Grynųjų pinigų ir pinigų ekvivalentų apskaita
Grynieji pinigai ir jų ekvivalentai yra įmonės finansų gyvybės šaltinis. Beveik visa verslo veikla – nuo klientų mokėjimų gavimo ir tiekėjų apmokėjimo iki darbuotojų apmokėjimo ir paskolų grąžinimo – sumažina pinigų valdymą. Kadangi grynieji pinigai yra likvidžiausi ir lengvai netinkamai panaudojami, jie taip pat yra viena iš dažniausiai audituojamų ir griežčiausiai kontroliuojamų sąskaitų. Šiame straipsnyje aptariamas pinigų ir jų ekvivalentų apibrėžimas, jų sudedamosios dalys, apskaitos tvarkymas ir vidaus kontrolės praktika, būtina tiksliai ir patikimai finansinei atskaitomybei.
Grynųjų pinigų ir pinigų ekvivalentų supratimas
Paprastai grynieji pinigai yra grynieji pinigai ir likučiai, kuriuos galima nedelsiant panaudoti. Grynieji pinigai apima ir grynuosius pinigus kasoje, ir grynuosius pinigus banke. Balanse grynieji pinigai pateikiami kaip trumpalaikis turtas, nes juos bet kuriuo metu galima panaudoti įmonės veiklai finansuoti.
Tuo tarpu pinigų ekvivalentai yra trumpalaikės investicijos, kurios yra labai likvidžios, lengvai konvertuojamos į grynuosius pinigus tam tikra suma ir kurių vertės svyravimo rizika yra nereikšminga. Iš esmės pinigų ekvivalentai yra „beveik tas pats“ kaip grynieji pinigai, nes juos galima greitai ir saugiai likviduoti.
Pagal daugelį apskaitos standartų, pinigų ekvivalentai paprastai turi labai trumpą terminą, dažniausiai tris mėnesius ar mažiau nuo įsigijimo datos. Šis terminas yra svarbus, kad priemonė iš tikrųjų atspindėtų didelį likvidumą ir mažą riziką.
Grynieji komponentai
Praktiškai grynieji pinigai gali būti įvairių formų:
1. Grynieji pinigai: banknotai ir monetos, laikomi smulkių pinigų dėžutėje arba seife.
2. Banko sąskaitos likutis: einamoji arba santaupų sąskaita, kurią galima bet kada atsiimti.
3. Gauti čekiai ir žiro sąskaitos, kurias galima nedelsiant išgryninti (jei nėra problemų).
4. Smulkūs pinigai: lėšos, skirtos nedidelėms įprastoms išlaidoms, pavyzdžiui, vietinio transporto išlaidoms, susitikimų išlaidoms ar kanceliarinių prekių pirkimui.
Tačiau svarbu atkreipti dėmesį, kad ne visos banko lėšos automatiškai priskiriamos gryniesiems pinigams. Apriboti grynųjų pinigų likučiai, pavyzdžiui, sąlyginio deponavimo lėšos, garantiniai fondai arba lėšos, kurios gali būti naudojamos tik konkretiems tikslams, dažnai turi būti pateikiami atskirai arba tinkamai atskleisti finansinių ataskaitų aiškinamuosiuose raštuose, priklausomai nuo apribojimų pobūdžio.
Pinigų ekvivalento komponentai
Pinigų ekvivalentai paprastai apima labai likvidžias, mažos rizikos priemones, tokias kaip:
– Labai trumpalaikiai indėliai (pvz., 1 mėnesiui arba 3 mėnesiams), kuriuos galima išgryninti be didelių baudų.
– Pinigų rinkos vertybiniai popieriai, kurių išpirkimo terminas yra trumpas ir kurių kredito rizika maža.
– Kitos pinigų rinkos priemonės, kurias galima greitai konvertuoti į grynuosius pinigus už beveik tam tikrą vertę.
