ຂັ້ນຕອນການບໍລິຫານໃນຂະບວນການຈັດຊື້

ຂັ້ນຕອນການບໍລິຫານໃນຂະບວນການຈັດຊື້

ຂະບວນການຈັດຊື້ແມ່ນລັກສະນະທີ່ສຳຄັນຂອງການດຳເນີນງານຂອງອົງກອນ, ບໍ່ວ່າຈະເປັນລັດຖະບານ, ບໍລິສັດ, ຫຼື ອົງການບໍ່ຫວັງຜົນກຳໄລ. ການຈັດຊື້ທີ່ມີປະສິດທິພາບ ແລະ ມີປະສິດທິຜົນບໍ່ພຽງແຕ່ຮັບປະກັນຄວາມພ້ອມຂອງສິນຄ້າ ແລະ ການບໍລິການທີ່ຈຳເປັນເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງໃຫ້ມູນຄ່າເພີ່ມໃນຮູບແບບຂອງການປະຫຍັດຕົ້ນທຶນ ແລະ ປັບປຸງຄຸນນະພາບການບໍລິການ. ຕໍ່ໄປນີ້ແມ່ນຂັ້ນຕອນການບໍລິຫານທີ່ປົກກະຕິແລ້ວຈະປະຕິບັດຕາມໃນຂະບວນການຈັດຊື້.

1. ກຳນົດຄວາມຕ້ອງການ

ຂັ້ນຕອນທຳອິດໃນຂະບວນການຈັດຊື້ແມ່ນການກຳນົດຄວາມຕ້ອງການ. ໃນຂັ້ນຕອນນີ້, ອົງກອນຕ້ອງກຳນົດວ່າສິນຄ້າ ຫຼື ການບໍລິການໃດທີ່ຕ້ອງການ. ການກຳນົດນີ້ໂດຍທົ່ວໄປແມ່ນອີງໃສ່ແຜນຍຸດທະສາດ, ວາລະການດຳເນີນງານ, ຫຼື ການຮ້ອງຂໍສະເພາະຈາກພະແນກທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ.

ຂໍ້ມູນກ່ຽວກັບລາຍລະອຽດຂອງລາຍການ, ປະລິມານທີ່ຕ້ອງການ, ແລະ ເວລາທີ່ກຳນົດໄວ້ ຕ້ອງໄດ້ຮັບການເກັບກຳ ແລະ ບັນທຶກໄວ້ເປັນເອກະສານ. ການມີສ່ວນຮ່ວມຂອງຜູ້ມີສ່ວນຮ່ວມທີ່ກ່ຽວຂ້ອງແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຄວາມຕ້ອງການທັງໝົດໄດ້ຖືກກຳນົດ ແລະ ຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນຕາມຄວາມຮີບດ່ວນ ແລະ ຄວາມພ້ອມ.

2. ການກະກຽມງົບປະມານ

ເມື່ອຄວາມຕ້ອງການຖືກກຳນົດແລ້ວ, ຕ້ອງມີການກະກຽມງົບປະມານການຈັດຊື້. ງົບປະມານນີ້ຄວນພິຈາລະນາຄ່າໃຊ້ຈ່າຍປະມານຂອງແຕ່ລະລາຍການ ຫຼື ການບໍລິການທີ່ຕ້ອງການ. ຂະບວນການວາງແຜນງົບປະມານຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີການປະສານງານກັບພະແນກການເງິນເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມພ້ອມຂອງເງິນທຶນ.

ນອກຈາກນັ້ນ, ອົງກອນຕ່າງໆຈຳເປັນຕ້ອງດຳເນີນການວິເຄາະເພື່ອກຳນົດແຫຼ່ງທຶນທີ່ເປັນໄປໄດ້, ເຊັ່ນ: ການຈັດສັນງົບປະມານປະຈຳປີ, ທຶນຊ່ວຍເຫຼືອລ້າ, ຫຼື ແຫຼ່ງທຶນອື່ນໆ. ງົບປະມານຕ້ອງມີຄວາມເປັນຈິງ ແລະ ພຽງພໍທີ່ຈະຕອບສະໜອງຄວາມຕ້ອງການດ້ານການຈັດຊື້ທີ່ໄດ້ກຳນົດໄວ້ກ່ອນໜ້ານີ້.

