नगद र नगद समतुल्यको लागि लेखा
नगद र नगद समतुल्यहरू कम्पनीको वित्तको जीवनरक्त हुन्। ग्राहक भुक्तानी प्राप्त गर्ने र आपूर्तिकर्ताहरूलाई भुक्तानी गर्नेदेखि कर्मचारीहरूलाई भुक्तानी गर्ने र ऋण चुक्ता गर्नेसम्मका लगभग सबै व्यावसायिक गतिविधिहरूले नगद व्यवस्थापनलाई कम गर्दछ। यो सबैभन्दा तरल र सजिलै दुरुपयोग हुने भएकोले, नगद सबैभन्दा बारम्बार लेखा परीक्षण गरिने र कडा रूपमा नियन्त्रित खाताहरू मध्ये एक हो। यस लेखले नगद र नगद समतुल्यहरूको परिभाषा, यसको घटकहरू, लेखा उपचार, र सही र भरपर्दो वित्तीय रिपोर्टिङको लागि आवश्यक आन्तरिक नियन्त्रण अभ्यासहरूको बारेमा छलफल गर्दछ।
नगद र नगद समतुल्य बुझ्ने
सामान्यतया, नगद भनेको तत्काल प्रयोगको लागि उपलब्ध नगद र मौज्दात हो। नगदमा हातमा रहेको नगद र बैंकमा रहेको नगद दुवै समावेश हुन्छ। ब्यालेन्स पानामा, नगदलाई चालू सम्पत्तिको रूपमा प्रस्तुत गरिएको छ किनभने यसलाई कम्पनीको सञ्चालनको लागि कुनै पनि समयमा वित्तपोषण गर्न प्रयोग गर्न सकिन्छ।
यसैबीच, नगद समतुल्यहरू छोटो अवधिका लगानीहरू हुन् जुन अत्यधिक तरल हुन्छन्, निश्चित रकममा सजिलै नगदमा रूपान्तरण हुन्छन्, र मूल्य उतारचढावको नगण्य जोखिम हुन्छ। अनिवार्य रूपमा, नगद समतुल्यहरू नगद जस्तै "लगभग समान" हुन्छन् किनभने तिनीहरूलाई छिटो र सुरक्षित रूपमा समाप्त गर्न सकिन्छ।
धेरै लेखा मापदण्डहरू अन्तर्गत, नगद समकक्षहरूको परिपक्वता सामान्यतया धेरै छोटो हुन्छ, सामान्यतया अधिग्रहणको मितिबाट तीन महिना वा कम। यो परिपक्वता उपकरणको लागि उच्च तरलता र कम जोखिमलाई साँच्चै प्रतिबिम्बित गर्न महत्त्वपूर्ण छ।
नगद घटकहरू
व्यवहारमा नगद धेरै रूपहरू लिन सक्छ:
१. नगद: सानो नगद बक्स वा तिजोरीमा राखिएका बैंक नोट र सिक्का।
२. बैंक खाता मौज्दात: जाँच वा बचत जुन जुनसुकै बेला निकाल्न सकिन्छ।
३. प्राप्त भएका र तुरुन्तै नगद गर्न सकिने चेक र गिरो बिलहरू (यदि कुनै समस्या छैन भने)।
४. सानो नगद: स्थानीय यातायात खर्च, बैठक खर्च, वा स्टेशनरी खरिद जस्ता साना नियमित खर्चहरूको लागि छुट्याइएको रकम।
यद्यपि, यो कुरा ध्यान दिनु महत्त्वपूर्ण छ कि बैंकमा भएका सबै कोषहरू स्वचालित रूपमा नगदको रूपमा वर्गीकृत हुँदैनन्। प्रतिबन्धित नगद मौज्दातहरू - जस्तै एस्क्रो कोष, ग्यारेन्टी कोष, वा विशेष उद्देश्यका लागि मात्र प्रयोग गर्न सकिने कोषहरू - प्रायः प्रतिबन्धहरूको प्रकृतिमा निर्भर गर्दै, वित्तीय विवरणहरूको नोटहरूमा छुट्टै प्रस्तुत गर्न वा पर्याप्त रूपमा खुलासा गर्न आवश्यक पर्दछ।
नगद बराबर घटकहरू
नगद समकक्षहरूमा सामान्यतया अत्यधिक तरल, कम जोखिम भएका उपकरणहरू समावेश हुन्छन्, जस्तै:
- धेरै छोटो अवधिको निक्षेप (जस्तै १ महिना वा ३ महिना) जुन कुनै ठूलो जरिवाना बिना नै नगद गर्न सकिन्छ।
- मुद्रा बजार धितोपत्रहरू जुन नजिकै परिपक्व हुन्छन् र कम क्रेडिट जोखिम हुन्छन्।
- अन्य मुद्रा बजार उपकरणहरू जुन लगभग निश्चित मूल्यमा द्रुत रूपमा नगदमा रूपान्तरण गर्न सकिन्छ।
