நிறுவனக் கொள்கைகளை வடிவமைப்பதற்கான வழிமுறைகள்

நிறுவனக் கொள்கைகளை வடிவமைப்பதற்கான வழிமுறைகள்

நிறுவனக் கொள்கைகள் என்பவை, ஒரு நிறுவனத்திற்குள் நடத்தை, பணி முறைகள் மற்றும் முடிவெடுக்கும் செயல்முறைகளை வழிநடத்தும் "செயல்பாட்டு விதிகள்" ஆகும். நல்ல கொள்கைகள், நிறுவனங்கள் சீராகச் செயல்படவும், அபாயங்களைக் குறைக்கவும், சட்ட இணக்கத்தை மேம்படுத்தவும், மேலும் ஒவ்வொரு பணியாளரும் எதிர்பார்க்கப்படும் தரநிலைகளைப் புரிந்துகொள்வதை உறுதி செய்யவும் உதவுகின்றன. தெளிவான கொள்கைகள் இல்லாத நிலையில், நிறுவனங்கள் தன்னிச்சையான முடிவுகளால் உள் முரண்பாடுகள், அதிகாரப் பகிர்வு மற்றும் உற்பத்தித்திறன் குறைவு போன்ற பாதிப்புகளுக்கு உள்ளாகின்றன. எனவே, நிறுவனக் கொள்கைகளை வடிவமைப்பது என்பது வெறுமனே ஒரு ஆவணத்தை எழுதுவது மட்டுமல்ல; அந்தச் செயல்முறை கட்டமைக்கப்பட்டதாகவும், சம்பந்தப்பட்ட தரப்பினரை உள்ளடக்கியதாகவும், வணிக உத்தியுடன் ஒத்துப்போவதாகவும் இருக்க வேண்டும்.

தேவைகளைக் கண்டறிவது முதல் செயலாக்கம் மற்றும் மதிப்பீடு வரை, ஒரு பயனுள்ள நிறுவனக் கொள்கையை வடிவமைப்பதற்கான வழிமுறைகள் பின்வருமாறு.

1. நிறுவனத்தின் வணிக இலக்குகள் மற்றும் மதிப்புகளைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள்.

நடைமுறையில் உள்ள கொள்கைகள் நிறுவனத்தின் திசையை ஆதரிக்கின்றனவா என்பதை உறுதி செய்வதே முதல் படியாகும். கேளுங்கள்: இந்த ஆண்டு மற்றும் அடுத்த சில ஆண்டுகளுக்கான நிறுவனத்தின் மூலோபாய இலக்குகள் என்ன? உதாரணமாக, சந்தை விரிவாக்கத்தில் கவனம் செலுத்தும் ஒரு நிறுவனத்திற்கு, விரிவாக்கத் திறன், சேவைத் தரநிலைகள் மற்றும் தரக் கட்டுப்பாட்டை ஆதரிக்கும் கொள்கைகள் தேவை. அதே சமயம், நிதி அல்லது சுகாதாரம் போன்ற அதிக ஒழுங்குமுறைக்குட்பட்ட தொழில்களில் செயல்படும் நிறுவனங்கள், இணக்கம் மற்றும் இடர் மேலாண்மைக்கு முன்னுரிமை அளிக்க வேண்டும்.

வியூகத்துடன் கூடுதலாக, நிறுவனத்தின் விழுமியங்களும் கொள்கைகளில் பிரதிபலிக்க வேண்டும். ஒரு நிறுவனம் நேர்மையைக் கடைப்பிடித்தால், மோசடி எதிர்ப்பு, நலன் முரண்பாடு மற்றும் முறைகேடுகளை வெளிப்படுத்துதல் தொடர்பான கொள்கைகள் வலுவாக இருக்க வேண்டும். பாதுகாப்புக்கு முன்னுரிமை அளிக்கப்பட்டால், தொழில்சார் பாதுகாப்பு மற்றும் சுகாதாரக் (OHS) கொள்கையானது வெறும் சடங்காக இல்லாமல், ஒரு உறுதியான செயல்பாட்டுக் கட்டமைப்பாக இருக்க வேண்டும்.

2. கொள்கைத் தேவைகளையும் முன்னுரிமைப் பகுதிகளையும் கண்டறியவும்.

