नगद आधार लेखा
नगद-आधारित लेखा भनेको एक लेखा विधि हो जसले नगद वास्तवमा प्राप्त वा वितरण गर्दा राजस्व र खर्च पहिचान गर्दछ। यसको अर्थ लेनदेनहरू नगद प्रवाह र बहिर्गमन हुँदा रेकर्ड गरिन्छ, अधिकार र दायित्वहरू उत्पन्न हुँदा होइन। यो विधि सूक्ष्म, साना र मझौला उद्यमहरू (MSMEs), केही गैर-नाफामुखी संस्थाहरू, र सरल सञ्चालन गतिविधिहरू भएका र कुनै जटिल क्रेडिट लेनदेन नभएका संस्थाहरूद्वारा व्यापक रूपमा प्रयोग गरिन्छ। व्यवहारमा, नगद-आधारित लेखा बुझ्न सजिलो मानिन्छ किनभने यसले दिइएको समयमा "वास्तविक" नगद स्थिति प्रदर्शन गर्दछ।
परिभाषा र आधारभूत सिद्धान्तहरू
नगद-आधारित लेखामा, कम्पनीले ग्राहकबाट भुक्तानी प्राप्त गर्दा राजस्व पहिचान गरिन्छ। उदाहरणका लागि, यदि कुनै पसलले जनवरीमा सामान बेच्छ तर ग्राहकले फेब्रुअरीसम्म भुक्तानी गर्दैन भने, राजस्व फेब्रुअरीमा रेकर्ड गरिन्छ। त्यसैगरी, पैसा तिर्दा खर्च रेकर्ड गरिन्छ। यदि कुनै कम्पनीले मार्चको बिजुलीको बिल प्राप्त गर्छ तर अप्रिलसम्म भुक्तानी गर्दैन भने, बिजुली खर्च अप्रिलमा रेकर्ड गरिन्छ।
आधारभूत सिद्धान्त सरल छ: नगद छैन, न रेकर्ड। त्यसकारण, परिणामस्वरूप वित्तीय विवरणहरू नगद प्राप्ति र वितरणको समयले धेरै प्रभावित हुनेछन्। एकातिर, यो विधिले व्यवसाय मालिकहरूलाई तरलताको मूल्याङ्कन गर्न सजिलो बनाउँछ - नगद छोटो अवधिको दायित्वहरू पूरा गर्न पर्याप्त छ कि छैन। अर्कोतर्फ, यदि धेरै लेनदेनहरू क्रेडिटमा हुन्छन् भने यो विधिले वास्तविक आर्थिक प्रदर्शनलाई सही रूपमा प्रतिबिम्बित गर्दैन।
दैनिक रेकर्डिङ कसरी काम गर्छ
नगद-आधारित लेखा सामान्यतया नगद पुस्तिका वा बैंक खाताबाट सुरु हुन्छ। प्रत्येक आम्दानीलाई राजस्वको रूपमा रेकर्ड गरिन्छ, र प्रत्येक खर्चलाई खर्च वा सम्पत्ति खरिदको रूपमा रेकर्ड गरिन्छ, जुन लेनदेनको प्रकारमा निर्भर गर्दछ। उदाहरणका लागि:
१. नगद बिक्रीबाट प्राप्त नगद रसिदहरू प्राप्तिको मितिमा राजस्वको रूपमा रेकर्ड गरिन्छ।
२. प्राप्य भुक्तानीबाट प्राप्त नगद रसिदहरू पनि प्राप्त भएको मितिमा राजस्वको रूपमा रेकर्ड गरिन्छ, यद्यपि बिक्री अघिल्लो अवधिमा भएको थियो।
३. भाडा, तलब, बिजुली, कच्चा पदार्थको भुक्तानी भुक्तानी गर्दा खर्चको रूपमा रेकर्ड गरिन्छ।
४. नगद वितरण गर्दा कम्प्युटर वा मेसिनरी जस्ता सम्पत्तिहरूको खरिद रेकर्ड गरिन्छ। साधारण अभ्यासमा, केही व्यवसायहरूले तिनीहरूलाई प्रत्यक्ष रूपमा खर्चको रूपमा रेकर्ड गर्छन्, यद्यपि तिनीहरूलाई लेखामा सम्पत्तिको रूपमा व्यवहार गर्न सकिन्छ।
यो विधि प्रायः साधारण रेकर्ड-किपिङसँग संयोजनमा प्रयोग गरिन्छ - उदाहरणका लागि, स्प्रेडसिट प्रयोग गरेर। प्राथमिक ध्यान रसिदहरू, खरिद आदेशहरू, खाता विवरणहरू, र निक्षेप स्लिपहरू जस्ता लेनदेन प्रमाणहरूमा हुन्छ।
नगद आधार लेखाका फाइदाहरू
यस विधिलाई लोकप्रिय बनाउने धेरै फाइदाहरू छन्, विशेष गरी साना व्यवसायहरूमा:
१. सरल र लागू गर्न सजिलो
व्यवसाय मालिकहरूले प्राप्य, भुक्तानीयोग्य, वा मूल्यह्रास जस्ता संचित अवधारणाहरू गहिराइमा बुझ्नु पर्दैन। रेकर्डिङ केवल नगद कहिले आउँछ र कहिले बाहिर जान्छ भन्ने कुरामा निर्भर गर्दछ।
