Fjárhagsstjórnun þegar fjölskyldufyrirtæki er rekið
Það er oft talið „þægilegra“ að reka fjölskyldufyrirtæki vegna þess að það er gert með nánum og traustum einstaklingum. Hins vegar, einmitt vegna náinna fjölskyldutengsla, geta fjárhagsleg mál orðið aðalástæða átaka ef þeim er ekki stjórnað á réttan hátt. Mörg fjölskyldufyrirtæki státa af framúrskarandi vörum og tryggum viðskiptavinum en detta í vandræði vegna óreiðukenndrar bókhalds, óljósrar hlutverkaskiptingar eða blöndunar á fjármunum fyrirtækis og heimilis. Þess vegna er hæfni til að stjórna fjármálum mikilvægur grunnur að langlífi, vexti og áframhaldandi sátt fjölskyldufyrirtækis.
Þessi grein fjallar um hagnýt skref til að stjórna fjármálum fjölskyldufyrirtækis, allt frá því að aðskilja bókhald til þess hvernig á að gera fjárhagsáætlun , ákveða laun og skipuleggja arftaka.
1. Aðskilja einkafjármál og viðskiptafjármál
Algengasta mistökin í fjölskyldufyrirtækjum eru að blanda saman sjóðum fyrirtækisins og útgjöldum heimilisins. Til dæmis, þegar neyðarástand kemur upp, eru peningar teknir út úr kassa fyrirtækisins án þess að þeir séu skráðir. Þetta leiðir til ónákvæmra fjárhagsskýrslna sem gerir það erfitt að meta hvort fyrirtækið sé raunverulega arðbært.
Skref sem hægt er að taka:
– Stofnaðu sérstakan viðskiptabankareikning og notaðu hann eingöngu fyrir viðskiptaviðskipti.
– Setja reglur um úttektir: allar úttektir úr fyrirtækinu verða að vera skráðar sem laun, hagnaðarhlutdeild eða endurgreiðsla fjármagns.
– Notið smápeningaveski ef fyrirtækið þarf daglegan reiðufé, með takmörkunum og sönnun fyrir útgjöldum.
Þessi aðskilnaður virðist einfaldur, en áhrifin eru mikil: sjóðstreymi verður skýrara, viðskiptaákvarðanir eru upplýstari og líkur á fjölskylduárekstrum minnkar.
2. Ákvarða eignarhaldsuppbyggingu og hlutverk frá upphafi
Í fjölskyldufyrirtækjum er algengt að allir „taki forystuna“ vegna þess að þeim finnst þeir eiga hana. Hins vegar, án skýrrar uppbyggingar, geta fjárhagslegar ákvarðanir skarast. Ákvarðið strax frá upphafi:
– Hver á fjármagnið og hversu stór er eignarhluturinn.
– Hver hefur heimild til að samþykkja tiltekin útgjöld.
– Hver hefur umsjón með skráningu, greiðslum og samskiptum við banka eða birgja.
Helst ætti að skrifa alla samninga niður í einfalt skjal, svo sem fjölskyldusamning eða viðskiptaskjal, allt eftir því hvaða viðskiptaeining er valin. Þetta skjal er ekki ætlað til að vekja grunsemdir innan fjölskyldunnar, heldur frekar til að vernda alla aðila og koma í veg fyrir misskilning.
3. Búðu til raunhæfa fjárhagsáætlun og fjárhagsleg markmið.
Fjárhagsáætlanir hjálpa fjölskyldufyrirtækjum að hafa stjórn á útgjöldum og mæla árangur. Án fjárhagsáætlunar eiga fyrirtæki til að „bara reka á braut“ og gera það erfitt að vaxa.
Búðu til mánaðarlega fjárhagsáætlun sem inniheldur:
– Markmiðstekjur (byggt á fyrri sölugögnum).
– Fastir kostnaður: leiga, rafmagn, laun, internet, afborganir.
– Breytilegir kostnaður: hráefni, sendingarkostnaður, þóknun, kynningarkostnaður.
