Зөв удирдлагын төлөвлөгөөг хэрхэн бий болгох вэ
Захиргааны төлөвлөгөө нь төрийн байгууллага, сургуулиудад байгууллага, бизнес, ажлын хөтөлбөр, үйл ажиллагааг явуулахад чухал суурь болдог. Тодорхой захиргааны төлөвлөгөөгүй бол ажил амархан давхцаж, баримт бичиг алдагдаж, батлах үйл явц удааширч, шийдвэр гаргах нь ихэвчлэн таамаглалд тулгуурладаг. Үүний эсрэгээр, зохих захиргааны төлөвлөгөө нь үйл явц бүрийг оновчтой, хэмжигдэхүйц, хариуцлагатай байлгахад тусалдаг. Энэ нийтлэлд зорилго тавихаас эхлээд үечилсэн үнэлгээ хүртэл үр дүнтэй захиргааны төлөвлөгөө боловсруулах практик алхмуудыг авч үзэх болно.
1. Захиргааны утга учир, цар хүрээг ойлгох
Эхний алхам бол таны орчинд удирдлага гэж юу болохыг ойлгох явдал юм. Удирдлага нь зөвхөн захидал харилцааны тухай биш бөгөөд өгөгдлийн менежмент, архивлах, үндсэн санхүүжилт, бараа материалын бүртгэл, хуваарь гаргах, хүний нөөцийн менежмент, тайлан гаргах, тэр ч байтугай үйлчилгээний стандартын үйл ажиллагааны журам (SOP)-ийг багтаадаг. Тодорхой цар хүрээ нь таны хэрэгцээнд нийцсэн төлөвлөгөө боловсруулах, эрэмбэлэх ажлыг хялбарчлах болно .
Жишээлбэл, жижиг компанийн захиргааны төлөвлөгөөнд төлбөр тооцоо, гэрээний бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэлийн энгийн байдлыг онцолсон байж болох юм. Сургууль нь сургалтын удирдлага, оюутны асуудал, эцэг эхийн захидал харилцаанд илүү анхаарлаа хандуулж болно.
2. Тодорхой бөгөөд хэмжиж болох зорилтуудыг тавь
Зөв зохистой захиргааны төлөвлөгөө нь тодорхой зорилготой байх ёстой. Олон төлөвлөгөө нь "захиргааны үр ашгийг дээшлүүлэх" гэх мэт хэт ерөнхий зорилтуудаас болж бүтэлгүйтдэг. Илүү үр дүнтэй зорилтууд нь тодорхой бөгөөд хэмжигдэхүйц байх шаардлагатай.
SMART (Тодорхой, Хэмжиж болох, Хүрч болох, Хамааралтай, Цаг хугацаагаар хязгаарлагдсан) гэх мэт энгийн аргыг ашиглаарай. Жишээлбэл:
– Баримт бичгийн хайлтын хугацааг 2 сарын хугацаанд 15 минутаас 3 минут болгон бууруулсан.
– 1 улирлын дотор ирсэн/гарсан захидлын 100%-ийг үсэг дугаарын систем болон архивын ангиллаар ангилах.
– Үйл ажиллагааны зардлыг ирүүлэхэд зориулсан Үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг бэлтгэж, ирүүлсэн материалын 90%-ийг дээд тал нь 2 ажлын өдрийн дотор дуусгасан эсэхийг баталгаажуулна.
Иймэрхүү зорилтууд нь үнэлгээг хялбарчилж, багт тодорхой чиглэл өгдөг.
3. Одоогийн нөхцөл байдлын шинжилгээ хийх
Себелум төлөвлөгөө гаргах, одоогийн захиргааны нөхцөл байдлыг газрын зурагт харуул. Та энгийн аргыг ашиглаж болно: ажиглалт ажлын үйл явц, ажилтнуудын ярилцлага, баримт бичгийн аудит. Дараах асуултуудад анхаарлаа хандуулна уу:
-Ямар баримт бичгүүдийг хамгийн их ашигладаг вэ?
– Хамгийн түгээмэл тохиолддог асуудлууд (баримт бичиг алдагдсан, өгөгдлийн давхардал, саатал) юу вэ?
- Аль баталгаажуулалтын үйл явц хамгийн удаан хугацаа шаарддаг вэ?
– Ямар програм хангамж эсвэл хэрэгслүүдийг ашигладаг вэ (гарын авлага, хүснэгт, тусгай програм хангамж)?
- Үйл явц бүрийг хэн хариуцах вэ?
