ວິທີການສ້າງແຜນການບໍລິຫານທີ່ເໝາະສົມ

ວິທີການສ້າງແຜນການບໍລິຫານທີ່ເໝາະສົມ

ແຜນການບໍລິຫານແມ່ນພື້ນຖານທີ່ສຳຄັນສຳລັບການດຳເນີນງານຂອງອົງກອນ, ທຸລະກິດ, ໂຄງງານເຮັດວຽກ ຫຼື ກິດຈະກຳຕ່າງໆໃນອົງການຂອງລັດຖະບານ ແລະ ໂຮງຮຽນຕ່າງໆ. ຖ້າບໍ່ມີແຜນການບໍລິຫານທີ່ຊັດເຈນ, ວຽກງານສາມາດຊ້ອນກັນໄດ້ງ່າຍ, ເອກະສານສູນເສຍ, ຂະບວນການອະນຸມັດຊ້າລົງ, ແລະ ການຕັດສິນໃຈມັກຈະອີງໃສ່ການສົມມຸດຕິຖານ. ໃນທາງກົງກັນຂ້າມ, ແຜນການບໍລິຫານທີ່ເໝາະສົມຊ່ວຍຮັບປະກັນວ່າທຸກໆຂະບວນການມີຄວາມຄ່ອງແຄ້ວ, ສາມາດວັດແທກໄດ້, ແລະ ຮັບຜິດຊອບໄດ້. ບົດຄວາມນີ້ປຶກສາຫາລືຂັ້ນຕອນການປະຕິບັດຕົວຈິງສຳລັບການພັດທະນາແຜນການບໍລິຫານທີ່ມີປະສິດທິພາບ, ຕັ້ງແຕ່ການຕັ້ງເປົ້າໝາຍຈົນເຖິງການປະເມີນຜົນເປັນໄລຍະ.

1. ເຂົ້າໃຈຄວາມໝາຍ ແລະ ຂອບເຂດຂອງການບໍລິຫານ

ຂັ້ນຕອນທຳອິດແມ່ນການເຂົ້າໃຈວ່າການບໍລິຫານກ່ຽວຂ້ອງກັບຫຍັງໃນສະພາບແວດລ້ອມຂອງທ່ານ. ການບໍລິຫານບໍ່ພຽງແຕ່ກ່ຽວກັບການຕິດຕໍ່ສື່ສານເທົ່ານັ້ນ, ແຕ່ຍັງລວມເຖິງການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ມູນ, ການເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນ, ການເງິນຂັ້ນພື້ນຖານ, ສິນຄ້າຄົງຄັງ, ການກຳນົດເວລາ, ການຄຸ້ມຄອງຊັບພະຍາກອນມະນຸດ, ການລາຍງານ, ແລະແມ່ນແຕ່ຂັ້ນຕອນການດຳເນີນງານມາດຕະຖານການບໍລິການ (SOPs). ຂອບເຂດທີ່ຊັດເຈນຈະເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຂຶ້ນໃນການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນ ແລະ ພັດທະນາແຜນການ ທີ່ຕອບສະໜອງຄວາມຕ້ອງການຂອງທ່ານ.

ຕົວຢ່າງ, ແຜນການບໍລິຫານໃນບໍລິສັດຂະໜາດນ້ອຍອາດຈະເນັ້ນໃສ່ການຮຽກເກັບເງິນ, ການຍື່ນສັນຍາ, ແລະ ການບັນທຶກບັນຊີແບບງ່າຍໆ. ໂຮງຮຽນອາດຈະສຸມໃສ່ການບໍລິຫານດ້ານວິຊາການ, ວຽກງານນັກຮຽນ, ແລະ ການຕິດຕໍ່ສື່ສານກັບຜູ້ປົກຄອງຫຼາຍກວ່າ.

2. ກຳນົດເປົ້າໝາຍສະເພາະ ແລະ ວັດແທກໄດ້

ແຜນການບໍລິຫານທີ່ເໝາະສົມຕ້ອງມີຈຸດປະສົງທີ່ຊັດເຈນ. ແຜນການຫຼາຍຢ່າງລົ້ມເຫຼວເພາະວ່າຈຸດປະສົງມີຄວາມກວ້າງເກີນໄປ, ເຊັ່ນ "ການປັບປຸງປະສິດທິພາບການບໍລິຫານ". ຈຸດປະສົງທີ່ມີປະສິດທິພາບຫຼາຍຂຶ້ນຕ້ອງມີຄວາມຊັດເຈນ ແລະ ສາມາດວັດແທກໄດ້.

