Үр дүнтэй удирдлагын төлөвлөгөөг хэрхэн бий болгох вэ
Үр дүнтэй захиргааны төлөвлөгөө боловсруулах нь байгууллагын тогтоосон зорилгод хүрэхэд чухал алхам юм. Сайн удирдлага бол үр ашигтай, төвлөрсөн үйл ажиллагааны үндэс суурь юм. Гэсэн хэдий ч цогц, үр дүнтэй захиргааны төлөвлөгөө боловсруулах нь тийм ч амар ажил биш юм. Төлөвлөгөөг үр дүнтэй хэрэгжүүлж, хүссэн үр дүнд хүрэхийн тулд олон элементийг анхаарч, уялдуулах шаардлагатай. Энэ нийтлэл нь үр дүнтэй захиргааны төлөвлөгөө боловсруулах алхмуудыг танд чиглүүлэх болно.
1. Байгууллагын зорилго, алсын харааг ойлгох
Үр дүнтэй захиргааны төлөвлөгөө боловсруулах эхний алхам бол байгууллагын зорилго, алсын харааг ойлгох явдал юм. Алсын хараа гэдэг нь тухайн байгууллага ирээдүйд юунд хүрэхийг хүсч байгаа талаарх өргөн хүрээтэй тойм юм. Нөгөөтэйгүүр, зорилго гэдэг нь уг алсын харааг биелүүлэхэд шаардлагатай тодорхой алхмууд юм. Эдгээр хоёр элементийг ойлгосноор та захиргааны төлөвлөгөөгөө байгууллагын хүссэн чиглэлтэй уялдуулахын тулд тохируулж болно.
2. SWOT шинжилгээ
Цаашдын төлөвлөгөө боловсруулахаасаа өмнө SWOT (Давуу тал, Сул тал, Боломж ба Аюул занал) шинжилгээг хий. Энэхүү шинжилгээ нь танай байгууллагын дотоод давуу болон сул талуудыг, мөн тулгарч буй гадаад боломж, аюул заналыг тодорхойлоход тусална. Энэхүү мэдээллийн тусламжтайгаар та захиргааны төлөвлөгөөгөө боловсруулах илүү тохиромжтой, бодитой стратеги боловсруулж чадна.
3. Зорилтот түвшин болон KPI-г тодорхойлох
SWOT шинжилгээ хийсний дараа хүрэх тодорхой зорилтуудыг тодорхойлно уу. Эдгээр зорилтууд нь SMART (Тодорхой, Хэмжиж болох, Хүрч болох, Хамааралтай, Цаг хугацаатай) байх ёстой. Жишээлбэл, хэрэв үйл ажиллагааны үр ашгийг дээшлүүлэх алсын хараатай бол нэг зорилго нь баримт бичиг боловсруулах хугацааг нэг жилийн дотор 20%-иар бууруулах явдал байж болно. Зорилгоо тодорхойлсны дараа эдгээр зорилгод хүрэх амжилтыг хэмжихэд ашиглах Гүйцэтгэлийн Гол Үзүүлэлтүүдийг (ГҮҮ) тодорхойлно уу.
4. Нөөцийг тодорхойлох
Зорилгодоо хүрэхэд шаардлагатай нөөцийг тодорхойл. Эдгээр нөөц нь хүний нөөц, технологи, хөрөнгө эсвэл цаг хугацаа байж болно. Юу шаардлагатайг мэдэх нь танд бодитой, үр ашигтай төсөв, нөөцийн хуваарилалтын төлөвлөгөө гаргахад тусална.
5. Стратеги болон тактик боловсруулах
Дараа нь зорилгодоо хүрэхийн тулд ашиглах стратеги, тактикаа боловсруул. Стратеги гэдэг нь зорилгодоо хүрэхэд чиглэсэн урт хугацааны төлөвлөгөө бол тактик нь стратегийн хүрээнд хийгдэх тодорхой, тодорхой алхмууд юм. Жишээлбэл, үр ашгийг нэмэгдүүлэх стратеги нь шинэ технологийг нэвтрүүлэхийг хамарч болох бол тактик нь ажилчдыг уг технологийг хэрхэн ашиглах талаар сургахыг хамарч болно.
