Comptabilitat de l'efectiu i els equivalents d'efectiu
L'efectiu i els equivalents d'efectiu són l'essència de les finances d'una empresa. Gairebé totes les activitats comercials, des de rebre pagaments de clients i pagar proveïdors fins a pagar empleats i retornar préstecs, redueixen la gestió de l'efectiu. Com que és el més líquid i el més fàcil d'utilitzar, l'efectiu també és un dels comptes més auditats i controlats amb més freqüència. Aquest article tracta la definició d'efectiu i equivalents d'efectiu, els seus components, el tractament comptable i les pràctiques de control intern essencials per a una presentació d'informes financers precisa i fiable .
Comprensió de l'efectiu i els equivalents d'efectiu
En general, l'efectiu és efectiu i saldos disponibles per a ús immediat. L'efectiu inclou tant l'efectiu en caixa com l'efectiu al banc. En el balanç, l'efectiu es presenta com un actiu corrent perquè es pot utilitzar en qualsevol moment per finançar les operacions de l'empresa.
Mentrestant, els equivalents d'efectiu són inversions a curt termini que són altament líquides, es converteixen fàcilment en efectiu en una quantitat determinada i tenen un risc insignificant de fluctuació de valor. Essencialment, els equivalents d'efectiu són "gairebé el mateix" que l'efectiu perquè es poden liquidar de manera ràpida i segura.
Segons moltes normes comptables, els equivalents d'efectiu solen tenir venciments molt curts, normalment tres mesos o menys a partir de la data d'adquisició. Aquest venciment és important perquè l'instrument reflecteixi realment una alta liquiditat i un baix risc.
Components de caixa
A la pràctica, els diners en efectiu poden adoptar diverses formes:
1. Efectiu: bitllets i monedes guardats en una caixa petita o en una caixa forta.
2. Saldo del compte bancari: compte corrent o d'estalvis que es pot retirar en qualsevol moment.
3. Xecs i rebuts bancaris que s'han rebut i es poden cobrar immediatament (si no hi ha cap problema).
4. Caixa menor: fons reservats per a petites despeses rutinàries, com ara despeses de transport local, despeses de reunions o compra de material d'escriptori.
Tanmateix, és important tenir en compte que no tots els fons d'un banc es classifiquen automàticament com a efectiu. Els saldos de caixa restringits, com ara fons en dipòsit en garantia, fons de garantia o fons que només es poden utilitzar per a finalitats específiques, sovint s'han de presentar per separat o s'han de divulgar adequadament a les notes dels estats financers, depenent de la naturalesa de les restriccions.
Components equivalents d'efectiu
Els equivalents d'efectiu generalment inclouen instruments d'alta liquiditat i baix risc, com ara:
– Dipòsits a termini molt curt (per exemple, 1 mes o 3 mesos) que es poden cobrar sense penalitzacions significatives.
– Valors del mercat monetari amb venciment a curt termini i baix risc de crèdit.
– Altres instruments del mercat monetari que es poden convertir ràpidament en efectiu a un valor gairebé determinat.
Instruments com les accions ordinàries no es consideren equivalents d'efectiu perquè el seu valor fluctua. Els bons a llarg termini tampoc no són equivalents d'efectiu perquè tenen riscos diferents de fluctuacions de valor i liquiditat.
Reconeixement i mesurament
En comptabilitat, l'efectiu i els equivalents d'efectiu es reconeixen quan una empresa obté el control de l'efectiu o dels instruments equivalents d'efectiu. Els mesuraments generalment utilitzen un valor nominal per a l'efectiu i un import comptable que s'aproxima al valor raonable dels equivalents d'efectiu. Com que els equivalents d'efectiu són de curta durada i comporten un risc baix, la diferència de valor sol ser irrellevant.
És fonamental per a la presentació d'informes garantir la classificació correcta dels actius: si un instrument es classifica com a efectiu, equivalents d'efectiu, inversions a curt termini o altres actius. Una classificació incorrecta pot afectar l'anàlisi de la liquiditat i la salut financera d'una empresa.
Registre de transaccions en efectiu
Les transaccions diàries en efectiu es registren mitjançant un mecanisme de dèbit i crèdit. Un exemple senzill:
– Cobraments en efectiu de vendes en efectiu
Dèbit: Efectiu
Crèdit: Vendes
– Cobraments en efectiu per la liquidació de comptes a cobrar de clients
Dèbit: Efectiu
Crèdit: Comptes a cobrar
– Pagament a proveïdors
Dèbit: Comptes a pagar
Crèdit: Efectiu
– Pagament de despeses operatives (per exemple, electricitat, lloguer)
Dèbit: Despeses (Electricitat/Lloguer)
Crèdit: Efectiu
A la pràctica, les empreses solen utilitzar llibres de caixa o mòduls de caixa/banc en sistemes comptables per registrar les transaccions cronològicament, acompanyats d'evidències adequades de les transaccions (factures, rebuts, comprovants de transferència).