ໃຊ້ວິທີການງ່າຍໆເຊັ່ນ: SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). ຕົວຢ່າງ:
– ຫຼຸດເວລາຄົ້ນຫາເອກະສານຈາກ 15 ນາທີ ລົງເຫຼືອ 3 ນາທີ ພາຍໃນ 2 ເດືອນ.
- ຈັດຕັ້ງປະຕິບັດລະບົບເລກຕົວອັກສອນ ແລະ ການຈັດປະເພດການເກັບຮັກສາຈົດໝາຍເຂົ້າ/ອອກໃຫ້ໄດ້ 100% ໃນ 1 ພາກຮຽນ.
– ກະກຽມມາດຕະຖານການເຮັດວຽກ (SOP) ສຳລັບການຍື່ນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການດຳເນີນງານ ແລະ ຮັບປະກັນວ່າ 90% ຂອງການສົ່ງແມ່ນສຳເລັດພາຍໃນເວລາສູງສຸດ 2 ມື້ເຮັດວຽກ.

ເປົ້າໝາຍເຫຼົ່ານີ້ເຮັດໃຫ້ການປະເມີນຜົນງ່າຍຂຶ້ນ ແລະ ໃຫ້ ທິດທາງທີ່ຊັດເຈນສຳລັບທີມງານ.

3. ດຳເນີນການວິເຄາະສະພາບປັດຈຸບັນ

ກ່ອນ ວາງແຜນ, ສ້າງແຜນທີ່ສະພາບການບໍລິຫານໃນປະຈຸບັນ. ທ່ານສາມາດໃຊ້ວິທີງ່າຍໆຄື: ການສັງເກດ ຂະບວນການເຮັດວຽກ, ການສຳພາດພະນັກງານ, ແລະ ການກວດສອບເອກະສານ. ໃຫ້ສຸມໃສ່ຄຳຖາມຕໍ່ໄປນີ້:
- ເອກະສານໃດທີ່ໃຊ້ເລື້ອຍໆ?
– ບັນຫາທີ່ພົບເລື້ອຍທີ່ສຸດ (ເອກະສານສູນຫາຍ, ຂໍ້ມູນຊໍ້າຊ້ອນ, ຄວາມລ່າຊ້າ) ແມ່ນຫຍັງ?
– ຂະບວນການອະນຸມັດໃດໃຊ້ເວລາດົນທີ່ສຸດ?
- ແອັບພລິເຄຊັນ ຫຼື ເຄື່ອງມືໃດແດ່ທີ່ຖືກນໍາໃຊ້ (ຄູ່ມື, ຕາຕະລາງ, ຊອບແວສະເພາະ)?
– ໃຜຮັບຜິດຊອບຕໍ່ແຕ່ລະຂະບວນການ?

ຈາກການວິເຄາະນີ້, ທ່ານຈະລະບຸ "ຈຸດເຈັບປວດ" ທີ່ຕ້ອງການການປັບປຸງຫຼາຍທີ່ສຸດ. ສິ່ງນີ້ຊ່ວຍໃຫ້ແຜນການບໍລິຫານມີຄວາມເປັນຈິງ ແລະ ເປົ້າໝາຍ, ບໍ່ແມ່ນພຽງແຕ່ອຸດົມການໃນເຈ້ຍເທົ່ານັ້ນ.

4. ກະກຽມບັນຊີລາຍຊື່ຄວາມຕ້ອງການດ້ານການບໍລິຫານ

ຫຼັງຈາກກຳນົດເງື່ອນໄຂເບື້ອງຕົ້ນແລ້ວ, ໃຫ້ສ້າງລາຍຊື່ຄວາມຕ້ອງການດ້ານການບໍລິຫານຕາມໝວດໝູ່. ຕົວຢ່າງຂອງໝວດໝູ່ຕ່າງໆ:
- ເອກະສານ ແລະ ບັນທຶກເກົ່າ: ຈົດໝາຍເຂົ້າ/ອອກ, ສັນຍາ, ບົດບັນທຶກການປະຊຸມ, ບົດລາຍງານ.
– ຂໍ້ມູນ ແລະ ສາລະສົນເທດ: ຖານຂໍ້ມູນລູກຄ້າ/ນັກສຶກສາ, ຂໍ້ມູນພະນັກງານ, ຂໍ້ມູນສິນຄ້າຄົງຄັງ.
– ການເງິນດ້ານການບໍລິຫານ: ເງິນສົດຍ່ອຍ, ຫຼັກຖານການເຮັດທຸລະກຳ, ສະຫຼຸບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ.
– ການບໍລິການພາຍໃນ: ການຮ້ອງຂໍການລາພັກ, ການຈັດຊື້ສິນຄ້າ, ການຮ້ອງຂໍການສ້ອມແປງ.
– ການບໍລິການພາຍນອກ: ຈົດໝາຍທາງການ, ການຮ້ອງຂໍຂໍ້ມູນ, ການບໍລິການສາທາລະນະ.

