Үйл ажиллагааны саад бэрхшээлийг хэрхэн даван туулах вэ
Өнөөгийн хурдацтай хөгжиж буй бизнесийн ертөнцөд үйл ажиллагааны жигд байдал нь хэрэглэгчийн эрэлтийг хангах, чанарыг хадгалах, ашигт ажиллагааг тогтвортой байлгах гол түлхүүр юм. Гэсэн хэдий ч үйлдвэрлэл, үйлчилгээ, жижиглэн худалдаа эсвэл технологид суурилсан олон байгууллага үйл ажиллагааны саад тотгортой тулгардаг. Саад тотгор гэдэг нь бусад үйл явцыг удаашруулдаг ажлын урсгалын тасалдлын цэг юм. Хэрэв асуудлыг шийдвэрлэхгүй орхивол хүргэлтийн саатал, зардал нэмэгдэх, чанар буурах, багийн сэтгэл санааг бууруулахад хүргэж болзошгүй юм. Энэ нийтлэлд үйл ажиллагааны саад тотгорыг хэрхэн системтэйгээр тодорхойлох, шинжлэх, шийдвэрлэх талаар авч үзэх болно.
Саад бэрхшээлийг ойлгох нь: тэдгээр нь юу вэ, яагаад үүсдэг вэ
Нэг процессын үе шатны хүчин чадал нөгөөгөөсөө бага байх үед үйл ажиллагааны саад бэрхшээл үүсдэг бөгөөд энэ нь ажлын урсгалыг гацаадаг. Энгийн жишээ: үйлдвэр өдөрт 200 ширхэг угсрах хүчин чадалтай боловч өдөрт ердөө 120 ширхэг савлах хүчин чадалтай. Үүний үр дүнд бараа урьдчилан савлах хэсэгт овоолж, тээвэрлэлт саатдаг.
Бөглөрөл үүсэх шалтгаанууд нь янз бүр байдаг бөгөөд үүнд дараахь зүйлс орно.
1. Процессуудын хоорондох хүчин чадлын тэнцвэргүй байдал (зарим ажлын станцууд хэт удаан ажилладаг).
2. Хязгаарлагдмал ажиллах хүч (хүний тоо хангалтгүй, чадвар хангалтгүй эсвэл хуваарь оновчтой бус).
3. Тоног төхөөрөмж хуучирсан эсвэл байнга эвдэрдэг тул ашиглалтын хугацаа ихэсдэг.
4. Стандартчилах эсвэл автоматжуулах боломжтой хэт их гар ажиллагаатай үйл явц.
5. Хүчин чадлын төлөвлөлтөөр урьдчилан таамаглаагүй эрэлтийн хэлбэлзэл.
6. Захиргааны үйл явцад хүнд суртал, олон удаагийн зөвшөөрөл авах.
7. Мэдээллийн систем нь нэгдсэн биш тул өгөгдөл оруулах нь давтагдах, алдаа гарах магадлалтай.
Үндсэн шалтгааныг ойлгосноор компаниуд зүгээр л түр зуурынх шиг хүн нэмэх эсвэл илүү цагаар ажиллахын оронд зөв сайжруулах стратеги сонгох боломжтой.
Алхам 1: Бүрэн процессын урсгалыг зураглах
Саад бэрхшээлийг шийдвэрлэх эхний алхам бол үйл явцыг эхнээс нь дуустал нь харах явдал юм. Хэлтэс бүр зөвхөн өөрийн салбарт анхаарлаа төвлөрүүлдэг тул олон саад бэрхшээл үл үзэгддэг. Дараах хэрэгслүүдийг ашиглаарай:
– Үйл явцын урсгалын диаграмм: эхнээс нь дуустал ажлын дарааллыг тайлбарладаг.
– Үнэ цэнийн урсгалын зураглал (VSM): үйл явц болон цаг хугацааг зураглах нэмүү өртөг нэмүү өртгийн бус дүнтэй харьцуулсан.
– Усанд сэлэлтийн замын диаграмм: багуудын хоорондох хөдөлгөөнийг оролцуулан хэн юу хийхийг тодорхой болгодог.
Процессуудыг зураглах үед та дарааллын цэгүүд, дахин боловсруулалт эсвэл хэт их цаг хугацаа шаардсан алхмуудыг тодорхойлж чадна. Энэхүү баримт бичиг нь багуудын хооронд нийтлэг ойлголтыг бий болгоход тусалдаг.
Алхам 2: Таамаглал биш, харин өгөгдөлтэй холбоотой саад бэрхшээлийг тодорхойл
Саад бэрхшээлийг ихэвчлэн буруугаар төсөөлдөг. Ачаалал ихтэй мэт харагдаж буй үе шат нь заавал үндсэн шалтгаан биш юм. Дараах өгөгдлийг ашиглана уу:
– Циклийн хугацаа (нэг нэгж ажлыг гүйцэтгэх хугацаа).
