Procediments per a la preparació d'informes financers
Els estats financers són resums estructurats de la posició i el rendiment financer d'una entitat durant un període específic. Per a les empreses, els estats financers serveixen com a eina principal per avaluar la salut empresarial, complir amb les obligacions fiscals, atraure inversors, obtenir finançament i garantir la presa de decisions basada en dades. Tanmateix, els estats financers d'alta qualitat no es produeixen per casualitat. Requereixen un procediment de preparació ben organitzat i coherent que s'adhereixi a les normes comptables aplicables. Aquest article tracta el procediment sistemàtic per a la preparació dels estats financers, des de la fase de registre fins a la presentació i l'avaluació final.
1. Determinació de normes i polítiques comptables
El primer pas és determinar els estàndards comptables utilitzats. A Indonèsia, les entitats poden utilitzar PSAK ( Normes de Comptabilitat Financera ), SAK ETAP per a entitats sense responsabilitat pública o SAK EMKM per a microempreses i petites i mitjanes empreses. L'elecció de l'estàndard afectarà el reconeixement d'ingressos, el registre d'actius, el tractament de la depreciació i la presentació de l'informe.
Un cop establerts els estàndards, les empreses han de desenvolupar polítiques comptables internes, com ara mètodes de valoració d'inventaris (FIFO o mitjana), mètodes d'amortització (lineal o decreixent) i polítiques de provisió per a comptes a cobrar. Aquestes polítiques han de ser coherents per garantir que els estats financers siguin comparables i fiables entre períodes.
2. Recopilar i verificar proves de transacció
Cada xifra d'un informe financer ha d'estar justificada per proves de transacció vàlides. Per tant, el següent pas és recopilar documents com ara factures de venda, rebuts, ordres de compra, rebuts de transferència bancària, comprovants de dipòsit, contractes i altres documents justificatius.
A més de la recopilació, la verificació és crucial. La verificació inclou la comprovació de la integritat de la informació (data, import, parts relacionades), l'autorització i el compliment de les polítiques de l'empresa. Sense proves adequades, les transaccions augmenten el risc d'errors i de troballes d'auditoria. En aquesta etapa, les empreses també haurien d'agrupar els documents per tipus de transacció per facilitar el registre.
3. Registrar transaccions al diari
Després de verificar les proves de les transaccions, el següent pas és registrar-les en un llibre diari. Un llibre diari és un registre cronològic de les transaccions financeres basat en el principi de dèbit i crèdit. El registre es pot fer en un llibre diari general o en un llibre diari especial (per exemple, un llibre diari de vendes, un llibre diari de compres, un llibre diari de cobraments i un llibre diari de pagaments), depenent de les necessitats de l'empresa.
La precisió en aquesta etapa és crucial per a la qualitat de l'informe final. Els errors en la determinació de comptes o imports es traslladaran a processos posteriors. Per tant, els comptables han d'entendre el pla de comptes de l'empresa i assegurar-se que cada transacció es registri al compte correcte.
4. Registrar al llibre major
Després de fer els assentaments al diari, les transaccions es transfereixen (registren) al llibre major. El llibre major conté un conjunt de comptes que mostren els saldos i els moviments de cada compte, com ara efectiu, comptes a cobrar, inventari, comptes a pagar, patrimoni net, ingressos i despeses.
L'objectiu de la comptabilització és resumir les transaccions prèviament disperses per tot el llibre diari en informació compte per compte per tal que es puguin determinar els saldos de cada compte. En aquesta etapa, la referència precisa i els números de compte coherents són crucials per evitar classificacions errònies.
5. Prepareu un balanç de comprovació
Un balanç de comprovació és una llista de saldos de comptes durant un període de temps específic, que s'utilitza per comprovar el saldo entre el total de dèbits i el total de crèdits. Si el total de dèbits no és igual al total de crèdits, hi ha un error de registre o de comptabilització que s'ha d'investigar.
Tanmateix, és important entendre que un balanç de comprovació equilibrat no és necessàriament completament precís. Encara es poden produir errors, com ara introduir quantitats incorrectes mentre encara s'està equilibrant o classificar incorrectament els comptes. No obstant això, el balanç de comprovació continua sent una eina de control inicial crucial abans de fer ajustaments.