Энэхүү дүн шинжилгээнээс та хамгийн их сайжруулах шаардлагатай "зовиуртай цэгүүд"-ийг тодорхойлох болно. Энэ нь удирдлагын төлөвлөгөөг зөвхөн цаасан дээрх идеал биш, харин бодитой, зорилтот болгоход тусалдаг.
4. Захиргааны хэрэгцээний жагсаалтыг бэлтгэ
Анхны нөхцөлүүдийг тодорхойлсны дараа захиргааны хэрэгцээний жагсаалтыг ангиллаар нь гарга. Ангиллын жишээ:
– Баримт бичиг болон архив: ирж буй/гарч буй захидал, гэрээ, тэмдэглэл, тайлан.
– Өгөгдөл ба мэдээлэл: үйлчлүүлэгч/оюутны мэдээллийн сан, ажилчдын мэдээлэл, бараа материалын мэдээлэл.
– Захиргааны санхүү: жижиг бэлэн мөнгө, гүйлгээний нотолгоо, зардлын тойм.
– Дотоод үйлчилгээ: чөлөө авах хүсэлт, бараа худалдан авах, засвар хийх хүсэлт.
– Гадаад үйлчилгээ: албан захидал, мэдээлэл авах хүсэлт, олон нийтийн үйлчилгээ.
Энэхүү шаардлагын жагсаалтыг бий болгох систем, формат, Үйл ажиллагааны хөтөлбөрийг тодорхойлоход материал болгон ашиглана.
5. Ажлын бүтэц, хуваарилалтыг төлөвлөх
Зөв зохистой захиргааны төлөвлөгөө нь тодорхой үүрэг шаарддаг. Хэн юу хийхийг, хэн батлахыг, хэн хянаж байгааг тодорхойл. RACI гэх мэт энгийн матрицыг ашигла:
– Хариуцлагатай: даалгавар гүйцэтгэгч.
– Хариуцлагатай: эцсийн хариуцлагыг хүлээсэн хүн.
– Зөвлөгөө өгсөн: тал санал хүсэлтийг хүссэн.
– Мэдээлэлтэй: мэдээлэл авах шаардлагатай тал.
Даалгавруудыг ингэж хуваарилах нь давхцах эсвэл "давж өнгөрөх" эрсдэлийг бууруулдаг. Цаашилбал, даалгавар болон эрх мэдлийн хил хязгаар тодорхой байдаг тул баг илүү аюулгүй байх болно.
6. Гол процессуудад зориулсан Үйл ажиллагааны үндсэн зарчмуудыг (SOP) үүсгэх
Стандарт Үйл ажиллагааны Журам (SOP) нь удирдлагын гол тулгуур юм. Эдгээр нь тууштай байдлыг хадгалж, шинэ ажилчдын сургалтыг хурдасгаж, хариуцлагыг нэмэгдүүлдэг. Хамгийн нөлөө бүхий үйл явцуудад анхаарлаа хандуулдаг, жишээлбэл:
– Ирж буй болон гарч буй шуудангийн SOP (бичлэг хийх, захиран зарцуулах, архивлах).
– Баримт бичгийн архивын SOP (ангиллын код, физик болон дижитал хадгалалт).
– Үйл ажиллагааны төсвийг ирүүлэх, батлуулах SOP.
– Сар эсвэл улирлын тайлан гаргах SOP.
– Бараа материалыг зээлж авах болон буцаах SOP.
Үйл ажиллагааны төлөвлөгөө (SOP) урт байх албагүй. Хамгийн чухал нь тэдгээр нь тодорхой, дараалсан алхмуудтай, хариуцлагатай хүнийг жагсаасан, боломжтой бол стандарт үйлчилгээний хугацаатай байх явдал юм.
7. Үр ашигтай бүртгэлийн системийг тодорхойлох
Зөв архивлах нь байгууллагыг "хурдан олоход", "нотлоход хялбар" болгодог. Захиргааны төлөвлөгөөнд дараахь зүйлийг тусгасан байх ёстой.
– Баримт бичгийн ангилал: жишээлбэл, баримт бичгийн төрөл, ажлын нэгж, жилээр нь үндэслэн.
– Архивын код: хайлтыг хялбар болгохын тулд тогтмол дугаарлалттай.
– Физик хадгалах сан: хавтас, файл хадгалах шүүгээ, шошго, файл хадгалах жагсаалт.
– Дижитал хадгалалт: бүтэцлэгдсэн хавтаснууд, файлын нэгдсэн нэршил, хандалтын хяналт.
– Баримт бичгийг хадгалах: ямар баримт бичгийг хэр удаан хадгалах, дүрэм журмын дагуу хэзээ устгах.
