Accounting para sa Cash at Cash Equivalents
Ang cash at mga katumbas na cash ay ang dugong-buhay ng pananalapi ng isang kumpanya. Halos lahat ng aktibidad sa negosyo—mula sa pagtanggap ng mga bayad sa customer at pagbabayad sa mga supplier hanggang sa pagbabayad sa mga empleyado at pagbabayad ng mga pautang—ay nakakabawas sa pamamahala ng cash. Dahil ito ang pinaka-likido at madaling gamitin sa maling paraan, ang cash ay isa rin sa mga pinakamadalas na ino-audit at mahigpit na kinokontrol na mga account. Tinatalakay ng artikulong ito ang kahulugan ng cash at mga katumbas na cash, ang mga bahagi nito, pagtrato sa accounting, at mga kasanayan sa internal control na mahalaga para sa tumpak at maaasahang pag-uulat sa pananalapi .
Pag-unawa sa Cash at Cash Equivalents
Sa pangkalahatan, ang cash ay cash at mga balanseng magagamit agad. Kasama sa cash ang parehong cash on hand at cash sa bangko. Sa balance sheet, ang cash ay ipinapakita bilang isang kasalukuyang asset dahil maaari itong gamitin anumang oras upang pondohan ang mga operasyon ng kumpanya.
Samantala, ang mga katumbas ng salapi ay mga panandaliang pamumuhunan na lubos na likido, madaling i-convert sa salapi sa isang tiyak na halaga, at may bale-wala na panganib ng pagbabago-bago ng halaga. Sa esensya, ang mga katumbas ng salapi ay "halos pareho" ng salapi dahil maaari itong i-liquidate nang mabilis at ligtas.
Sa ilalim ng maraming pamantayan sa accounting, ang mga katumbas na salapi ay karaniwang may napakaikling maturity, karaniwang tatlong buwan o mas mababa pa mula sa petsa ng pagkuha. Mahalaga ang maturity na ito para tunay na maipakita ng instrumento ang mataas na liquidity at mababang panganib.
Mga Bahagi ng Pera
Ang pera sa pagsasagawa ay maaaring may iba't ibang anyo:
1. Cash: mga perang papel at barya na nakaimbak sa isang petty cash box o safe.
2. Balanse sa bank account: tseke o ipon na maaaring i-withdraw anumang oras.
3. Mga tseke at giro bill na natanggap na at maaaring i-cash agad (kung walang problema).
4. Petty cash: mga pondong nakalaan para sa maliliit na karaniwang gastusin, halimbawa, mga lokal na gastos sa transportasyon, mga gastusin sa pagpupulong, o pagbili ng mga kagamitan sa pagsulat.
Gayunpaman, mahalagang tandaan na hindi lahat ng pondo sa isang bangko ay awtomatikong inuuri bilang cash. Ang mga restricted cash balance—tulad ng mga escrow fund, guarantee fund, o mga pondo na maaari lamang gamitin para sa mga partikular na layunin—ay kadalasang kailangang iharap nang hiwalay o sapat na ibunyag sa mga tala sa mga financial statement, depende sa uri ng mga restriksyon.
Mga Bahaging Katumbas ng Pera
Ang mga katumbas ng pera sa pangkalahatan ay kinabibilangan ng mga instrumentong may mataas na likido at mababang panganib, tulad ng:
– Mga napakaikling terminong deposito (hal. 1 buwan o 3 buwan) na maaaring i-cash in nang walang malaking multa.
– Mga seguridad sa pamilihan ng pera na malapit nang magtapos at may mababang panganib sa kredito.
– Iba pang mga instrumento sa pamilihan ng pera na maaaring mabilis na ma-convert sa cash sa halos tiyak na halaga.
Ang mga instrumentong tulad ng karaniwang stock ay hindi itinuturing na katumbas ng pera dahil ang kanilang halaga ay pabago-bago. Ang mga pangmatagalang bono ay hindi rin katumbas ng pera dahil mayroon silang iba't ibang panganib ng pagbabago-bago ng halaga at likididad.
