Naudas un naudas ekvivalentu uzskaite
Skaidrā nauda un tās ekvivalenti ir uzņēmuma finanšu dzīvības spēks. Gandrīz visas uzņēmējdarbības aktivitātes — sākot ar klientu maksājumu saņemšanu un piegādātāju apmaksu līdz darbinieku atalgojumam un aizdevumu atmaksai — samazina skaidrās naudas pārvaldību. Tā kā skaidrā nauda ir vislikvīdākā un viegli ļaunprātīgi izmantota, tā ir arī viens no visbiežāk revidētajiem un stingrāk kontrolētajiem kontiem. Šajā rakstā ir aplūkota skaidras naudas un tās ekvivalentu definīcija, tās sastāvdaļas, grāmatvedības metode un iekšējās kontroles prakse, kas ir būtiska precīzai un uzticamai finanšu pārskatu sniegšanai .
Skaidras naudas un naudas ekvivalentu izpratne
Parasti skaidra nauda ir skaidra nauda un atlikumi, kas pieejami tūlītējai lietošanai. Skaidrā nauda ietver gan skaidru naudu kasē, gan skaidru naudu bankā. Bilancē skaidra nauda tiek uzrādīta kā apgrozāmie līdzekļi, jo to var jebkurā laikā izmantot uzņēmuma darbības finansēšanai.
Tikmēr naudas ekvivalenti ir īstermiņa ieguldījumi, kas ir ļoti likvīdi, viegli konvertējami skaidrā naudā noteiktā apmērā un kuriem ir niecīgs vērtības svārstību risks. Būtībā naudas ekvivalenti ir "gandrīz tas pats" par skaidru naudu, jo tos var ātri un droši likvidēt.
Saskaņā ar daudziem grāmatvedības standartiem naudas ekvivalentiem parasti ir ļoti īss dzēšanas termiņš, parasti trīs mēneši vai mazāk no iegādes datuma. Šis dzēšanas termiņš ir svarīgs, lai instruments patiesi atspoguļotu augstu likviditāti un zemu risku.
Naudas komponenti
Praksē skaidra nauda var izpausties vairākos veidos:
1. Skaidra nauda: banknotes un monētas, kas glabājas sīkā naudas kastītē vai seifā.
2. Bankas konta atlikums: norēķinu vai krājkonta līdzekļi, ko var izņemt jebkurā laikā.
3. Saņemtie čeki un žiro rēķini, kurus var nekavējoties iekasēt (ja nav problēmu).
4. Sīkie naudas līdzekļi: līdzekļi, kas atvēlēti nelieliem ikdienas izdevumiem, piemēram, vietējā transporta izdevumiem, sanāksmju izdevumiem vai kancelejas preču iegādei.
Tomēr ir svarīgi atzīmēt, ka ne visi bankas līdzekļi automātiski tiek klasificēti kā skaidra nauda. Ierobežoti skaidras naudas atlikumi, piemēram, darījumu fondi, garantiju fondi vai līdzekļi, kurus drīkst izmantot tikai noteiktiem mērķiem, bieži vien ir jāuzrāda atsevišķi vai pienācīgi jāatklāj finanšu pārskatu piezīmēs atkarībā no ierobežojumu rakstura.
Naudas ekvivalenta komponenti
Naudas ekvivalenti parasti ietver ļoti likvīdus, zema riska instrumentus, piemēram:
– Ļoti īstermiņa noguldījumi (piemēram, 1 mēnesis vai 3 mēneši), kurus var izņemt bez ievērojamiem soda naudas maksājumiem.
– Naudas tirgus vērtspapīri, kuru dzēšanas termiņš tuvojas un kuriem ir zems kredītrisks.
– Citi naudas tirgus instrumenti, kurus var ātri pārvērst skaidrā naudā par gandrīz noteiktu vērtību.
