ஒரு நிறுவனத்தில் கணக்கியல் சுழற்சி

ஒரு நிறுவனத்தில் கணக்கியல் சுழற்சி

ஒரு நிறுவனத்தின் கணக்கியல் சுழற்சி என்பது, ஒரு கணக்கியல் காலத்தில் நிதித் தகவல்களைப் பதிவு செய்தல், வகைப்படுத்துதல், சுருக்கமாகக் கூறுதல் மற்றும் சமர்ப்பித்தல் ஆகியவற்றுக்கான தொடர்ச்சியான முறையான செயல்முறைகள் ஆகும். இந்தச் சுழற்சி, ஒவ்வொரு வணிகப் பரிவர்த்தனையும் சரியாகப் பதிவு செய்யப்படுவதையும், அவற்றைக் கண்டறிய முடிவதையும் உறுதி செய்கிறது. இதன் விளைவாக, மேலாண்மை, உரிமையாளர்கள், முதலீட்டாளர்கள் மற்றும் கடன் வழங்குநர்கள், அரசாங்கம் போன்ற வெளித் தரப்பினர் முடிவெடுப்பதற்கு அடிப்படையாக அமையும் துல்லியமான நிதி அறிக்கைகள் உருவாகின்றன. நடைமுறையில், கணக்கியல் சுழற்சி என்பது வெறும் ஒரு நிர்வாக நடைமுறை மட்டுமல்ல, மாறாக அது ஒரு நிறுவனத்தின் நிதிக் கட்டுப்பாட்டின் "இதயமாகும்".

1. கணக்கியல் சுழற்சியின் வரையறை மற்றும் நோக்கம்

கணக்கியல் சுழற்சி என்பது ஒரு பரிவர்த்தனையுடன் தொடங்கி, நிதிநிலை அறிக்கைகளைத் தயாரித்தல் மற்றும் காலத்தின் இறுதியில் கணக்குகளை மூடுதல் ஆகியவற்றுடன் முடிவடையும் கணக்கியல் படிநிலைகளின் வரிசையாகும். இந்தச் சுழற்சி, நிறுவனத்தின் தேவைகள் மற்றும் அறிக்கையிடல் தேவைகளைப் பொறுத்து, மாதாந்திரமாக, காலாண்டுக்கு ஒருமுறை அல்லது ஆண்டுதோறும் இருக்கலாம்.

கணக்கியல் சுழற்சியின் முக்கிய நோக்கங்கள் பின்வருமாறு:
1. எந்தவொரு நிதி நடவடிக்கையும் விடுபடாதவாறு, பரிவர்த்தனைகளை முழுமையாகவும் சரியாகவும் பதிவு செய்யவும்.
2. செயல்திறன் மதிப்பீடு மற்றும் வணிகத் திட்டமிடலுக்குத் தேவையான நிதித் தகவல்களை வழங்கவும்.
3. பொறுப்புடைமையையும் வெளிப்படைத்தன்மையையும் பேண வேண்டும், அப்போதுதான் நிறுவனம் சம்பந்தப்பட்ட தரப்பினருக்குப் பொறுப்புடையதாக இருக்க முடியும்.
4. தரவுகள் நேர்த்தியாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்டு, தணிக்கைப் பதிவேட்டையும் கொண்டிருப்பதால், இது தணிக்கைகளையும் ஆய்வுகளையும் எளிதாக்குகிறது.

2. கணக்கியல் சுழற்சியின் நிலைகள்

நிறுவனங்களுக்கு இடையே செயல்படுத்தும் முறை வேறுபடலாம் என்றாலும், பொதுவாக கணக்கியல் சுழற்சியானது பின்வரும் நிலைகளைக் கொண்டுள்ளது.

அ. பரிவர்த்தனை அடையாளம் மற்றும் பகுப்பாய்வு

ஒரு நிறுவனம், சரக்குகளின் விற்பனை, மூலப்பொருட்களின் கொள்முதல், சம்பளம் வழங்குதல், கடன் பெறுதல் அல்லது வாடகை செலுத்துதல் போன்ற ஒரு பரிவர்த்தனையை மேற்கொள்ளும்போது கணக்கியல் சுழற்சி தொடங்குகிறது. இந்தக் கட்டத்தில், கணக்காளர்கள் நிறுவனத்தின் நிதிநிலையைப் பாதிக்கும் பரிவர்த்தனைகளை அடையாளம் காண்கின்றனர்.

