Қадамҳо барои тарҳрезии сиёсати ширкат
Сиёсатҳои ширкатҳо "қоидаҳои бозӣ" мебошанд, ки рафтор, усулҳои кор ва қабули қарорҳоро дар дохили ташкилот роҳнамоӣ мекунанд. Сиёсатҳои хуб ба ширкатҳо кӯмак мекунанд, ки мунтазам фаъолият кунанд, хатарро кам кунанд, риояи қонунҳоро беҳтар созанд ва кафолат диҳанд, ки ҳар як корманд стандартҳои интизоршавандаро дарк мекунад. Бе сиёсати равшан, ширкатҳо ба низоъҳои дохилӣ, такрори ваколатҳо ва коҳиши ҳосилнокӣ аз сабаби қарорҳои муваққатӣ майл доранд. Аз ин рӯ, тарҳрезии сиёсати ширкат на танҳо навиштани ҳуҷҷат аст; раванд бояд сохторбандӣ карда шавад, ҷонибҳои манфиатдорро ҷалб кунад ва бо стратегияи тиҷоратӣ мувофиқ бошад.
Дар зер қадамҳо барои тарҳрезии сиёсати муассири ширкат, аз муайян кардани ниёзҳо то татбиқ ва арзёбӣ оварда шудаанд.
1. Фаҳмидани ҳадафҳо ва арзишҳои тиҷоратии ширкат
Қадами аввал ин аст, ки сиёсатҳои мавҷуда аз самти ширкат пуштибонӣ кунанд. Пурсед: Ҳадафҳои стратегии ширкат барои имсол ва чанд соли оянда кадомҳоянд? Масалан, ширкате, ки ба густариши бозор нигаронида шудааст, ба сиёсатҳое ниёз дорад, ки миқёспазирӣ, стандартҳои хизматрасонӣ ва назорати сифатро дастгирӣ мекунанд. Дар айни замон, ширкатҳое, ки дар соҳаҳои хеле танзимшаванда, ба монанди молия ё тандурустӣ фаъолият мекунанд, бояд ба риояи қоидаҳо ва идоракунии хатарҳо афзалият диҳанд.
Илова бар стратегия, арзишҳои ширкат низ бояд дар сиёсатҳо инъикос ёбанд. Агар ширкат ростқавлиро риоя кунад, пас сиёсати зидди қаллобӣ, низои манфиатҳо ва огоҳӣ бояд устувор бошад. Агар бехатарӣ афзалият дошта бошад, сиёсати OHS (бехатарӣ ва саломатии меҳнат) бояд як чаҳорчӯбаи мушаххаси амалиётӣ бошад, на танҳо як расмият.
2. Муайян кардани ниёзҳои сиёсӣ ва самтҳои афзалиятнок
На ҳама чизро якбора ҳал кардан лозим аст. Рӯйхати соҳаҳоеро тартиб диҳед, ки бештар ба дастурҳои хаттӣ ниёз доранд. Одатан, соҳаҳои афзалиятнок инҳоянд:
– HR: ҷалби кормандон, соатҳои корӣ, рухсатӣ, интизом, арзёбии фаъолият, истифодаи иншооти ширкат ва сиёсатҳои зидди таъқиб.
– Амалиёт: стандартҳои хизматрасонӣ, тартиботи асосии корӣ, харид, идоракунии дороиҳо ва назорати сифат.
– Молия: иҷозати хароҷот, баргардонидани маблағ, назорати пули нақд, аудити дохилӣ.
– Технологияи иттилоотӣ: амнияти маълумот, истифодаи почтаи электронӣ ва дастгоҳ, дастрасӣ ба система, нусхабардории маълумот.
– Риояи қоидаҳо ва ахлоқ: низоъи манфиатҳо, мукофотпулиҳо, кодекси ахлоқӣ, хабардиҳӣ.
– K3 ва амният: протоколҳои бехатарӣ, коркарди ҳодисаҳо, ҳолатҳои фавқулодда.
