ການບໍລິຫານຫ້ອງການ: ຄຳແນະນຳສຳລັບການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການເຮັດວຽກ

ການບໍລິຫານຫ້ອງການ: ຄຳແນະນຳສຳລັບການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການເຮັດວຽກ

ການບໍລິຫານຫ້ອງການແມ່ນອົງປະກອບທີ່ສຳຄັນທີ່ສຸດທີ່ປະກອບເປັນກະດູກສັນຫຼັງຂອງອົງກອນທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ດ້ວຍຄວາມກ້າວໜ້າທາງດ້ານເຕັກໂນໂລຢີ ແລະ ການເຄື່ອນໄຫວທາງທຸລະກິດທີ່ສັບສົນເພີ່ມຂຶ້ນເລື້ອຍໆ, ການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການເຮັດວຽກໃນການບໍລິຫານຫ້ອງການໄດ້ກາຍເປັນສິ່ງທ້າທາຍເພີ່ມຂຶ້ນເລື້ອຍໆ. ຖ້າບໍ່ມີການບໍລິຫານທີ່ມີປະສິດທິພາບ, ມີໂອກາດສູງທີ່ຈະເສຍເວລາ ແລະ ຊັບພະຍາກອນ, ເຊິ່ງສາມາດຂັດຂວາງຜົນຜະລິດ ແລະ ການບັນລຸເປົ້າໝາຍຂອງບໍລິສັດ. ບົດຄວາມນີ້ຈະໃຫ້ຄຳແນະນຳທີ່ສຳຄັນບາງຢ່າງສຳລັບການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການເຮັດວຽກໃນ ການບໍລິຫານຫ້ອງການ.

1. ເຂົ້າໃຈຂັ້ນຕອນການເຮັດວຽກ

ຂັ້ນຕອນທຳອິດໃນ ການປັບປຸງປະສິດທິພາບການບໍລິຫານຫ້ອງການ ແມ່ນການເຂົ້າໃຈຢ່າງລະອຽດກ່ຽວກັບຂະບວນການເຮັດວຽກທີ່ມີຢູ່. ນີ້ກ່ຽວຂ້ອງກັບການວາງແຜນແຕ່ລະໜ້າວຽກ ແລະ ຄວາມຮັບຜິດຊອບພາຍໃນຂະບວນການບໍລິຫານ. ຄວາມເຂົ້າໃຈຢ່າງຈະແຈ້ງກ່ຽວກັບວ່າໃຜຮັບຜິດຊອບໜ້າວຽກໃດ, ໄລຍະເວລາໃນການເຮັດໃຫ້ສຳເລັດ, ແລະວິທີການປະຕິບັດວຽກງານຈະຊ່ວຍໃຫ້ຂະບວນການເຮັດວຽກມີປະສິດທິພາບຂຶ້ນ.

ເພື່ອເຮັດສິ່ງນີ້, ໃຫ້ໃຊ້ເຄື່ອງມືຕ່າງໆເຊັ່ນ: ແຜນວາດການໄຫຼ ຫຼື ແຜນວາດເພື່ອເບິ່ງພາບຂະບວນການເຮັດວຽກ. ສິ່ງນີ້ບໍ່ພຽງແຕ່ຊ່ວຍໃຫ້ພະນັກງານເຂົ້າໃຈຂະບວນການເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການລະບຸບັນຫາທີ່ອາດເກີດຂຶ້ນ ຫຼື ຄວາມບໍ່ມີປະສິດທິພາບ.

2. ການຫັນເອກະສານເປັນດິຈິຕອລ

ໃນຍຸກດິຈິຕອນ, ຫ້ອງການຫຼາຍແຫ່ງຍັງອາໄສເອກະສານທາງກາຍະພາບ. ໃນຂະນະທີ່ເອກະສານທາງກາຍະພາບຍັງມີຄວາມຈຳເປັນໃນບາງກໍລະນີ, ການປ່ຽນເປັນຮູບແບບດິຈິຕອນສາມາດສົ່ງຜົນກະທົບຢ່າງຫຼວງຫຼາຍຕໍ່ປະສິດທິພາບໃນການເຮັດວຽກ. ການປ່ຽນເອກະສານເປັນຮູບແບບດິຈິຕອນເຮັດໃຫ້ການຄົ້ນຫາ, ແກ້ໄຂ ແລະ ເກັບຮັກສາເອກະສານໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ມັນສາມາດຫຼຸດຜ່ອນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍເຈ້ຍ ແລະ ພື້ນທີ່ເກັບຮັກສາໄດ້.