அடுத்து, பின்வருவனவற்றைத் தீர்மானிக்க ஒரு பகுப்பாய்வு மேற்கொள்ளப்படுகிறது:
– என்னென்ன கணக்குகள் சம்பந்தப்பட்டுள்ளன,
– கணக்கு கூடினாலும் குறைந்தாலும்,
மேலும் அது, சொத்துக்கள் = பொறுப்புகள் + பங்கு மூலதனம் என்ற அடிப்படை கணக்கியல் சமன்பாட்டை எவ்வாறு பாதிக்கிறது என்பதையும் காண்போம்.

ஒரு எளிய உதாரணம்: ஒரு நிறுவனம் உபகரணங்களை ரொக்கமாக வாங்குகிறது. சொத்து (உபகரணம்) அதிகரிக்கிறது, அதே சமயம் சொத்து (ரொக்கம்) குறைகிறது. சொத்துக்களின் மீதான மொத்த தாக்கம் நடுநிலையாக உள்ளது, ஆனால் அதன் அமைப்பு மாறுகிறது.

b. ஒரு நாட்குறிப்பில் பதிவு செய்தல் (நாட்குறிப்பிடுதல்)

பரிவர்த்தனைகள் பகுப்பாய்வு செய்யப்பட்ட பிறகு, அவை ஒரு பொதுப் பதிவேட்டிலோ அல்லது சிறப்புப் பதிவேட்டிலோ (எ.கா., விற்பனைப் பதிவேடு, கொள்முதல் பதிவேடு, ரொக்க வரவுப் பதிவேடு) பதிவு செய்யப்படுகின்றன. இரட்டைப் பதிவு முறையைப் பயன்படுத்திப் பதிவு செய்யப்படுகிறது: ஒவ்வொரு பரிவர்த்தனையும், சமமான தொகைகளைக் கொண்ட பற்று மற்றும் வரவு என குறைந்தது இரண்டு கணக்குகளைப் பாதிக்கிறது.

குறிப்பேட்டுப் பதிவுகளுடன் விளக்கம், தேதி மற்றும் விலைப்பட்டியல்கள், ரசீதுகள், குறிப்புகள் அல்லது பணப் பரிமாற்றச் சான்று போன்ற மூல ஆவணங்களுக்கான குறிப்பும் இடம்பெற வேண்டும். முரண்பாடுகளை நிரூபிப்பதற்கும் அவற்றைக் கண்காணிப்பதற்கும் இந்த மூல ஆவணங்கள் அவசியமானவை.

c. பேரேட்டில் பதிவிடுதல்

அடுத்த கட்டம், குறிப்பேட்டிலிருந்து பொதுப் பேரேட்டிற்குத் தரவுகளை மாற்றுவதாகும் (பதிவிடுவதாகும்). பொதுப் பேரேடு என்பது, ரொக்கம், பெறத்தக்க கணக்குகள், சரக்கு இருப்பு, செலுத்தத்தக்க கணக்குகள், மூலதனம், வருவாய் மற்றும் செலவுகள் போன்ற நிறுவனத்தால் பயன்படுத்தப்படும் கணக்குகளின் தொகுப்பைக் கொண்டுள்ளது.

பேரேட்டின் செயல்பாடுகள் பின்வருமாறு:
– கணக்கின் அடிப்படையில் பரிவர்த்தனைகளை குழுவாக்குதல்,
– ஒவ்வொரு கணக்கின் இருப்பையும் காட்டுகிறது.
– மேலும் அதை எளிதாக்குங்கள் நிதி அறிக்கைகளைத் தயாரித்தல்.

முறையான பதிவுகள் இல்லாமல், ஒரு நிறுவனம் நடப்புக் காலகட்டத்தில் தனது ரொக்க இருப்பு, மொத்தக் கடன் அல்லது வருவாய் அளவு ஆகியவற்றை அறிந்துகொள்வதில் சிரமப்படும்.

d. இருப்பாய்வுத் தாள் தயாரித்தல்

பதிவிட்ட பிறகு, நிறுவனம் மொத்தப் பற்றுகள் மற்றும் மொத்த வரவுகளின் இருப்பைச் சரிபார்க்க ஒரு இருப்பாய்வைத் தயாரிக்கிறது. ஒரு இருப்பாய்வுப் பட்டியல் பிழைகள் இல்லை என்பதற்கு உத்தரவாதம் அளிக்காது, ஆனால் அது ஒரு முன்கூட்டியே கண்டறியும் கருவியாகப் பயன்படலாம். உதாரணமாக, மொத்தப் பற்றுகள் மொத்த வரவுகளுக்குச் சமமாக இல்லை என்றால், பதிவுப் பிழை, பதியவைப்புக் பிழை அல்லது தலைகீழான எண்கள் இருப்பதற்கு வாய்ப்புள்ளது.

