը ակտիվների առումով և պարտքի բեռի չափը:

3. Դրամական միջոցների հոսքի հաշվետվություն (Դրամական հոսքերի հաշվետվություն)
Ցույց է տալիս գործառնական, ներդրումային և ֆինանսավորման գործունեությունից առաջացող դրամական միջոցների մուտքերն ու ելքերը: Շատ փոքր բիզնեսներ թղթի վրա շահութաբեր են, բայց դժվարանում են վճարել իրենց հաշիվները վատ դրամական հոսքի պատճառով: Այս զեկույցը օգնում է կանխել նման խնդիրները:

Եթե ​​բիզնեսը դեռ շատ պարզ է, ապա առնվազն սեփականատերը պետք է ունենա վաճառքի գրառումներ, ծախսերի գրառումներ և օրական/շաբաթական դրամական միջոցների ամփոփագրեր։

Դրամական հոսքերի և շրջանառու կապիտալի կառավարում

Դրամական հոսքը փոքր բիզնեսի կենսական նշանակություն ունի: Հաշվապահությունը օգնում է բիզնեսի սեփականատերերին կանխատեսել դրամական կարիքները և ապահովել բավարար շրջանառու կապիտալ: Պարզ օրինակ. եթե բիզնեսը հաճախորդներին տրամադրում է վճարման պայմաններ (դեբիտորական պարտքեր), բայց պետք է վաղաժամկետ վճարի մատակարարներին, կառաջանան դրամական ճնշումներ: Հաշվապահության միջոցով սեփականատերերը կարող են հաշվարկել դրամական մուտքերը և ելքերը, ինչը թույլ է տալիս նրանց բանակցել ավելի համապատասխան պայմանների կամ ստեղծել պահուստային ֆոնդ:

Հաշվապահությունը նաև օգնում է կառավարել պաշարները: Պաշարների չափազանց շատ լինելը հանգեցնում է կանխիկի «լճացմանը», մինչդեռ չափազանց քիչ լինելը կարող է խոչընդոտել վաճառքին: Պաշարների հաշվառմամբ՝ փոքր բիզնեսները կարող են որոշել, թե երբ պետք է համալրել պաշարները և որ ապրանքներն են ամենաարագը շրջանառվում:

Վաճառքի գնի որոշում՝ հիմնվելով արժեքի հաշվարկի վրա

Շատ փոքր բիզնեսներ վաճառքի գները սահմանում են բացառապես մրցակիցների գների կամ մոտավոր գնահատականների հիման վրա: Այնուամենայնիվ, գնագոյացումը պետք է հաշվի առնի ծախսերը: Արժեքի հաշվառումը օգնում է հաշվարկել.

- հումքի ծախսերը,
- աշխատանքի ծախսեր,
- շահագործման ծախսեր (էլեկտրաէներգիա, վարձավճար, տրանսպորտ),
- մարքեթինգի ծախսերը,
- սարքավորումների արժեզրկում:

Իմանալով մեկ ապրանքի կամ ծառայության ընդհանուր արժեքը՝ բիզնեսի սեփականատերերը կարող են սահմանել գներ, որոնք կապահովեն ողջամիտ շահույթի մարժան։ Հաշվապահությունը նաև օգնում է գնահատել ակցիաները. զեղչերը կարող են մեծացնել վաճառքը, բայց արդյո՞ք շահույթը կմնա ապահով։

Հաշվապահություն որոշումների կայացման համար

Հաշվապահությունը տվյալներ է տրամադրում ռազմավարական որոշումների համար, օրինակ՝

- Աշխատակիցներ ավելացնելու կարիք ունե՞ք։
Դիտարկեք բիզնեսի կարողությունը՝ ծածկելու աշխատավարձի ծախսերը և դրանց ազդեցությունը շահույթի վրա։

- Արդյո՞ք արժե նոր մասնաճյուղ բացել:
Օգտագործեք վաճառքի տվյալները, ծախսերը և դրամական հոսքերի կանխատեսումները։

- Ո՞ր ապրանքն է ամենաարդյունավետը։
Վերլուծեք յուրաքանչյուր ապրանքի շահույթի մարժաները։ Երբեմն ամենաշատ վաճառվող ապրանքներն ունեն ամենացածր շահույթի մարժաները։