ໃຊ້ລະບົບການຈັດການເອກະສານ (DMS) ທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດເກັບຮັກສາ ແລະ ຈັດລະບຽບເອກະສານແບບດິຈິຕອລ. ຮັບປະກັນວ່າລະບົບມີຄວາມສາມາດໃນການຄົ້ນຫາທີ່ເຂັ້ມແຂງ ແລະ ກົນໄກການສຳຮອງຂໍ້ມູນທີ່ໜ້າເຊື່ອຖືເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມປອດໄພຂອງຂໍ້ມູນ.

3. ເອົາຄວາມໄດ້ປຽບຂອງເຕັກໂນໂລຊີ

ການເຊື່ອມໂຍງເຕັກໂນໂລຢີໃນ ການບໍລິຫານຫ້ອງການສາມາດ ປັບປຸງປະສິດທິພາບ ແລະ ຜົນຜະລິດໃນການເຮັດວຽກໄດ້ຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ລະບົບຕ່າງໆເຊັ່ນ: ຊອບແວການຄຸ້ມຄອງໜ້າວຽກ ແລະ ໂຄງການ, ແອັບພລິເຄຊັນການຮ່ວມມື ແລະ ເຄື່ອງມືການສື່ສານທີ່ອີງໃສ່ຄລາວສາມາດເຮັດໃຫ້ຂະບວນການບໍລິຫານຫຼາຍຢ່າງງ່າຍຂຶ້ນ ແລະ ມີປະສິດທິພາບຂຶ້ນ.

ຕົວຢ່າງ, ການໃຊ້ແພລດຟອມເຊັ່ນ Trello ຫຼື Asana ສຳລັບການຄຸ້ມຄອງໂຄງການສາມາດເຮັດໃຫ້ການຕິດຕາມຄວາມຄືບໜ້າຂອງໜ້າວຽກງ່າຍຂຶ້ນ, ໃນຂະນະທີ່ແອັບຕ່າງໆເຊັ່ນ Slack ຫຼື Microsoft Teams ສາມາດເຮັດໃຫ້ການສື່ສານ ແລະ ການຮ່ວມມືລະຫວ່າງທີມຕ່າງໆມີປະສິດທິພາບຂຶ້ນ.

4. ການຄຸ້ມຄອງເວລາທີ່ດີ

ການບໍລິຫານເວລາເປັນອົງປະກອບທີ່ສຳຄັນຂອງປະສິດທິພາບໃນການເຮັດວຽກ. ຖ້າບໍ່ມີການບໍລິຫານເວລາຢ່າງຖືກຕ້ອງ, ວຽກງານອາດຈະຊັກຊ້າ ແລະ ກອງຊ້ອນກັນ, ເຊິ່ງໃນທີ່ສຸດກໍ່ຈະລົບກວນຂະບວນການດຳເນີນງານໂດຍລວມ.

ການສ້າງຕາຕະລາງການເຮັດວຽກທີ່ມີໂຄງສ້າງ ແລະ ເປັນຈິງແມ່ນຂັ້ນຕອນທຳອິດໃນການຄຸ້ມຄອງເວລາ. ພິຈາລະນາການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນຂອງວຽກງານໂດຍອີງໃສ່ຄວາມຮີບດ່ວນ ແລະ ຄວາມສຳຄັນ. ເຕັກນິກຕ່າງໆເຊັ່ນ: ວິທີການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນ (ການກຳນົດລຳດັບຄວາມສຳຄັນຂອງວຽກງານ) ຫຼື ເຕັກນິກ Pomodoro (ເຮັດວຽກຢ່າງມີສະມາທິເປັນເວລາ 25 ນາທີ ແລະ ພັກຜ່ອນ 5 ນາທີ) ສາມາດຊ່ວຍປັບປຸງການຄຸ້ມຄອງເວລາໄດ້.