எல்லாவற்றையும் ஒரே நேரத்தில் கையாள வேண்டியதில்லை. எழுத்துப்பூர்வ வழிகாட்டுதல்கள் மிகவும் தேவைப்படும் பகுதிகளைப் பட்டியலிடுங்கள். பொதுவாக, முன்னுரிமை அளிக்கப்பட வேண்டிய பகுதிகள் பின்வருமாறு:

மனிதவளத் துறை: ஆட்சேர்ப்பு, வேலை நேரம், விடுப்பு, ஒழுங்குமுறை, செயல்திறன் மதிப்பீடுகள், நிறுவன வசதிகளைப் பயன்படுத்துதல் மற்றும் துன்புறுத்தலுக்கு எதிரான கொள்கைகள்.
– செயல்பாடுகள்: சேவைத் தரநிலைகள், முக்கியப் பணி நடைமுறைகள், கொள்முதல், சொத்து மேலாண்மை மற்றும் தரக் கட்டுப்பாடு.
– நிதி: செலவின அங்கீகாரம், திருப்பிச் செலுத்துதல், பணக் கட்டுப்பாடு, உள்ளகத் தணிக்கை.
– தகவல் தொழில்நுட்பம்: தரவுப் பாதுகாப்பு, மின்னஞ்சல் மற்றும் சாதனப் பயன்பாடு, கணினி அமைப்பு அணுகல், தரவுக் காப்புப் பிரதி.
– இணக்கம் மற்றும் நெறிமுறைகள்: நலன் முரண்பாடு, அன்பளிப்புகள், நெறிமுறைத் தொகுப்பு, முறைகேடுகளை வெளிப்படுத்துதல்.
– கே3 மற்றும் பாதுகாப்பு: பாதுகாப்பு நெறிமுறைகள், சம்பவங்களைக் கையாளுதல், அவசரகால நிலைமைகள்.

அதிக தாக்கத்தை ஏற்படுத்தக்கூடிய கொள்கைகளுக்கு முன்னுரிமை கொடுங்கள்: அதாவது சட்டரீதியான அபாயங்கள், நிதிசார் அபாயங்கள், பாதுகாப்பு மற்றும் நிறுவனத்தின் நற்பெயர் தொடர்பானவை.

3. தரவுகள், விதிமுறைகள் மற்றும் சிறந்த நடைமுறைகளைச் சேகரித்தல்

பயனுள்ள கொள்கைகள் உண்மை நிலவரங்களை அடிப்படையாகக் கொண்டதாகவும், விதிமுறைகளுக்கு இணக்கமானதாகவும் இருக்க வேண்டும். இந்தக் கட்டத்தில், பின்வருவனவற்றைச் சேகரிக்கவும்:

– தொடர்புடைய அரசாங்க விதிமுறைகள் (வேலைவாய்ப்பு, தரவுப் பாதுகாப்பு, வரிவிதிப்பு, தொழில்துறை தரநிலைகள் போன்றவை).
– வாடிக்கையாளர்கள்/கூட்டாளர்களுடனான, குறிப்பிட்ட கடமைகளைக் (எ.கா. இரகசியக் காப்பு மற்றும் சேவை நிலை ஒப்பந்தம்) கொண்ட ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் உடன்படிக்கைகள்.
– ஏற்கனவே நடைமுறையில் உள்ள ஆனால் இன்னும் ஆவணப்படுத்தப்படாத “பழக்கவழக்கங்கள்” உள்ளிட்ட தற்போதைய நிறுவன நடைமுறைகள்.
– குறிப்பாக தகவல் பாதுகாப்பு அல்லது இலஞ்சத் தடுப்பு போன்ற சிக்கலான துறைகளுக்கான, தொழில்துறையின் அளவுகோல்கள் அல்லது சிறந்த நடைமுறைகள்.

தேவைப்பட்டால், சட்டத்துடன் முரண்படக்கூடிய பிரிவுகள் எதுவும் இல்லை என்பதை உறுதிப்படுத்த, ஒரு சட்ட அல்லது இணக்க ஆலோசகரை ஈடுபடுத்தவும்.

4. கொள்கையின் நோக்கம், வரையறை மற்றும் கட்டமைப்பைத் தீர்மானிக்கவும்.

எழுதுவதற்கு முன், இந்தக் கொள்கை யாருக்கு, எப்போது, ​​மற்றும் என்ன நிபந்தனைகளின் கீழ் பொருந்தும் என்பதைத் தெளிவாக வரையறுக்கவும். தெளிவற்ற வரையறை, கொள்கையைச் செயல்படுத்துவதைக் கடினமாக்கும்.