3. ການກະກຽມສະເປັກ ແລະ ເອກະສານການຈັດຊື້

ການກະກຽມເອກະສານການຈັດຊື້ທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ລະອຽດແມ່ນມີຄວາມສໍາຄັນຫຼາຍຕໍ່ການຮັບປະກັນຂະບວນການຈັດຊື້ທີ່ໂປ່ງໃສ ແລະ ມີຄວາມຮັບຜິດຊອບ. ເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ລວມມີລາຍລະອຽດດ້ານວິຊາການ, ເງື່ອນໄຂການປະເມີນ, ເງື່ອນໄຂຂອງສັນຍາ, ແລະ ຂໍ້ກໍານົດອື່ນໆທີ່ກ່ຽວຂ້ອງຂອງຂະບວນການຈັດຊື້.

ເອກະສານສະເພາະຕ້ອງລະບຸລາຍລະອຽດກ່ຽວກັບສິນຄ້າ ຫຼື ການບໍລິການທີ່ຕ້ອງການ ເພື່ອໃຫ້ຜູ້ສະໜອງສາມາດສະເໜີລາຄາທີ່ເໝາະສົມ. ຄວາມຜິດພາດ ຫຼື ຄວາມບໍ່ແນ່ນອນໃນເອກະສານນີ້ສາມາດນຳໄປສູ່ຄວາມລ່າຊ້າ ຫຼື ການຈັດຊື້ສິນຄ້າທີ່ບໍ່ສອດຄ່ອງ.

4. ການເລືອກວິທີການຈັດຊື້

ອົງກອນຕ່າງໆຈຳເປັນຕ້ອງເລືອກວິທີການຈັດຊື້ທີ່ເໝາະສົມກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງເຂົາເຈົ້າທີ່ສຸດ. ວິທີການທີ່ນິຍົມໃຊ້ກັນທົ່ວໄປບາງຢ່າງແມ່ນການປະມູນແບບເປີດ, ການປະມູນແບບຈຳກັດ, ການຈັດຊື້ໂດຍກົງ ແລະ ການຄັດເລືອກໂດຍກົງ. ການເລືອກວິທີການຄວນຄຳນຶງເຖິງມູນຄ່າການຈັດຊື້, ຄວາມຮີບດ່ວນ ແລະ ຄວາມສັບສົນຂອງຄວາມຕ້ອງການ.

ແຕ່ລະວິທີມີຂໍ້ດີ ແລະ ຂໍ້ເສຍຂອງມັນເອງ, ພ້ອມທັງຂັ້ນຕອນການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດທີ່ແຕກຕ່າງກັນ. ດັ່ງນັ້ນ, ການປະເມີນຢ່າງລະອຽດຈຶ່ງເປັນສິ່ງຈຳເປັນເພື່ອຮັບປະກັນວ່າວິທີການທີ່ເລືອກນັ້ນມີປະສິດທິພາບ ແລະ ປະສິດທິຜົນສູງສຸດ.

5. ການປະກາດ ແລະ ການລົງທະບຽນ

ຖ້າວິທີການຈັດຊື້ໃຊ້ການປະມູນແບບເປີດ ຫຼື ແບບຈຳກັດ, ຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປແມ່ນການປະກາດການຈັດຊື້ໃຫ້ສາທາລະນະຊົນຮູ້. ໂດຍປົກກະຕິແລ້ວການປະກາດແມ່ນເຮັດຜ່ານສື່ສິ່ງພິມ, ທາງອອນລາຍ, ຫຼື ເວທີການຈັດຊື້ພິເສດເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນການຈັດຊື້ສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ໂດຍຜູ້ສະໜອງທີ່ມີທ່າແຮງ.

ນອກຈາກນັ້ນ, ອົງກອນຕ້ອງສ້າງຂະບວນການລົງທະບຽນສຳລັບຜູ້ສະໜອງທີ່ສົນໃຈ. ມັນເປັນສິ່ງສຳຄັນທີ່ຈະຕ້ອງຮັບປະກັນວ່າຂະບວນການປະກາດ ແລະ ການລົງທະບຽນມີຄວາມໂປ່ງໃສເພື່ອດຶງດູດຜູ້ເຂົ້າຮ່ວມທີ່ມີຄວາມສາມາດ ແລະ ມີຄຸນວຸດທິ.

