தொலைதூரக் குழுக்களை நிர்வகிப்பதற்கான பயனுள்ள வழிகள்
சமீபத்திய ஆண்டுகளில் நாம் பணிபுரியும் முறையில் ஏற்பட்டுள்ள மாற்றங்கள், தொலைதூரப் பணியை வெறும் ஒரு போக்காக மட்டும் இல்லாமல், பல நிறுவனங்களுக்கு ஒரு சாத்தியமான செயல்பாட்டு உத்தியாக மாற்றியுள்ளன. தொலைதூரக் குழுக்கள் நெகிழ்வுத்தன்மை, உலகளாவிய திறமையாளர்களை அணுகும் வாய்ப்பு மற்றும் செலவுத் திறன்களை வழங்குகின்றன. இருப்பினும், முறையான மேலாண்மை இல்லாமல், தொலைதூரக் குழுக்கள் தவறான தகவல் பரிமாற்றம், குறைந்த ஈடுபாடு மற்றும் ஒரு சீரான பணி ஓட்டத்தைப் பராமரிப்பதில் சிரமம் ஆகியவற்றுக்கு ஆளாகின்றன. உற்பத்தித்திறன், ஒருங்கிணைப்பு மற்றும் ஒரு ஆரோக்கியமான பணிச் சூழலை உறுதி செய்வதற்காக, தொலைதூரக் குழுக்களை நிர்வகிப்பதற்கான பயனுள்ள வழிகளை இந்தக் கட்டுரை விவாதிக்கிறது.
1. தொடக்கத்திலிருந்தே எதிர்பார்ப்புகளுக்கான தெளிவான அடித்தளத்தை அமைத்துக் கொள்ளுங்கள்.
தொலைதூரக் குழுவின் திறவுகோல் தெளிவுதான். குழு உறுப்பினர்கள் ஒரே அறையில் இல்லாதபோது, இயல்பாக உருவாகும் பல பணி சார்ந்த சமிக்ஞைகள் விடுபட்டுப் போகின்றன. எனவே, தலைவர்கள் உறுதியான ஆனால் யதார்த்தமான எதிர்பார்ப்புகளை அமைக்க வேண்டும், அவையாவன:
– கூட்டுப்பணி தேவைப்பட்டால் முக்கிய நேரங்கள்.
– ஒவ்வொரு பணிக்குமான இலக்குகள் மற்றும் 'முடிந்தது' என்பதற்கான வரையறைகள்.
– தகவல் தொடர்பு பதிலளிப்புத் தரநிலைகள், எடுத்துக்காட்டாக, வேலை நேரங்களில் அரட்டைக்கு அதிகபட்சமாக 2 மணி நேரத்திற்குள் பதிலளிக்க வேண்டும்.
ஒவ்வொரு தனிநபரின் பணிகளும் பொறுப்புகளும் ஒன்றுடன் ஒன்று மேல்தழுவக் கூடாது.
இந்த எதிர்பார்ப்புகளை, அனைவரும் அணுகக்கூடிய ஒரு குழு கையேட்டில் ஆவணப்படுத்துங்கள். விதிகள் எவ்வளவு தெளிவாக இருக்கின்றனவோ, அவ்வளவு மோதல் மற்றும் குழப்பத்திற்கான ஆபத்து குறையும்.
2. அடிக்கடி தொடர்புகொள்வதை மட்டும் அல்லாமல், கட்டமைக்கப்பட்ட தகவல்தொடர்புக்கும் முன்னுரிமை கொடுங்கள்.
தொலைதூரக் குழுவில், அதிகப்படியான தகவல் பரிமாற்றம் கவனத்தைச் சிதறடிக்கக்கூடும். கட்டமைக்கப்பட்ட தகவல் தொடர்பும் சரியான வழிமுறைகளுமே தேவை. ஒரு எளிய கொள்கையைப் பின்பற்றுங்கள்: "சிக்கலான விஷயங்களுக்கு நேரடித் தகவல் தொடர்பு, வழக்கமான விஷயங்களுக்கு முறைசாராத் தகவல் தொடர்பு."
