Том төслийн менежментийн захиргааны гарын авлага
Том төслийг удирдах нь зөвхөн техникийн стратеги, зураг төсөл эсвэл талбайн гүйцэтгэл биш юм. Сайн ажиллаж, цаг үеэ олсон төслийн ард хүчтэй удирдлага байдаг: сайн зохион байгуулалттай баримтжуулалт, тодорхой батлах үйл явц, сахилга баттай зардлын бүртгэл, эрсдэлийн тогтвортой хяналт. Төслийн удирдлага нь ихэвчлэн "тайзны ард" ажилладаг гэж тооцогддог боловч үнэндээ энэ нь удирдлагын шийдвэр гаргах, баг хоорондын зохицуулалтын үндэс суурь болдог. Энэ нийтлэлд баримт бичгийн төлөвлөлтөөс эхлээд тайлагнах, төслийг хаах хүртэл томоохон төслүүдийг удирдах захиргааны удирдамжийг хамардаг.
1. Эхнээс нь захиргааны бүтцийг бий болгох
Эхний алхам бол төслийн удирдлагын тодорхой бүтцийг бий болгох явдал юм. Том төслүүдийн хувьд оролцогч талуудын тоо, гүйлгээний хэмжээ, өөрчлөлтийн давтамж зэргээс шалтгаалан нарийн төвөгтэй байдал нэмэгддэг. Удирдлагын бүтэц нь баримтжуулсан үүрэг, хариуцлага, харилцаа холбооны сувгуудыг багтаасан байх ёстой.
Зарим нийтлэг шаардлагатай захиргааны үүрэгт төслийн админ (баримт бичиг, харилцаа холбооны менежер), зардлын хянагч, гэрээний админ, тайлангийн зохицуулагч орно. Хэрэв төсөл нь олон талт үйл ажиллагаа явуулдаг бол төв захиргааны төвтэй холбогдсон газар бүрт админ ажиллуулах талаар бодож үзээрэй.
Захидал харилцаанаас эхлээд гэрээний өөрчлөлт хүртэлх баримт бичиг бүр тодорхой хариуцлагатай, давхцалгүй байхын тулд эхнээс нь RACI матриц (Хариуцлагатай, Хариуцлагатай, Зөвлөгөөтэй, Мэдээлэлтэй) үүсгэхээ мартуузай.
2. Баримт бичгийн удирдлагын системийг бий болгох (Баримт бичгийн хяналт)
Том төслүүд нь маш олон баримт бичиг үүсгэдэг: гэрээ, цехийн зураг төсөл, хурлын тэмдэглэл, ажлын зааварчилгаа, өдөр тутмын тайлан, тэр ч байтугай албан ёсны захидал харилцаа. Сайн зохион байгуулалттай системгүйгээр баримт бичгийн хувилбарын алдаа гарах эрсдэл нэмэгдэж, үр дагавар нь үнэтэй байж болно.
Баримт бичгийн хяналтын хамгийн сайн зарчимд дараахь зүйлс орно.
– Стандарт баримт бичгийн дугаарлалт (жишээ нь: баримт бичгийн төрөл–төслийн код–огноо–хувилбар).
– Тодорхой хувилбарууд болон засварууд (засварын түүх заавал байх ёстой).
– Үнэний цорын ганц эх сурвалж, хамгийн тохиромжтой нь SharePoint зэрэг платформ, бүтэцлэгдсэн Google Drive эсвэл тусгай DMS системээр дамжуулан.
– Олон түвшний хандалтын эрх, ингэснээр эмзэг баримт бичгүүдийг хайхрамжгүй тараахгүй.
– Төсөл дууссаны дараа баримт бичгийг хадгалах зэрэг Үйл ажиллагааны хөтөлбөрүүдийг архивлах.
Түүнчлэн, ямар баримт бичгийн төрлүүд зөвшөөрөл шаарддаг, аль нь зөвхөн мэдээллийн зориулалттай болохыг тодорхойл. Энэ нь ажлын урсгалыг хурдасгаж, баталгаажуулалтын саад бэрхшээлийг бууруулдаг.
3. Гэрээний удирдлага ба худалдан авалт
Гэрээ нь томоохон төслийн удирдлагын гол цөм бөгөөд хуваарь, зардал, хууль эрх зүйн эрсдэлд нөлөөлдөг. Гэрээ бүр нь хамрах хүрээ, үр дүн, чанарын стандарт, төлбөрийн хуваарь, торгуулийн заалт, өөрчлөлтийн захиалга, нэхэмжлэлийн журам зэрэг цогц хавсралтуудыг багтаасан эсэхийг шалгаарай.
Пада худалдан авалтын үйл явц, сайн удирдлага нь дараахь зүйлийг агуулна.