Pagkilala at Pagsukat
Sa accounting, kinikilala ang cash at mga katumbas na cash kapag ang isang kumpanya ay nakakakuha ng kontrol sa cash o mga instrumentong katumbas ng cash. Ang mga sukat ay karaniwang gumagamit ng nominal na halaga para sa cash at isang carrying amount na humigit-kumulang sa patas na halaga para sa mga katumbas na cash. Dahil ang mga katumbas na cash ay panandalian at may mababang panganib, ang pagkakaiba sa halaga ay karaniwang hindi mahalaga.
Mahalaga sa pag-uulat ang pagtiyak sa tamang klasipikasyon ng asset: kung ang isang instrumento ay inuri bilang cash, cash equivalents, short-term investments, o iba pang asset. Ang maling klasipikasyon ay maaaring makaapekto sa pagsusuri ng liquidity at kalusugan ng pananalapi ng isang kumpanya.
Pagtatala ng Transaksyon sa Pera
Ang mga pang-araw-araw na transaksyon sa pera ay itinatala sa pamamagitan ng mekanismo ng debit at credit. Isang simpleng halimbawa:
– Mga resibo ng pera mula sa mga benta ng pera
Debit: Cash
Kredito: Benta
– Mga resibo ng pera mula sa pagbabayad ng mga utang ng customer
Debit: Cash
Kredito: Mga Account na Natatanggap
– Pagbabayad sa mga supplier
Debit: Mga Account na Babayaran
Kredito: Cash
– Pagbabayad ng mga gastusin sa operasyon (hal. kuryente, upa)
Debit: Mga Gastos (Elektrisidad/Renta)
Kredito: Cash
Sa pagsasagawa, karaniwang gumagamit ang mga kompanya ng mga cash book o cash/bank module sa mga sistema ng accounting upang itala ang mga transaksyon nang kronolohikal, kasama ang sapat na ebidensya ng transaksyon (mga invoice, resibo, patunay ng paglilipat).
Sistema ng Petty Cash: Imprest at Pabago-bago
Karaniwang pinamamahalaan ang petty cash gamit ang dalawang paraan:
1. Sistema ng imprest
Sa sistemang ito, ang balanse ng petty cash ay pinapanatili sa isang takdang halaga. Ang mga gastusin sa petty cash ay itinatala gamit ang mga disbursement slip, at kapag naubusan na ng pondo, ang petty cash ay pinupunan muli sa halagang nakasaad sa disbursement slip.
Karaniwang ginagawa ang mga entry sa accounting kapag nagpupuno:
Debit: Mga kaugnay na gastusin (transportasyon, kagamitan sa pagsulat, atbp.)
Kredito: Cash/Bangko
2. Sistemang pabago-bago
Ang mga gastusin sa petty cash ay agad na itinatala sa oras na mangyari ito, na nagpapahintulot sa balanse ng petty cash account na magbago-bago batay sa mga transaksyon. Ang sistemang ito ay hindi gaanong karaniwang ginagamit dahil mas mahirap itong kontrolin.
Ang sistemang imprest ay kadalasang itinuturing na mas mainam para sa kontrol dahil pinapadali nito ang pagkakasundo sa pagitan ng pisikal na pera at patunay ng gastos.
Rekonsiliasyon sa Bangko
Isa sa mga pinakamahalagang pamamaraan sa cash accounting ay ang bank reconciliation, na kinabibilangan ng pagtutugma ng balanse ng pera ayon sa mga talaan ng kumpanya sa balanse ayon sa bank statement. Kinakailangan ang reconciliation dahil sa mga pagkakaiba sa tiyempo at mga transaksyon na hindi naitala ng alinmang partido, tulad ng:
– Mga deposito habang dinadala: naitala na ng kompanya, hindi pa naipasok sa bangko.
– Mga natitirang tseke: naitala na ng kompanya bilang mga bayad, hindi pa nae-cash.