ບັນຊີລາຍຊື່ຂໍ້ກຳນົດເຫຼົ່ານີ້ຈະຖືກນໍາໃຊ້ເປັນເອກະສານເພື່ອກໍານົດລະບົບ, ຮູບແບບ, ແລະ SOP ທີ່ຈະຖືກສ້າງຂຶ້ນ.

5. ອອກແບບໂຄງສ້າງ ແລະ ການແບ່ງໜ້າວຽກ

ແຜນການບໍລິຫານທີ່ເໝາະສົມຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີບົດບາດທີ່ຊັດເຈນ. ກຳນົດວ່າໃຜເຮັດຫຍັງ, ໃຜອະນຸມັດ, ແລະໃຜທົບທວນ. ໃຊ້ຕາຕະລາງງ່າຍໆເຊັ່ນ RACI:
- ໜ້າທີ່ຮັບຜິດຊອບ: ຜູ້ປະຕິບັດໜ້າທີ່.
- ຮັບຜິດຊອບ: ຜູ້ທີ່ຮັບຜິດຊອບໃນທີ່ສຸດ.
- ປຶກສາຫາລືແລ້ວ: ພັກໄດ້ຂໍຄວາມຄິດເຫັນ.
- ໄດ້ຮັບແຈ້ງແລ້ວ: ຝ່າຍທີ່ຕ້ອງໄດ້ຮັບການແຈ້ງ.

ການແບ່ງໜ້າວຽກແບບນີ້ຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນຄວາມສ່ຽງຂອງການຊໍ້າຊ້ອນ ຫຼື ການ "ຖ່າຍທອດ" ໜ້າວຽກ. ຍິ່ງໄປກວ່ານັ້ນ, ທີມງານຈະຮູ້ສຶກປອດໄພຫຼາຍຂຶ້ນເພາະວ່າຂອບເຂດຂອງໜ້າວຽກ ແລະ ສິດອຳນາດແມ່ນຈະແຈ້ງ.

6. ສ້າງ SOPs ສຳລັບຂະບວນການຫຼັກ

ຂັ້ນຕອນການດຳເນີນງານມາດຕະຖານ (SOPs) ແມ່ນກະດູກສັນຫຼັງຂອງການບໍລິຫານ. ພວກມັນຮັກສາຄວາມສອດຄ່ອງ, ເລັ່ງການຝຶກອົບຮົມພະນັກງານໃໝ່, ແລະ ເພີ່ມຄວາມຮັບຜິດຊອບ. ສຸມໃສ່ຂະບວນການທີ່ມີຜົນກະທົບຫຼາຍທີ່ສຸດ, ຕົວຢ່າງ:
- ຂັ້ນຕອນການດຳເນີນງານສຳລັບຈົດໝາຍເຂົ້າ ແລະ ສົ່ງອອກ (ການບັນທຶກ, ການກຳຈັດ, ການເກັບຮັກສາ).
- SOP ສຳລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານ (ລະຫັດການຈັດປະເພດ, ການເກັບຮັກສາທາງກາຍະພາບ ແລະ ດິຈິຕອນ).
– SOP ສຳລັບການຍື່ນສະເໜີ ແລະ ການອະນຸມັດງົບປະມານດຳເນີນງານ.
- SOP ສຳລັບການສ້າງບົດລາຍງານປະຈຳເດືອນ ຫຼື ປະຈຳໄຕມາດ.
- ຂັ້ນຕອນການດຳເນີນງານສຳລັບການຢືມ ແລະ ການສົ່ງຄືນສິນຄ້າຄົງຄັງ.

ຂັ້ນຕອນການດຳເນີນງານບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງຍາວ. ສິ່ງສຳຄັນແມ່ນມັນຕ້ອງຊັດເຈນ, ມີຂັ້ນຕອນຕາມລຳດັບ, ລະບຸຜູ້ຮັບຜິດຊອບ, ແລະ ມີເວລາໃຫ້ບໍລິການມາດຕະຖານ, ຖ້າເປັນໄປໄດ້.