– Neyðarsjóður fyrirtækja: vegna bilana í búnaði, hækkana á hráefnisverði eða tímabundinnar sölulækkunar.
– Fjárfestingaráætlun: kaup á búnaði, endurnýjun, kerfum eða þjálfun.
Raunhæf markmið koma einnig í veg fyrir óhóflega streitu innan fjölskyldunnar. Þegar markmið eru sameiginlega samþykkt er frammistöðumat hlutlægara og endar ekki í ásakanaleikjum.
4. Innleiða samræmt skráningarkerfi
Skjalafærsla er „tungumál“ fjármála. Án skjala er allt byggt eingöngu á minni og forsendum. Það þarf ekki að vera flókið; það mikilvæga er samræmi.
Það eru nokkrir kerfisvalkostir í boði:
– Handvirk sjóðbók fyrir lítil fyrirtæki.
– Töflureiknir (Excel/Google Sheets) með sniðum fyrir tekjur og gjöld, birgðir og viðskiptakröfur.
– Bókhaldsforrit fyrir fyrirtæki sem eru að byrja að vaxa.
Að lágmarki skal skrá eftirfarandi á hverjum degi:
1. Sala (með og án reiðufjár)
2. Útgjöld
3. Skuldir/kröfur
4. Vörubirgðir
Framkvæmið daglega reiðufjárlokun til að greina frávik fljótt. Agi á þessu stigi er lykilatriði fyrir heilbrigði fyrirtækisins.
5. Settu laun fyrir fjölskyldumeðlimi sem starfa í fyrirtækinu
Ein stærsta ástæða átaka er þegar fjölskyldumeðlimir vinna í fullu starfi en fá ekki skýrt greitt fyrir. Hið gagnstæða á einnig við: fjölskyldumeðlimir sem vinna ekki virkt en leggja sitt af mörkum til tekna fyrirtækisins.
Heilbrigðar lausnir:
– Vinnandi fjölskyldumeðlimir fá föst laun í samræmi við hlutverk þeirra og ábyrgð, ekki bara vegna fjölskyldustöðu.
– Eigendur geta fengið arð/hagnaðarhlutdeild byggt á hagnaði, ekki byggt á persónulegum þörfum.
– Setja reglur um hvenær laun eru greidd og hvernig þau eru leiðrétt (til dæmis mat á 6 mánaða fresti).
Með skýrum launum geta fyrirtæki reiknað út launakostnað nákvæmlega og fjölskyldur finna að þeim er komið fram á sanngjarnan hátt.
6. Stjórnaðu sjóðstreymi , ekki bara hagnaði
Fyrirtæki getur virst arðbært á pappír en samt staðið frammi fyrir fjárskorti. Þetta gerist vegna óstöðugs sjóðstreymis: viðskiptakröfur hrannast upp, birgðir eru of háar eða greiðslur til birgja eru gjaldfallnar áður en sölutekjur eru til staðar.
Hvernig á að stjórna sjóðstreymi :
– Gera vikulegar/mánaðarlegar spár um sjóðstreymi.
– Takmarka lánssölu og setja fasta greiðsluskilmála.
- Semja um greiðsluskilmála við birgja.
– Forðist óhóflegar hlutabréfakaup án eftirspurnargagna.
Fyrir fjölskyldufyrirtæki hjálpar heilbrigður sjóðstreymi einnig til við að viðhalda tilfinningalegu stöðugleika. Þegar fjárhagur er af skornum skammti hefur streita oft áhrif á fjölskyldusambönd.
7. Byggðu upp neyðarsjóð og tryggingar til verndar
Fjölskyldufyrirtæki eru viðkvæm fyrir áhættu eins og veikindum lykilfjölskyldumeðlima, bilunum í búnaði, hamförum og markaðsbreytingum. Þess vegna er mikilvægt að koma á fót öryggisráðstöfunum:
– Setjið til hliðar neyðarsjóð fyrir fyrirtækið sem nemur að minnsta kosti 3–6 mánaða rekstrarkostnaði.
