חשבונאות על בסיס מזומן

חשבונאות על בסיס מזומן

חשבונאות על בסיס מזומן היא שיטה חשבונאית המכירה בהכנסות ובהוצאות כאשר מזומן מתקבל או משולם בפועל. משמעות הדבר היא שעסקאות נרשמות כאשר מתרחשים תזרימי מזומנים נכנסים ויוצאים, ולא כאשר נוצרות זכויות וחובות. שיטה זו נמצאת בשימוש נרחב על ידי עסקים זעירים, קטנים ובינוניים (MSMEs), ארגונים ללא מטרות רווח מסוימים וישויות עם פעילויות תפעוליות פשוטות וללא עסקאות אשראי מורכבות. בפועל, חשבונאות על בסיס מזומן נחשבת לקלה יותר להבנה מכיוון שהיא מציגה את מצב המזומנים "האמיתי" בזמן נתון.

הגדרה ועקרונות בסיסיים

בחשבונאות על בסיס מזומן, הכנסות מוכרות כאשר החברה מקבלת תשלום מהלקוח. לדוגמה, אם חנות מוכרת סחורות בינואר אך הלקוח אינו משלם עד פברואר, ההכנסות נרשמות בפברואר. באופן דומה, הוצאות נרשמות כאשר הכסף משולם. אם חברה מקבלת חשבון חשמל עבור מרץ אך אינה משלמת עד אפריל, הוצאות החשמל נרשמות באפריל.

העיקרון הבסיסי הוא פשוט: אין מזומן, אין רישומים. לכן, הדוחות הכספיים שיתקבלו יושפעו במידה רבה מעיתוי התקבולים והתשלומים במזומן. מצד אחד, שיטה זו מקלה על בעלי עסקים להעריך נזילות - האם המזומן מספיק לכיסוי התחייבויות לטווח קצר. מצד שני, שיטה זו אינה משקפת במדויק את הביצועים הכלכליים האמיתיים אם עסקאות רבות מתרחשות באשראי.

כיצד פועלת הקלטה יומית

חשבונאות מבוססת מזומנים מתחילה בדרך כלל עם ספר קופה או חשבון בנק. כל הכנסה נרשמת כהכנסה, וכל הוצאה נרשמת כהוצאה או רכישת נכס, בהתאם לסוג העסקה. לדוגמה:

1. תקבולים ממכירות במזומן נרשמים כהכנסה בתאריך הקבלה.
2. תקבולים במזומן מיישוב חובות נרשמים גם הם כהכנסה בתאריך הקבלה, למרות שהמכירה התרחשה בתקופה הקודמת.
3. תשלום שכר דירה, משכורות, חשמל וחומרי גלם נרשמים כהוצאות עם התשלום.
4. רכישות של נכסים כגון מחשבים או מכונות נרשמות כאשר מזומן משולם. בפועל פשוט, עסקים מסוימים רושמים אותן ישירות כהוצאות, למרות שניתן להתייחס אליהן כנכסים בחשבונאות.

שיטה זו משמשת לעתים קרובות בשילוב עם ניהול רישומים פשוט - לדוגמה, שימוש בגיליון אלקטרוני. הדגש העיקרי הוא על ראיות עסקאות כגון קבלות, הזמנות רכש, דפי חשבון ושוברי הפקדה.

יתרונות חשבונאות על בסיס מזומן

ישנם מספר יתרונות שהופכים שיטה זו לפופולרית, במיוחד בעסקים קטנים:

1. פשוט וקל ליישום
בעלי עסקים אינם צריכים להבין לעומק מושגי צבירה כמו חייבים, זכאים או פחת. הרישום מסתמך פשוט על מועד כניסת ויציאת מזומנים.

2. מתאים לניהול תזרים מזומנים
מכיוון שכל החשבונאות מתמקדת במזומן, הדוחות המתקבלים עוזרים לבעלי עסקים לקבוע במהירות את יתרת המזומנים הזמינה שלהם. זה חיוני לקבלת החלטות יומיומיות, כגון רכישת חומרים, תשלום משכורות או תכנון פעולות.

3. עלויות ניהול נמוכות יותר
חשבונאות מזומנים אינה דורשת מערכת הנהלת חשבונות מורכבת, ובכך מפחיתה את עלות כוח האדם של הנהלת החשבונות או תוכנה יקרה. יעילות זו מהווה יתרון משמעותי עבור עסקים קטנים ובינוניים.

4. מזער הערכות
בחשבונאות מצטברת, חשבונות כוללים לעתים קרובות הערכות, כגון הפרשה לחובות מסופקים או הוצאות שנצברו. חשבונאות מזומנים נמנעת מרבים מהערכות אלה, מכיוון שרישום מתרחש רק כאשר הכסף זז בפועל.

מגבלות וסיכונים

למרות היותה פרקטית, לחשבונאות מבוססת מזומנים יש מספר חולשות שיש לקחת בחשבון:

1. אינו מתאר במדויק את ביצועי התקופה
מכיוון שהכנסות והוצאות תלויות בעיתוי התשלומים, רווח והפסד עלולים להיות "מעוותים". עסק עשוי להיראות כבעל רווח גדול בחודש אחד מכיוון שלקוחות רבים שילמו בבת אחת, למרות שהמכירות התרחשו בפועל בחודשים קודמים.