7. ກຳນົດ ລະບົບການຍື່ນເອກະສານທີ່ມີປະສິດທິພາບ

ການເກັບຮັກສາເອກະສານທີ່ເໝາະສົມເຮັດໃຫ້ອົງກອນ “ຊອກຫາໄດ້ໄວ” ແລະ “ພິສູດໄດ້ງ່າຍ.” ແຜນການບໍລິຫານຄວນແກ້ໄຂ:
- ການຈັດປະເພດເອກະສານ: ຕົວຢ່າງເຊັ່ນອີງຕາມປະເພດເອກະສານ, ໜ່ວຍງານ, ແລະ ປີ.
- ລະຫັດບ່ອນເກັບມ້ຽນ: ໝາຍເລກທີ່ສອດຄ່ອງກັນເພື່ອຄວາມສະດວກໃນການຄົ້ນຫາ.
- ບ່ອນເກັບມ້ຽນທາງກາຍະພາບ: ແຟ້ມ, ຕູ້ເກັບເອກະສານ, ປ້າຍ ແລະ ລາຍຊື່ເອກະສານ.
- ບ່ອນເກັບຂໍ້ມູນດິຈິຕອນ: ໂຟນເດີທີ່ມີໂຄງສ້າງ, ການຕັ້ງຊື່ໄຟລ໌ທີ່ເປັນເອກະພາບ, ແລະ ການຄວບຄຸມການເຂົ້າເຖິງ.
– ການເກັບຮັກສາເອກະສານ: ເອກະສານໃດແດ່ທີ່ເກັບຮັກສາໄວ້ເປັນເວລາດົນປານໃດ ແລະ ເມື່ອໃດທີ່ພວກມັນຖືກທຳລາຍຕາມລະບຽບການ.

ຖ້າເປັນໄປໄດ້, ໃຫ້ໃຊ້ ບ່ອນເກັບຂໍ້ມູນສູນກາງທີ່ອີງໃສ່ຄລາວເພື່ອ ອໍານວຍຄວາມສະດວກໃນການຮ່ວມມື, ແຕ່ຍັງຄົງເອົາໃຈໃສ່ກັບຄວາມປອດໄພຂອງຂໍ້ມູນ.

8. ເລືອກເຄື່ອງມືເຮັດວຽກ ແລະ ຮູບແບບເອກະສານມາດຕະຖານ

ແຜນການບໍລິຫານທີ່ດີຍັງກຳນົດເຄື່ອງມືທີ່ໃຊ້ເຊັ່ນ: ຕາຕະລາງ, ແອັບພລິເຄຊັນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ, ຫຼື ລະບົບ ERP ງ່າຍໆ. ນອກຈາກນັ້ນ, ສ້າງຮູບແບບເອກະສານທີ່ເປັນເອກະພາບ, ເຊັ່ນ:
- ແບບຟອມຈົດໝາຍທາງການ.
- ແບບຟອມຄຳຮ້ອງຂໍ (ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ, ການລາພັກ, ເວລາເຮັດວຽກລ່ວງເວລາ, ການຈັດຊື້).
- ຮູບແບບການບັນທຶກກອງປະຊຸມ.
- ຮູບແບບລາຍງານປົກກະຕິ.

ມາດຕະຖານນີ້ຊ່ວຍປະຢັດເວລາເພາະວ່າພະນັກງານບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງສ້າງເອກະສານຕັ້ງແຕ່ເລີ່ມຕົ້ນ ແລະ ຫຼຸດຜ່ອນຄວາມຜິດພາດໃນການປ້ອນຂໍ້ມູນ.

9. ສ້າງຕາຕະລາງການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດ ແລະ ເປົ້າໝາຍເວລາ

ແຜນການບໍລິຫານຕ້ອງໄດ້ຮັບການປ່ຽນເປັນແຜນວຽກທີ່ມີໄລຍະເວລາກຳນົດໄວ້. ກຳນົດລຳດັບຄວາມສຳຄັນ: ສິ່ງທີ່ຕ້ອງເຮັດວຽກກ່ອນ ແລະ ສິ່ງທີ່ຕ້ອງເຮັດເປັນໄລຍະ. ຕົວຢ່າງ:
– ອາທິດທີ 1–2: ການກວດສອບເງື່ອນໄຂການບໍລິຫານ ແລະ ການສ້າງແຜນຜັງເອກະສານ.
– ອາທິດທີ 3–4: ການກະກຽມ SOP ສຳລັບຈົດໝາຍເຂົ້າ/ອອກ ແລະ ລະບົບການຕັ້ງຊື່ໄຟລ໌.
- ເດືອນທີ 2: ການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດການເກັບຂໍ້ມູນດິຈິຕອນ ແລະ ການຝຶກອົບຮົມພະນັກງານ.
– ເດືອນທີ 3: ການປະເມີນຜົນ, ການປັບປຸງ SOPs, ແລະ ການກະກຽມບົດລາຍງານ.