– Mga bayarin sa administrasyon ng bangko: nakatala sa bangko, hindi pa naitala ng kumpanya.
– Interes sa bangko: kita sa interes na naitala sa bangko, hindi pa naitala ng kumpanya.
– Tsekeng hindi binayaran o tsekeng tinanggihan: tinanggihan ng bangko ang pagbabayad, dapat ayusin ng kumpanya ang mga dapat bayaran.
– Pagtatala ng mga pagkakamali ng kompanya o bangko.
Ang mga resulta ng pagkakasundo ay karaniwang lumilikha ng mga adjustment journal, halimbawa para sa mga bayarin sa administrasyon ng bangko o kita sa interes na natuklasan lamang mula sa bank statement.
Presentasyon sa mga Pahayag sa Pananalapi
Sa pahayag ng posisyong pinansyal, ang pera at mga katumbas na pera ay inihaharap bilang isang aytem, “Pera at mga Katumbas na Pera.” Sa mga tala sa mga pahayag na pinansyal , madalas isinisiwalat ng mga kumpanya ang:
– Mga patakaran sa accounting patungkol sa kahulugan ng mga katumbas na salapi.
– Mga detalye ng pera at mga katumbas na bahagi ng pera.
– Limitadong pera, kung mayroon man.
– Mga kaugnay na panganib sa likididad at pamamahala ng pera.
Ang cash at mga katumbas na cash ay malapit ding nauugnay sa cash flow statement. Sa katunayan, ang kahulugan ng cash at mga katumbas na cash na ginamit sa balance sheet ay dapat na naaayon sa kahulugan na ginamit sa paghahanda ng cash flow statement. Ang mga pagbabago sa cash at mga katumbas na cash sa loob ng panahong iyon ay dapat ipaliwanag sa pamamagitan ng operating, investing, at financing cash flows.
Panloob na Kontrol sa Cash
Dahil ang pera ay pinakamahina sa pandaraya, kailangang magpatupad ang mga kumpanya ng matibay na panloob na kontrol, kabilang ang:
1. Paghihiwalay ng mga tungkulin: ang taong tumatanggap ng pera ay dapat na naiiba sa taong nagtatala ng mga transaksyon at naiiba sa taong gumagawa ng bank reconciliation.
2. Patong-patong na awtorisasyon: ang mga pagbabayad ng isang partikular na halaga ay dapat aprubahan ng isang awtorisadong opisyal.
3. Kumpletong dokumentasyon: ang bawat resibo/gastos ay dapat suportahan ng wastong ebidensya.
4. Pang-araw-araw na deposito: ang perang natatanggap ay dapat agad na ideposito sa bangko upang mabawasan ang panganib.
5. Mga paghihigpit sa pisikal na pag-access: mahigpit na binabantayan ang mga safe, petty cash, mga token ng bangko, at mga awtorisasyon sa paglilipat.
6. Regular na pagkakasundo: ang pagkakasundo sa bangko ay ginagawa nang pana-panahon (mas mainam kung buwanan o mas madalas).
7. Mga panloob na pag-awdit at mga sorpresang pagsusuri: ang mga random na inspeksyon ng petty cash ay epektibo sa pagpigil sa maling paggamit.
Pagsara
Ang pagtutuos para sa cash at katumbas na cash ay higit pa sa simpleng pagtatala ng mga cash inflow at outflow. Saklaw nito ang wastong klasipikasyon, disiplinadong pagtatala, tumpak na mga rekonsiliasyon sa bangko, transparent na presentasyon, at sapat na mga panloob na kontrol. Sa pamamagitan ng wastong pamamahala ng cash, mapapanatili ng mga kumpanya ang likididad, mababawasan ang panganib ng pandaraya, at mapapabuti ang pagiging maaasahan ng mga pahayag sa pananalapi . Sa huli, ang kalidad ng impormasyon tungkol sa cash at katumbas na cash ay bumubuo ng isang kritikal na pundasyon para sa paggawa ng desisyon sa pamamahala, mamumuhunan, at nagpautang.
