Компаниянын саясатын иштеп чыгуу кадамдары
Компаниянын саясаты - бул уюмдун ичинде жүрүм-турумду, жумуш ыкмаларын жана чечим кабыл алууну жетектеген "оюн эрежелери". Жакшы саясат компаниялардын ырааттуу иштешине, тобокелдиктерди азайтууга, мыйзамдардын сакталышын жакшыртууга жана ар бир кызматкердин күтүлгөн стандарттарды түшүнүшүн камсыз кылууга жардам берет. Так саясатсыз компаниялар ички чыр-чатактарга, бири-бирине дал келген ыйгарым укуктарга жана убактылуу чечимдерден улам өндүрүмдүүлүктүн төмөндөшүнө дуушар болушат. Ошондуктан, компаниянын саясатын иштеп чыгуу жөн гана документ жазуудан да көптү билдирет; процесс структуралаштырылышы, кызыкдар тараптарды тартуусу жана бизнес стратегиясына шайкеш келиши керек.
Төмөндө компаниянын натыйжалуу саясатын иштеп чыгуунун кадамдары келтирилген, алар муктаждыктарды аныктоодон баштап, ишке ашырууга жана баалоого чейин.
1. Компаниянын бизнес максаттарын жана баалуулуктарын түшүнүү
Биринчи кадам - колдонулуп жаткан саясат компаниянын багытын колдой тургандыгын камсыз кылуу. Сураңыз: Компаниянын ушул жылга жана кийинки бир нече жылга стратегиялык максаттары кандай? Мисалы, рынокту кеңейтүүгө багытталган компания масштабдуулукту, тейлөө стандарттарын жана сапатты көзөмөлдөөнү колдогон саясатка муктаж. Ошол эле учурда, каржы же саламаттыкты сактоо сыяктуу катуу жөнгө салынган тармактарда иштеген компаниялар шайкештикке жана тобокелдиктерди башкарууга артыкчылык бериши керек.
Стратегиядан тышкары, компаниянын баалуулуктары саясатта да чагылдырылышы керек. Эгерде компания бүтүндүктү сактаса, анда алдамчылыкка, кызыкчылыктардын кагылышына жана ышкырык салууга каршы саясат бекем болушу керек. Эгерде коопсуздук артыкчылыктуу болсо, анда ОШ (Эмгекти коргоо жана ден соолук) саясаты жөн гана формалдуулук эмес, конкреттүү операциялык алкак болушу керек.
2. Саясаттын муктаждыктарын жана артыкчылыктуу багыттарын аныктоо
Баарын бир убакта чечүүнүн кажети жок. Жазуу жүзүндөгү көрсөтмөлөргө эң муктаж болгон тармактардын тизмесин түзүңүз. Адатта, артыкчылыктуу багыттар төмөнкүлөрдү камтыйт:
– HR: жумушка алуу, жумуш убактысы, өргүү, тартип, ишти баалоо, компаниянын имараттарын пайдалануу жана куугунтуктоого каршы саясат.
– Операциялар: тейлөө стандарттары, негизги жумуш жол-жоболору, сатып алуулар, активдерди башкаруу жана сапатты көзөмөлдөө.
– Каржы: чыгымдарды бекитүү, кайтарып берүү, акча каражаттарын көзөмөлдөө, ички аудит.
– Маалыматтык технологиялар: маалыматтардын коопсуздугу, электрондук почтаны жана түзмөктөрдү колдонуу, системага кирүү, маалыматтардын камдык көчүрмөсүн сактоо.
– Шайкештик жана этика: кызыкчылыктардын кагылышы, гонорарлар, этика кодекси, шектүү маалыматтарды ачыктоо.
– K3 жана коопсуздук: коопсуздук протоколдору, окуяларды башкаруу, өзгөчө кырдаалдар.
Жогорку таасирдүү саясаттарга артыкчылык бериңиз: юридикалык тобокелдиктерге, финансылык тобокелдиктерге, коопсуздукка жана компаниянын беделине байланыштуу саясаттар.
3. Маалыматтарды, эрежелерди жана мыкты тажрыйбаларды чогултуу
Натыйжалуу саясат фактыларга негизделген жана талаптарга жооп бериши керек. Бул этапта төмөнкүлөрдү чогултуңуз:
– Тиешелүү мамлекеттик жоболор (жумушка орношуу, маалыматтарды коргоо, салык салуу, тармактык стандарттар ж.б.).
– Кардарлар/өнөктөштөр менен белгилүү бир милдеттенмелери бар келишимдер жана макулдашуулар (мисалы, купуялуулук жана тейлөө келишими).