சரிபார்ப்பு இருப்பு பொதுவாக கணக்கியல் காலத்தின் இறுதியில் சரிசெய்தல்களுக்கு முன்பு தயாரிக்கப்படுகிறது, எனவே இது சரிசெய்தல்களுக்கு முந்தைய சரிபார்ப்பு இருப்பு என்று அழைக்கப்படுகிறது.

சரிசெய்தல் பதிவுகள்

காலத்தின் முடிவில், அனைத்து நிதிச் செயல்பாடுகளும் திரள் கணக்கு முறைப்படி பதிவு செய்யப்படவில்லை. எனவே, நிதிநிலை அறிக்கைகள் உண்மையான நிலைமைகளைப் பிரதிபலிப்பதை உறுதி செய்வதற்காக சரிசெய்தல் பதிவுகள் செய்யப்படுகின்றன. பின்வரும் கணக்குகளில் சரிசெய்தல்கள் செய்யப்படுகின்றன:

1. முன்கூட்டியே செலுத்தப்பட்ட செலவுகள் (prepaid expenses)
உதாரணம்: 12 மாதங்களுக்கான வாடகை முன்கூட்டியே செலுத்தப்படுகிறது. ஒவ்வொரு மாதமும் ஒரு பகுதிச் செலவாகக் கருதப்பட வேண்டும்.

2. முன்கூட்டியே பெறப்பட்ட வருமானம் (சம்பாதிக்கப்படாத வருவாய்)
உதாரணம்: ஒரு வாடிக்கையாளர் சேவைகளுக்கான கட்டணத்தை பல மாதங்களுக்கு முன்பே செலுத்துகிறார். நிறுவனம், வழங்கப்பட்ட சேவைகளின் அடிப்படையில் வருவாயைக் கணக்கிட வேண்டும்.

3. சொத்துக்களின் தேய்மானம் நிலையான (தேய்மானம்)
வாகனங்கள் அல்லது இயந்திரங்கள் போன்ற சொத்துக்களின் மதிப்பு, பயன்பாட்டின் காரணமாகக் குறைகிறது. தேய்மானச் செலவு குறிப்பிட்ட கால இடைவெளியில் பதிவு செய்யப்படுகிறது.

4. திரட்டப்பட்ட செலவுகள்
உதாரணம்: ஊழியர்களின் சம்பளம் வழங்குவது ஏற்கெனவே ஒரு கடமையாகும், ஆனால் அது காலக்கெடு முடியும் வரை வழங்கப்படவில்லை.

5. இன்னும் பெறப்பட வேண்டிய வருமானம் (திரண்ட வருவாய்)
உதாரணம்: சேவைகள் வழங்கப்பட்டுவிட்டன, ஆனால் விலைப்பட்டியல் உருவாக்கப்படவில்லை அல்லது பெறப்படவில்லை.

சரிசெய்தல் கட்டம் மிகவும் முக்கியமானது, ஏனெனில் அது நிறுவனத்தின் இலாப நட்டம் மற்றும் நிதி நிலையின் துல்லியத்தன்மையுடன் நேரடியாகத் தொடர்புடையது.

f. சரிசெய்யப்பட்ட சோதனை இருப்பு

சரிசெய்தல் பதிவுகள் பதியப்பட்ட பிறகு, நிறுவனம் ஒரு சரிசெய்யப்பட்ட இருப்பாய்வைத் தயாரிக்கிறது. இந்த இருப்பாய்வு, நிதிநிலை அறிக்கைகளைத் தயாரிப்பதற்கான முதன்மை அடிப்படையாகச் செயல்படுகிறது . இந்தக் கட்டத்தில், வருவாய் மற்றும் செலவுக் கணக்குகளின் இருப்புகள், அந்தக் காலகட்டத்திற்கான சரியான தொகைகளைப் பிரதிபலிக்கின்றன.

