Рачуноводство готовине и готовинских еквивалента
Готовина и готовински еквиваленти су крвоток финансија компаније. Готово све пословне активности – од примања плаћања купаца и плаћања добављача до исплата запослених и отплате кредита – смањују управљање готовином. Будући да је најликвиднија и лако злоупотребљена, готовина је такође један од најчешће ревидираних и строго контролисаних рачуна. Овај чланак разматра дефиницију готовине и готовинских еквивалената, њихове компоненте, рачуноводствени третман и праксе интерне контроле које су неопходне за тачно и поуздано финансијско извештавање.
Разумевање готовине и готовинских еквивалента
Генерално, готовина је готовина и стања доступна за тренутну употребу. Готовина обухвата и готовину у благајни и готовину у банци. У билансу стања, готовина се приказује као текућа имовина јер се може користити у било ком тренутку за финансирање пословања компаније.
У међувремену, готовински еквиваленти су краткорочне инвестиције које су високо ликвидне, лако се конвертују у готовину у одређеном износу и имају занемарљив ризик од флуктуације вредности. У суштини, готовински еквиваленти су „скоро исти“ као и готовина јер се могу брзо и безбедно ликвидирати.
Према многим рачуноводственим стандардима, готовински еквиваленти обично имају веома кратке рокове доспећа, обично три месеца или мање од датума стицања. Овај рок доспећа је важан да би инструмент заиста одражавао високу ликвидност и низак ризик.
Компоненте готовине
Новац у пракси може имати неколико облика:
1. Готовина: новчанице и ковани новац који се чувају у каси за ситну готовину или сефу.
2. Стање на банковном рачуну: текући или штедни рачун који се може подићи у било ком тренутку.
3. Чекови и жиро менице који су примљени и могу се одмах уновчити (ако нема проблема).
4. Ситни новац: средства издвојена за мање рутинске трошкове, на пример трошкове локалног превоза, трошкове састанака или куповину канцеларијског материјала.
Међутим, важно је напоменути да се не класификују сва средства у банци аутоматски као готовина. Ограничена готовинска салда – као што су ескроу фондови, гарантни фондови или средства која се могу користити само у одређене сврхе – често је потребно одвојено приказивати или адекватно обелоданити у напоменама уз финансијске извештаје, у зависности од природе ограничења.
Компоненте еквивалента готовине
Новчани еквиваленти генерално укључују високо ликвидне инструменте ниског ризика, као што су:
– Врло краткорочни орочени депозити (нпр. 1 месец или 3 месеца) који се могу уновчити без значајних казни.
– Хартије од вредности тржишта новца које доспевају у кратком року и имају низак кредитни ризик.
– Остали инструменти тржишта новца који се могу брзо конвертовати у готовину по скоро одређеној вредности.
Инструменти попут обичних акција не сматрају се готовинским еквивалентима јер њихова вредност флуктуира. Дугорочне обвезнице такође нису готовински еквиваленти јер имају различите ризике флуктуација вредности и ликвидности.
Препознавање и мерење
У рачуноводству, готовина и готовински еквиваленти се признају када компанија стекне контролу над готовином или готовинским еквивалентима. Мерења се генерално користе номинална вредност за готовину и књиговодствена вредност која је приближна фер вредности за готовинске еквиваленте. Пошто су готовински еквиваленти краткотрајни и носе низак ризик, разлика у вредности је обично небитна.
Кључно за извештавање је осигуравање исправне класификације имовине: да ли је инструмент класификован као готовина, готовински еквиваленти, краткорочне инвестиције или друга имовина. Погрешна класификација може утицати на анализу ликвидности и финансијског здравља компаније.
Евиденција готовинских трансакција
Дневне готовинске трансакције се евидентирају путем механизма дебитовања и кредитирања. Једноставан пример:
– Готовински приходи од продаје готовином
Дебит: Готовина
Заслуге: Продаја
– Новчани приходи од намирења потраживања од купаца
Дебит: Готовина
Кредит: Потраживања
– Плаћање добављачима
Дебит: Обавезе према добављачима
Кредит: Готовина
– Плаћање оперативних трошкова (нпр. струја, кирија)
Дуг: Трошкови (струја/кирија)
Кредит: Готовина
У пракси, компаније обично користе књиге готовине или модуле готовине/банке у рачуноводственим системима за хронолошко евидентирање трансакција, праћено одговарајућим доказима о трансакцијама (фактуре, признанице, доказ о преносу).