– Учурдагы компаниянын иш-аракеттери, анын ичинде буга чейин эле бар болгон, бирок азырынча документтештирилбеген "адаттар".
– Тармактын эталондук көрсөткүчтөрү же мыкты тажрыйбалары, айрыкча маалыматтык коопсуздук же паракорлукка каршы күрөшүү сыяктуу татаал тармактар үчүн.
Зарыл болсо, мыйзамга карама-каршы келиши мүмкүн болгон беренелер жок экенине ынануу үчүн юридикалык же комплаенс боюнча консультантты тартыңыз.
4. Саясаттын көлөмүн, аныктамасын жана түзүмүн аныктаңыз
Жазуудан мурун, бул саясат кимге, качан жана кандай шарттарда колдонулаарын так аныктаңыз. Белгисиз чөйрө саясатты ишке ашырууну кыйындатат.
Жалпысынан алганда, жакшы саясаттар окумдуулук жана ырааттуулук үчүн стандарттуу түзүмгө ээ, мисалы:
1. Саясаттын аталышы
2. Максаты (саясат эмне үчүн түзүлгөн)
3. Колдонуу чөйрөсү (кимге тиешелүү)
4. Терминдердин аныктамасы (бир нече чечмелөөдөн качуу үчүн)
5. Негизги шарттар/эрежелер
6. Кызматтар жана милдеттер (ким эмне кылат)
7. Байланыштуу жол-жоболор (эгерде туунду SOP-лор болсо)
8. Санкциялар/кесепеттер (эреже бузуулар үчүн)
9. Шилтеме документтер (мыйзамдар, стандарттар, формалар)
10. Күчүнө кирүү күнү жана кароо цикли
Форматтын ырааттуулугу кызматкерлерге маалыматты табууну жеңилдетет жана ички аудиттерди жүргүзүүгө көмөктөшөт.
5. Түшүнүктүү жана тиешелүү тилди колдонуп, саясаттарды иштеп чыгыңыз.
Компаниянын саясатындагы кеңири тараган ката - бул өтө "мыйзамдуу" тил, ошондуктан аны түшүнүү кыйын. Идеалында, саясаттар күнүмдүк кырдаалдарга колдонула турган жөнөкөй, түз тилди колдонушу керек.
Жазуунун кээ бир принциптери:
– Кыска жана активдүү сүйлөмдөрдү колдонуңуз.
– Критерийсиз "зарылчылыкка жараша" же "шарттарга ылайык" сыяктуу түшүнүксүз терминдерден алыс болуңуз.
– Эгерде тема чечмелениши мүмкүн болсо, кыскача мисал келтириңиз, мисалы, кызыкчылыктардын кагылышуусу же купуя маалыматтардын бир түрү.
– Саясаттарды (эрежелерди) жана процедураларды (ыкмаларды) айырмалаңыз. Саясаттар "эмне" жана "эмне үчүн" деген суроолорду берет, ал эми процедуралар "кантип" деген суроолорду түшүндүрөт.
Эгерде саясат узун болсо, аны сканерлөөнү жеңилдетүү үчүн субтитрлерди, пункттарды жана кыска таблицаларды колдонуңуз.
6. Кызыкдар тараптарды пикир билдирүүгө тартыңыз
Өзүнчө түзүлгөн саясаттар көп учурда ишке ашырылганда ийгиликсиз болуп калат, анткени алар операциялык реалдуулукка дал келбейт. Ошондуктан, функциялар аралык кароо жүргүзүңүз. Төмөнкүдөй тараптарды тартыңыз:
– Жумуш менен камсыз кылуу саясаты боюнча кадрлар бөлүмү
– Юридикалык аспектилер боюнча юридикалык/шайкештик
– Чыгымдарды саясаттоо жана көзөмөлдөө үчүн каржылоо
– Маалыматтык коопсуздук үчүн IT
– Жумуш процессинин шайкештиги боюнча операциялардын башчысы
– Талаа практикасына катышуу үчүн түз менеджердин/кызматкерлердин өкүлчүлүгү
Бул этап потенциалдуу көйгөйлөрдү эрте аныктоого багытталган: саясатты ишке ашырууга болобу, ашыкча административдик жүк барбы, башка саясаттар менен карама-каршылык барбы жана санкциялар пропорционалдуубу.