g. நிதி அறிக்கைகளைத் தயாரித்தல்

நிதிநிலை அறிக்கைகள் கணக்கியல் சுழற்சியின் முதன்மை வெளியீடாகும். அவை பொதுவாக பின்வருவனவற்றைக் கொண்டிருக்கும்:

1. வருமான அறிக்கை (வருமான அறிக்கை)
ஒரு குறிப்பிட்ட காலகட்டத்தில் நிறுவனத்தின் செயல்திறனைக் காட்டுகிறது; அதாவது, வருவாயிலிருந்து செலவுகளைக் கழித்தால் கிடைக்கும் லாபம் அல்லது நஷ்டம்.

2. பங்கு மூலதன மாற்றங்கள் குறித்த அறிக்கை
தக்கவைக்கப்பட்ட வருவாய், கூடுதல் முதலீடுகள் மற்றும் மூலதனத் திரும்பப் பெறுதல்கள் (தனியார்/பங்குஈவுகள்) உள்ளிட்ட உரிமையாளரின் மூலதனத்தில் ஏற்படும் மாற்றங்களை விளக்குகிறது.

3. இருப்புநிலைக் குறிப்பு (நிதி நிலை அறிக்கை)
ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியில் உள்ள சொத்துக்கள், பொறுப்புகள் மற்றும் பங்கு மூலதனத்தைக் காண்பிப்பதன் மூலம், இருப்புநிலைக் குறிப்பு ஒரு நிறுவனத்தின் நிதி ஆரோக்கியத்தைச் சுட்டிக்காட்டுகிறது.

4. பணப்புழக்க அறிக்கை (பணப்புழக்க அறிக்கை)
செயல்பாட்டு, முதலீட்டு மற்றும் நிதிச் செயல்பாடுகளிலிருந்து வரும் பண வரவுகள் மற்றும் செலவுகளை இது விவரிக்கிறது. இது ஒரு நிறுவனத்தின் பணப்புழக்கத்தை மதிப்பிட உதவுகிறது.

மேலும், கணக்கியல் கொள்கைகள் மற்றும் சில இனங்களின் விவரங்கள் குறித்த விரிவான விளக்கங்களை வழங்குவதற்காக, அந்நிறுவனம் நிதிநிலை அறிக்கைகளுக்கான குறிப்புகளையும் தயாரிக்கிறது.

h. இறுதிப் பதிவுகள்

நிதிநிலை அறிக்கைகள் தயாரிக்கப்பட்ட பிறகு, அடுத்த காலகட்டத்தின் தொடக்கத்தில் தற்காலிகக் கணக்குகளின் (வருவாய் மற்றும் செலவு) இருப்புகளை பூஜ்ஜியத்திற்குக் கொண்டுவர, அவை மூடப்பட வேண்டும். பயன்படுத்தப்படும் கணினி அமைப்பைப் பொறுத்து, வருவாய் மற்றும் செலவுக் கணக்குகளின் இருப்புகளைத் தக்கவைக்கப்பட்ட வருவாய் அல்லது வருமான அறிக்கைக் கணக்கிற்கு மாற்றுவதன் மூலம் இது செய்யப்படுகிறது.

முடிவுப் பதிவேட்டின் நோக்கம்:
– ஒவ்வொரு காலகட்டத்தின் செயல்திறனையும் தனித்தனியாகப் பிரிக்கவும்,
– அடுத்த காலகட்டத்தின் வருமானமும் செலவுகளும் கலக்காமல் இருப்பதை உறுதி செய்துகொள்ளுங்கள்.

i. இறுதிசெய்தலுக்குப் பிந்தைய இருப்பாய்வு

இந்தக் கட்டம், சொத்துக்கள், பொறுப்புகள் மற்றும் பங்கு மூலதனம் ஆகிய நிரந்தரக் கணக்குகளை மட்டும் கொண்ட ஒரு இருப்பாய்வைத் தயாரிக்கிறது. கணக்கு முடித்த பின்பான இருப்பாய்வு, அடுத்த கணக்கியல் காலத்தில் பொதுப் பேரேடு பயன்பாட்டிற்குத் தயாராக இருப்பதை உறுதி செய்கிறது.

j. தலைகீழ் பதிவுகள் (விருப்பத்திற்குரியது)

சில நிறுவனங்கள், குறிப்பாகத் திரட்டப்பட்ட செலவுகள் அல்லது திரட்டப்பட்ட வருவாய் போன்ற குறிப்பிட்ட சரிசெய்தல்களுக்காக, அடுத்த காலகட்டத்தின் தொடக்கத்தில் மீள் பதிவுகளை மேற்கொள்கின்றன. இது அடுத்த காலகட்டத்தில் பணப் பரிவர்த்தனைகளைப் பதிவு செய்வதை எளிதாக்குவதோடு, இரட்டைப் பதிவு ஏற்படும் அபாயத்தையும் குறைக்கிறது.

