Байгууллагын удирдлагын үндсэн зарчмууд
Байгууллагын менежмент гэдэг нь байгууллагын зорилгод үр дүнтэй, үр ашигтай хүрэхийн тулд хүн, цаг хугацаа, мэдээлэл, санхүүгийн янз бүрийн нөөцийг чиглүүлэх үйл явц юм. Хурдацтай өөрчлөгдөж буй орчинд байгууллагуудад зөвхөн үр дүнд төдийгүй тодорхой бүтэц, зохистой удирдлага, эрүүл ажлын соёл, өгөгдөлд суурилсан шийдвэр гаргалтаар дамжуулан эдгээр үр дүнд хэрхэн хүрэхэд чиглэсэн менежмент хэрэгтэй. Энэхүү нийтлэлд компаниуд, боловсролын байгууллагууд, ашгийн бус байгууллагууд, төрийн байгууллагууд зэрэг янз бүрийн нөхцөлд хэрэглэж болох байгууллагын менежментийн үндсэн зарчмуудыг авч үзэх болно.
1. Алсын хараа, эрхэм зорилго, зорилгын тодорхой байдал
Хамгийн үндсэн зарчим бол чиглэл тодорхой байх явдал юм. Алсын хараа нь хүрэх ёстой ирээдүйн төгс төлөв байдлыг тодорхойлдог бол эрхэм зорилго нь байгууллагын оршин тогтнох шалтгаан, түүнд хүрэх ерөнхий замыг тайлбарладаг бол зорилго нь илүү тодорхой ололт амжилт юм. Эдгээр гурвыг агуулаагүй бол байгууллагын үйл ажиллагаа амархан хуваагдмал, синхрон бус болж хувирдаг.
Сайн зорилгыг ихэвчлэн хэмжигдэхүйц байдлаар томъёолдог. Олон байгууллага SMART (Тодорхой, Хэмжиж болох, Хүрч болох, Хамааралтай, Цаг хугацаагаар хязгаарлагдсан) аргыг ашигладаг. Жишээлбэл, "үйлчлүүлэгчийн сэтгэл ханамжийг сайжруулах"-ыг илүү тодорхой зорилт болгон хөрвүүлэх шаардлагатай, тухайлбал "үйлчлүүлэгчийн сэтгэл ханамжийн оноог 6 сарын дотор 4,1-ээс 4,5 болгон нэмэгдүүлэх". Зорилго тодорхой байх нь байгууллагын бүх гишүүд тэргүүлэх чиглэлийг ойлгож, өөр өөр тайлбараас үүдэлтэй зөрчлийг бууруулдаг.
2. Системчилсэн төлөвлөлт
Төлөвлөлт бол зорилго ба үйл ажиллагааны хоорондох гүүр юм. Хүчтэй байгууллага гэдэг нь зөвхөн шаргуу ажилладаг байгууллага төдийгүй зөв чиглэлд ажилладаг байгууллага юм. Төлөвлөлтөд стратеги боловсруулах, ажлын хөтөлбөр боловсруулах, нөөцийг хуваарилах , эрсдэл ба боломжуудыг тодорхойлох зэрэг орно.
Төлөвлөлтийг урт хугацааны (стратегийн), дунд хугацааны (тактикийн) болон богино хугацааны (үйл ажиллагааны) гэж хувааж болно. Стратегийн түвшинд байгууллага байр суурь, гол стратегиа тодорхойлдог. Үйл ажиллагааны түвшинд байгууллага өдөр тутмын ажил, хуваарь, ажлын стандартыг тогтоодог. Сайн төлөвлөлт нь уян хатан хэвээр байна: зах зээлийн өөрчлөлт, дүрэм журам, технологи, оролцогч талуудын хэрэгцээнд дасан зохицож чаддаг.
3. Зохион байгуулалт: Бүтэц, үүрэг, зохицуулалт
Төлөвлөгөө гаргасны дараа байгууллага ажлаа зохион байгуулах шаардлагатай. Үүнд зохион байгуулалтын бүтэц бий болгох, үүрэг даалгавар өгөх, эрх мэдлийг хуваарилах, зохицуулах механизм орно. Зөв бүтэц нь ажлын урсгалыг жигдрүүлж, хариуцлагатай байдлыг хангадаг.
Үүргийг тодорхой тодорхойлох ёстой: хэн хариуцлага хүлээх, хэн шийдвэр гаргах, хэн дэмжлэг үзүүлэх. Олон байгууллага үүргийг тодруулахын тулд RACI (Хариуцлагатай, Хариуцлагатай, Зөвлөгдсөн, Мэдээлэлтэй) зэрэг хэрэгслүүдийг ашигладаг. Ажлын нэгжүүд тусгаарлагдмал ажиллахгүй байхыг баталгаажуулахын тулд зохицуулалт чухал үүрэгтэй. Зохицуулалтыг тогтмол уулзалт, тайлангийн систем, стандарт үйл ажиллагааны журам (SOP), хамтын ажиллагааны платформуудаар дамжуулан хийж болно.
