Закупуване на лекарства в болниците
Закупуването на лекарства в болниците е ключов процес в предоставянето на здравни услуги. Наличието на лекарства от правилния вид, количество, качество, навременна наличност и рентабилно ценообразуване оказва значително влияние върху качеството на услугите, безопасността на пациентите и устойчивостта на болничните операции. Без стабилна система за обществени поръчки болниците са изложени на риск от недостиг на лекарства, разхищение на бюджет и нерационална употреба на лекарства. Следователно, закупуването на лекарства не е просто дейност по покупка, а по-скоро структуриран процес на управление, от планиране на нуждите до оценка на употребата.
1. Стратегическата роля на снабдяването с лекарства
Лекарствата са най-големият разходен компонент в много болнични услуги , особено при хронични случаи, хирургични процедури, интензивно лечение и лечение на рак. Освен икономическата си стойност, лекарствата са пряко свързани и с безопасността на пациентите. Неправилният избор на доставчик, забавеното разпространение или неправилното съхранение могат да компрометират качеството на лекарствата и да имат клинични последици. Следователно, снабдяването с лекарства трябва да се разглежда като стратегически процес, включващ различни звена: аптечната инсталация, фармацевтичния и терапевтичен комитет, звеното за планиране, финансите, снабдяването и висшето ръководство.
2. Етап на планиране на нуждите от лекарства
Планирането е основата за ефективно снабдяване. Болниците обикновено съставят списък с изисквания въз основа на болничния формуляр, списък с одобрени лекарства за употреба, заедно с терапевтични стандарти. Разработването на формуляри обикновено включва Комитета по фармация и терапия, който разглежда клиничните доказателства, безопасността, ефективността и разходите.
Методите за планиране на изискванията могат да използват комбинация от:
– Метод, базиран на потреблението: изчислява нуждите въз основа на данни за предходна употреба на лекарства, коригирани спрямо тенденциите при посещенията/пациентите, моделите на заболяванията и новите услуги.
– Метод, базиран на заболеваемостта: изчислява се въз основа на прогнозния брой случаи на заболяване и стандарти (насоки) за лечение, подходящи за определени програми.
– ABC и VEN анализ:
– ABC помага за групиране на лекарства въз основа на стойността на разходите (A е най-високата, C е най-ниската).
– VEN групира лекарствата въз основа на нивото им на клинична важност: жизненоважни, есенциални, неесенциални.
Комбинацията ABC-VEN помага болниците дават приоритет на бюджета и строгия надзор върху лекарствата скъпи и/или жизненоважни.
Планирането трябва също така да определи минимални нива на запасите, максимални нива на запасите и точки за повторна поръчка. Това е от решаващо значение за предотвратяване на недостиг на лекарства, особено за лекарства с дълги срокове за доставка или голямо търсене. Болниците със спешни служби и отделения за интензивно лечение обикновено създават буферни запаси за лекарства за спешни случаи.
3. Изготвяне на бюджет и източници на финансиране
След като нуждите бъдат идентифицирани, следващата стъпка е бюджетирането. Болниците трябва да балансират клиничните нужди с финансовия си капацитет. Болниците, които си сътрудничат със застрахователни програми или системи за обезщетения (като INA-CBG), трябва да дадат приоритет на ефективността, без да жертват качеството. Договарянето на цените, изборът на качествени генерични лекарства и контролираната употреба на лекарства са често срещани стратегии.
Бюджетът за обществени поръчки може да дойде от оперативни фондове на болниците, приходи от услуги, субсидии или други източници. Прозрачността и отчетността на бюджета са от съществено значение, тъй като обществените поръчки за лекарства често са склонни към неефективност, ако не се наблюдават отблизо.
4. Процес на избор на доставчик и механизъм за покупки
Изборът на доставчик трябва да отчита законността, репутацията, възможностите за доставки, качеството на продукта и спазването на разпоредбите за дистрибуция на лекарства. В идеалния случай доставчикът трябва да има официален лиценз като търговец на едро на фармацевтични продукти (PBF) и да може да доставя лекарства в съответствие със стандартите за съхранение и доставка.
Механизмите за закупуване могат да варират в зависимост от вида на болницата и приложимите разпоредби. Някои често срещани методи са:
– Търг/аукцион: обикновено за мащабни покупки, за да се осигурят по-конкурентни цени.
– Директни покупки: за спешни нужди, малки количества или определени лекарства, които се предлагат само от определени доставчици.
– Електронен каталог или електронна система за обществени поръчки: улеснява прозрачността, стандартизацията на цените и ускорява административния процес.
В договорите за обществени поръчки болниците трябва да включат важни клаузи като осигуряване на качество, срокове за доставка, подмяна на повредени/изтекли стоки и санкции, ако доставчикът не изпълни споразумението.