5. ການຝຶກອົບຮົມ ແລະ ພັດທະນາພະນັກງານ

ທັກສະ ແລະ ຄວາມສາມາດຂອງພະນັກງານແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍຕໍ່ຄວາມສຳເລັດ ຂອງການບໍລິຫານຫ້ອງການ . ດັ່ງນັ້ນ, ການລົງທຶນໃນການຝຶກອົບຮົມ ແລະ ການພັດທະນາພະນັກງານຈຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍ. ການຝຶກອົບຮົມຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງຈະຮັບປະກັນວ່າພະນັກງານຈະມີຄວາມທັນສະໄໝກັບທັກສະລ້າສຸດ ແລະ ວິທີການເຮັດວຽກທີ່ມີປະສິດທິພາບຫຼາຍຂຶ້ນ.

ການຝຶກອົບຮົມນີ້ສາມາດມີຕັ້ງແຕ່ການປັບປຸງທັກສະດ້ານເຕັກໂນໂລຢີ ຈົນເຖິງການຄຸ້ມຄອງໂຄງການ ແລະ ການສື່ສານທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ວິທີນີ້, ພະນັກງານບໍ່ພຽງແຕ່ຈະມີຄວາມພ້ອມທີ່ຈະປະເຊີນກັບສິ່ງທ້າທາຍປະຈຳວັນເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງຈະມີແຮງຈູງໃຈໃນການເຮັດວຽກຫຼາຍຂຶ້ນອີກດ້ວຍ.

6. ການຄຸ້ມຄອງຄວາມຕຶງຄຽດ

ການບໍລິຫານຫ້ອງການມັກຈະກ່ຽວຂ້ອງກັບວຽກທີ່ຕ້ອງການຄວາມຕ້ອງການສູງ ແລະ ກຳນົດເວລາທີ່ເຄັ່ງຄັດ. ດັ່ງນັ້ນ, ການຄຸ້ມຄອງຄວາມຕຶງຄຽດຈຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍເພື່ອຮັບປະກັນວ່າພະນັກງານບໍລິຫານສາມາດປະຕິບັດໜ້າທີ່ໄດ້ດີທີ່ສຸດ. ສະພາບແວດລ້ອມການເຮັດວຽກທີ່ສະໜັບສະໜູນ ແລະ ໂຄງການສຸຂະພາບຂອງພະນັກງານສາມາດຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນລະດັບຄວາມຕຶງຄຽດໄດ້.

ສົ່ງເສີມວັດທະນະທໍາການເຮັດວຽກທີ່ມີສຸຂະພາບດີໂດຍການຊຸກຍູ້ໃຫ້ມີການພັກຜ່ອນທີ່ພຽງພໍ ແລະ ສົມດຸນລະຫວ່າງຊີວິດການເຮັດວຽກ ແລະ ຊີວິດສ່ວນຕົວ. ການສະໜອງສິ່ງອໍານວຍຄວາມສະດວກເຊັ່ນ: ຫ້ອງພັກຜ່ອນ, ໂຄງການອອກກໍາລັງກາຍ, ຫຼື ກອງປະຊຸມໃຫ້ຄໍາປຶກສາຍັງສາມາດຊ່ວຍໃຫ້ພະນັກງານສາມາດຈັດການກັບຄວາມຕຶງຄຽດໄດ້ດີຂຶ້ນ.

7. ການປະເມີນຜົນ ແລະ ການປັບຕົວເປັນໄລຍະ

ການເຄື່ອນໄຫວທາງທຸລະກິດທີ່ມີການປ່ຽນແປງຢູ່ສະເໝີຮຽກຮ້ອງໃຫ້ທຸກອົງກອນຕ້ອງປັບຕົວ. ດັ່ງນັ້ນ, ມັນຈຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍທີ່ຈະປະເມີນຂະບວນການເຮັດວຽກຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ ແລະ ຜົນໄດ້ຮັບທີ່ບັນລຸໄດ້. ໂດຍການປະເມີນເປັນປະຈຳ, ອົງກອນຕ່າງໆສາມາດກຳນົດຈຸດທີ່ຕ້ອງໄດ້ປັບປຸງ ແລະ ປັບປຸງຕາມຄວາມຈຳເປັນ.