- Ե՞րբ է նոր սարքավորումներ գնելու ամենահարմար ժամանակը։
Հաշվի առեք դրամական հոսքը, մաշվածությունը և ազդեցությունը արտադրական հզորության վրա։

Թվերով հիմնավորված որոշումները, որպես կանոն, ավելի անվտանգ են, քան միայն բնազդի վրա հիմնված որոշումները։

Հարկային համապատասխանություն և վարչարարություն

Ճշգրիտ հաշվապահությունը պարզեցնում է հարկային համապատասխանությունը: Փոքր բիզնեսները հաճախ բախվում են տուգանքների ռիսկի՝ անփույթ հաշվառման կամ թերի փաստաթղթավորման պատճառով: Կառուցվածքային հաշվապահության միջոցով սեփականատերերը կարող են պատրաստել վաճառքի, ծախսերի և շահույթի տվյալներ հարկային հաշվետվությունների համար: Հարկերից բացի, վարչական փաստաթղթերը, ինչպիսիք են հաշիվ-ապրանքագրերը, կտրոնները և վճարման ապացույցները, նույնպես ավելի հեշտ է հետևել բողոքի կամ աուդիտի դեպքում:

Հաշվապահական տեխնոլոգիաների կիրառումը

Այսօր հաշվապահությունը պարտադիր չէ ձեռքով կատարել տետրերում: Փոքր բիզնեսները կարող են օգտագործել աղյուսակներ (օրինակ՝ Excel կամ Google Sheets) կամ հաշվապահական ծրագրեր: Տեխնոլոգիայի առավելություններն են՝

- նվազեցնել հաշվարկային սխալները,
- ավտոմատ հաշվետվություններ,
- ավելի արագ ձայնագրում,
- տվյալների ավելի անվտանգ պահպանում,
- հեշտացնում է մոնիթորինգը բջջային հեռախոսի միջոցով։

Այնուամենայնիվ, հավելվածի օգտագործումը դեռևս պահանջում է կարգապահ, կանոնավոր տվյալների մուտքագրում: Լավ համակարգը անօգուտ է, եթե գործարքները չեն գրանցվում:

Գործնական քայլեր փոքր բիզնեսներում հաշվապահական հաշվառումը ներդնելու համար

Փոքր բիզնեսների համար, որոնք նոր են սկսում, ահա մի քանի պարզ, բայց արդյունավետ քայլեր.

1. Առանձնացրեք գործարար և անձնական հաշիվները։
2. Գրանցեք բոլոր ամենօրյա գործարքները, անկախ դրանց փոքրությունից։
3. Պահպանեք գործարքների ապացույցները (նշումներ, հաշիվ-ապրանքագրեր, փոխանցումներ):
4. Կատարեք վաճառքի և ծախսերի շաբաթական ամփոփում:
5. Պատրաստեք շահույթի և վնասի մասին հաշվետվություն առնվազն ամեն ամիս։
6. Հետևեք դեբիտորական և կրեդիտորական պարտքերին, որպեսզի դրանք չկուտակվեն։
7. Պարբերաբար գնահատեք ծախսերը և շահույթը։
8. Եթե ձեր բիզնեսը սկսում է աճել, մտածեք հաշվապահի կամ խորհրդատուի օգնության մասին։

Եզրակացություն

Հաշվապահական հաշվառման կիրառումը փոքր բիզնեսներում պարզապես ձևականություն չէ, այլ կենսական անհրաժեշտություն բիզնեսի առողջությունը պահպանելու համար: Ճշգրիտ հաշվառման, անձնական և գործարար միջոցների տարանջատման և պարզ ֆինանսական հաշվետվությունների պատրաստման միջոցով բիզնեսի սեփականատերերը կարող են վերահսկել դրամական հոսքերը, որոշել համապատասխան գնագոյացում, գնահատել շահութաբերությունը և կայացնել տվյալների վրա հիմնված որոշումներ: Հաշվապահությունը օգնում է փոքր բիզնեսներին գոյատևել մրցակցության մեջ և մեծացնում է կայուն աճի հնարավորությունները:

Եթե ​​ցանկանում եք, կարող եմ այս հոդվածը հարմարեցնել բիզնեսի որոշակի տեսակին (օրինակ՝ սննդի տաղավար, առցանց խանութ, սրահի ծառայություն կամ արտադրական MSME)՝ ներառելով պարզ հաշվետվությունների օրինակներ և ամենօրյա գրառումների վարման ձևաչափեր։