– Тендерийн баримт бичиг/үнийн саналын хүсэлт (RFQ/RFP)
– Ил тод нийлүүлэгчдийн үнэлгээний жагсаалт (техникийн болон арилжааны шалгуур)
– Тодруулга болон хэлэлцээрийн тэмдэглэл
– Гэрээтэй нийцсэн Худалдан авах захиалга (PO)
– Бараа/үйлчилгээ хүлээн авсан тухай бүртгэл (GRN/BAST)
– Нийлүүлэгчийн гүйцэтгэлийн хяналт (SLA эсвэл KPI)
Гол туршлага: ашиг сонирхлын зөрчлөөс урьдчилан сэргийлэх, дотоод хяналтыг бэхжүүлэхийн тулд бараа/үйлчилгээ хүлээн авахаас (баталгаажуулах) худалдан авалтын зөвшөөрөл (зөвшөөрөл)-ийг тусад нь авах.
4. Төсөв, зардал болон бэлэн мөнгөний урсгалын менежмент
Том төслүүдийн хувьд бэлэн мөнгөний урсгал нь тэдний оршин тогтноход чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Төслийн санхүүгийн удирдлага нь төлөвлөлт, бүртгэл хөтлөлт, үечилсэн дүн шинжилгээг хослуулсан байх ёстой.
Зарим үндсэн бүрэлдэхүүн хэсгүүд:
– Суурь төсөв: анхны батлагдсан төсөв.
– Зардлын задаргааны бүтэц (CBS): ажлын багц тус бүрийн зардлыг зураглах.
– Амлалт ба бодит өртөг: гэрээ байгуулсан зардал ба төлсөн зардал.
– Урьдчилан таамаглах: төслийн төгсгөл хүртэлх тооцоолсон зардал (Дууссан үеийн тооцоолол).
Захиргааны үйл явцад нэхэмжлэхийн баталгаажуулалт, явцын нийцэл, дэмжлэг үзүүлэх баримт бичгийн бүрэн байдал багтсан эсэхийг шалгаарай. Сахилга батыг хадгалахын тулд төслийн санхүүгийн хуанли тогтооно уу: таслах хугацаа, төлбөрийн хуваарь, зардлын хяналтын уулзалтууд (жишээлбэл, долоо хоног бүр эсвэл сар бүр).
5. Хуваарь болон ахиц дэвшлийн удирдлага
Хуваарийн удирдлага нь зөвхөн цагийн хуваарь гаргахаас гадна явцын өгөгдлийн бүрэн бүтэн байдлыг хадгалахаас илүү ихийг хамардаг. Том төслүүд нь ихэвчлэн ажлын багц, нөөц , хамааралтай холбоотой нарийвчилсан хуваарь шаарддаг .
Байршуулах шаардлагатай гол баримт бичгүүд:
– Мастер хуваарь
– Долоо хоног тутмын/хоёр долоо хоног тутмын хуваарь (урьдчилсан хуваарь)
– Үйл явцын тайлан (биет болон санхүүгийн)
– Зохицуулалтын уулзалтын тэмдэглэл болон үйл ажиллагааны жагсаалт
Явцын тайланг үнэн зөв гаргахын тулд хэмжилтийн аргыг эхнээс нь тодорхойл - жишээлбэл, хүргэлт, жинлэлт эсвэл хэмжигдэхүйц ажлын эзлэхүүн дээр үндэслэн. Зөвхөн өгүүлэмжтэй, тоон мэдээлэлгүй тайлангаас зайлсхий, учир нь энэ нь шийдвэр гаргалтыг хүндрүүлнэ.
6. Өөрчлөлтийн хяналтын удирдлага
Том төслүүд бараг үргэлж өөрчлөлттэй тулгардаг: зураг төсөл, цар хүрээ, ажлын арга барил, эсвэл талбайн нөхцөлд. Өөрчлөлтийг хянахгүйгээр жижиг өөрчлөлтүүд ч гэсэн зардлын хэтрэлт, хуваарийн сааталд хүргэж болзошгүй.
Өөрчлөлтийн хяналтын систем сайн нь дараах зүйлсийг багтаана:
– Хүсэлтийн маягтыг өөрчлөх
– Зардал, цаг хугацаа болон эрсдэлийн нөлөөллийн шинжилгээ
– Шаталсан зөвшөөрөл (өөрчлөлтийн утгаас хамааран)
– Үндсэн баримт бичгүүдийг (төсөв болон хуваарь) шинэчлэх
- Аудитын бүрэн зам
Чухал зарчим: зөвшөөрөлгүйгээр ямар ч өөрчлөлтийн ажил хийгддэггүй (журамд зохицуулагдсан онцгой байдлын үед биш). Энэ нь төслийг хяналтгүй нэхэмжлэлээс хамгаалдаг.