உதாரணத்திற்கு:
உத்திசார்ந்த கலந்துரையாடல்கள், சிக்கலான பிரச்சனைகள் அல்லது நுட்பமாகக் கையாளப்பட வேண்டிய முரண்பாடுகளுக்கு காணொளிக் கூட்டங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.
ஸ்லாக், மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்ஸ் அல்லது நோஷன் போன்ற ஒத்திசைவற்ற கருவிகள் மூலம் தினசரி அல்லது வாராந்திர முன்னேற்றத் தகவல்களை வழங்கலாம்.
முக்கியமான தகவல்கள் (கொள்கைகள், கூட்ட முடிவுகள், நிலையான செயல்பாட்டு நடைமுறைகள்) வெறும் வாய்மொழியாகத் தெரிவிக்கப்படாமல், ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும்.
தகவல் தொடர்பு வழிமுறைகளுக்கான விதிகளை உருவாக்குங்கள்: மின்னஞ்சல், அரட்டை அல்லது காணொளி அழைப்பு மூலம் எதைப் பற்றி விவாதிக்கலாம் என்பதற்கான விதிகளை உருவாக்குங்கள். இதன் மூலம், குழுவினர் அதிகப்படியான செய்திகளால் திணறாமல், தங்கள் வேலையில் கவனம் செலுத்துவார்கள்.
3. சரியான ஒத்துழைப்புக் கருவிகளைப் பயன்படுத்துங்கள் மற்றும் சீராகச் செயல்படுங்கள்.
அதிகமான கருவிகளைப் பயன்படுத்துவது ஒரு பொதுவான தவறாகும், இது எதைப் பயன்படுத்துவது என்பதில் குழுவினருக்குக் குழப்பத்தை ஏற்படுத்துகிறது. உங்கள் தொழில்நுட்பக் கட்டமைப்பை எளிமையாக்கி, அதை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது என்பதை அனைவரும் புரிந்துகொள்வதை உறுதிசெய்யுங்கள். பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படும் கருவிகளின் சேர்க்கைகள் பின்வருமாறு:
– திட்ட மேலாண்மை: ட்ரெல்லோ, அஸானா, ஜிரா, கிளிக்அப்
– ஆவணப்படுத்தல்: நோஷன், கான்ஃப்ளூயன்ஸ், கூகுள் டிரைவ்
தகவல் தொடர்பு: ஸ்லாக், மைக்ரோசாஃப்ட் டீம்ஸ்
– காணொளிக் கூட்டங்கள்: ஜூம், கூகுள் மீட்
– கோப்பு ஒத்துழைப்பு: கூகிள் வொர்க்ஸ்பேஸ் அல்லது மைக்ரோசாஃப்ட் 365
மிக முக்கியமானது கருவி அல்ல, மாறாக அதன் பயன்பாட்டில் உள்ள சீரான தன்மையே ஆகும். "உண்மைகளுக்கான ஒரே ஆதாரம்" ஒன்றை உருவாக்குங்கள். உதாரணமாக, அனைத்துப் பணிகளும் ஜிராவிலும், அனைத்துக் கூட்ட முடிவுகளும் நோஷனிலும், அனைத்து இறுதிக் கோப்புகளும் டிரைவிலும் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.
4. செயல்பாட்டின் அடிப்படையில் அல்லாமல், வெளியீட்டின் அடிப்படையில் செயல்திறனை நிர்வகிக்கவும்.
தலைவர்கள் ஆன்லைன் நேரங்களையோ அல்லது 'கிடைக்கும்' நிலையையோ கண்காணிப்பதில் அதிக கவனம் செலுத்தினால், தொலைதூரக் குழுவை நிர்வகிப்பது பயனற்றதாகிவிடும். இந்த அணுகுமுறை நுண் மேலாண்மைக்கு வழிவகுத்து, நம்பிக்கையைக் குலைக்கிறது. வெளியீட்டை அளவிடுவதில் கவனம் செலுத்துவதே சிறந்த வழியாகும்.
– இலக்குகள் தரம் மற்றும் காலக்கெடுவிற்குள் அடையப்பட்டதா?
பணி செயல்முறை நேர்த்தியாகவும் ஆவணப்படுத்தப்பட்டும் உள்ளதா?