3. நிறுவனங்களுக்கு கணக்கியல் சுழற்சியின் முக்கியத்துவம்

கணக்கியல் சுழற்சி, நிறுவனங்கள் நிதி நிர்வாகத்தில் ஒழுங்கையும் நிலைத்தன்மையையும் பராமரிக்க உதவுகிறது. நன்கு செயல்படும் ஒரு சுழற்சியின் மூலம், நிறுவனங்களால் பின்வருவனவற்றைச் செய்ய முடியும்:
– இலாபத்தன்மையை அவ்வப்போது கண்காணிக்கவும்,
– செலவுகளைக் கட்டுப்படுத்துதல் மற்றும் விரயத்தைக் குறைத்தல்,
– உள்ளகக் கட்டுப்பாடுகளை வலுப்படுத்துதல் (எ.கா. பணிகளைப் பிரித்தல் மற்றும் அதிகாரமளித்தல்),
– முதலீட்டாளர் மற்றும் கடன் வழங்குநர் நம்பிக்கையை அதிகரித்தல்,
மற்றும் வரி மற்றும் ஒழுங்குமுறை கடமைகளை நிறைவேற்றுதல்.

டிஜிட்டல் யுகத்தில், பல நிறுவனங்கள் குறிப்பேடு எழுதுதல், பதிவிடுதல் மற்றும் அறிக்கையிடல் செயல்முறைகளை நெறிப்படுத்த கணக்கியல் மென்பொருளைப் பயன்படுத்துகின்றன. இருப்பினும், கணக்கியல் சுழற்சியைப் புரிந்துகொள்வது இன்றியமையாததாக உள்ளது, அப்போதுதான் கணினிப் பயனர்கள் தரவுகளின் நம்பகத்தன்மையைச் சரிபார்க்கவும், முடிவுகளைப் பகுப்பாய்வு செய்யவும், தகவலறிந்த முடிவுகளை எடுக்கவும் முடியும்.

4. கெசிம்புலன்

ஒரு நிறுவனத்தின் கணக்கியல் சுழற்சி என்பது, பரிவர்த்தனைகளைக் கண்டறிவது முதல் கணக்குகளை முடிப்பது மற்றும் நிதிநிலை அறிக்கைகளைத் தயாரிப்பது வரையிலான ஒரு முழுமையான செயல்முறையாகும். குறிப்பேடு, பேரேடு, இருப்பாய்வு, சரிசெய்தல்கள், அறிக்கையிடல் மற்றும் முடித்தல் ஆகிய ஒவ்வொரு கட்டமும், அதன் விளைவாகக் கிடைக்கும் நிதித் தகவல்கள் துல்லியமாகவும் நம்பகத்தன்மையுடனும் இருப்பதை உறுதி செய்வதில் ஒரு முக்கியப் பங்கை வகிக்கிறது. கணக்கியல் சுழற்சியை விடாமுயற்சியுடன் செயல்படுத்துவதன் மூலம், ஒரு நிறுவனம் அறிக்கையிடல் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்வது மட்டுமல்லாமல், வணிக நிலைத்தன்மையையும் வளர்ச்சியையும் பேணுவதற்கான ஒரு சக்திவாய்ந்த மேலாண்மைக் கருவியையும் பெறுகிறது.

நீங்கள் விரும்பினால், இந்தக் கட்டுரையைச் சரியாக 1000 வார்த்தைகளுக்குள் திருத்தி அமைக்கலாம், வர்த்தகம்/சேவை/உற்பத்தி நிறுவனங்களின் எடுத்துக்காட்டுகளைச் சேர்க்கலாம், அல்லது கல்லூரி ஒப்படைப்புகளுக்காகக் கூடுதல் கல்விசார் மொழிநடையுடன் ஒரு பதிப்பை உருவாக்கலாம்.