7. Эрсдэл, чанар, хууль тогтоомжийн хэрэгжилтийн удирдлага
Том төслийн удирдлага нь төсөл нь чанарын стандарт, дүрэм журмын дагуу ажиллаж байгааг нотлох ёстой. Үүнд Чанарын төлөвлөгөө, Хяналтын туршилтын төлөвлөгөө (ITP), хяналтын бүртгэл зэрэг чанарын баримт бичгийг боловсруулах, шинэчлэх ажил орно.
Эрсдэлийн хувьд төслийн удирдлагууд дараахь зүйлийг бий болгохыг дэмждэг.
– Эрсдэлийн бүртгэл (эрсдэлийн жагсаалт, нөлөөллийн түвшин, бууруулах арга хэмжээ)
– Өмнө нь гарсан асуудлуудын асуудлын бүртгэл
– PIC-тэй хамт бууруулах арга хэмжээний дараагийн алхам болон хугацаа
Хэрэв төсөл нь зөвшөөрөл, K3, байгаль орчны асуудал эсвэл дотоод аудиттай холбоотой бол бүх нотлох баримтыг баримтжуулсан эсэхийг шалгаарай. Цэвэр удирдлага нь аудитыг хөнгөвчилж, болзошгүй хориг арга хэмжээг бууруулна.
8. Удирдлагын тайлан ба оролцогч талуудын харилцаа холбоо
Том төслүүд нь тууштай, найдвартай тайлан гаргахыг шаарддаг. Удирдлага цаг хугацааны явцад чиг хандлагыг харьцуулж чаддаг байхын тулд стандарт тайлангийн форматыг бий болго.
Ердийн тайланд дараахь зүйлс орно:
– Долоо хоногийн тайлан: ахиц дэвшил, саад бэрхшээл, дараагийн долоо хоногийн төлөвлөгөө
– Сарын тайлан: гүйцэтгэл, зардал, хуваарь, эрсдэл болон нэхэмжлэлийн хураангуй
– KPI хяналтын самбар: хуваарийн хазайлт, зардлын хазайлт, бүтээмж, чанар, аюулгүй байдал
Бичгийн тайлангаас гадна харилцаа холбооны удирдлагад албан ёсны захидал харилцаа, уулзалтын тэмдэглэл, архивлах шаардлагатай чухал имэйлүүд багтана. Харилцаа холбоо хэзээ албан ёсны (албан захидал), хэзээ дотоод байх ёстой талаар бодлого байгаа эсэхийг шалгаарай.
9. Төслийг хаах болон хүлээлгэн өгөх
Хаалтын үе шатыг ихэвчлэн орхигдуулдаг боловч энэ нь захиргааны амжилтад чухал үүрэг гүйцэтгэдэг. Хаалтын шатанд ажлыг хүлээлгэн өгөх, төлбөрийн эцсийн баталгаажуулалт, үйл ажиллагаа эсвэл засвар үйлчилгээний баримт бичгийг нэгтгэх зэрэг үйл ажиллагаа орно.
Түгээмэл хаалтын баримт бичиг:
– Түр болон эцсийн хүлээлгэн өгөх тэмдэглэл (BAST)
– Баригдсан зураг / эцсийн баримт бичгийн талбарын хувилбар
– Ашиглалт болон засвар үйлчилгээний гарын авлага (O&M гарын авлага)
– Цоолтуурын жагсаалт болон гүйцэтгэлийн нотолгоо
– Төслийн эцсийн тайлан
– Гэрээ, нэмэлт, нэхэмжлэл болон захидал харилцааны архив
Төслийг зөвхөн биет ажил дууссан үед төдийгүй гэрээний болон баримт бичгийн бүх үүргүүд биелэгдсэн үед "дууссан" гэж үзнэ.
Дүгнэлт
Захиргаа бол томоохон төслүүдийн мэдрэлийн систем юм: төлөвлөлтийг гүйцэтгэлтэй, өгөгдлийг шийдвэртэй, хээрийн үйл ажиллагааг гэрээний үүрэгтэй холбодог. Тодорхой үүрэг гүйцэтгэлийн бүтэц, сахилга баттай баримт бичгийн хяналт, хүчтэй зардлын менежмент, компанийн өөрчлөлтийн хяналт, тууштай тайлагналын тусламжтайгаар томоохон төслүүд илүү удирдахад хялбар, хариуцлагатай болдог. Эхний өдрөөс эхлэн захиргаанд цаг зарцуулах нь зөрчилдөөнийг бууруулж, шийдвэр гаргалтыг хурдасгаж , төслийг цаг хугацаанд нь, чанартай, төсөвт багтаан дуусгах боломжийг нэмэгдүүлдэг.
Хэрэв та хүсвэл би практик загваруудыг (жишээ нь баримт бичгийн дугаарлалт, долоо хоног тутмын тайлангийн формат, өөрчлөлтийн хүсэлт, эрсдэлийн бүртгэл) үүсгэж болох бөгөөд ингэснээр та энэ гарын авлагыг шууд хэрэгжүүлэх боломжтой болно.