२. व्यवस्थापनको लागि उपयुक्त नगद प्रवाह
सबै लेखा नगदमा केन्द्रित हुने भएकाले, परिणामस्वरूप प्राप्त रिपोर्टहरूले व्यवसाय मालिकहरूलाई उनीहरूको उपलब्ध नगद मौज्दात द्रुत रूपमा निर्धारण गर्न मद्दत गर्दछ। यो सामग्री खरिद गर्ने, तलब भुक्तानी गर्ने, वा योजना सञ्चालन गर्ने जस्ता दैनिक निर्णयहरूको लागि महत्त्वपूर्ण छ।
३. कम प्रशासनिक लागत
नगद लेखालाई जटिल बहीखाता प्रणालीको आवश्यकता पर्दैन, जसले गर्दा लेखा कर्मचारी वा महँगो सफ्टवेयरको लागत घट्छ। यो दक्षता MSME हरूको लागि एक महत्वपूर्ण फाइदा हो।
४. अनुमान न्यूनतम गर्नुहोस्
उपार्जन लेखामा, खाताहरूमा प्रायः अनुमानहरू समावेश हुन्छन्, जस्तै शंकास्पद खाताहरू वा संचित खर्चहरूको लागि भत्ता। नगद लेखाले यी धेरै अनुमानहरूलाई बेवास्ता गर्छ, किनकि रेकर्डिङ तब मात्र हुन्छ जब पैसा वास्तवमा सर्छ।
सीमा र जोखिमहरू
व्यावहारिक भएतापनि, नगदमा आधारित लेखामा धेरै कमजोरीहरू छन् जुन विचार गर्न आवश्यक छ:
१. अवधिको कार्यसम्पादनलाई सही रूपमा चित्रण गर्दैन
राजस्व र खर्च भुक्तानीको समयमा निर्भर हुने भएकाले, नाफा र नोक्सान "विकृत" हुन सक्छ। धेरै ग्राहकहरूले एकैचोटि सबै भुक्तानी गरेको कारणले गर्दा व्यवसायले एक महिनामा ठूलो नाफा गरेको देखिन सक्छ, यद्यपि बिक्री वास्तवमा अघिल्लो महिनाहरूमा भएको थियो।
२. भुक्तानी नगरिएको दायित्व र अधिकारहरू प्रतिबिम्बित गर्दैन
नगद लेखाङ्कनले स्वचालित रूपमा भुक्तानी नगरिएका वा प्राप्त नभएका खाताहरू देखाउँदैन। फलस्वरूप, लापोरान केउआङ्गन यदि धेरै बिलहरू थुप्रिएका छन् वा धेरै क्रेडिट बिक्रीहरू असुली नभएको खण्डमा यो वास्तवमा भन्दा "स्वस्थ" देखिन सक्छ।
३. बढ्दो व्यवसायहरूको लागि प्रयोग गर्न गाह्रो
जब कुनै व्यवसायले धेरै क्रेडिट लेनदेनहरूमा संलग्न हुन थाल्छ, सूची प्राप्त गर्न थाल्छ, वा वित्तपोषण प्रयोग गर्न थाल्छ, नगद लेखा अपर्याप्त हुन्छ। लगानीकर्ता, बैंक, वा तेस्रो पक्षहरूलाई सामान्यतया थप पूर्ण वित्तीय स्थिति देखाउने रिपोर्टहरू आवश्यक पर्दछ।
४. निश्चित रिपोर्टिङ मापदण्डहरूसँग मेल खाँदैन
धेरै लेखा मापदण्डहरूमा, विशेष गरी ती कम्पनीहरूको लागि जुन आवश्यक छ वित्तीय प्रतिवेदन तयार गर्ने औपचारिक परिस्थितिहरूमा, उपार्जन आधारलाई प्राथमिकता दिइन्छ वा आवश्यक पर्दछ। नगद लेखा प्रायः आन्तरिक रूपमा वा कम जटिलता भएका संस्थाहरूको लागि प्रयोग गरिन्छ।
नगद बनाम संचित तुलनाको सरल उदाहरण
उदाहरणका लागि, डिसेम्बर २८ मा, एउटा सेवा व्यवसायले १०,०००,००० रुपैयाँ बराबरको काम पूरा गर्यो, तर ग्राहकले जनवरी ५ मा मात्र भुक्तानी गर्यो।
– नगदको आधारमा: जनवरी ५ (अर्को वर्षको अवधि) मा ₹१०,०००,००० को राजस्व रेकर्ड गरिएको छ।
– संचितिको आधार: डिसेम्बर २८ मा Rp१०,०००,००० को राजस्व पहिचान गरिन्छ किनभने सेवाहरू प्रदान गरिएको छ, यद्यपि पैसा अझै प्राप्त भएको छैन (प्राप्यको रूपमा रेकर्ड गरिएको)।
यो उदाहरणले देखाउँछ कि नगद आधारले नगद प्रवाहमा बढी ध्यान केन्द्रित गर्दछ, जबकि उपार्जन आधारले आर्थिक गतिविधि हुने अवधिमा ध्यान केन्द्रित गर्दछ।
नगद आधार लेखा कहिले प्रयोग गर्न उपयुक्त हुन्छ?
