Счетоводство на парични средства и парични еквиваленти
Паричните средства и паричните еквиваленти са жизненоважни за финансите на една компания. Почти всички бизнес дейности – от получаване на плащания от клиенти и плащане на доставчици до плащане на служители и изплащане на заеми – намаляват управлението на паричните средства. Тъй като са най-ликвидните и лесно се злоупотребяват, паричните средства са и едни от най-често одитираните и строго контролирани сметки. Тази статия разглежда определението за парични средства и парични еквиваленти, техните компоненти, счетоводно третиране и практики за вътрешен контрол, които са от съществено значение за точното и надеждно финансово отчитане .
Разбиране на паричните средства и паричните им еквиваленти
Като цяло, паричните средства са парични средства и салда, налични за незабавна употреба. Паричните средства включват както парични средства на ръка, така и парични средства в банка. В баланса паричните средства се представят като текущ актив, защото могат да бъдат използвани по всяко време за финансиране на дейността на компанията.
Междувременно, паричните еквиваленти са краткосрочни инвестиции, които са високоликвидни, лесно се конвертират в пари в брой в определен размер и имат незначителен риск от колебания в стойността. По същество паричните еквиваленти са „почти същите“ като паричните средства, защото могат да бъдат ликвидирани бързо и безопасно.
Съгласно много счетоводни стандарти, паричните еквиваленти обикновено имат много кратки срокове на падеж, обикновено три месеца или по-малко от датата на придобиване. Този срок на падеж е важен, за да може инструментът наистина да отразява висока ликвидност и нисък риск.
Парични компоненти
Паричните средства на практика могат да приемат няколко форми:
1. Парични средства: банкноти и монети, съхранявани в касичка или сейф.
2. Баланс по банкова сметка: разплащателна или спестовна сума, която може да бъде изтеглена по всяко време.
3. Чекове и джиро сметки, които са получени и могат да бъдат осребрени веднага (ако няма проблеми).
4. Дребни пари: средства, заделени за малки рутинни разходи, например разходи за местен транспорт, разходи за срещи или закупуване на канцеларски материали.
Важно е обаче да се отбележи, че не всички средства в банка се класифицират автоматично като парични средства. Ограничените парични салда – като например ескроу фондове, гаранционни фондове или фондове, които могат да се използват само за специфични цели – често трябва да бъдат представени отделно или адекватно оповестени в бележките към финансовите отчети, в зависимост от естеството на ограниченията.
Компоненти на паричния еквивалент
Паричните еквиваленти обикновено включват високоликвидни инструменти с нисък риск, като например:
– Много краткосрочни срочни депозити (напр. 1 месец или 3 месеца), които могат да бъдат осребрени без значителни неустойки.
– Ценни книжа на паричния пазар, които падежират в близко бъдеще и имат нисък кредитен риск.
– Други инструменти на паричния пазар, които могат бързо да бъдат конвертирани в пари в брой на почти определена стойност.
Инструменти като обикновени акции не се считат за парични еквиваленти, тъй като стойността им варира. Дългосрочните облигации също не са парични еквиваленти, тъй като имат различни рискове от колебания в стойността и ликвидността.
Разпознаване и измерване
В счетоводството паричните средства и паричните еквиваленти се признават, когато компанията получи контрол върху паричните средства или паричните им еквиваленти. Оценките обикновено използват номинална стойност за паричните средства и балансова стойност, която се доближава до справедливата стойност за паричните еквиваленти. Тъй като паричните еквиваленти са краткотрайни и носят нисък риск, разликата в стойността обикновено е несъществена.
От решаващо значение за отчитането е осигуряването на правилната класификация на активите: дали даден инструмент е класифициран като парични средства, парични еквиваленти, краткосрочни инвестиции или други активи. Неправилната класификация може да повлияе на анализа на ликвидността и финансовото състояние на компанията.
Записване на парични транзакции
Дневните парични транзакции се записват чрез дебитен и кредитен механизъм. Един прост пример:
– Парични постъпления от продажби в брой
Дебит: В брой
Кредит: Продажби
– Парични постъпления от уреждане на вземания от клиенти
Дебит: В брой
Кредит: Вземания
– Плащане към доставчици
Дебит: Сметки за плащане
Кредит: Кеш
– Плащане на оперативни разходи (напр. електричество, наем)
Дебит: Разходи (ток/наем)
Кредит: Кеш
На практика компаниите обикновено използват касови книги или модули за парични средства/банкови сметки в счетоводните системи, за да записват транзакциите хронологично, придружени от адекватни доказателства за транзакциите (фактури, касови бележки, доказателство за превод).