6. ການຍອມຮັບ ແລະ ການປະເມີນຜົນຂອງຂໍ້ສະເໜີຕ່າງໆ

ຫຼັງຈາກກຳນົດເວລາລົງທະບຽນແລ້ວ, ຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປແມ່ນການຮັບ ແລະ ປະເມີນຜົນການປະມູນທີ່ສົ່ງມາ. ໃນຂັ້ນຕອນນີ້, ການປະມູນທີ່ໄດ້ຮັບທັງໝົດຕ້ອງໄດ້ເປີດພ້ອມໆກັນຕໍ່ໜ້າພະຍານເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມໂປ່ງໃສ ແລະ ຄວາມຍຸຕິທຳໃນຂະບວນການປະເມີນຜົນ.

ຕ້ອງໄດ້ແຕ່ງຕັ້ງທີມງານປະເມີນຜົນທີ່ມີຄວາມສາມາດເພື່ອປະເມີນການປະມູນໂດຍອີງໃສ່ມາດຖານທີ່ໄດ້ກຳນົດໄວ້ລ່ວງໜ້າ. ການປະເມີນນີ້ບໍ່ພຽງແຕ່ຈະພິຈາລະນາລາຄາເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງພິຈາລະນາຄຸນນະພາບ, ເວລາສົ່ງມອບ, ແລະ ຄວາມສາມາດດ້ານເຕັກນິກ ແລະ ການເງິນຂອງຜູ້ສະໜອງອີກດ້ວຍ.

7. ການເຈລະຈາ ແລະ ການຄັດເລືອກ

ຖ້າພົບວ່າຂໍ້ສະເໜີດັ່ງກ່າວເໝາະສົມ, ອົງກອນສາມາດເຈລະຈາກັບຜູ້ສະໜອງທີ່ເລືອກໄດ້. ການເຈລະຈາມີຈຸດປະສົງເພື່ອບັນລຸຂໍ້ຕົກລົງທີ່ດີທີ່ສຸດເທົ່າທີ່ເປັນໄປໄດ້ສຳລັບທັງສອງຝ່າຍກ່ຽວກັບລາຄາ, ໄລຍະເວລາ, ແລະ ຂໍ້ກຳນົດ ແລະ ເງື່ອນໄຂອື່ນໆ.

ຫຼັງຈາກການເຈລະຈາທີ່ປະສົບຜົນສຳເລັດ, ຜູ້ສະໜອງທີ່ມີຂໍ້ສະເໜີທີ່ດີທີ່ສຸດສາມາດຖືກເລືອກໃຫ້ເປັນຜູ້ຊະນະການຈັດຊື້. ການຕັດສິນໃຈຕ້ອງໄດ້ຮັບການບັນທຶກໄວ້ ແລະ ສື່ສານກັບທັງຜູ້ສະໜອງທີ່ຖືກຄັດເລືອກ ແລະ ບໍ່ໄດ້ຮັບການຄັດເລືອກ.

8. ການອອກໃບສັ່ງຊື້ ແລະ ການເຊັນສັນຍາ

ເມື່ອເລືອກຜູ້ສະໜອງແລ້ວ, ອົງກອນຕ້ອງອອກໃບສັ່ງຊື້ (PO) ເປັນຫຼັກຖານຢ່າງເປັນທາງການຂອງການສັ່ງຊື້ສິນຄ້າ ຫຼື ການບໍລິການ. ສັນຍາຍັງຖືກລົງນາມໃນຂັ້ນຕອນນີ້ເພື່ອຕົກລົງເຫັນດີຢ່າງເປັນທາງການກ່ຽວກັບເງື່ອນໄຂ ແລະ ຂໍ້ກຳນົດຂອງການຈັດຊື້.

ສັນຍາການຈັດຊື້ຕ້ອງມີຄວາມຊັດເຈນ ແລະ ປະກອບມີລາຍລະອຽດທີ່ສຳຄັນທັງໝົດ ເຊັ່ນ: ລາຄາ, ປະລິມານ, ລາຍລະອຽດສະເພາະຂອງຜະລິດຕະພັນ, ເວລາສົ່ງມອບ, ແລະ ສິດ ແລະ ພັນທະຂອງແຕ່ລະຝ່າຍ. ການເຊັນສັນຍາເປັນເອກະສານທາງກົດໝາຍສຳລັບຂໍ້ຕົກລົງທີ່ໄດ້ຕົກລົງຮ່ວມກັນ.