Систем ситне касе: аванс и флуктуирајуће
Ситним новцем се обично управља помоћу две методе:
1. Систем аванса
У овом систему, стање ситне касе се одржава на фиксном износу. Расходи из ситне касе се евидентирају помоћу исплатних листића, а када средства понестану, ситна каса се допуњава до износа на исплатном листићу.
Књиговодствени уноси се генерално врше приликом допуњавања:
Дебит: Повезани трошкови (превоз, канцеларијски материјал итд.)
Кредит: Готовина/Банка
2. Флуктуирајући систем
Издаци у ситној готовини се евидентирају одмах по настанку, што омогућава да стање на рачуну ситне готовине варира на основу трансакција. Овај систем се ређе користи јер га је теже контролисати.
Систем аванса се често сматра бољим за контролу јер олакшава усклађивање између физичке готовине и доказа о трошковима.
Банкарско усклађивање
Једна од најважнијих процедура у готовинском рачуноводству је банкарско поравнање, које подразумева упаривање стања готовине према евиденцији компаније са стањем према изводу из банке. Поравнање је неопходно због временских разлика и трансакција које ниједна страна није евидентирала, као што су:
– Депозити у транзиту: евидентирани су од стране компаније, још нису унети у банку.
– Ненаплаћени чекови: компанија их је евидентирала као плаћања, али још нису наплаћени.
– Банкарске административне накнаде: евидентиране у банци, још увек нису евидентиране од стране компаније.
– Банкарска камата: приход од камате евидентиран у банци, који још није евидентиран од стране компаније.
– Одбијени чек или одбијени чек: банка одбија исплату, компанија мора да прилагоди потраживања.
– Грешке у евидентирању од стране компаније или банке.
Резултати помирења обично производе дневнике корекција, на пример за банкарске административне накнаде или приходе од камата који су управо откривени из банковног извода.
Презентација у финансијским извештајима
У билансу стања, готовина и готовински еквиваленти су приказани као једна ставка, „Готовина и готовински еквиваленти“. У напоменама уз финансијске извештаје, компаније често обелодањују:
– Рачуноводствене политике у вези са дефиницијом готовинских еквивалената.
– Детаљи о компонентама готовине и готовинских еквивалената.
– Ограничена готовина, ако постоји.
– Релевантни ризици ликвидности и управљање готовином.
Готовина и готовински еквиваленти су такође уско повезани са билансом новчаних токова. У ствари, дефиниција готовине и готовинских еквивалената која се користи у билансу стања мора бити у складу са дефиницијом која се користи у припреми биланса новчаних токова. Промене готовине и готовинских еквивалената током периода морају се објаснити кроз оперативне, инвестиционе и финансијске новчане токове.
Интерна контрола над готовином
Пошто је готовина најосетљивија на преваре, компаније морају да примене јаке интерне контроле, укључујући:
1. Подела дужности: особа која прима готовину треба да буде различита од особе која евидентира трансакције и различита од особе која врши банковно помирење.
2. Слојевито овлашћење: плаћања одређеног износа мора одобрити овлашћено лице.
3. Комплетна документација: сваки пријем/расход мора бити поткрепљен валидним доказима.
4. Дневни депозити: примљени новац треба одмах положити у банку како би се смањио ризик.
5. Ограничења физичког приступа: сефови, ситни новац, банкарски токени и овлашћења за трансфер су строго чувани.
6. Рутинско усклађивање: усклађивање са банкарским рачунима се врши периодично (идеално месечно или чешће).
7. Интерне ревизије и изненадне провере: насумичне инспекције ситне готовине су ефикасне у спречавању злоупотребе.
Пенутуп
Рачуноводство готовине и готовинских еквивалената је више од пуког евидентирања прилива и одлива готовине. Оно обухвата правилну класификацију, дисциплиновано вођење евиденције, тачна банкарска поравнања, транспарентну презентацију и адекватне интерне контроле. Уз правилно управљање готовином, компаније могу одржавати ликвидност, смањити ризик од преваре и побољшати поузданост финансијских извештаја. На крају крајева, квалитет информација о готовини и готовинским еквивалентима чини кључну основу за доношење одлука менаџмента, инвеститора и поверилаца.