தனிநபர்களின் பங்களிப்புகள் குழுவின் இலக்குகளில் தாக்கத்தை ஏற்படுத்துகின்றனவா?
தெளிவான OKR-கள் (நோக்கங்கள் மற்றும் முக்கிய முடிவுகள்) அல்லது KPI-களைப் பயன்படுத்துங்கள். முன்னேற்றம், தடைகள் மற்றும் ஆதரவுத் தேவைகளைப் பற்றி விவாதிக்க, வாராந்திர 1:1 சந்திப்புகள் போன்ற வழக்கமான மதிப்பாய்வுகளை நடத்துங்கள். குழுக்கள் முடிவுகளின் அடிப்படையில் மதிப்பிடப்படும்போது, அவர்கள் தங்கள் நேரத்தை சுதந்திரமாக நிர்வகிக்க அதிக உந்துதல் பெறுவார்கள்.
5. ஒரு நிலையான பணிச் சுழற்சியை (தாளகதி) வடிவமைக்கவும்.
தொலைதூரக் குழுக்களுக்கு ஒரு கணிக்கக்கூடிய செயல்முறை தேவை. அது இல்லாமல், வேலை தன்னிச்சையாக நடப்பது போன்ற உணர்வு ஏற்படலாம் மற்றும் ஒருங்கிணைப்பு எதிர்வினை சார்ந்ததாக மாறிவிடும். உதாரணமாக, இலகுவான ஆனால் சீரான ஒரு வழக்கத்தை உருவாக்குங்கள்:
– தினசரி உடனடி சரிபார்ப்பு (சுருக்க வடிவம்: நேற்று, இன்று, தடைகள்).
முன்னுரிமைகளைத் தீர்மானிப்பதற்கான வாராந்திரத் திட்டமிடல்.
– முடிவுகளையும் கற்றல்களையும் காண்பதற்கான வாராந்திர மதிப்பாய்வு.
பணி செயல்முறைகளை மேம்படுத்துவதற்கான மாதாந்திர மீளாய்வு.
கூட்டங்கள் நீண்டதாக இருக்க வேண்டியதில்லை. பல வெற்றிகரமான குழுக்கள், தெளிவான நிகழ்ச்சி நிரலுடன் 15-30 நிமிடக் கூட்டங்களை நடத்தி, பின்னர் எழுத்துப்பூர்வமான மற்றும் பகிரப்பட்ட முடிவுகளைப் பயன்படுத்துகின்றன.
6. பணிச்சூழலையும் ஒற்றுமை உணர்வையும் வலுப்படுத்துதல்
குழுக்கள் தனித்தனியாகச் செயல்படும்போது கலாச்சாரம் தானாகவே உருவாகிவிடுவதில்லை. தலைவர்கள், பணிகளைப் பற்றியதாக மட்டுமே இல்லாத கலந்துரையாடல்களுக்கான இடங்களை உருவாக்க வேண்டும். அப்போதுதான் குழு உறுப்பினர்கள் மனித ரீதியாக ஒருவருக்கொருவர் இணைந்திருப்பதாக உணர்வார்கள். சில பயனுள்ள நடைமுறைகள் பின்வருமாறு:
– அவ்வப்போது நடைபெறும் இணையவழி காபி சந்திப்புகள் அல்லது மதிய உணவு அமர்வுகள்.
– வேலை சாராத சேனல்கள் (பொழுதுபோக்குகள், திரைப்படப் பரிந்துரைகள், விளையாட்டு).
– சிறிய சாதனைகளைக் கொண்டாடுதல்: ஒரு திட்டத்தை நிறைவு செய்தல், பிறந்தநாள் அல்லது ஒரு மைல்கல்.
இருப்பினும், சமூக நடவடிக்கைகளைக் கட்டாயப்படுத்தாமல் இருப்பது முக்கியம். ஒவ்வொருவரின் சூழ்நிலைகளும் வேறுபட்டவை என்பதால், விருப்பத்திற்கும் நெகிழ்வுத்தன்மைக்கும் இடமளிக்க வேண்டும்.