6. Realització d'ajustos (ajust d'entrades)
Al final del període, les empreses han de fer ajustos per garantir que els seus estats financers reflecteixin les condicions reals. Els ajustos generalment es fan a causa de diferències temporals entre les transaccions en efectiu i el reconeixement de la devengació, així com per la presència de comptes que requereixen càlculs al final del període.
Alguns exemples comuns d'ajustos inclouen:
– Despeses pagades per avançat (per exemple, lloguer o assegurança) que s'han d'assignar segons el període de prestació.
– Ingressos rebuts per avançat que encara no s'han reconegut completament com a ingressos.
– Amortització d'actius fixos com ara vehicles i equips.
– Despeses que encara s'han de pagar, com ara sous o electricitat que no s'han pagat fins al final del període.
– Crèdits incobrables i la formació de provisions per a comptes dubtosos.
– Ajustos d'inventari en funció dels resultats de l'inventari.
Els ajustos garanteixen que els ingressos i les despeses es registrin en el període correcte per tal que el compte de resultats sigui més precís.
7. Prepareu un balanç de comprovació després dels ajustos
Després de registrar els assentaments d'ajust al llibre major, l'empresa prepara un balanç de comprovació ajustat. Aquest balanç de comprovació serveix com a base directa per preparar els estats financers principals. En aquesta etapa, els saldos dels comptes reflecteixen les condicions de final de període després de comptabilitzar tots els ajustos.
Si encara hi ha un desequilibri, l'empresa ha de tornar a comprovar el diari d'ajustament, la comptabilització o la possible entrada incorrecta de xifres.
8. Preparar l'informe financer principal
Generalment, els informes financers consten dels següents informes bàsics:
1. Compte de resultats
Presenta els ingressos i les despeses durant un període específic per generar beneficis o pèrdues. Aquest informe ajuda a avaluar el rendiment operatiu d'una empresa.
2. Informe de situació financera (balanç)
Mostrant els actius, els passius i el patrimoni net a una data específica, el balanç il·lustra la solidesa financera, la liquiditat i l'estructura de finançament d'una empresa.
3. Estat de canvis en el patrimoni net
Descriu els canvis en el capital del propietari, incloent-hi els guanys retinguts, les inversions addicionals i els dividends o les distribucions personals.
4. Estat de fluxos d'efectiu
Descriu les entrades i sortides de caixa agrupades en activitats operatives, d'inversió i de finançament. Aquest informe és essencial per avaluar la capacitat d'una empresa per generar efectiu i gestionar les necessitats de liquiditat.
5. Notes als estats financers (CALCA)
Conté explicacions detallades de les polítiques comptables, detalls específics del compte i altra informació important que no es veu directament a les xifres. CALK ajuda els lectors a entendre el context de l'informe.
9. Revisió de la conducta i conciliació
Abans de publicar un informe, cal una revisió interna. Aquesta revisió inclou analitzar la raonabilitat de les xifres, comparar-les amb períodes anteriors i examinar certs índexs. A més, la conciliació és crucial, incloent-hi:
– Conciliació del saldo de caixa amb l'extracte bancari (conciliació bancària).
– Conciliar els comptes a cobrar amb la confirmació del client (si cal).
– Conciliar els comptes a pagar amb els registres de proveïdors.
– Conciliació de l'inventari físic amb els registres comptables.
Aquesta etapa ajuda a reduir el risc d'errors i garanteix que l'informe estigui a punt per al seu ús.
10. Crear el diari de tancament i la documentació
Un cop finalitzat l'informe, l'empresa pot fer assentaments de tancament per tancar els comptes d'ingressos i despeses a guanys no distribuïts o capital. L'objectiu és retornar els comptes nominals a zero al començament del següent període.
Finalment, documenteu tot el procés: rebuts de transaccions, assentaments de diari, llibres majors, balanços de comprovació, ajustos i informes finals. Una bona documentació facilita futures auditories, auditories fiscals i avaluacions de gestió.
Conclusió
El procés d'informació financera és una sèrie de passos interrelacionats, des de l'establiment d'estàndards i la recopilació d'evidències de transaccions, el registre i la comptabilització, i els ajustos de final de període, fins a la presentació i l'avaluació de l'informe. La precisió, la coherència de les polítiques i els controls interns són clau per produir informes financers rellevants, fiables i responsables. Seguint els procediments correctes, les empreses no només compleixen les seves obligacions formals, sinó que també obtenen eines estratègiques per planificar el creixement i gestionar el risc de manera més eficaç.