– Гүйцэтгэл (удаа тутамд гүйцэтгэсэн нэгжийн тоо).
– Боловсруулахаар хүлээж буй ажлын хэмжээ (WIP) (Боловсруулахаар хүлээж буй ажлын хэмжээ).
– Хүргэлтийн хугацаа (хүсэлтээс эхлээд гүйцэтгэл хүртэлх хугацаа).
– Хэрэглээ (хэрэглээний түвшин) нөөц).
– Сул зогсолт (тасалдлаас болж цаг зогссон).
Саад тотгорын цэгийг ихэвчлэн дараах байдлаар тэмдэглэдэг: хамгийн урт мөчлөгийн хугацаа, тухайн үе шатнаас өмнөх WIP хуримтлал, тухайн үе шатны хүчин чадлын дараах нийт нэвтрүүлэх чадвар.
Алхам 3: Хязгаарлалтын онолын (TOC) зарчмуудыг хэрэгжүүлэх
Хамгийн үр дүнтэй аргуудын нэг бол гол хязгаарлалтуудад анхаарлаа төвлөрүүлдэг Хязгаарлалтын онол юм. TOC нь таван алхамтай:
1. Хязгаарлалтыг (гаралтын хурдыг хамгийн их хязгаарладаг цэгүүд) тодорхойлох.
2. Хязгаарлалтын мөлжлөг: хөрөнгө оруулалтгүйгээр гарцыг хамгийн их байлгах том (сул зогсолтыг багасгах, материал үргэлж бэлэн байгаа эсэхийг шалгах, тасалдлыг багасгах).
3. Бусад үйл явцыг захирах: ажлыг овоолж овоолохын оронд хязгаарлалтыг дэмжихийн тулд бусад үйл явцын үйл ажиллагааг тохируулах.
4. Хязгаарлалтыг нэмэгдүүлэх: хэрэв энэ нь хангалтгүй хэвээр байвал хөрөнгө оруулалтаар дамжуулан хүчин чадлыг нэмэгдүүлэх: шинэ машин механизм, ажилд авах эсвэл аутсорсинг хийх.
5. Давтах: нэг хязгаарлалтыг шийдвэрлэсний дараа өөр газар шинэ хязгаарлалт гарч ирнэ.
TOC-ийн тусламжтайгаар компаниуд "бүх зүйлийг нэг дор засах" гэсэн үнэтэй бөгөөд төөрөгдүүлсэн урхинаас зайлсхийдэг.
Алхам 4: WIP-г багасгаж, дарааллын системийг оновчтой болгох
Хэт их WIP нь үйл явцыг завгүй мэт боловч удаан мэт санагдуулдаг. Олон байгууллага "илүү их хийх тусам хурдан дуусгана" гэж бодож ажлаа овоолдог. Гэсэн хэдий ч хэт их WIP нь шилжүүлгийн зардлыг нэмэгдүүлж, хүргэх хугацааг уртасгаж, алдаа гарах эрсдэлийг нэмэгдүүлдэг.
Хэрэгжүүлж болох шийдлүүд:
– WIP хязгаар (жишээ нь Канбан хэлээр): нэг үе шатанд гүйцэтгэж болох ажлын хэмжээг хязгаарлах.
– Эхлээд орж ирсэн нь эхэлж гарсан (FIFO): хуучин ажлууд үлдэхээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд ажлууд боловсруулагдсан эсэхийг баталгаажуулна.
– Жижиг багцын хэмжээ: шаардлагагүй бол их хэмжээний боловсруулалтыг нэг дор бууруулна.
Үүний үр дүнд ажлын урсгал илүү жигд болж, саад бэрхшээлийг илрүүлэхэд хялбар болсон, учир нь тэдгээр нь ажлын ачааллаас болж далдлагдаагүй байдаг.
Алхам 5: Ажлыг стандартчилж, шаардлагагүй хувилбаруудыг арилгана
Хүн бүр өөр өөрөөр ажилладаг тул саад бэрхшээлүүд ихэвчлэн үүсдэг. Стандартчилал гэдэг нь хатуу чанд гэсэн үг биш, харин лавлагаа болгон ашигладаг "одоогийн шилдэг туршлагыг" бий болгох гэсэн үг юм. Зарим нийтлэг үйлдлүүд нь:
– Үйл ажиллагааны зарчмуудыг товч бөгөөд дадлага хийхэд хялбар болго.
– Давтагдах боломжтой үйл явцын хувьд шалгах хуудсыг ашиглана уу.
– Хэрэгсэл/баримт бичиг хайх хугацааг багасгахын тулд 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)-г хэрэгжүүлнэ.
– Чадамжийг жигд хуваарилах, ялангуяа саад тотгор учруулах магадлалтай үе шатанд сургалт явуулах.
Стандартчилал нь алдааг бууруулж, ажлыг хурдасгаж, гүйцэтгэлийг хэмжихэд хялбар болгодог.
