Grynaisiais pinigais pagrįsta apskaita
Pinigų pagrindu vykdoma apskaita yra apskaitos metodas, kai pajamos ir išlaidos pripažįstamos tada, kai pinigai faktiškai gaunami arba išmokami. Tai reiškia, kad operacijos registruojamos tada, kai įvyksta pinigų įplaukos ir išmokos, o ne tada, kai atsiranda teisės ir įsipareigojimai. Šį metodą plačiai naudoja labai mažos, mažos ir vidutinės įmonės (MVĮ), tam tikros ne pelno organizacijos ir subjektai, vykdantys paprastą veiklą ir nevykdantys sudėtingų kredito operacijų. Praktiškai pinigų pagrindu vykdoma apskaita laikoma lengviau suprantama, nes ji rodo „tikrąją“ pinigų situaciją tam tikru metu.
Apibrėžimas ir pagrindiniai principai
Pinigų apskaitoje pajamos pripažįstamos, kai įmonė gauna mokėjimą iš kliento. Pavyzdžiui, jei parduotuvė parduoda prekes sausio mėnesį, bet klientas sumoka tik vasario mėnesį, pajamos registruojamos vasario mėnesį. Panašiai ir išlaidos registruojamos, kai pinigai sumokami. Jei įmonė gauna elektros energijos sąskaitą už kovą, bet sumoka tik balandžio mėnesį, elektros energijos sąnaudos registruojamos balandžio mėnesį.
Pagrindinis principas yra paprastas: nėra grynųjų pinigų – nėra įrašų. Todėl gautoms finansinėms ataskaitoms didelę įtaką turės grynųjų pinigų įplaukų ir išmokų laikas. Viena vertus, šis metodas leidžia verslo savininkams lengviau įvertinti likvidumą – ar grynųjų pinigų pakanka trumpalaikiams įsipareigojimams padengti. Kita vertus, šis metodas netiksliai atspindi tikruosius ekonominius rezultatus, jei daugelis sandorių sudaromi kreditan.
Kaip veikia kasdienis įrašymas
Grynaisiais pinigais pagrįsta apskaita paprastai prasideda nuo kasos knygos arba banko sąskaitos. Kiekvienos pajamos registruojamos kaip įplaukos, o kiekvienos išlaidos – kaip sąnaudos arba turto įsigijimas, priklausomai nuo operacijos tipo. Pavyzdžiui:
1. Piniginės įplaukos iš grynųjų pinigų pardavimo registruojamos kaip pajamos gavimo dieną.
2. Piniginės įplaukos iš gautinų sumų padengimo taip pat registruojamos kaip pajamos gavimo dieną, net jei pardavimas įvyko ankstesniu laikotarpiu.
3. Nuomos, atlyginimų, elektros energijos, žaliavų mokėjimai registruojami kaip sąnaudos, kai jie sumokami.
4. Turto, pavyzdžiui, kompiuterių ar mašinų, pirkimai registruojami tada, kai išmokami pinigai. Paprastai kai kurios įmonės juos registruoja tiesiogiai kaip sąnaudas, net jei apskaitoje jie gali būti laikomi turtu.
Šis metodas dažnai naudojamas kartu su paprastu įrašų tvarkymu, pavyzdžiui, naudojant skaičiuoklę. Pagrindinis dėmesys skiriamas sandorių įrodymams, tokiems kaip kvitai, pirkimo užsakymai, sąskaitų išrašai ir indėlių kvitai.
Grynaisiais pinigais pagrįstos apskaitos privalumai
Šis metodas yra populiarus, ypač mažose įmonėse, dėl kelių privalumų:
1. Paprasta ir lengva naudoti
Verslo savininkams nereikia nuodugniai suprasti kaupimo principų, tokių kaip gautinos sumos, mokėtinos sumos ar nusidėvėjimas. Įrašų fiksavimas tiesiog priklauso nuo to, kada pinigai įplaukia ir išplaukia.
2. Tinka pinigų srautams valdyti
Kadangi visa apskaita orientuota į grynuosius pinigus, gaunamos ataskaitos padeda įmonių savininkams greitai nustatyti turimą grynųjų pinigų likutį. Tai labai svarbu priimant kasdienius sprendimus, pavyzdžiui, perkant medžiagas, mokant atlyginimus ar planuojant veiklą.
3. Mažesnės administravimo išlaidos
Grynaisiais pinigais pagrįsta apskaita nereikalauja sudėtingos buhalterinės apskaitos sistemos, todėl sumažėja apskaitos personalo ar brangios programinės įrangos išlaidos. Šis efektyvumas yra didelis privalumas MVĮ.
4. Sumažinkite įvertinimus
Kaupimo apskaitoje sąskaitos dažnai apima įvertinimus, tokius kaip abejotinų skolų rezervas arba sukauptos išlaidos. Pinigų apskaitoje daugelio šių įvertinimų išvengiama, nes įrašymas atliekamas tik tada, kai pinigai faktiškai juda.
Apribojimai ir rizika
Nors ir praktiška, pinigų srautų apskaita turi keletą trūkumų, į kuriuos reikia atsižvelgti:
1. Ne visai tiksliai atspindi laikotarpio rezultatus
Kadangi pajamos ir išlaidos priklauso nuo mokėjimų laiko, pelnas ir nuostoliai gali būti „iškraipyti“. Vieną mėnesį įmonė gali atrodyti turinti didelį pelną, nes daug klientų sumokėjo iš karto, nors pardavimai iš tikrųjų įvyko ankstesniais mėnesiais.