பொதுவாக, நல்ல கொள்கைகள் எளிதாகப் படிப்பதற்கும் சீரான தன்மைக்கும் ஒரு நிலையான கட்டமைப்பைக் கொண்டிருக்கும், எடுத்துக்காட்டாக:

1. பாலிசியின் தலைப்பு
2. நோக்கம் (கொள்கை ஏன் உருவாக்கப்பட்டது)
3. வரம்பு (யார் கட்டுப்பட்டவர்)
4. சொற்களுக்கான வரையறை (பல்வேறு விளக்கங்களைத் தவிர்ப்பதற்காக)
5. முக்கிய விதிமுறைகள்/விதிகள்
6. பணிகள் மற்றும் பொறுப்புகள் (யார் என்ன செய்கிறார்கள்)
7. தொடர்புடைய நடைமுறைகள் (வழித்தோன்றல் நிலையான செயல்பாட்டு நடைமுறைகள் இருந்தால்)
8. (மீறல்களுக்கான) தண்டனைகள்/விளைவுகள்
9. மேற்கோள் ஆவணங்கள் (சட்டங்கள், தரநிலைகள், படிவங்கள்)
10. அமலுக்கு வரும் தேதி மற்றும் மறுஆய்வு சுழற்சி

வடிவமைப்பு சீரான தன்மையானது, ஊழியர்கள் தகவல்களை எளிதாகக் கண்டறிய உதவுவதோடு, உள்ளகத் தணிக்கைகளுக்கும் வழிவகுக்கிறது.

5. தெளிவான மற்றும் பொருத்தமான மொழியைப் பயன்படுத்தி கொள்கை வரைவுகளைத் தயாரிக்கவும்.

நிறுவனக் கொள்கைகளில் செய்யப்படும் ஒரு பொதுவான தவறு என்னவென்றால், மிகவும் சட்டபூர்வமான மொழியைப் பயன்படுத்துவதுதான்; இது புரிந்துகொள்வதைக் கடினமாக்குகிறது. சிறந்தபட்சமாக, கொள்கைகள் அன்றாடச் சூழ்நிலைகளில் பயன்படுத்தக்கூடிய எளிய, நேரடியான மொழியைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.

சில எழுத்து நெறிமுறைகள்:

செயல்மிகு மற்றும் சுருக்கமான வாக்கியங்களைப் பயன்படுத்துங்கள்.
அளவுகோல்கள் இல்லாமல், “தேவைக்கேற்ப” அல்லது “நிபந்தனைகளுக்கு ஏற்ப” போன்ற தெளிவற்ற சொற்களைத் தவிர்க்கவும்.
தலைப்பு பலவிதமாகப் புரிந்துகொள்ளப்படக்கூடியதாக இருந்தால், ஒரு சுருக்கமான உதாரணத்தைச் சேர்க்கவும்; உதாரணமாக, நல முரண்பாடு அல்லது ஒரு வகையான இரகசியத் தரவு.
– கொள்கைகளுக்கும் (விதிகள்) செயல்முறைகளுக்கும் (முறைகள்) உள்ள வேறுபாட்டை அறிந்துகொள்ளுங்கள். கொள்கைகள் 'என்ன' மற்றும் 'ஏன்' என்பதைக் கூறுகின்றன, அதேசமயம் செயல்முறைகள் 'எப்படி' என்பதை விளக்குகின்றன.

கொள்கை நீளமாக இருந்தால், அதை எளிதாகப் படித்துப் புரிந்துகொள்ள துணைத் தலைப்புகள், புல்லட் பாயிண்டுகள் மற்றும் சுருக்கமான அட்டவணைகளைப் பயன்படுத்தவும்.

6. பங்குதாரர்களின் கருத்துக்களைப் பெற அவர்களை ஈடுபடுத்துங்கள்.

தனித்து உருவாக்கப்படும் கொள்கைகள், செயல்பாட்டு யதார்த்தங்களுடன் ஒத்துப்போகாததால், நடைமுறைப்படுத்தப்படும்போது பெரும்பாலும் தோல்வியடைகின்றன. எனவே, பல்துறை சார்ந்த ஆய்வை மேற்கொள்ளுங்கள். பின்வரும் தரப்பினரை ஈடுபடுத்துங்கள்:

– வேலைவாய்ப்புக் கொள்கைகளுக்கான மனிதவளம்
– சட்ட/இணக்கம் சட்ட அம்சங்கள்
செலவினக் கொள்கைகள் மற்றும் கட்டுப்பாட்டிற்கான நிதி
– தகவல் பாதுகாப்பிற்கான தகவல் தொழில்நுட்பம்
– பணி செயல்முறை இணக்கத்திற்கான செயல்பாடுகளின் தலைவர்
– களப் பயிற்சி உள்ளீட்டிற்கான நேரடி மேலாளர்/ஊழியர் பிரதிநிதித்துவம்

கொள்கையைச் செயல்படுத்த முடியுமா, அதிகப்படியான நிர்வாகச் சுமை உள்ளதா, பிற கொள்கைகளுடன் முரண்பாடு உள்ளதா, மற்றும் விதிக்கப்படும் தடைகள் விகிதாசாரமானவையா என்பன போன்ற ஏற்படக்கூடிய சிக்கல்களை முன்கூட்டியே கண்டறிவதே இந்தக் கட்டத்தின் நோக்கமாகும்.

7. ஒப்புதல் மற்றும் சரிபார்ப்பு வழிமுறைகளை உருவாக்குதல்

திருத்தப்பட்டவுடன், கொள்கைகள் இயக்குநர் குழு, தலைமைச் செயல் அதிகாரி அல்லது கொள்கை/இணக்கக் குழு போன்ற அங்கீகரிக்கப்பட்ட அமைப்பால் முறையாக அங்கீகரிக்கப்பட வேண்டும். மேலும், அங்கீகாரத்தின் அளவை வரையறுக்கவும்: உத்திசார் கொள்கைகள் பொதுவாக இயக்குநர் குழுவால் அங்கீகரிக்கப்படுகின்றன, அதேசமயம் செயல்பாட்டுக்கான நிலையான இயக்க நடைமுறைகள் (SOPs) பிரிவுத் தலைவர்களால் அங்கீகரிக்கப்படலாம்—ஆனால் அவை பிரதான கொள்கையுடன் ஒத்துப்போக வேண்டும்.

சான்றளிக்கப்பட்ட ஆவணத்தில் பின்வருவன இருக்க வேண்டும்:

– ஆவண எண் மற்றும் பதிப்பு
– அமலுக்கு வரும் தேதி
– பாலிசி உரிமையாளர் பொறுப்பில்
– திருத்த வரலாறு (மாற்றப் பதிவு)

பழைய பதிப்புகள் பரவுவதைத் தடுப்பதற்கும், தணிக்கைகளின் போது ஆதாரத்தை எளிதாக்குவதற்கும் இது முக்கியமானது.

8. சமூகமயமாக்கல் மற்றும் பயிற்சி (வெறும் மின்னஞ்சல்கள் அனுப்புவது மட்டுமல்ல)

கொள்கைகள் அக இணையத்தில் வெளியிடப்பட்டிருப்பதால் மட்டுமே அவை தானாகவே புரிந்துகொள்ளப்பட்டுவிடாது. இடர் நிலையின் அடிப்படையில் மக்களைச் சென்றடைவதைத் திட்டமிடுங்கள்:

– முக்கியக் கொள்கைகளான (இலஞ்சத் தடுப்பு, தரவுப் பாதுகாப்பு, தொழில் பாதுகாப்பு மற்றும் சுகாதாரம்) தொடர்பாக, கட்டாயப் பயிற்சிகளையும் சிறு வினாடி வினாக்களையும் நடத்தவும்.
வழக்கமான கொள்கைகளுக்கு, இது ஒரு விளக்கக் கூட்டம், ஒரு சிறிய சுவரொட்டி அல்லது ஒரு பக்க வழிகாட்டி போன்ற வடிவத்தில் இருக்கலாம்.
– புதிய ஊழியர்கள் பணியில் சேரும்போது முக்கியக் கொள்கைகளை அவர்களுக்கு வழங்குவதை உறுதிசெய்யுங்கள்.

குறிப்பாக, சட்டரீதியான தாக்கங்களை ஏற்படுத்தக்கூடிய கொள்கைகளுக்கு, நீங்கள் படித்துப் புரிந்துகொண்டீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்தும் ஒரு வழிமுறையையோ அல்லது அறிக்கையையோ சேர்க்கவும்.