2. אינו משקף חובות וזכויות שלא שולמו
חשבונאות מזומנים אינה מציגה באופן אוטומטי חשבונות לתשלום או חשבונות חייבים שלא נגבו. כתוצאה מכך, יצירת קשר יכול להיראות "בריא" יותר ממה שהוא באמת אם יש חשבונות רבים שמצטברים או מכירות רבות באשראי שלא נגבו.

3. קשה לשימוש עבור עסקים צומחים
כאשר עסק מתחיל לעסוק בעסקאות אשראי רבות, לרכוש מלאי או להשתמש במימון, חשבונאות מזומנים הופכת לבלתי מספקת. משקיעים, בנקים או צדדים שלישיים דורשים בדרך כלל דוחות המציגים מצב פיננסי מלא יותר.

4. לא בהתאם לתקני דיווח מסוימים
בתקני חשבונאות רבים, במיוחד עבור חברות הנדרשות ל להכין דוחות כספיים במצבים פורמליים, בסיס הצבירה עדיף או נדרש. חשבונאות מזומנים משמשת לעתים קרובות יותר באופן פנימי או עבור ישויות בעלות מורכבות נמוכה.

דוגמה פשוטה להשוואה בין מזומן לצבירה

לדוגמה, ב-28 בדצמבר, עסק המספק שירותים השלים עבודה בשווי 10.000.000 רופי, אך הלקוח שילם רק ב-5 בינואר.

– בסיס מזומן: הכנסה של 10.000.000 רופי נרשמה ב-5 בינואר (תקופה של השנה הבאה).
– בסיס צבירה: הכנסה בסך 10.000.000 רופי מוכרת ב-28 בדצמבר משום שהשירותים ניתנו, למרות שהכסף טרם התקבל (נרשמה כחייבים).

דוגמה זו מראה כי בסיס מזומן מתמקד יותר בתזרימי מזומנים, בעוד שבסיס צבירה מתמקד בתקופה בה מתרחשת הפעילות הכלכלית.

מתי מתאים להשתמש בחשבונאות על בסיס מזומן?

חשבונאות מבוססת מזומן מתאימה לעסקים הפועלים בעיקר על בסיס מזומן ופשוטים. דוגמאות לכך כוללות דוכני מזון קטנים, קמעונאים בקנה מידה קטן, ספקי שירותים ביתיים או עסקים שבהם תשלומי הלקוחות מתבצעים תמיד ישירות (מזומן או העברה בנקאית). במצבים אלה, דיווח מבוסס מזומן מספיק להערכת עלויות תפעול ולתכנון צורכי מימון.

עם זאת, אם עסק מתחיל למכור באשראי, יש לו מלאי גדול, או דורש דיווח עבור בקשות להלוואה בנקאית, אזי שיטת הצבירה או שילוב של מזומן וצבירה (בסיס מזומן שונה) עשויים להיות מתאימים יותר. עסקים רבים מתחילים גם על בסיס מזומן לשם פשטות, ואז עוברים לבסיס צבירה ככל שגודלם וצרכי ​​הדיווח שלהם גדלים.

שיטות עבודה מומלצות בחשבונאות על בסיס מזומן

כדי להבטיח שחשבונאות מזומנים תמשיך לספק מידע שימושי, ניתן ליישם את הפרקטיקות הבאות:

1. הפרידו בין כסף אישי לעסק. זה חשוב כדי למנוע אי תקשורת ולאפשר קבלת החלטות עסקיות אובייקטיביות יותר.
2. רישום עסקאות כל יום או בכל פעם שיש עסקה. עקביות חשובה יותר מאשר המתנה שהיא תצטבר.
3. שמרו על רישומי עסקאות בצורה מסודרת. שטרות בנק ודפי חשבון מהווים את הבסיס לרישום.
4. בצעו התאמת חשבון בנקאי. התאמו רישומי מזומנים לתנועות בחשבון כדי למנוע שגיאות.
5. צרו סיכום חודשי. לכל הפחות, דווחו על הכנסות, הוצאות ויתרה סוגרת כדי לעקוב אחר מגמות.

מסקנה

חשבונאות על בסיס מזומנים היא שיטת רישום המעניקה עדיפות לתזרים מזומנים בפועל - הכנסות מוכרות כאשר המזומן מתקבל והוצאות מוכרות כאשר המזומן משולם. שיטה זו פשוטה, קלה ליישום ומסייעת משמעותית לעסקים קטנים לנהל נזילות. עם זאת, לחשבונאות מזומנים יש גם מגבלות, במיוחד בתיאור ביצועים כלכליים ספציפיים לתקופה ובהצגת זכויות וחובות שטרם נפרעו. לכן, יש להתאים את בחירת השיטה לצורכי העסק, מורכבות העסקה ויעדי הדיווח . עבור עסקים קטנים ובינוניים רבים, חשבונאות מזומנים היא צעד ראשון ומעשי לפני המעבר לשיטת הצבירה ככל שהעסק גדל.