– Íhugaðu tryggingar eftir þörfum þínum: Heilbrigðistryggingar fyrir vinnandi fjölskyldumeðlimi, eignatryggingu fyrirtækja eða ökutækjatryggingu í rekstri.
Neyðarsjóðir koma í veg fyrir að fjölskyldur þurfi að „veðsetja“ persónulegar þarfir til að standa straum af skyndilegum rekstrartapi.
8. Skipuleggðu hagnaðarskiptingu á gagnsæjan hátt
Hagnaður fjölskyldufyrirtækja ætti að vera ráðstafaður á samkomulagi, til dæmis:
– Hlutfall til viðskiptaþróunar (fjárfesting í búnaði, útibú, kynning).
– Hlutfall fyrir varasjóð.
– Hlutfall af hagnaðarhlutdeild eigenda.
Hægt er að efla gagnsæi með mánaðarlegum fjárhagsfundum þar sem rætt er um samantekt á sölu, kostnaði, hagnaði, skuldum og áætlanir næsta mánaðar. Fundirnir þurfa ekki að vera of formlegir en þeir þurfa að vera reglulegir.
9. Undirbúið erfðaáætlun og skjöl
Fjölskyldufyrirtæki standa oft frammi fyrir áskorunum þegar stofnendurnir eldast eða óvæntir atburðir eiga sér stað. Án arftakaáætlunar getur fyrirtækið stöðvast vegna skorts á ákvarðanatökuvaldi eða óljóss aðgangs að bókhaldi og skjölum.
Mikilvæg skref:
– Aðgangur að skjölum að bankareikningum, gögnum um birgja, samningum og fjárhagskerfum.
– Ákvarða hver verður eftirmaður rekstrarins og hvernig þjálfunarferlið verður.
– Ef fyrirtækið er nógu stórt skal íhuga lögfræðiráðgjöf varðandi erfðarétt og eignarhald.
Arftaka þýðir ekki „ekkert traust“ heldur frekar stefna til að viðhalda samfelldni í rekstri og koma í veg fyrir framtíðarerfiðleika fjölskyldunnar.
10. Viðhalda samskiptum og tilfinningalegum mörkum
Að lokum eru fjármál fjölskyldufyrirtækja ekki bara tölur, þau eru líka tilfinningar. Þegar fjárhagsmál koma upp geta umræður oft kafað inn í fyrri mál eða persónuleg sambönd. Þess vegna:
– Aðskiljið umræðuvettvanginn fyrir „viðskiptafundi“ frá umræðuvettvanginum fyrir „fjölskyldusamkomur“.
– Notið gögn og glósur þegar þið ræðið, ekki ágiskanir.
– Setjið reglu um að stórar fjárhagslegar ákvarðanir verði að vera samþykktar af ákveðnum aðila, ekki teknar þegar tilfinningar eru í hávegum hafðar.
Heilbrigð samskipti gera viðskipti faglegri og fjölskyldur halda sáttum.
Lokun
Fjármálastjórnun í fjölskyldufyrirtæki krefst aga og skýrra samninga. Lykilatriðið er að aðgreina rekstrar- og einkasjóði, gera fjárhagsáætlun, skrá færslur samræmda, ákveða sanngjörn laun og koma á gagnsæi með reglulegri skýrslugjöf. Þegar fjárhagskerfi eru til staðar dafna fjölskyldufyrirtæki auðveldlegar vegna þess að ákvarðanir eru byggðar á gögnum, ekki ágiskunum. Ennfremur hjálpar traust fjármálastjórnun til við að viðhalda sterkum fjölskyldutengslum, þar sem allir finna fyrir því að þeir eru metnir að verðleikum, taka þátt og séu meðhöndlaðir á sanngjarnan hátt.
Ef fjölskyldufyrirtæki er gert smám saman og stöðugt getur það ekki aðeins lifað af kynslóð eftir kynslóð, heldur einnig orðið uppspretta sameiginlegs stolts.