2. Neatspindi neapmokėtų įsipareigojimų ir teisių
Grynaisiais pinigais pagrįsta apskaita automatiškai neatspindi neapmokėtų mokėtinų sumų ar nesurinktų gautinų sumų. Todėl finansinės ataskaitos gali atrodyti geresnės nei yra iš tikrųjų, jei yra daug neapmokėtų sąskaitų arba daug nesurinktų kreditinių pardavimų.
3. Sunku naudoti augančiam verslui
Kai įmonė pradeda vykdyti daugybę kredito operacijų, įsigyti atsargų ar naudoti finansavimą, pinigų apskaita tampa nepakankama. Investuotojams, bankams ar trečiosioms šalims paprastai reikia ataskaitų, kurios parodytų išsamesnę finansinę būklę.
4. Neatitinka tam tikrų ataskaitų teikimo standartų
Daugelyje apskaitos standartų, ypač įmonėms, kurios privalo rengti oficialias finansines ataskaitas, kaupimo principas yra pageidaujamas arba net privalomas. Pinigų apskaita dažniau naudojama viduje arba mažiau sudėtingiems subjektams.
Paprastas grynųjų pinigų ir kaupimo palyginimo pavyzdys
Pavyzdžiui, gruodžio 28 d. paslaugų įmonė atliko darbus už 10 000 000 rupijų, tačiau klientas sumokėjo tik sausio 5 d.
– Grynaisiais pinigais pagrįstas apskaičiavimas: 10 000 000 Rp pajamos registruojamos sausio 5 d. (kitų metų laikotarpis).
– Kaupimo principas: 10 000 000 Rp pajamos pripažįstamos gruodžio 28 d., nes paslaugos buvo suteiktos, nors pinigai dar negaunami (įrašomi kaip gautinos sumos).
Šis pavyzdys rodo, kad pinigų principas labiau orientuotas į pinigų srautus, o kaupimo principas – į laikotarpį, per kurį vyksta ekonominė veikla.
Kada tinkama naudoti pinigų srautų apskaitą?
Grynaisiais pinigais pagrįsta apskaita tinka įmonėms, kurios daugiausia veikia grynaisiais pinigais ir yra paprastos. Pavyzdžiui, maži maisto prekystaliai, smulkūs mažmenininkai, namų paslaugų teikėjai arba įmonės, kuriose klientų mokėjimai visada atliekami tiesiogiai (grynaisiais pinigais arba banko pavedimu). Šiose situacijose grynaisiais pinigais pagrįstos ataskaitos yra pakankamos veiklos sąnaudoms įvertinti ir finansavimo poreikiams planuoti.
Tačiau jei įmonė pradeda pardavinėti kreditan, turi didelį atsargų kiekį arba jai reikia teikti ataskaitas banko paskolų paraiškoms, tuomet kaupimo metodas arba grynųjų pinigų ir kaupimo principo derinys (modifikuotas grynųjų pinigų principas) gali būti tinkamesnis. Daugelis įmonių taip pat pradeda nuo grynųjų pinigų principo dėl paprastumo, o vėliau, didėjant jų veiklos mastui ir ataskaitų teikimo poreikiams, pereina prie kaupimo principo.
Gera pinigų apskaitos praktika
Siekiant užtikrinti, kad pinigų apskaita ir toliau teiktų naudingą informaciją, galima taikyti šią praktiką:
1. Atskirkite asmeninius ir verslo pinigus. Tai svarbu siekiant išvengti nesusikalbėjimo ir priimti objektyvesnius verslo sprendimus.
2. Kasdien arba kaskart, kai įvyksta sandoris, registruokite jį. Svarbiau yra nuoseklumas, o ne laukimas, kol jis susikaups.
3. Tvarkingai saugokite operacijų įrašus. Banko sąskaitos faktūros ir išrašai yra įrašų pagrindas.
4. Atlikite banko sąskaitų sutikrinimą. Suderinkite grynųjų pinigų įrašus su sąskaitos operacijomis, kad išvengtumėte klaidų.
5. Sukurkite mėnesinę suvestinę. Bent jau pateikite ataskaitą apie pajamas, išlaidas ir galutinį likutį, kad galėtumėte stebėti tendencijas.
Išvada
Pinigų pagrindu vykdoma apskaita yra registravimo metodas, pagal kurį pirmenybė teikiama faktiniams pinigų srautams – pajamos pripažįstamos, kai gaunami pinigai, o išlaidos pripažįstamos, kai jie sumokami. Šis metodas yra paprastas, lengvai įgyvendinamas ir labai padeda mažoms įmonėms valdyti likvidumą. Tačiau pinigų apskaita taip pat turi apribojimų, ypač vaizduojant konkrečius ekonominius rezultatus ir neapmokėtas teises bei įsipareigojimus. Todėl metodo pasirinkimas turėtų būti pritaikytas prie verslo poreikių, operacijų sudėtingumo ir ataskaitų teikimo tikslų. Daugeliui labai mažų ir vidutinių įmonių pinigų apskaita yra praktiškas pirmas žingsnis prieš pereinant prie kaupimo metodo, verslui augant.