Tokios priemonės kaip paprastosios akcijos nelaikomos pinigų ekvivalentais, nes jų vertė svyruoja. Ilgalaikės obligacijos taip pat nelaikomos pinigų ekvivalentais, nes joms būdinga skirtinga vertės svyravimų ir likvidumo rizika.
Pripažinimas ir matavimas
Apskaitoje pinigai ir pinigų ekvivalentai pripažįstami, kai įmonė įgyja pinigų arba pinigų ekvivalentų priemonių kontrolę. Pinigams matuoti paprastai naudojama nominali vertė, o pinigų ekvivalentams – balansinė vertė, artima tikrajai vertei. Kadangi pinigų ekvivalentai yra trumpalaikiai ir mažai rizikingi, vertės skirtumas paprastai yra nereikšmingas.
Ataskaitų teikimui labai svarbu užtikrinti teisingą turto klasifikavimą: ar priemonė klasifikuojama kaip grynieji pinigai, pinigų ekvivalentai, trumpalaikės investicijos ar kitas turtas. Neteisingas klasifikavimas gali turėti įtakos įmonės likvidumo ir finansinės būklės analizei.
Grynųjų pinigų operacijų registravimas
Dienos grynųjų pinigų operacijos registruojamos naudojant debeto ir kredito mechanizmą. Paprastas pavyzdys:
– Grynieji pinigai, gauti pardavus grynuosius pinigus
Debetas: Grynieji pinigai
Kreditas: Pardavimai
– Piniginės įplaukos iš klientų gautinų sumų apmokėjimo
Debetas: Grynieji pinigai
Kreditas: Gautinos sumos
– Mokėjimas tiekėjams
Debetas: Mokėtinos sąskaitos
Kreditas: Grynieji pinigai
– Veiklos išlaidų (pvz., elektros energijos, nuomos) apmokėjimas
Debetas: išlaidos (elektra / nuoma)
Kreditas: Grynieji pinigai
Praktiškai įmonės paprastai naudoja kasos knygas arba grynųjų pinigų / banko modulius apskaitos sistemose, kad chronologiškai registruotų operacijas, kartu pateikdamos tinkamus operacijų įrodymus (sąskaitas faktūras, kvitus, pervedimo įrodymus).
Smulkių kasų sistema: avansinis ir svyruojantis mokėjimas
Smulkios piniginės lėšos paprastai tvarkomos dviem būdais:
1. Avansinių įmokų sistema
Šioje sistemoje smulkių pinigų likutis palaikomas fiksuota suma. Smulkios pinigų išlaidos registruojamos naudojant išlaidų lapelius, o kai lėšų pritrūksta, smulkios pinigų sumos papildomos iki išlaidų lapelyje nurodytos sumos.
Apskaitos įrašai paprastai daromi papildant sąskaitas:
Debetas: Susijusios išlaidos (transportas, raštinės reikmenys ir kt.)
Kreditas: Grynieji pinigai / Bankas
2. Svyruojanti sistema
Smulkios piniginės išlaidos registruojamos iš karto po jų atsiradimo, todėl smulkių piniginių lėšų sąskaitos likutis gali svyruoti priklausomai nuo operacijų. Ši sistema naudojama rečiau, nes ją sunkiau kontroliuoti.
Avansinių sąskaitų sistema dažnai laikoma geresne kontrolės priemone, nes ji palengvina fizinių pinigų ir išlaidų įrodymų sutikrinimą.
Banko suderinimas
Viena iš svarbiausių pinigų apskaitos procedūrų yra banko sąskaitų suderinimas, kurio metu grynųjų pinigų likutis pagal įmonės įrašus sutikrinamas su likučiu pagal banko ataskaitą. Suderinimas būtinas dėl laiko skirtumų ir operacijų, kurių neužregistravo nė viena šalis, pavyzdžiui:
– Tranzitu esantys indėliai: juos užregistravo įmonė, bet jie dar neįskaityti į banką.
– Neapmokėti čekiai: bendrovė juos užregistravo kaip mokėjimus, bet dar neišgrynino.