6. Төсөв гаргах
Төсөв бол захиргааны төлөвлөгөөний чухал бүрэлдэхүүн хэсэг юм. Хүний нөөц, технологи, үйл ажиллагааны зардал гэх мэт бүх хүлээгдэж буй зардлыг хамарсан төсөв төлөвлөөрэй. Энэхүү төсөв нь бодитой бөгөөд байгууллагын санхүүгийн чадавхид нийцэж байгаа эсэхийг шалгаарай. Сайн төсөв нь урьдчилан тооцоолоогүй өөрчлөлтийг дасан зохицох уян хатан чанартай байх ёстой.
7. Хуваарь гарга
Үр дүнтэй төлөвлөгөө нь тодорхой хуваарь шаарддаг. Даалгавар эсвэл үйл ажиллагаа бүрийг хэзээ дуусгах ёстойг харуулсан цагийн хуваарь гарга. Энэхүү хуваарь нь төлөвлөгөөний бүх алхмуудыг цаг тухайд нь, логик дарааллаар гүйцэтгэхэд тусалдаг. Хуваариа төсөөлөхийн тулд Гантын диаграмм гэх мэт хэрэгслүүдийг ашиглаарай.
8. Үнэлгээ болон хяналтын системийг бэлтгэх
Төлөвлөгөөний хэрэгжилтийг хянах, төлөвлөгөөний хэрэгжилтийг хангахын тулд үнэлгээ, хяналтын систем шаардлагатай. Төлөвлөгөөний хэрэгжилтийг тогтмол үнэлэх нь асуудлыг эрт илрүүлж, шаардлагатай тохируулга хийх боломжийг олгоно. Урьдчилан тодорхойлсон гүйцэтгэлийн гол үзүүлэлтүүд (KPI) нь гүйцэтгэлийг бодитой үнэлэх жишиг болж чадна.
9. Харилцаа холбоо ба багийн оролцоо
Захиргааны төлөвлөгөөг амжилттай хэрэгжүүлэхийн тулд үр дүнтэй харилцаа холбоо чухал юм. Багийн гишүүн бүр өөрийн үүрэг, хариуцлагыг ойлгож байгаа эсэхийг шалгаарай. Төлөвлөлтийн үйл явцад багийн оролцоо нь тэдний амлалт, дэмжлэгийг хангахад чухал үүрэгтэй. Ахиц дэвшлийг хэлэлцэж, бэрхшээлийг хамтдаа шийдвэрлэхийн тулд тогтмол уулзалтуудыг зохион байгуул.
10. Төлөвлөгөөний тохируулга ба сайжруулалт
Үр дүнтэй төлөвлөгөө нь уян хатан, өөрчлөлтөд дасан зохицох чадвартай байх ёстой. Тиймээс нөхцөл байдал шаардвал тохируулга хийхээс бүү ай. Тогтмол үнэлгээ, хяналтаас авсан санал хүсэлт нь төлөвлөгөөг сайжруулах талаар ойлголт өгөх боломжтой. Хамгийн оновчтой үр дүнд хүрэхийн тулд санал хүсэлтийг үргэлж хүлээн авч, шаардлагатай бол арга барилаа өөрчлөхөд бэлэн байгаарай.
Дүгнэлт
Үр дүнтэй захиргааны төлөвлөгөө боловсруулахын тулд байгууллагын алсын хараа, зорилгыг сайтар ойлгохоос гадна түүний давуу болон сул талууд, боломжууд болон аюул заналхийллийн талаар нарийвчилсан дүн шинжилгээ хийх шаардлагатай. Тодорхой зорилго тавьж, гүйцэтгэлийг хэмжих гол гүйцэтгэлийн үзүүлэлтүүдийг (KPI) ашиглан, нөөцийг үр ашигтай хуваарилах замаар та бодитой бөгөөд хэрэгжих боломжтой төлөвлөгөө боловсруулж чадна. Бат бөх төсөв, үнэлгээний системээр дэмжигдсэн зохих стратеги, тактикийг ашиглах нь төлөвлөгөөг амжилттай хэрэгжүүлэхэд тусална. Байгууллагын бүх элементүүд нэг чиглэлд хөдөлж байгаа эсэхийг баталгаажуулахын тулд үйл явцын туршид харилцаа холбоо, багийн оролцоо чухал гэдгийг санаарай. Эцэст нь төлөвлөгөөний уян хатан байдал нь өөрчлөлтөд дасан зохицох боломжийг олгож, байгууллагын тогтвортой байдал, урт хугацааны амжилтыг баталгаажуулдаг.