7. நம்பிக்கை மற்றும் பச்சாதாபத்தின் அடிப்படையில் தலைமைத்துவத்தை நடைமுறைப்படுத்துங்கள்.
தொலைதூரக் குழு மேலாளர்கள் தங்கள் தலைமைத்துவப் பாணியை மேற்பார்வையிலிருந்து அதிகாரமளித்தலுக்கு மாற்றிக்கொள்ள வேண்டும். நம்பிக்கையே மிக முக்கியமான மூலதனம். தேவைப்படும்போது ஆதரவை வழங்கிக்கொண்டே, உங்கள் குழுவின் திறமையில் நம்பிக்கையை வெளிப்படுத்துங்கள்.
பெரும் தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் எளிய நடைமுறைகள்:
– தனிப்பட்ட மேம்பாட்டில் கவனம் செலுத்தி, தவறாமல் ஒருவருக்கொருவர் ஆலோசனை பெறுங்கள்.
முன்னேற்றத்தை மட்டும் கோருவதற்குப் பதிலாக, உற்பத்தித்திறனைத் தடுக்கும் தடைகளைப் பற்றிக் கேட்டறியுங்கள்.
– பாராட்டு மற்றும் திருத்தம் ஆகிய இரண்டையும் உள்ளடக்கிய, தெளிவான மற்றும் உடனடியான பின்னூட்டத்தை வழங்குங்கள்.
ஒவ்வொரு குழு உறுப்பினருக்கும் வெவ்வேறு வீட்டு மற்றும் பணிச் சூழல்கள் இருப்பதால், பச்சாதாபமும் மிகவும் முக்கியமானது. நியாயமான நெகிழ்வுத்தன்மை பெரும்பாலும் சிறந்த செயல்திறனுக்கு வழிவகுக்கிறது.
8. ஆரோக்கியமான வரம்புகளைக் கடைப்பிடிப்பதன் மூலம் மனச்சோர்வைத் தடுக்கவும்.
தொலைதூர வேலை என்பது, பணிக்கும் தனிப்பட்ட வாழ்க்கைக்கும் இடையிலான எல்லைகளை அடிக்கடி மங்கச் செய்கிறது. இதன் விளைவாக, குழுக்கள் தொடர்ந்து பதிலளிக்க வேண்டிய கட்டாயத்தை உணர்ந்து, மனச்சோர்வுக்கு ஆளாகும் அபாயத்தில் உள்ளன. தலைவர்கள் ஆரோக்கியமான எல்லைகளை இயல்பாக்க வேண்டும்:
– “எப்போதும் ஆன்லைனில்” இருக்கும் கலாச்சாரத்தைத் தவிர்க்கவும்.
– சந்திப்புகள் இல்லாத அமைதியான நேரத்தை (கவனம் செலுத்தும் நேரத்தை) ஒதுக்குங்கள்.
விடுப்பு மற்றும் பண்டிகை நாட்களைப் பயன்படுத்த ஊக்குவிக்கவும்.
– தேவையற்ற கூட்டங்களைத் தவிர்க்கவும், குறிப்பாக நிகழ்ச்சி நிரல் இல்லாத கூட்டங்களைத் தவிர்க்கவும்.
குழுவினர் வெவ்வேறு நேர மண்டலங்களில் பரவியிருந்தால், யாரும் தொடர்ந்து தங்களின் தனிப்பட்ட நேரத்தைத் தியாகம் செய்யாத வகையில், சந்திப்பு அட்டவணைகளைச் சுழற்சி முறையில் அமைக்கலாம்.
9. பணியமர்த்தல் மற்றும் ஆவணப்படுத்தல் பணிகள் சீராக நடைபெறுவதை உறுதிசெய்யுங்கள்.
அறிவு ஒரு தனி நபரின் சிந்தனையில் மட்டுமே அடங்கியிருந்தால், தொலைதூரக் குழுக்கள் சிரமப்படுகின்றன. நல்ல ஆவணப்படுத்தல், புதிய உறுப்பினர்களைச் சேர்க்கும் செயல்முறையை விரைவுபடுத்துவதோடு, நிகழ்நேரத் தகவல்தொடர்பைச் சார்ந்திருப்பதையும் குறைக்கிறது.