Боломжтой бол хамтын ажиллагааг хөнгөвчлөхийн тулд үүлэн технологид суурилсан төвлөрсөн хадгалалтыг ашиглаарай , гэхдээ өгөгдлийн аюулгүй байдалд анхаарлаа хандуулаарай.
8. Ажлын хэрэгслүүд болон стандарт баримт бичгийн форматуудыг сонгоно уу
Сайн захиргааны төлөвлөгөө нь хүснэгт, баримт бичгийн удирдлагын програмууд эсвэл энгийн ERP систем гэх мэт ашиглагдах хэрэгслүүдийг тодорхойлдог. Үүнээс гадна, дараах баримт бичгийн нэгдсэн форматыг бий болго:
- Албан ёсны захидлын загвар.
– Өргөдлийн маягт (зардал, чөлөө, илүү цаг, худалдан авалт).
- Хурлын тэмдэглэлийн хэлбэр.
- Ердийн тайлангийн хэлбэр.
Энэхүү стандартчилал нь ажилтнууд эхнээс нь баримт бичиг үүсгэх шаардлагагүй бөгөөд оролтын алдааг бууруулдаг тул цаг хэмнэдэг.
9. Хэрэгжүүлэх хуваарь болон цагийн зорилтыг гаргах
Захиргааны төлөвлөгөөг хугацаатай ажлын төлөвлөгөө болгон хувиргах ёстой. Тэргүүлэх чиглэлүүдийг тодорхойл: эхлээд юун дээр ажиллах, үе шаттайгаар юу хийх. Жишээлбэл:
– 1-2 дахь долоо хоног: захиргааны нөхцөл байдлын аудит болон баримт бичгийн зураглал.
– 3–4 дэх долоо хоног: Ирж буй/гарч буй захидал болон файлын нэршлийн системийн Үйл ажиллагааны төлөвлөгөөг бэлтгэх.
– 2-р сар: дижитал архивжуулалтыг хэрэгжүүлэх, ажилтнуудыг сургах.
– 3-р сар: үр дүнг үнэлэх, Үйл ажиллагааны үндсэн зарчмуудыг сайжруулах, тайлан бэлтгэх.
Ийм хуваарьтай үед өөрчлөлтийн үйл явц илүү төвлөрсөн мэт санагдаж, дэвшлийн зорилтуудыг хянах боломжтой болно.
10. Үнэлгээний үзүүлэлтүүд болон сайжруулах механизмуудыг бэлтгэх
Зөв зохистой захиргааны төлөвлөгөөнд үргэлж үнэлгээний механизм багтдаг. Жишээ нь: энгийн үзүүлэлтүүдийг тодорхойл.
– Хувь зохих ёсоор архивлагдсан баримт бичиг.
– Гарч буй имэйлийг бөглөх дундаж хугацаа.
– Сард алдагдсан/давхардсан баримт бичгийн тоо.
– Үйл ажиллагааны ерөнхий төлөвлөгөөний (SOP) дагаж мөрдөх түвшин.
Тогтмол үнэлгээ хийх (сар бүр эсвэл улирал тутамд). Үр дүнг нь SOP-уудыг сайжруулах, форматыг шинэчлэх эсвэл ажлын ачааллыг тохируулахад ашигладаг.
Дүгнэлт
Зөв зохистой захиргааны төлөвлөгөө боловсруулах нь зөвхөн хийх ажлын жагсаалт гаргах тухай биш; энэ нь зохион байгуулалттай, тууштай, хариуцлагатай системийг бий болгох тухай юм. Гол нь захиргааны цар хүрээг ойлгох, хэмжигдэхүйц зорилго тавих, суурь нөхцөлүүдийг зураглах, үүрэг даалгаврыг тодорхой хуваарилах, стандарт үйл ажиллагааны журам (SOP) боловсруулах, бүртгэлийг зохион байгуулах, форматыг стандартчилах, тэдгээрийг хугацаа болон тогтмол үнэлгээгээр хэрэгжүүлэх явдал юм. Зөв зохистой захиргааны төлөвлөгөөтэй бол байгууллагууд илүү үр ашигтай ажиллаж, алдаа гарах эрсдэл буурч, дотоод болон гадаад үйлчилгээ илүү хурдан, илүү мэргэжлийн байх болно.
Хэрэв та хүсвэл би энэ нийтлэлийг өөрийн тодорхой нөхцөл байдалд (тосгоны оффис, сургууль, жижиг дунд бизнес, оюутны зөвлөл эсвэл компани) тохируулан өөрчлөхөд тусалж, SOP жишээ болон ашиглахад бэлэн баримт бичгийн форматыг нэмж болно.