5. Получаване, проверка и съхранение на лекарства
След закупуване на лекарството, етапът на получаване в склада на аптеката трябва да бъде подложен на щателна проверка. Някои от проверките включват:
– Съответствие на количеството и вида на лекарството с поръчката (ПО).
– Физическо състояние на опаковката, пломбите и етикетите.
– Номер на партидата, срок на годност и подкрепящи документи.
– Условия на транспортиране, особено за лекарства със студена верига, като ваксини или инсулин.
Съхранението на лекарствата трябва да се спазва съгласно принципите FIFO (Първи влязъл, първи излязъл) и FEFO (Първи изтекъл, първи излязъл), с подходящи настройки за температура и влажност. Някои лекарства изискват специално съхранение: наркотиците/психотропните вещества трябва да се съхраняват в заключено помещение със строго водене на документация, докато лекарствата с висока степен на готовност изискват етикетиране и сигурни процедури за разпространение.
6. Разпределение към сервизните звена и контрол на употребата
Разпределението на лекарства от аптеката до отделения като стационарни, амбулаторни, интензивни и спешни отделения трябва да гарантира точност и бързина. Системите за разпределение могат да включват:
– Отпускане на единични дози: лекарствата се приготвят по доза на пациент, което повишава безопасността, но изисква добра система и човешки ресурси.
– Контролирани лекарствени запаси на етажа: определени лекарствени запаси се поставят в отделението за грижи под фармацевтичен надзор.
– Индивидуална система за предписване: лекарствата се отпускат според предписанието и нуждите на пациента.
Контролът върху употребата на лекарства се осъществява чрез одити на рецептите, наблюдение на употребата на антибиотици (антимикробно управление) и оценка на спазването на формулярите. Добрите доставки трябва да бъдат съобразени с рационалната употреба; в противен случай запасите от неподходящи лекарства бързо ще се изчерпят или скъпите лекарства ще бъдат пропилени.
7. Управление на риска: недостиг, срок на годност и фалшиви лекарства
Най-големите рискове при снабдяването с лекарства са липсата на запаси и лекарствата с изтекъл срок на годност. Липсата на запаси може да наруши терапията на пациентите и да наложи заместване на потенциално неподходящи лекарства. Изтичането на срока на годност води до финансови загуби и проблеми със спазването на изискванията. Стратегиите, които могат да бъдат приложени, включват:
– Мониторинг на запасите в реално време с фармацевтична информационна система.
– Настройка на точката за повторно поръчване въз основа на действителните данни.
– Преразпределете запасите между звената и ги върнете на доставчиците, когато е възможно.
– Прогнозиране въз основа на сезонните тенденции на заболяванията и програмите за обслужване.
Освен това болниците трябва да бъдат бдителни срещу разпространението на фалшиви или незаконни лекарства. Следователно, снабдяването трябва да се извършва само по официални канали, с проверки на документацията и проследяване на партидите в случай на нежелани събития.
8. Ролята на технологиите и информационните системи
Използването на технологии е много полезно за повишаване на ефективността на обществените поръчки. Информационни системи управление на болницата (SIMRS), интегриран с аптеката, позволява:
– Планиране, базирано на данни за употреба.
– Следене на наличностите, сроковете на годност и движението на стоките.
– Отчитане на разходи, стойности на инвентара и критични лекарства.
– Интеграция с електронните обществени поръчки за ускоряване на покупките.
С добри данни, ръководството може да взема бързи решения, когато има рязко увеличение на търсенето или прекъсване на предлагането.
9. Непрекъсната оценка и подобрение
Закупуването на лекарства трябва да се оценява периодично. Показателите, които могат да се използват, включват:
– Процент на недостиг на основни лекарствени запаси.
– Стойности на лекарства с изтекъл срок на годност и повредени лекарства.
– Спазване на формуляра.
– Скорост на изпълнение на заявките за сервизни единици.
– Ценова ефективност и точност на доставчиците.
Резултатите от оценката се използват за подобряване на процесите, актуализиране на формуляри и повишаване на компетентността на участващите човешки ресурси.
Заключение
Закупуването на лекарства в болниците е сложен и стратегически процес, включващ планиране на нуждите, бюджетиране, избор на доставчици, закупуване, получаване, съхранение, дистрибуция и оценка. Крайната цел е да се гарантира наличието на лекарства с гарантирано качество на ефективна цена и в подкрепа на безопасността на пациентите. С укрепени системи, прозрачно управление и технологична поддръжка, болниците могат да осъществяват закупуването на лекарства по-ефективно и по-отзивчиво към променящите се нужди на здравните услуги.