Система за дребни парични средства: авансови плащания и колебания
Дребните пари обикновено се управляват по два начина:
1. Система за авансови плащания
В тази система салдото в касата се поддържа на фиксирана сума. Разходите в касата се записват с помощта на разходни фишове и когато средствата се изчерпят, касата се попълва до сумата по разходния фиш.
Счетоводните записвания обикновено се правят при попълване на:
Дебит: Свързани разходи (транспорт, канцеларски материали и др.)
Кредит: Кеш/Банкова сметка
2. Флуктуираща система
Разходите за дребни парични средства се отчитат веднага след възникването им, което позволява салдото по сметката за дребни парични средства да се колебае въз основа на транзакциите. Тази система се използва по-рядко, защото е по-трудна за контролиране.
Системата за авансови плащания често се счита за по-добра за контрол, защото улеснява съгласуването между физическите парични средства и доказателствата за разходи.
Банково съгласуване
Една от най-важните процедури в касовото счетоводство е банковото съгласуване, което включва съпоставяне на паричното салдо според записите на компанията със салдото според банковото извлечение. Съгласуването е необходимо поради времеви разлики и транзакции, които не са били документирани от нито една от страните, като например:
– Депозити в движение: са регистрирани от компанията, все още не са постъпили в банката.
– Неизплатени чекове: са регистрирани от компанията като плащания, но все още не са осребрени.
– Такси за банкова администрация: записани в банката, все още не са записани от компанията.
– Банкова лихва: приход от лихви, регистрирани в банката, които все още не са регистрирани от дружеството.
– Неплатен чек или отхвърлен чек: банката отхвърля плащането, компанията трябва да коригира вземанията.
– Грешки при записване от страна на компанията или банката.
Резултатите от съгласуването обикновено водят до корекционни дневници, например за банкови административни такси или приходи от лихви, които току-що са били открити от банковото извлечение.
Представяне във финансовите отчети
В отчета за финансовото състояние паричните средства и паричните еквиваленти са представени като един елемент, „Парични средства и парични еквиваленти“. В бележките към финансовите отчети компаниите често оповестяват:
– Счетоводни политики относно определението за парични еквиваленти.
– Подробности за паричните средства и паричните еквиваленти.
– Ограничени парични средства, ако има такива.
– Съответни ликвидни рискове и управление на паричните средства.
Паричните средства и паричните еквиваленти също са тясно свързани с отчета за паричния поток. Всъщност, определението за парични средства и парични еквиваленти, използвано в баланса, трябва да е в съответствие с определението, използвано при изготвянето на отчета за паричния поток. Промените в паричните средства и паричните еквиваленти през периода трябва да бъдат обяснени чрез оперативни, инвестиционни и финансови парични потоци.
Вътрешен контрол върху паричните средства
Тъй като паричните средства са най-уязвими за измами, компаниите трябва да въведат силен вътрешен контрол, включително:
1. Разделяне на задълженията: лицето, което получава пари в брой, трябва да е различно от лицето, което записва транзакциите, и различно от лицето, което извършва банково сверяване.
2. Многопластово оторизиране: плащанията на определена сума трябва да бъдат одобрени от упълномощено длъжностно лице.
3. Пълна документация: всяка касова бележка/разход трябва да бъде подкрепена с валидни доказателства.
4. Дневни депозити: получените пари в брой трябва да бъдат незабавно депозирани в банката, за да се намали рискът.
5. Ограничения за физически достъп: сейфовете, дребните пари в брой, банковите жетони и разрешенията за преводи са строго охранявани.
6. Рутинно съгласуване: банковото съгласуване се извършва периодично (в идеалния случай месечно или по-често).
7. Вътрешни одити и изненадващи проверки: случайните проверки на дребни парични средства са ефективни за предотвратяване на злоупотреби.
Затваряне
Счетоводството на паричните средства и паричните еквиваленти е повече от просто отчитане на входящите и изходящите парични потоци. То обхваща правилна класификация, дисциплинирано водене на отчетност, точни банкови сверки, прозрачно представяне и адекватен вътрешен контрол. С правилно управление на паричните средства компаниите могат да поддържат ликвидност, да намалят риска от измами и да подобрят надеждността на финансовите отчети . В крайна сметка, качеството на информацията за паричните средства и паричните еквиваленти формира критична основа за вземане на решения от ръководството, инвеститорите и кредиторите.