ດ້ວຍຕາຕະລາງເວລາແບບນີ້, ຂະບວນການປ່ຽນແປງຮູ້ສຶກວ່າມີຈຸດສຸມຫຼາຍຂຶ້ນ ແລະ ສາມາດຕິດຕາມເປົ້າໝາຍຄວາມຄືບໜ້າໄດ້.

10. ກະກຽມຕົວຊີ້ວັດການປະເມີນຜົນ ແລະ ກົນໄກການປັບປຸງ

ແຜນການບໍລິຫານທີ່ເໝາະສົມສະເໝີປະກອບມີກົນໄກການປະເມີນຜົນ. ໃຫ້ນິຍາມຕົວຊີ້ວັດງ່າຍໆ, ຕົວຢ່າງ:
- ເປີເຊັນ ເອກະສານທີ່ເກັບໄວ້ຢ່າງຖືກຕ້ອງ.
- ເວລາສະເລ່ຍເພື່ອສົ່ງຈົດໝາຍທີ່ສົ່ງອອກໃຫ້ສຳເລັດ.
– ຈຳນວນເອກະສານທີ່ສູນຫາຍ/ຊ້ຳກັນຕໍ່ເດືອນ.
– ລະດັບການປະຕິບັດຕາມມາດຕະຖານການດຳເນີນງານ (SOPs).

ດຳເນີນການປະເມີນຜົນເປັນປະຈຳ (ລາຍເດືອນ ຫຼື ລາຍໄຕມາດ). ຫຼັງຈາກນັ້ນ, ຜົນໄດ້ຮັບຈະຖືກນໍາໃຊ້ເພື່ອປັບປຸງ SOPs, ອັບເດດຮູບແບບ, ຫຼື ປັບປະລິມານວຽກ.

ສະຫຼຸບ

ການພັດທະນາແຜນການບໍລິຫານທີ່ເໝາະສົມບໍ່ພຽງແຕ່ກ່ຽວກັບການສ້າງລາຍການທີ່ຕ້ອງເຮັດເທົ່ານັ້ນ; ແຕ່ມັນຍັງກ່ຽວກັບການສ້າງລະບົບທີ່ມີການຈັດລະບຽບ, ສອດຄ່ອງ ແລະ ຮັບຜິດຊອບໄດ້ງ່າຍ. ສິ່ງສຳຄັນແມ່ນການເຂົ້າໃຈຂອບເຂດຂອງການບໍລິຫານ, ການກຳນົດເປົ້າໝາຍທີ່ວັດແທກໄດ້, ການວາງແຜນເງື່ອນໄຂພື້ນຖານ, ການມອບໝາຍບົດບາດຢ່າງຊັດເຈນ, ການພັດທະນາຂັ້ນຕອນການດຳເນີນງານມາດຕະຖານ (SOPs), ການຈັດລະບຽບເອກະສານ, ການກຳນົດຮູບແບບມາດຕະຖານ, ແລະ ການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດດ້ວຍໄລຍະເວລາ ແລະ ການປະເມີນຜົນເປັນປະຈຳ. ດ້ວຍແຜນການບໍລິຫານທີ່ດີ, ອົງກອນຕ່າງໆຈະດຳເນີນງານໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບຫຼາຍຂຶ້ນ, ຄວາມສ່ຽງຂອງຄວາມຜິດພາດຈະຫຼຸດລົງ, ແລະ ການບໍລິການທັງພາຍໃນ ແລະ ພາຍນອກຈະໄວຂຶ້ນ ແລະ ເປັນມືອາຊີບຫຼາຍຂຶ້ນ.

ຖ້າທ່ານຕ້ອງການ, ຂ້ອຍສາມາດຊ່ວຍເຈົ້າປັບແຕ່ງບົດຄວາມນີ້ໃຫ້ເໝາະສົມກັບສະພາບການສະເພາະຂອງເຈົ້າ (ຫ້ອງການບ້ານ, ໂຮງຮຽນ, MSME, ສະພານັກຮຽນ, ຫຼື ບໍລິສັດ) ແລະ ເພີ່ມຕົວຢ່າງ SOP ແລະຮູບແບບເອກະສານທີ່ພ້ອມໃຊ້ແລ້ວ.