Tādi instrumenti kā parastās akcijas netiek uzskatīti par naudas ekvivalentiem, jo to vērtība svārstās. Arī ilgtermiņa obligācijas nav naudas ekvivalenti, jo tām ir atšķirīgi vērtības svārstību un likviditātes riski.
Atpazīšana un mērīšana
Grāmatvedībā nauda un naudas ekvivalenti tiek atzīti, kad uzņēmums iegūst kontroli pār naudu vai naudas ekvivalentu instrumentiem. Mērījumiem parasti tiek izmantota nominālvērtība naudai un uzskaites vērtība, kas ir aptuveni vienāda ar patieso vērtību naudas ekvivalentiem. Tā kā naudas ekvivalenti ir īslaicīgi un tiem ir zems risks, vērtības atšķirība parasti ir nebūtiska.
Atskaišu sniegšanai ir ļoti svarīgi nodrošināt pareizu aktīvu klasifikāciju: vai instruments ir klasificēts kā skaidra nauda, naudas ekvivalenti, īstermiņa ieguldījumi vai citi aktīvi. Nepareiza klasifikācija var ietekmēt uzņēmuma likviditātes un finansiālā stāvokļa analīzi.
Skaidras naudas darījumu reģistrēšana
Dienas skaidras naudas darījumi tiek reģistrēti, izmantojot debeta un kredīta mehānismu. Vienkāršs piemērs:
– Skaidras naudas ieņēmumi no skaidras naudas pārdošanas
Debets: Skaidra nauda
Kredīts: Pārdošana
– Naudas ieņēmumi no klientu debitoru parādu nokārtošanas
Debets: Skaidra nauda
Kredīts: Debitoru parādi
– Maksājums piegādātājiem
Debets: Kreditoru parādi
Kredīts: Skaidrā nauda
– Darbības izdevumu segšana (piemēram, elektrība, īre)
Debets: Izdevumi (elektrība/īre)
Kredīts: Skaidrā nauda
Praksē uzņēmumi parasti izmanto kases grāmatas vai kases/bankas moduļus grāmatvedības sistēmās, lai hronoloģiski reģistrētu darījumus, pievienojot atbilstošus darījumu pierādījumus (rēķinus, kvītis, pārskaitījuma apliecinājumus).
Sīkās kases sistēma: avansa maksājumi un svārstības
Sīkā nauda parasti tiek pārvaldīta, izmantojot divas metodes:
1. Avansu sistēma
Šajā sistēmā sīkās kases atlikums tiek uzturēts fiksētā apmērā. Sīkās kases izdevumi tiek reģistrēti, izmantojot izmaksu kvītis, un, kad līdzekļi sāk pietrūkt, sīkā kase tiek papildināta līdz izmaksu kvītī norādītajai summai.
Grāmatvedības ieraksti parasti tiek veikti papildināšanas laikā:
Debets: Saistītie izdevumi (transports, kancelejas preces utt.)
Kredīts: Skaidrā nauda/Banka
2. Svārstīga sistēma
Sīkie skaidras naudas izdevumi tiek reģistrēti nekavējoties pēc to rašanās, ļaujot sīkās skaidras naudas konta atlikumam svārstīties atkarībā no darījumiem. Šī sistēma tiek retāk izmantota, jo to ir grūtāk kontrolēt.
Avansu sistēma bieži tiek uzskatīta par labāku kontroles līdzekli, jo tā atvieglo fiziskās naudas un izdevumu apliecinājuma saskaņošanu.
Bankas saskaņošana
Viena no svarīgākajām procedūrām naudas līdzekļu uzskaitē ir bankas kontu saskaņošana, kas ietver naudas līdzekļu atlikuma salīdzināšanu saskaņā ar uzņēmuma ierakstiem ar atlikumu saskaņā ar bankas izrakstu. Saskaņošana ir nepieciešama laika atšķirību un darījumu dēļ, ko nav reģistrējusi neviena no pusēm, piemēram:
– Noguldījumi ceļā: uzņēmums tos ir reģistrējis, bet bankā tie vēl nav nonākuši.