4. Манлайлал ба чиглүүлэлт (Удирдах)
Менежмент гэдэг нь зөвхөн систем төдийгүй хүмүүстэй холбоотой. Манлайлал гэдэг нь хүмүүст нөлөөлж, нийтлэг зорилгод чиглүүлэх чадвар юм. Үр дүнтэй удирдагч үлгэр дууриал үзүүлж, итгэлцлийг бий болгож, чиглэл өгч, бүтээмжид таатай ажлын орчин бүрдүүлж чаддаг.
Манлайллын хэв маяг нь нөхцөл байдлаас шалтгаалан өөр өөр байж болно. Хямралын үед илүү шийдэмгий, хурдан хэв маяг шаардлагатай байж болно. Багийн хөгжилд дасгалжуулалт болон оролцооны хэв маяг нь илүү үр дүнтэй байдаг. Гол зарчим бол манлайлал нь оролцоо, хариуцлагын мэдрэмжийг хөгжүүлэх ёстой. Багийн гишүүд сонсогдож, үнэлэгдэж байгаагаа мэдэрсэн үед тэд илүү сахилга баттай, бүтээлчээр ажиллах хандлагатай байдаг.
5. Үр дүнтэй, ил тод харилцаа холбоо
Харилцаа холбоо бол байгууллагын амин сүнс юм. Хойшлогдсон, дутуу эсвэл нэг талыг барьсан мэдээлэл нь алдаа, зөрчилдөөн, урам зориг буурахад хүргэдэг. Сайн харилцаа холбоо нь хоёр талын шинж чанартай: энэ нь зөвхөн зааварчилгаа өгөхөөс гадна санал хүсэлт өгөх боломжийг олгодог.
Ил тод байдал нь ялангуяа бодлогын өөрчлөлт, гүйцэтгэлийн үнэлгээ , шийдвэр гаргалтын хувьд чухал зарчим юм. Ил тод байдал гэдэг нь бүх зүйлийг ил тод илчлэх гэсэн үг биш, харин холбогдох мэдээллийг тодорхой, цаг тухайд нь хүргэх гэсэн үг юм. Харилцаа холбоо үр дүнтэй байх үед зохицуулалт сайжирч, тодорхойгүй байдал буурдаг.
6. Гүйцэтгэлийн хяналт ба үнэлгээ (Хяналт)
Дараагийн зарчим бол хяналт юм. Хяналт гэдэг нь зөвхөн хяналт тавих биш, харин байгууллагын үйл ажиллагаа хэвийн явагдаж байгаа эсэхийг баталгаажуулах явдал юм. Үүнийг гүйцэтгэлийн үзүүлэлтүүдийг тогтоох, ахиц дэвшлийг хянах, дотоод аудит хийх, залруулах арга хэмжээ авах замаар хэрэгжүүлдэг.
Гүйцэтгэлийн үзүүлэлтүүд нь KPI (Гол гүйцэтгэлийн үзүүлэлтүүд), OKR (Зорилго ба Гол үр дүн) эсвэл шаардлагатай бол бусад үзүүлэлтүүд байж болно. Хамгийн чухал нь үзүүлэлтүүд нь байгууллагын зорилгод хамааралтай бөгөөд хэрэгжүүлэх боломжтой байх ёстой. Тогтмол үнэлгээ нь байгууллагуудад юу үр дүнтэй, юу болохгүй байгаа, яагаад гэдгийг харахад тусалдаг. Тэндээс байгууллагууд тасралтгүй сайжруулалт хийх боломжтой.
7. Нөөцийн менежментийн үр ашиг ба үр нөлөө
Байгууллагын удирдлага хязгаарлагдмал нөөцтэй байнга тулгардаг. Тиймээс үр ашиг ( нөөцийг аль болох хэмнэлттэй ашиглах) болон үр ашиг (зөв зорилтод хүрэх) нь тэнцвэртэй байх ёстой. Зөвхөн үр ашгийг эрэлхийлдэг байгууллагууд чанараа алдаж болзошгүй; эсрэгээрээ, зардлыг хянахгүйгээр зөвхөн үр ашгийг эрэлхийлдэг байгууллагууд тогтворгүй болж болзошгүй.
Нөөцийн менежментэд төсөвлөлт, худалдан авалт, цагийн менежмент, хөрөнгийн засвар үйлчилгээ багтдаг. Хүний нөөцийн хүрээнд үүнд ажилд авах, сургалт явуулах, чадамжийг хөгжүүлэх, авьяас чадварыг удирдах зэрэг орно. Үндсэн зарчим нь зөв хүмүүсийг зөв албан тушаалд байрлуулж, тэднийг хөгжүүлэх дэмжлэгтэй байлгах явдал юм.