– Banko administravimo mokesčiai: apskaityti banke, įmonėje dar neapskaityti.
– Banko palūkanos: banke užfiksuotos, bet įmonėje dar neapskaitytos palūkanų pajamos.
– Atmestas čekis arba atmestas čekis: bankas atmeta išmokėjimą, įmonė turi pakoreguoti gautinas sumas.
– Įmonės ar banko padarytos įrašų klaidos.
Suderinimo rezultatai paprastai sukuria koregavimo žurnalus, pavyzdžiui, banko administravimo mokesčiams arba palūkanų pajamoms, kurios ką tik buvo aptiktos banko išraše.
Pateikimas finansinėse ataskaitose
Finansinės būklės ataskaitoje pinigai ir pinigų ekvivalentai pateikiami kaip vienas straipsnis „Pinigai ir pinigų ekvivalentai“. Finansinių ataskaitų aiškinamuosiuose raštuose įmonės dažnai atskleidžia:
– Apskaitos politika, susijusi su pinigų ekvivalentų apibrėžimu.
– Išsami informacija apie grynuosius pinigus ir jų ekvivalentus.
– Apriboti grynieji pinigai, jei tokių yra.
– Susijusi likvidumo rizika ir pinigų valdymas.
Pinigai ir pinigų ekvivalentai taip pat yra glaudžiai susiję su pinigų srautų ataskaita. Iš tiesų, balanse naudojamas pinigų ir pinigų ekvivalentų apibrėžimas turi atitikti apibrėžimą, naudojamą rengiant pinigų srautų ataskaitą. Pinigų ir pinigų ekvivalentų pokyčiai per ataskaitinį laikotarpį turi būti paaiškinti veiklos, investicinės ir finansinės veiklos pinigų srautais.
Grynųjų pinigų vidaus kontrolė
Kadangi grynieji pinigai yra labiausiai pažeidžiami sukčiavimo, įmonės turi įdiegti griežtas vidaus kontrolės priemones, įskaitant:
1. Pareigų atskyrimas: grynuosius pinigus gaunantis asmuo turėtų skirtis nuo asmens, kuris registruoja operacijas, ir nuo asmens, kuris atlieka banko sąskaitų suderinimą.
2. Sluoksniuotas autorizavimas: tam tikros sumos mokėjimus turi patvirtinti įgaliotas pareigūnas.
3. Išsami dokumentacija: kiekvienas kvitas / išlaidos turi būti pagrįstos galiojančiais įrodymais.
4. Dienos įmokos: gauti grynieji pinigai turėtų būti nedelsiant įnešti į banką, siekiant sumažinti riziką.
5. Fizinės prieigos apribojimai: seifai, smulkios grynosios lėšos, banko žetonai ir pavedimų autorizacija yra griežtai saugomi.
6. Įprastas sąskaitų sutikrinimas: banko sąskaitų sutikrinimas atliekamas periodiškai (idealiu atveju kas mėnesį arba dažniau).
7. Vidaus auditai ir netikėti patikrinimai: atsitiktiniai smulkių grynųjų pinigų patikrinimai yra veiksmingi siekiant užkirsti kelią piktnaudžiavimui.
Uždarymas
Pinigų ir pinigų ekvivalentų apskaita yra daugiau nei vien tik pinigų įplaukų ir išmokų registravimas. Ji apima tinkamą klasifikavimą, drausmingą apskaitos tvarkymą, tikslų banko sąskaitų suderinimą, skaidrų pateikimą ir tinkamą vidaus kontrolę. Tinkamai valdydamos pinigus, įmonės gali išlaikyti likvidumą, sumažinti sukčiavimo riziką ir pagerinti finansinių ataskaitų patikimumą. Galiausiai, informacijos apie pinigų ir pinigų ekvivalentus kokybė yra labai svarbus pagrindas vadovybei, investuotojams ir kreditoriams priimant sprendimus.