नगद-आधारित लेखा व्यवसायहरूको लागि उपयुक्त छ जुन मुख्यतया नगद-आधारित र सरल छन्। उदाहरणहरूमा साना खाद्य स्टलहरू, साना-स्तरीय खुद्रा विक्रेताहरू, घर सेवा प्रदायकहरू, वा व्यवसायहरू समावेश छन् जहाँ ग्राहक भुक्तानीहरू सधैं प्रत्यक्ष रूपमा गरिन्छ (नगद वा बैंक स्थानान्तरण)। यी परिस्थितिहरूमा, नगद-आधारित रिपोर्टिङ सञ्चालन लागतहरू मूल्याङ्कन गर्न र कोष आवश्यकताहरूको योजना बनाउन पर्याप्त छ।
यद्यपि, यदि कुनै व्यवसायले क्रेडिटमा बिक्री सुरु गर्छ, ठूलो सूची छ, वा बैंक ऋण आवेदनहरूको लागि रिपोर्टिङ आवश्यक छ भने, उपार्जन विधि वा नगद र उपार्जनको संयोजन (परिमार्जित नगद आधार) बढी उपयुक्त हुन सक्छ। धेरै व्यवसायहरूले सरलताको लागि नगद आधारबाट पनि सुरु गर्छन्, त्यसपछि तिनीहरूको स्केल र रिपोर्टिङ आवश्यकताहरू बढ्दै जाँदा उपार्जन आधारमा संक्रमण गर्छन्।
नगद आधार लेखामा असल अभ्यासहरू
नगद लेखा उपयोगी जानकारी प्रदान गर्न जारी राख्नको लागि, निम्न अभ्यासहरू लागू गर्न सकिन्छ:
१. व्यक्तिगत र व्यावसायिक नगद छुट्याउनुहोस्। गलत सञ्चारबाट बच्न र थप वस्तुनिष्ठ व्यावसायिक निर्णयहरूको लागि अनुमति दिन यो महत्त्वपूर्ण छ।
2. रेकर्ड लेनदेन हरेक दिन वा हरेक पटक कारोबार हुन्छ। स्थिरता जम्मा हुन पर्खनु भन्दा बढी महत्त्वपूर्ण छ।
३. लेनदेनको रेकर्ड सफासँग राख्नुहोस्। बैंक नोट र स्टेटमेन्टले रेकर्डिङको आधार बनाउँछ।
४. बैंक मेलमिलाप गर्नुहोस्। त्रुटिहरूबाट बच्न खाता लेनदेनहरूसँग नगद रेकर्डहरू मिलाउनुहोस्।
५. मासिक सारांश सिर्जना गर्नुहोस्। प्रवृत्तिहरू निगरानी गर्न कम्तीमा पनि आम्दानी, खर्च र समापन ब्यालेन्सको रिपोर्ट तयार गर्नुहोस्।
केसिम्पुलन
नगद-आधारित लेखा एक रेकर्डिङ विधि हो जसले वास्तविक नगद प्रवाहलाई प्राथमिकता दिन्छ - नगद प्राप्त हुँदा राजस्व पहिचान गरिन्छ र नगद भुक्तानी गर्दा खर्च पहिचान गरिन्छ। यो विधि सरल, कार्यान्वयन गर्न सजिलो छ, र साना व्यवसायहरूलाई तरलता व्यवस्थापन गर्न उल्लेखनीय रूपमा मद्दत गर्दछ। यद्यपि, नगद लेखामा पनि सीमितताहरू छन्, विशेष गरी अवधि-विशिष्ट आर्थिक प्रदर्शन चित्रण गर्ने र बकाया अधिकार र दायित्वहरू प्रदर्शन गर्ने सन्दर्भमा। त्यसकारण, विधिको छनोट व्यवसायको आवश्यकता, लेनदेन जटिलता, र रिपोर्टिङ उद्देश्यहरू अनुरूप हुनुपर्छ । धेरै एमएसएमईहरूको लागि, व्यवसाय बढ्दै जाँदा उपार्जन विधिमा संक्रमण गर्नु अघि नगद लेखा एक व्यावहारिक पहिलो चरण हो।