– Neapmaksāti čeki: uzņēmums tos ir reģistrējis kā maksājumus, bet vēl nav iekasējis.
– Bankas administrēšanas maksas: reģistrētas bankā, uzņēmumā vēl nav reģistrētas.
– Bankas procenti: bankā reģistrēti procentu ienākumi, kurus uzņēmums vēl nav reģistrējis.
– Neatgriezts čeks vai noraidīts čeks: banka noraida izmaksu, uzņēmumam ir jāpielāgo debitoru parādi.
– Uzņēmuma vai bankas pieļautas reģistrācijas kļūdas.
Saskaņošanas rezultāti parasti rada korekciju žurnālus, piemēram, bankas administrēšanas maksām vai procentu ienākumiem, kas tikko atklāti no bankas izraksta.
Prezentācija finanšu pārskatos
Finanšu stāvokļa pārskatā nauda un naudas ekvivalenti tiek uzrādīti kā viens postenis ar nosaukumu “Nauda un naudas ekvivalenti”. Finanšu pārskatu piezīmēs uzņēmumi bieži atklāj:
– Grāmatvedības politikas attiecībā uz naudas ekvivalentu definīciju.
– Sīkāka informācija par skaidras naudas un tās ekvivalentu sastāvdaļām.
– Ierobežota skaidras naudas izmantošana, ja tāda ir.
– Attiecīgie likviditātes riski un naudas līdzekļu pārvaldība.
Nauda un tās ekvivalenti ir arī cieši saistīti ar naudas plūsmas pārskatu. Faktiski bilancē izmantotajai naudas un tās ekvivalentu definīcijai ir jābūt saskaņā ar definīciju, kas izmantota naudas plūsmas pārskata sagatavošanā. Naudas un tās ekvivalentu izmaiņas periodā ir jāpaskaidro, izmantojot pamatdarbības, ieguldījumu un finansēšanas naudas plūsmas.
Iekšējā kontrole pār skaidru naudu
Tā kā skaidra nauda ir visneaizsargātākā pret krāpšanu, uzņēmumiem ir jāievieš stingra iekšējā kontrole, tostarp:
1. Pienākumu nodalīšana: personai, kas saņem skaidru naudu, jābūt atšķirīgai no personas, kas reģistrē darījumus, un atšķirīgai no personas, kas veic bankas kontu saskaņošanu.
2. Slāņveida autorizācija: noteiktas summas maksājumi ir jāapstiprina pilnvarotai amatpersonai.
3. Pilnīga dokumentācija: katram čekam/izdevumam jābūt pamatotam ar derīgiem pierādījumiem.
4. Dienas noguldījumi: saņemtā skaidrā nauda nekavējoties jāiemaksā bankā, lai samazinātu risku.
5. Fiziskās piekļuves ierobežojumi: seifi, skaidra nauda, bankas žetoni un pārskaitījumu autorizācijas tiek stingri apsargātas.
6. Regulāra saskaņošana: bankas kontu saskaņošana tiek veikta periodiski (ideālā gadījumā reizi mēnesī vai biežāk).
7. Iekšējās revīzijas un negaidītas pārbaudes: nejaušas sīkas skaidras naudas pārbaudes ir efektīvas, lai novērstu ļaunprātīgu izmantošanu.
Pennutup
Naudas un tās ekvivalentu uzskaite ir kas vairāk nekā tikai naudas ieplūdes un aizplūdes reģistrēšana. Tā ietver pareizu klasifikāciju, disciplinētu uzskaiti, precīzu bankas kontu saskaņošanu, pārredzamu noformējumu un atbilstošu iekšējo kontroli. Ar pareizu naudas pārvaldību uzņēmumi var saglabāt likviditāti, samazināt krāpšanas risku un uzlabot finanšu pārskatu ticamību . Galu galā naudas un tās ekvivalentu informācijas kvalitāte veido kritiski svarīgu pamatu vadības, investoru un kreditoru lēmumu pieņemšanai.