9. ການຕິດຕາມກວດກາ ແລະ ການປະເມີນຜົນການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດສັນຍາ

ເມື່ອສັນຍາໄດ້ຮັບການລົງນາມແລ້ວ, ອົງກອນຕ້ອງຕິດຕາມກວດກາຂະບວນການຈັດຊື້ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຜູ້ສະໜອງຕອບສະໜອງຂໍ້ກຳນົດທັງໝົດຂອງສັນຍາ. ການຕິດຕາມກວດກາລວມມີຄວາມພ້ອມຂອງຜະລິດຕະພັນ, ຄຸນນະພາບ ແລະ ເວລາສົ່ງມອບ.

ການປະເມີນຜົນເປັນໄລຍະແມ່ນມີຄວາມຈຳເປັນເພື່ອລະບຸບັນຫາຕ່າງໆທີ່ອາດເກີດຂຶ້ນໃນລະຫວ່າງຂະບວນການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດ ແລະ ດຳເນີນການແກ້ໄຂເມື່ອຈຳເປັນ. ການສື່ສານທີ່ມີປະສິດທິພາບກັບຜູ້ສະໜອງແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍເພື່ອອຳນວຍຄວາມສະດວກໃນການແກ້ໄຂບັນຫາທີ່ວ່ອງໄວ ແລະ ເໝາະສົມ.

10. ການຮັບສິນຄ້າ ແລະ ການຈ່າຍເງິນ

ເມື່ອສິນຄ້າ ຫຼື ການບໍລິການໄດ້ຮັບແລ້ວ, ອົງກອນຕ້ອງກວດກາເພື່ອຮັບປະກັນວ່າສິນຄ້າເຫຼົ່ານັ້ນສອດຄ່ອງກັບສະເປັກ ແລະ ຂໍ້ກຳນົດຂອງສັນຍາ. ເມື່ອສິນຄ້າໄດ້ຮັບການກວດສອບ ແລະ ຍອມຮັບແລ້ວ, ການຈ່າຍເງິນໃຫ້ຜູ້ສະໜອງສາມາດດຳເນີນການໄດ້.

ເອກະສານໃບຮັບເງິນ ແລະ ເອກະສານການຈ່າຍເງິນຕ້ອງຄົບຖ້ວນ ແລະ ຖືກຕ້ອງເພື່ອສະໜັບສະໜູນການບໍລິຫານດ້ານການເງິນທີ່ໂປ່ງໃສ ແລະ ມີຄວາມຮັບຜິດຊອບ. ການຈ່າຍເງິນຕ້ອງໄດ້ເຮັດຕາມເງື່ອນໄຂທີ່ໄດ້ຕົກລົງກັນໃນສັນຍາ.

Penutup

ການຈັດຊື້ຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີການວາງແຜນ ແລະ ການປະຕິບັດຢ່າງລະມັດລະວັງ, ພ້ອມທັງການຕິດຕາມກວດກາຢ່າງເຂັ້ມງວດເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂັ້ນຕອນການບໍລິຫານທັງໝົດຈະຖືກປະຕິບັດຢ່າງມີປະສິດທິພາບ ແລະ ປະສິດທິຜົນ. ການເຂົ້າໃຈ ແລະ ການຈັດຕັ້ງປະຕິບັດຂັ້ນຕອນຕ່າງໆທີ່ໄດ້ກ່າວມາຂ້າງເທິງສາມາດຊ່ວຍໃຫ້ອົງກອນຕ່າງໆບັນລຸເປົ້າໝາຍການຈັດຊື້ຂອງເຂົາເຈົ້າໄດ້ຢ່າງສຳເລັດຜົນ. ຂະບວນການຈັດຊື້ທີ່ມີໂຄງສ້າງ ແລະ ຄວບຄຸມໄດ້ຈະສະໜັບສະໜູນການດຳເນີນງານຂອງອົງກອນ ແລະ ປະກອບສ່ວນໃນທາງບວກຕໍ່ການບັນລຸເປົ້າໝາຍໄລຍະຍາວ.