ການທົບທວນຜົນງານເປັນປະຈຳ ແລະ ຄຳຕິຊົມຂອງພະນັກງານ ຄວນເປັນສ່ວນໜຶ່ງຂອງຂະບວນການປະເມີນຜົນ . ວິທີນີ້, ບໍລິສັດສາມາດຮັບປະກັນໄດ້ວ່າຂະບວນການເຮັດວຽກທັງໝົດຍັງຄົງມີຄວາມກ່ຽວຂ້ອງ ແລະ ມີປະສິດທິພາບໃນການສະໜັບສະໜູນເປົ້າໝາຍທາງທຸລະກິດ.

8. ການເຮັດໃຫ້ຂະບວນການງ່າຍຂຶ້ນ

ວິທີທີ່ມີປະສິດທິພາບອັນໜຶ່ງໃນການ ປັບປຸງປະສິດທິພາບການບໍລິຫານຫ້ອງການ ແມ່ນການເຮັດໃຫ້ຂະບວນການເຮັດວຽກທີ່ມີຢູ່ແລ້ວງ່າຍຂຶ້ນ. ທົບທວນຂັ້ນຕອນທີ່ມີຢູ່ແຕ່ລະຂັ້ນຕອນ ແລະ ລະບຸວ່າຂັ້ນຕອນໃດເພີ່ມມູນຄ່າແທ້ໆ ແລະ ຂັ້ນຕອນໃດທີ່ເສຍເວລາ. ຂະບວນການທີ່ສັບສົນເກີນໄປມັກຈະເຮັດໃຫ້ວຽກງານຫຍຸ້ງຍາກ ແລະ ສາມາດເຮັດໃຫ້ວຽກໃຊ້ເວລາດົນກວ່າທີ່ຈຳເປັນ.

ລອງກຳຈັດຂະບວນການທີ່ບໍ່ຈຳເປັນ ຫຼື ລວມເອົາຂັ້ນຕອນທີ່ຄ້າຍຄືກັນເພື່ອປັບປຸງຂະບວນການເຮັດວຽກຂອງທ່ານໃຫ້ມີປະສິດທິພາບ. ການງ່າຍດາຍຂອງຂະບວນການສາມາດເພີ່ມປະສິດທິພາບເວລາເຮັດວຽກ ແລະ ຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນຄວາມຜິດພາດໄດ້.

ສະຫຼຸບ

ການບໍລິຫານຫ້ອງການທີ່ມີປະສິດທິພາບບໍ່ພຽງແຕ່ຂຶ້ນກັບເຕັກໂນໂລຊີທີ່ນຳໃຊ້ເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງຂຶ້ນກັບວິທີການເຮັດວຽກຂອງທີມງານພາຍໃນນັ້ນອີກດ້ວຍ. ໂດຍການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດຂັ້ນຕອນທີ່ໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງ, ອົງກອນຕ່າງໆສາມາດສ້າງສະພາບແວດລ້ອມການເຮັດວຽກທີ່ມີປະສິດທິພາບ ແລະ ຕອບສະໜອງຕໍ່ການປ່ຽນແປງຫຼາຍຂຶ້ນ. ການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການເຮັດວຽກທີ່ດີຈະສົ່ງຜົນກະທົບໃນທາງບວກຕໍ່ການດຳເນີນງານຂອງບໍລິສັດໂດຍລວມ, ເພີ່ມຄວາມພໍໃຈໃນວຽກງານຂອງພະນັກງານ , ແລະ ໃນທີ່ສຸດກໍ່ສະໜັບສະໜູນການບັນລຸເປົ້າໝາຍທາງທຸລະກິດທີ່ດີຂຶ້ນ.

ຂະບວນການປັບປຸງ ແລະ ນະວັດຕະກໍາໃນການບໍລິຫານຫ້ອງການ ຕ້ອງເປັນຄວາມພະຍາຍາມຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ. ດັ່ງນັ້ນ, ທຸກໆອົງກອນຕ້ອງໃຫ້ຄໍາໝັ້ນສັນຍາທີ່ຈະປັບປຸງວິທີການຄຸ້ມຄອງການບໍລິຫານຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງເພື່ອໃຫ້ຍັງຄົງມີຄວາມກ່ຽວຂ້ອງ ແລະ ສາມາດແຂ່ງຂັນໄດ້ທ່າມກາງສິ່ງທ້າທາຍທີ່ມີການປ່ຽນແປງຢູ່ສະເໝີຂອງໂລກທຸລະກິດ.