Sistema de caixa petita: anticips i fluctuació
La gestió de la caixa petita normalment es fa mitjançant dos mètodes:
1. Sistema d'anticips
En aquest sistema, el saldo de caixa menor es manté en una quantitat fixa. Les despeses de caixa menor es registren mitjançant rebuts de desemborsament i, quan els fons s'esgoten, la caixa menor es reposa amb l'import del rebut de desemborsament.
Els assentaments comptables generalment es fan en el moment de la reposició de:
Dèbit: Despeses relacionades (transport, papereria, etc.)
Crèdit: Efectiu/Banc
2. Sistema fluctuant
Les despeses de caixa menor es registren immediatament després que es produeixin, cosa que permet que el saldo del compte de caixa menor fluctuï en funció de les transaccions. Aquest sistema s'utilitza amb menys freqüència perquè és més difícil de controlar.
El sistema d'anticips sovint es considera millor per al control perquè facilita la conciliació entre l'efectiu físic i el justificant de despesa.
Conciliació bancària
Un dels procediments més importants en la comptabilitat de caixa és la conciliació bancària, que consisteix a comparar el saldo de caixa segons els registres de l'empresa amb el saldo segons l'extracte bancari. La conciliació és necessària a causa de les diferències temporals i les transaccions que no han estat registrades per cap de les parts, com ara:
– Dipòsits en trànsit: han estat registrats per l'empresa, encara no han entrat al banc.
– Xecs pendents: han estat registrats per l'empresa com a pagaments, encara no cobrats.
– Comissions administratives bancàries: registrades al banc, encara no registrades per l'empresa.
– Interessos bancaris: ingressos per interessos registrats al banc, encara no registrats per l'empresa.
– Xec retornat o rebutjat: el banc rebutja el desemborsament, l'empresa ha d'ajustar els comptes a cobrar.
– Errors de registre per part de l'empresa o del banc.
Els resultats de la reconciliació solen produir diaris d'ajustament, per exemple per a comissions administratives bancàries o ingressos per interessos que s'acaben de descobrir a l'extracte bancari.
Presentació en estats financers
En el balanç, l'efectiu i els equivalents d'efectiu es presenten com una sola partida, "Efectiu i equivalents d'efectiu". A les notes dels estats financers , les empreses sovint revelen:
– Polítiques comptables relatives a la definició d'equivalents d'efectiu.
– Detalls dels components d'efectiu i equivalents d'efectiu.
– Efectiu restringit, si n'hi ha.
– Riscos de liquiditat rellevants i gestió de tresoreria.
L'efectiu i els equivalents d'efectiu també estan estretament relacionats amb l'estat de fluxos d'efectiu. De fet, la definició d'efectiu i equivalents d'efectiu utilitzada al balanç ha de ser coherent amb la definició utilitzada en la preparació de l'estat de fluxos d'efectiu. Els canvis en l'efectiu i els equivalents d'efectiu durant el període s'han d'explicar a través dels fluxos d'efectiu operatius, d'inversió i de finançament.
Control intern sobre l'efectiu
Com que l'efectiu és el més vulnerable al frau, les empreses han d'implementar controls interns sòlids, com ara:
1. Segregació de tasques: la persona que rep diners en efectiu ha de ser diferent de la persona que registra les transaccions i diferent de la persona que fa la conciliació bancària.
2. Autorització per capes: els pagaments d'una quantitat determinada han de ser aprovats per un funcionari autoritzat.
3. Documentació completa: cada rebut/despesa ha d'estar justificat per proves vàlides.
4. Dipòsits diaris: els diners rebuts s'han de dipositar immediatament al banc per reduir el risc.
5. Restriccions d'accés físic: les caixes fortes, l'efectiu, els tiquets bancaris i les autoritzacions de transferència estan estrictament vigilades.
6. Conciliació rutinària: la conciliació bancària es fa periòdicament (idealment mensualment o amb més freqüència).
7. Auditories internes i comprovacions sorpresa: les inspeccions aleatòries de caixa petita són efectives per prevenir l'ús indegut.
Tancament
La comptabilització de l'efectiu i els equivalents d'efectiu és més que simplement registrar les entrades i sortides d'efectiu. Inclou una classificació adequada, un manteniment disciplinat de registres, conciliacions bancàries precises, una presentació transparent i controls interns adequats. Amb una gestió adequada de l'efectiu, les empreses poden mantenir la liquiditat, reduir el risc de frau i millorar la fiabilitat dels estats financers . En definitiva, la qualitat de la informació sobre l'efectiu i els equivalents d'efectiu constitueix una base fonamental per a la presa de decisions de la direcció, els inversors i els creditors.