9. செயல்படுத்துதல்: கொள்கைகளை பணி செயல்முறைகளில் ஒருங்கிணைத்தல்

கொள்கைகள் அமைப்பில் “உட்பொதிக்கப்பட்டிருந்தால்” மட்டுமே அவை பயனுள்ளதாக இருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக:

செலவினக் கொள்கைகள், நிதி விண்ணப்பத்தில் உள்ள ஒப்புதல் செயல்முறையுடன் இணைக்கப்பட்டிருக்க வேண்டும்.
தரவு அணுகல் கொள்கைகள், பங்கு அடிப்படையிலான அணுகல் கட்டுப்பாட்டு அமைப்புடன் இணைக்கப்பட்டிருக்க வேண்டும்.
ஒழுங்குமுறைக் கொள்கைகள், மனிதவள விசாரணை நடைமுறைகள் மற்றும் மீறல்களின் ஆவணப்படுத்தலுடன் இணைக்கப்பட்டிருக்க வேண்டும்.

மேலும், இணக்கத்தை யார் கண்காணிக்கிறார்கள், அறிக்கையிடல் எவ்வாறு செய்யப்படுகிறது, மற்றும் செயலாக்கத்தை அளவிட என்ன குறிகாட்டிகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன என்பதையும் தீர்மானிக்கவும்.

10. கண்காணிப்பு, மதிப்பீடு மற்றும் காலமுறை மேம்பாடுகள்

வணிகச் சூழல் மாறுகிறது: புதிய ஒழுங்குமுறைகள், கலப்புப் பணி மாதிரிகள், இணையவழி அச்சுறுத்தல்கள் அல்லது நிறுவனக் கட்டமைப்பில் ஏற்படும் மாற்றங்கள் போன்றவை. எனவே, கொள்கைகள் குறிப்பிட்ட கால இடைவெளியில், உதாரணமாக ஒவ்வொரு 12 மாதங்களுக்கும் அல்லது பெரிய மாற்றங்கள் ஏற்படும்போது, ​​மறுபரிசீலனை செய்யப்பட வேண்டும்.

பின்வருவனவற்றின் அடிப்படையில் ஒரு மதிப்பீட்டை மேற்கொள்ளுங்கள்:

– உள்/வெளி தணிக்கைக் கண்டுபிடிப்புகள்
– மீறல் சம்பவங்கள் மற்றும் வழக்குகள்
– பணியாளர் மற்றும் மேலாளர் கருத்து
– செயல்முறையின் செயல்திறன் (அது மிகவும் சிக்கலானதா அல்லது பொருத்தமற்றதா என்பது)

திருத்தப்பட்ட கொள்கை மீண்டும் சமூகமயமாக்கப்பட்டு, புதிய பதிப்பாகக் குறிக்கப்பட்டு, பழைய பதிப்பு புழக்கத்திலிருந்து திரும்பப் பெறப்பட வேண்டும்.

மூடுகிறது

நிறுவனக் கொள்கைகளை வடிவமைப்பது என்பது வணிக தொலைநோக்கு , சட்ட இணக்கம் மற்றும் செயல்பாட்டு யதார்த்தங்களை ஒருங்கிணைக்கும் ஒரு உத்திசார்ந்த செயல்முறையாகும் . ஒரு நல்ல கொள்கை என்பது வெறும் சம்பிரதாய ஆவணம் மட்டுமல்ல, அது ஒரு சீரான, பாதுகாப்பான மற்றும் உற்பத்தித்திறன் மிக்க பணிச் சூழலை உருவாக்குவதற்கான ஒரு கருவியாகும். நோக்கங்களைப் புரிந்துகொள்வது, முன்னுரிமைகளை அமைப்பது , தெளிவான வரைவுகளை உருவாக்குவது, சம்பந்தப்பட்டவர்களை ஈடுபடுத்துவது மற்றும் வழக்கமான கண்காணிப்பை மேற்கொள்வது போன்ற கட்டமைக்கப்பட்ட வழிமுறைகள் மூலம் , நிறுவனங்கள் உண்மையாகப் பயன்படுத்தப்படும், புரிந்துகொள்ளப்படும் மற்றும் நிறுவனத்தின் செயல்திறனில் உண்மையான தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் கொள்கைகளை அடைய முடியும்.

நீங்கள் விரும்பினால், உங்கள் தொழில் துறை மற்றும் நிறுவனத்தின் அளவிற்கு ஏற்றவாறு ஒரு மாதிரி நிறுவனக் கொள்கை வார்ப்புருவை (உதாரணமாக, விடுப்புக் கொள்கை, தகவல் தொழில்நுட்பச் சாதனப் பயன்பாட்டுக் கொள்கை அல்லது நடத்தை விதிகள்) உருவாக்க நான் உங்களுக்கு உதவ முடியும்.