7. Бекитүү жана валидациялоо механизмдерин иштеп чыгуу
Кайра каралып чыккандан кийин, саясаттар Директорлор кеңеши, Башкы директор же Саясат/Шайкештик комитети сыяктуу ыйгарым укуктуу орган тарабынан расмий түрдө бекитилиши керек. Ошондой эле, ыйгарым укуктардын деңгээлин аныктаңыз: стратегиялык саясаттар, адатта, директорлор кеңеши тарабынан бекитилет, ал эми операциялык SOPтер бөлүм башчылары тарабынан бекитилиши мүмкүн, бирок алар дагы эле башкы компаниянын саясатына шайкеш келиши керек.
Сертификатталган документте төмөнкүлөр болушу керек:
– документтин номери жана версиясы
– күчүнө кирүү күнү
– жооптуу полис ээси
– түзөтүү тарыхы (өзгөртүү журналы)
Бул эски версиялардын жайылышына жол бербөө жана аудиттер учурунда далилдерди жеңилдетүү үчүн маанилүү.
8. Социалдашуу жана окутуу (жөн гана электрондук каттарды жөнөтүү эмес)
Саясаттар интранетке жайгаштырылганы үчүн эле автоматтык түрдө түшүнүктүү боло бербейт. Тобокелдик деңгээлине жараша байланыш планын түзүңүз:
– Маанилүү саясаттар (паракорлукка каршы күрөшүү, маалыматтардын коопсуздугу, ОМС) боюнча милдеттүү түрдө окутууларды жана кыска викториналарды өткөрүңүз.
– Кадимки саясат үчүн бул брифинг сессиясы, кыска постер же бир беттен турган колдонмо түрүндө болушу мүмкүн.
– Жаңы кызматкерлер жумушка орношуу учурунда негизги саясаттарды алышын камсыз кылыңыз.
Айрыкча, юридикалык кесепеттерге алып келиши мүмкүн болгон саясаттар үчүн, окуп жана түшүнгөн "моюнга алуу" механизмин же билдирүүнү кошуңуз.
9. Ишке ашыруу: саясатты жумуш процесстерине интеграциялоо
Эгерде саясаттар системага "орнотулган" болсо, алар натыйжалуу болот. Мисалы:
– Чыгымдар саясаты каржылык тиркемедеги бекитүү агымы менен байланыштырылышы керек.
– Маалыматтарга жетүү саясаты ролго негизделген кирүүнү башкаруу системасы менен байланыштырылышы керек.
– Тартиптик саясат кадрларды иликтөө жол-жоболору жана эреже бузууларды документтештирүү менен байланыштырылышы керек.
Ошондой эле, ким шайкештикти көзөмөлдөй турганын, отчеттуулук кантип жүргүзүлөрүн жана ишке ашырууну өлчөө үчүн кандай индикаторлор колдонуларын аныктаңыз.
10. Мониторинг, баалоо жана мезгил-мезгили менен жакшыртуулар
Ишкердик чөйрө өзгөрөт: жаңы эрежелер, гибриддик жумуш моделдери, киберкоркунучтар же уюштуруу түзүмүндөгү өзгөрүүлөр. Ошондуктан, саясатты мезгил-мезгили менен, мисалы, ар бир 12 ай сайын же чоң өзгөрүүлөр болгондо кайра карап чыгуу керек.
Төмөнкүлөрдүн негизинде баалоо жүргүзүү:
– ички/тышкы аудиттин жыйынтыктары
– окуялар жана укук бузуулар
- кызматкерлердин жана менеджерлердин пикири
– процесстин натыйжалуулугу (ал өтө татаалбы же маанисизби)
Кайра каралган саясат кайрадан коомдоштурулуп, жаңы версия менен белгиленип, эски версиясы жүгүртүүдөн алынып салынышы керек.
Penutup
Компаниянын саясатын иштеп чыгуу – бул бизнес көз карашын, мыйзамдуулукту сактоону жана операциялык реалдуулукту айкалыштырган стратегиялык процесс. Жакшы саясат жөн гана расмий документ эмес, ырааттуу, коопсуз жана өндүрүмдүү жумуш маданиятын куруу куралы. Максаттарды түшүнүүдөн, артыкчылыктарды белгилөөдөн, так долбоорлорду иштеп чыгуудан, кызыкдар тараптарды тартуудан жана үзгүлтүксүз мониторинг жүргүзүүдөн баштап, структуралаштырылган кадамдар менен компаниялар чындап колдонулган, түшүнүктүү жана уюмдун ишине реалдуу таасир этүүчү саясатка жетише алышат.
Кааласаңыз, мен сизге тармагыңызга жана компанияңыздын көлөмүнө ылайыкташтырылган компаниянын саясатынын үлгү шаблонун (мисалы, өргүү саясаты, IT түзмөгүн колдонуу саясаты же жүрүм-турум кодекси) түзүүгө жардам бере алам.