8. Байгууллагын соёл ба ажлын ёс зүй
Байгууллагын соёл гэдэг нь ажлын зан төлөвийг бүрдүүлдэг үнэт зүйлс, хэм хэмжээ, зуршил юм. Эерэг соёл нь хамтын ажиллагаа, шударга байдал, суралцахыг дэмждэг. Нөгөөтэйгүүр, сөрөг соёл нь албан тушаалын улс төр, үл итгэх байдал, өөрчлөлтийг эсэргүүцэх чадварыг бий болгодог.
Ёс зүй нь мөн чухал тулгуур багана юм. Ёс зүйн менежмент нь байгууллагын нэр хүндийг дээшлүүлж, үйлчлүүлэгчид, түншүүд болон олон нийттэй урт хугацааны харилцаа холбоог бий болгодог. Ёс зүй нь шударга байдал, хариуцлага, дүрэм журмыг дагаж мөрдөх, байгууллагын гишүүдтэй шударга харьцах зэрэг орно. Урт хугацаанд хүчтэй соёл, ёс зүй нь давтахад хэцүү өрсөлдөөний давуу тал болдог.
9. Өгөгдөлд суурилсан шийдвэр гаргалт ба эрсдэл
Удирдлагын шийдвэрүүд зөвхөн зөн совин дээр суурилахгүй, харин өгөгдөл, дүн шинжилгээгээр бататгах ёстой. Өгөгдлийг санхүүгийн тайлан, хэрэглэгчийн судалгаа, гүйцэтгэлийн үнэлгээ, тэр ч байтугай салбарын чиг хандлагаас авах боломжтой. Өгөгдлийн тусламжтайгаар байгууллагууд алдааг багасгаж, шийдвэрийн нарийвчлалыг сайжруулж чадна.
Цаашилбал, орчин үеийн менежмент нь эрсдэлийн удирдлагад анхаарлаа хандуулах шаардлагатай : болзошгүй асуудлуудыг тодорхойлох, тэдгээрийн нөлөөллийг үнэлэх, бууруулах төлөвлөгөө боловсруулах. Эрсдэл нь санхүүгийн, үйл ажиллагааны, нэр хүндийн, хууль эрх зүйн эсвэл мэдээллийн аюулгүй байдал байж болно. Төлөвшсөн байгууллагууд асуудал гарсан үед зөвхөн хариу үйлдэл үзүүлэхээс гадна эхнээс нь урьдчилан сэргийлэх, бэлэн байдлыг хангадаг.
10. Тасралтгүй сайжруулалт ба дасан зохицох
Байгууллагын орчин байнга өөрчлөгдөж байдаг. Тиймээс хамгийн чухал зарчим бол тасралтгүй сайжруулалт юм. Байгууллагууд үйл явцыг үнэлэх, санал хүсэлтийг хүлээн авах, шинэ бөгөөд илүү сайн арга барилыг туршиж үзэх зуршлыг хөгжүүлэх шаардлагатай. Системчилсэн сайжруулалтыг хангахын тулд PDCA (Төлөвлөх-Хийх-Шалгах-Үйлдэх) зэрэг арга барилыг ихэвчлэн ашигладаг.
Дасан зохицох чадвар гэдэг нь технологийг нэвтрүүлэх, ажлын үйл явцыг өөрчлөх, үйлчлүүлэгч болон нийгмийн хэрэгцээнд хариу үйлдэл үзүүлэх чадварыг хамардаг. Дасан зохицох чадвартай байгууллагууд нь ерөнхийдөө гадны дарамтанд илүү тэсвэртэй бөгөөд өрсөлдөгчдөөсөө илүү хурдан шинэ боломжуудыг ашиглах чадвартай байдаг.
Хаах
Зорилго тодорхой байх, төлөвлөлт, зохион байгуулалт, манлайлал, харилцаа холбоо, хяналт, соёл, дасан зохицох зэрэг байгууллагын удирдлагын үндсэн зарчмууд нь хоорондоо уялдаа холбоотой бөгөөд дангаараа оршин тогтнох боломжгүй юм. Амжилттай байгууллагууд бол систем болон хүмүүсийг тэнцвэржүүлдэг байгууллагууд юм: итгэлцэл, хамтын ажиллагаа, ёс зүйг нэгэн зэрэг бий болгохын зэрэгцээ тодорхой ажлын бүтэцтэй байдаг. Эдгээр зарчмуудыг тууштай хэрэгжүүлснээр байгууллагууд зорилгодоо хүрэх, өөрчлөлтийг даван туулах, тогтвортой өсөхөд илүү сайн бэлтгэлтэй байх болно.