Алхам 6: Хуваарь, ээлж, ажиллах хүчний хуваарилалтыг оновчтой болгох
Заримдаа саад бэрхшээл нь хүн хомсдолоос бус, харин зохисгүй хуваарилалтаас болдог. Шинжилгээ:
– Ажлын ачаалал хэзээ хамгийн өндөр байдаг вэ (цаг, өдөр, улирал)?
– Аль багууд ачаалал ихтэй, аль нь дутуу ашиглагдаж байна вэ?
– Олон мэргэжлийн ажилчид тусалж чадах ямар нэгэн “завгүй цэгүүд” байдаг уу?
Практик шийдлүүд:
– Дараалал нэмэгдэх үед ажилчид саад бэрхшээлийг даван туулахад нь туслах зорилгоор хөндлөнгийн сургалт явуулдаг.
– Эрэлтийн өгөгдөл дээр суурилсан динамик хуваарь.
– Илүү цаг зарцуулахгүйгээр ажлын ачааллыг нөхөхийн тулд ээлжийн түр зуурын тохируулга хийх.
Энэ нь жилийн турш шаардлагагүй байж болох байнгын ажилчдын тоог нэмэхээс илүү үр дүнтэй юм.
Алхам 7: Машин болон системийн найдвартай байдлыг сайжруулах (засвар үйлчилгээ ба мэдээллийн технологи)
Машинд суурилсан үйл ажиллагаа эсвэл дижитал системд зогсолт нь маш түгээмэл саад тотгор болдог. Сайжруулах стратегид дараахь зүйлс орно.
– Урьдчилан сэргийлэх засвар үйлчилгээ: гэнэтийн эвдрэлээс урьдчилан сэргийлэх тогтмол засвар үйлчилгээний хуваарь.
– Урьдчилан таамаглах засвар үйлчилгээ: алдааг урьдчилан таамаглахын тулд мэдрэгч болон өгөгдлийг ашиглах.
– Мэдээллийн технологийн системийг тогтворжуулах: өгөгдлийг нэгтгэх, давтагдах оролтыг багасгах, байнга удааширдаг програмуудын гүйцэтгэлийг сайжруулах.
Найдвартай байдалд хөрөнгө оруулах нь үл үзэгдэх боловч цаг хугацаа шаардсан тасалдлыг бууруулснаар ихэвчлэн томоохон нөлөө үзүүлдэг.
Алхам 8: Автоматжуулалт болон аутсорсингийг сонгон авч үзэх
Автоматжуулалт нь маш үр дүнтэй байж болох ч үүнийг зөв цэг дээр хийх ёстой. Зарчим нь: эмх замбараагүй хэвээр байгаа үйл явцыг биш, харин тогтвортой, стандартчилагдсан үйл явцыг автоматжуулах явдал юм. Анхаарах сонголтууд:
– Системийн интеграци буюу RPA-аар дамжуулан өгөгдөл оруулах автоматжуулалт.
– Тодорхой үе шатуудыг хурдасгахын тулд үйлдвэрлэлийн туслах хэрэгслийг ашиглах.
– Ялангуяа эрэлт хэлбэлзэлтэй үед гол чадамжид хамаарахгүй зарим үйл явцыг гадны байгууллагад шилжүүлэх.
Гэсэн хэдий ч автоматжуулалт нь үндсэн шалтгааныг нь шийдэхгүйгээр саад бэрхшээлийг өөр тийш нь зөөхгүй байхыг анхаараарай.
Дүгнэлт
Үйл ажиллагааны саад бэрхшээлийг шийдвэрлэхийн тулд өгөгдөлд суурилсан арга барил шаардлагатай бөгөөд байнга илүү цагаар ажиллах гэх мэт гэнэтийн хариу үйлдэл үзүүлэхээс зайлсхий. Үйл явцыг зураглах, гол хязгаарлалтуудыг тодорхойлох , ажлын ачааллыг бууруулах, ажлыг стандартчилах, хүчин чадлыг оновчтой болгохоос эхэл. Хязгаарлалтын онол гэх мэт хүрээг ашиглан сайжруулалт нь бүтээмжийг хамгийн их хязгаарладаг цэгүүдэд чиглэгдэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Саад бэрхшээлийг системтэйгээр шийдвэрлэснээр компаниуд бодит ашиг тусыг хүртдэг: хүргэх хугацаа богиносох, илүү удирдах боломжтой зардал, сайжруулсан чанар , илүү сэтгэл ханамжтай үйлчлүүлэгчид.
Хэрэв та хүсвэл би энэ нийтлэлийг тодорхой бизнесийн нөхцөл байдалд (жишээ нь, үйлдвэрлэл, агуулах/ложистик, харилцагчийн үйлчилгээ, эмнэлэг эсвэл програм хангамжийн баг) тохируулан, илүү тодорхой кейс судалгаа болон KPI үзүүлэлтүүдтэй хамт бичиж болно.