साधारण स्टक जस्ता उपकरणहरूलाई नगद समतुल्य मानिने छैन किनभने तिनीहरूको मूल्यमा उतारचढाव आउँछ। दीर्घकालीन बन्डहरू पनि नगद समतुल्य होइनन् किनभने तिनीहरूमा मूल्यमा उतारचढाव र तरलताको फरक जोखिम हुन्छ।
पहिचान र मापन
लेखामा, नगद र नगद समतुल्य पहिचान गरिन्छ जब कम्पनीले नगद वा नगद-समतुल्य उपकरणहरूको नियन्त्रण प्राप्त गर्दछ। मापनले सामान्यतया नगदको लागि नाममात्र मान र नगद समतुल्यहरूको लागि उचित मूल्यको अनुमानित बोक्ने रकम प्रयोग गर्दछ। नगद समतुल्यहरू अल्पकालीन र कम जोखिम भएकाले, मूल्यमा भिन्नता सामान्यतया अमूर्त हुन्छ।
रिपोर्टिङको लागि महत्त्वपूर्ण भनेको सही सम्पत्ति वर्गीकरण सुनिश्चित गर्नु हो: कुनै उपकरणलाई नगद, नगद समकक्ष, छोटो अवधिको लगानी, वा अन्य सम्पत्तिको रूपमा वर्गीकृत गरिएको छ कि छैन। गलत वर्गीकरणले कम्पनीको तरलता र वित्तीय स्वास्थ्य विश्लेषणलाई असर गर्न सक्छ।
नगद कारोबार रेकर्डिङ
दैनिक नगद कारोबारहरू डेबिट र क्रेडिट संयन्त्र मार्फत रेकर्ड गरिन्छ। एउटा साधारण उदाहरण:
- नगद बिक्रीबाट प्राप्त नगद रसिदहरू
डेबिट: नगद
क्रेडिट: बिक्री
- ग्राहकको प्राप्य भुक्तानीबाट प्राप्त नगद रसिदहरू
डेबिट: नगद
क्रेडिट: प्राप्तियोग्य खाताहरू
- आपूर्तिकर्ताहरूलाई भुक्तानी
डेबिट: भुक्तानीयोग्य खाताहरू
क्रेडिट: नगद
- सञ्चालन खर्चको भुक्तानी (जस्तै बिजुली, भाडा)
डेबिट: खर्च (बिजुली/भाडा)
क्रेडिट: नगद
व्यवहारमा, कम्पनीहरूले सामान्यतया लेखा प्रणालीहरूमा नगद पुस्तकहरू वा नगद/बैंक मोड्युलहरू प्रयोग गर्छन् जसले गर्दा लेनदेनहरू कालानुक्रमिक रूपमा रेकर्ड गरिन्छन्, साथै पर्याप्त लेनदेन प्रमाणहरू (बीजकहरू, रसिदहरू, स्थानान्तरणको प्रमाण) पनि समावेश हुन्छन्।
पेटी क्यास प्रणाली: इम्प्रेस्ट र उतारचढावपूर्ण
सानो नगद सामान्यतया दुई तरिकाहरू प्रयोग गरेर व्यवस्थापन गरिन्छ:
१. इम्प्रेस्ट प्रणाली
यस प्रणालीमा, सानो नगद मौज्दात निश्चित रकममा कायम राखिन्छ। सानो नगद खर्चहरू वितरण पर्ची प्रयोग गरेर रेकर्ड गरिन्छ, र जब कोष कम हुन्छ, सानो नगद वितरण पर्चीको रकममा पुनःपूर्ति गरिन्छ।
लेखा प्रविष्टिहरू सामान्यतया पुनःपूर्ति गर्दा गरिन्छ:
डेबिट: सम्बन्धित खर्च (यातायात, स्टेशनरी, आदि)
क्रेडिट: नगद/बैंक
२. उतारचढाव प्रणाली
सानो नगद खर्चहरू हुने बित्तिकै तुरुन्तै रेकर्ड गरिन्छ, जसले गर्दा लेनदेनको आधारमा सानो नगद खाताको मौज्दातमा उतारचढाव आउँछ। यो प्रणाली कम प्रयोग गरिन्छ किनभने यसलाई नियन्त्रण गर्न गाह्रो हुन्छ।
इम्प्रेस्ट प्रणालीलाई नियन्त्रणको लागि प्रायः राम्रो मानिन्छ किनभने यसले भौतिक नगद र खर्चको प्रमाण बीच मेलमिलापलाई सहज बनाउँछ।
बैंक मेलमिलाप
नगद लेखासम्बन्धी सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण प्रक्रियाहरू मध्ये एक बैंक मेलमिलाप हो, जसमा कम्पनीको रेकर्ड अनुसार नगद मौज्दातलाई बैंक स्टेटमेन्ट अनुसारको मौज्दातसँग मिलाउनु समावेश छ। समयको भिन्नता र कुनै पनि पक्षद्वारा रेकर्ड नगरिएका लेनदेनहरूको कारणले गर्दा मेलमिलाप आवश्यक छ, जस्तै:
- ट्रान्जिटमा निक्षेपहरू: कम्पनीद्वारा रेकर्ड गरिएको छ, अझै बैंकमा प्रवेश गरेको छैन।
- बाँकी रहेका चेकहरू: कम्पनीले भुक्तानीको रूपमा रेकर्ड गरेको छ, अझै नगद गरिएको छैन।
- बैंक प्रशासन शुल्क: बैंकमा रेकर्ड गरिएको, कम्पनीले अहिलेसम्म रेकर्ड गरेको छैन।
- बैंक ब्याज: बैंकमा रेकर्ड गरिएको ब्याज आम्दानी, कम्पनीले अहिलेसम्म रेकर्ड गरेको छैन।
- चेक बाउन्स वा अस्वीकृत चेक: बैंकले भुक्तानी अस्वीकार गर्छ, कम्पनीले प्राप्य रकम समायोजन गर्नुपर्छ।
- कम्पनी वा बैंकद्वारा त्रुटिहरू रेकर्ड गर्ने।
मेलमिलापको नतिजाले सामान्यतया समायोजन जर्नलहरू उत्पादन गर्छ, उदाहरणका लागि बैंक प्रशासन शुल्क वा बैंक स्टेटमेन्टबाट भर्खरै पत्ता लागेको ब्याज आम्दानीको लागि।
वित्तीय स्थितिको विवरणमा, नगद र नगद समतुल्यलाई एउटै वस्तुको रूपमा प्रस्तुत गरिएको छ, "नगद र नगद समतुल्य।" वित्तीय विवरणहरूको नोटहरूमा , कम्पनीहरूले प्रायः खुलासा गर्छन्:
- नगद समकक्षको परिभाषा सम्बन्धी लेखा नीतिहरू।
- नगद र नगद बराबर घटकहरूको विवरण।
- प्रतिबन्धित नगद, यदि कुनै छ भने।
- सान्दर्भिक तरलता जोखिम र नगद व्यवस्थापन।
नगद र नगद समतुल्यहरू पनि नगद प्रवाह विवरणसँग नजिकबाट सम्बन्धित छन्। वास्तवमा, ब्यालेन्स पानामा प्रयोग गरिएको नगद र नगद समतुल्यको परिभाषा नगद प्रवाह विवरण तयार गर्न प्रयोग गरिएको परिभाषासँग मेल खानुपर्छ। अवधिमा नगद र नगद समतुल्यमा भएका परिवर्तनहरूलाई नगद प्रवाह सञ्चालन, लगानी र वित्तपोषण मार्फत व्याख्या गरिनुपर्छ।
नगदमाथि आन्तरिक नियन्त्रण
नगद ठगीको लागि सबैभन्दा बढी जोखिममा हुने भएकोले, कम्पनीहरूले बलियो आन्तरिक नियन्त्रणहरू लागू गर्न आवश्यक छ, जसमा समावेश छन्:
१. कर्तव्यहरूको पृथकीकरण: नगद प्राप्त गर्ने व्यक्ति लेनदेन रेकर्ड गर्ने व्यक्ति र बैंक मेलमिलाप गर्ने व्यक्ति भन्दा फरक हुनुपर्छ।
२. तहगत अधिकारपत्र: निश्चित रकमको भुक्तानी अधिकृत अधिकारीद्वारा अनुमोदित हुनुपर्छ।
३. पूर्ण कागजात: प्रत्येक रसिद/खर्च वैध प्रमाणद्वारा समर्थित हुनुपर्छ।
४. दैनिक निक्षेप: जोखिम कम गर्न प्राप्त नगद तुरुन्तै बैंकमा जम्मा गर्नुपर्छ।
५. भौतिक पहुँच प्रतिबन्धहरू: तिजोरीहरू, सानो नगद, बैंक टोकनहरू, र स्थानान्तरण अधिकारहरू कडाइका साथ सुरक्षित छन्।
६. नियमित मेलमिलाप: बैंक मेलमिलाप आवधिक रूपमा गरिन्छ (आदर्श रूपमा मासिक वा बढी पटक)।
७. आन्तरिक लेखापरीक्षण र अचम्मको जाँच: अनियमित पेटी नगद निरीक्षणहरू दुरुपयोग रोक्न प्रभावकारी हुन्छन्।
बन्द
नगद र नगद समतुल्यको लागि लेखा भनेको नगद प्रवाह र बहिर्गमन रेकर्ड गर्नु मात्र होइन। यसले उचित वर्गीकरण, अनुशासित रेकर्ड-किपिङ, सही बैंक मेलमिलाप, पारदर्शी प्रस्तुतीकरण, र पर्याप्त आन्तरिक नियन्त्रणहरू समावेश गर्दछ। उचित नगद व्यवस्थापनको साथ, कम्पनीहरूले तरलता कायम राख्न, धोखाधडीको जोखिम कम गर्न र वित्तीय विवरणहरूको विश्वसनीयता सुधार गर्न सक्छन् । अन्ततः, नगद र नगद समतुल्य जानकारीको गुणस्तरले व्यवस्थापन, लगानीकर्ता र ऋणदाता निर्णय लिने कार्यको लागि एक महत्वपूर्ण आधार बनाउँछ।