பணியமர்த்தல் தொகுப்பைத் தயார் செய்யவும்:
நிறுவனக் கட்டமைப்பு மற்றும் குழுப் பொறுப்புகள்.
– பணிச் செயல்பாட்டு நடைமுறைகள், ஒப்புதல் செயல்முறைகள் மற்றும் தரத் தரநிலைகள்.
– கருவிகளின் பட்டியல், கணக்கு அணுகல் மற்றும் சிறு பயிற்சிகள்.
நடைபெற்று வரும் திட்டங்கள் மற்றும் தற்போதைய முன்னுரிமைகளின் வரைபடம்.
சிறப்பான அறிமுகப் பயிற்சி, புதிய உறுப்பினர்களை விரைவாகத் திறம்படச் செயல்பட வைப்பதோடு, அவர்கள் வரவேற்கப்படுவதாகவும் உணரச் செய்கிறது.
10. செயல்முறையை அவ்வப்போது மதிப்பீடு செய்து மேம்படுத்தவும்.
தொலைநிலைச் சூழல் தொடர்ந்து மாறிக்கொண்டே இருக்கிறது. கருவிகள் மாறுகின்றன, குழுவின் அமைப்பு மாறுகிறது, வணிகத் தேவைகள் கூட மாறுகின்றன. எனவே, எது சிறப்பாகச் செயல்படுகிறது, எதில் மாற்றம் தேவை என்பதைத் தவறாமல் மதிப்பீடு செய்யுங்கள். பின்வருவனவற்றைக் கண்டறிய, சிறு கணக்கெடுப்புகள், மீளாய்வு அமர்வுகள் அல்லது திறந்த கலந்துரையாடல்களைப் பயன்படுத்துங்கள்:
தற்போதைய மிகப்பெரிய பணித் தடை.
செயல்பாட்டின் வேகத்தைக் குறைக்கும் ஒரு பகுதி.
– பயிற்சி அல்லது திறன் மேம்பாடு தேவை.
திடீர், பெரிய மாற்றங்களை விட, சிறிய ஆனால் சீரான முன்னேற்றங்கள் பொதுவாக அதிக பலனளிக்கின்றன.
முடிவுரை
தொலைதூரக் குழுவை திறம்பட நிர்வகிக்க, தெளிவு, ஒரு ஆரோக்கியமான தகவல் தொடர்பு அமைப்பு, கருவிகளின் சீரான பயன்பாடு, மற்றும் நம்பிக்கை மற்றும் வெளியீட்டில் கவனம் செலுத்தும் தலைமைத்துவம் ஆகியவை தேவைப்படுகின்றன. பணிச் சுழற்சிகள் நிறுவப்பட்டு, கலாச்சாரம் வலுப்படுத்தப்பட்டு, பணி-வாழ்க்கை எல்லைகள் பேணப்படும்போது, தொலைதூரக் குழுக்கள் பாரம்பரியப் பணி மாதிரிகளை விட அதிக உற்பத்தித்திறனுடனும் மகிழ்ச்சியுடனும் இருக்க முடியும். இறுதியில், ஒரு தொலைதூரக் குழுவின் வெற்றியானது தூரத்தால் தீர்மானிக்கப்படுவதில்லை, மாறாக நீங்கள் எவ்வாறு கட்டமைப்பையும், உறவுகளையும், மற்றும் ஒரு தெளிவான பணி வழிகாட்டுதலையும் உருவாக்குகிறீர்கள் என்பதாலேயே தீர்மானிக்கப்படுகிறது.
நீங்கள் விரும்பினால், உத்திகளையும் எடுத்துக்காட்டுகளையும் மேலும் துல்லியமாக்குவதற்காக, இந்தக் கட்டுரையை ஒரு சிறிய ஸ்டார்ட்அப் நிறுவனம், வாடிக்கையாளர் சேவைக் குழு, தகவல் தொழில்நுட்பம்/பொறியியல் குழு அல்லது வேறு நேர மண்டலத்தில் உள்ள குழு போன்ற ஒரு குறிப்பிட்ட சூழலுக்கு ஏற்ப என்னால் மாற்றியமைத்துத் தர முடியும்.