Ба сиёсатҳои дорои таъсири баланд афзалият диҳед: сиёсатҳое, ки ба хатарҳои ҳуқуқӣ, хатарҳои молиявӣ, бехатарӣ ва обрӯи ширкат алоқаманданд.
3. Ҷамъоварии маълумот, қоидаҳо ва таҷрибаҳои беҳтарин
Сиёсатҳои муассир бояд бар асоси далелҳо ва мутобиқат бошанд. Дар ин марҳила, ҷамъ кунед:
– Қоидаҳои дахлдори давлатӣ (кор, ҳифзи маълумот, андозбандӣ, стандартҳои соҳавӣ ва ғайра).
– Шартномаҳо ва созишномаҳо бо муштариён/шарикон, ки ӯҳдадориҳои муайян доранд (масалан, махфият ва SLA).
– Амалияҳои кунунии ширкат, аз ҷумла «одатҳо», ки аллакай мавҷуданд, аммо ҳанӯз ҳуҷҷатгузорӣ нашудаанд.
– Меъёрҳо ё таҷрибаҳои беҳтарини соҳа, махсусан барои соҳаҳои мураккаб ба монанди амнияти иттилоотӣ ё мубориза бо ришвахорӣ.
Дар ҳолати зарурӣ, як мушовири ҳуқуқӣ ё риояи қонунро ҷалб кунед, то боварӣ ҳосил кунед, ки ягон моддае вуҷуд надорад, ки метавонад бо қонун мухолифат кунад.
4. Муайян кардани доираи татбиқ, таъриф ва сохтори сиёсат
Пеш аз навиштан, ба таври возеҳ муайян кунед, ки ин сиёсат ба кӣ, кай ва дар кадом шароит татбиқ мешавад. Доираи норавшан татбиқи онро душвор мегардонад.
Умуман, сиёсатҳои хуб дорои сохтори стандартӣ барои хондан ва мутобиқат мебошанд, масалан:
1. Унвони сиёсат
2. Мақсад (чаро сиёсат таҳия шудааст)
3. Доира (кӣ маҳдуд аст)
4. Таърифи истилоҳот (барои пешгирӣ аз тафсирҳои гуногун)
5. Шартҳо/қоидаҳои асосӣ
6. Нақшҳо ва масъулиятҳо (кӣ чӣ кор мекунад)
7. Тартибҳои марбут (агар SOP-ҳои ҳосила мавҷуд бошанд)
8. Санксияҳо/оқибатҳо (барои қонуншиканиҳо)
9. Ҳуҷҷатҳои истинодӣ (қонунҳо, стандартҳо, шаклҳо)
10. Санаи эътибор пайдо кардан ва давраи баррасӣ
Мутобиқати формат барои кормандон ёфтани маълумотро осонтар мекунад ва аудитҳои дохилиро осон мекунад.
5. Сиёсатҳоро бо истифода аз забони равшан ва мувофиқ таҳия кунед.
Хатои маъмул дар сиёсати ширкат ин забонест, ки аз ҳад зиёд "қонунӣ" аст, ки фаҳмидани онро душвор мегардонад. Дар ҳолати беҳтарин, сиёсатҳо бояд аз забони содда ва мустақим истифода баранд, ки онро дар вазъиятҳои ҳаррӯза татбиқ кардан мумкин аст.
Баъзе принсипҳои навиштан:
- Ҷумлаҳои мухтасар ва фаъолро истифода баред.
– Аз истифодаи истилоҳоти норавшан, ба монанди «дар ҳолати зарурӣ» ё «мувофиқи шароит» бидуни меъёр худдорӣ кунед.
– Агар мавзӯъ эҳтимолан барои тафсир кушода бошад, мисоли кӯтоҳеро дохил кунед, масалан, мисоли низои манфиатҳо ё шакли маълумоти махфӣ.
– Фарқи байни сиёсатҳо (қоидаҳо) ва тартибҳо (усулҳо)-ро муайян кунед. Сиёсатҳо «чӣ» ва «чаро»-ро муайян мекунанд, дар ҳоле ки тартибҳо «чӣ тавр»-ро шарҳ медиҳанд.
Агар сиёсат дароз бошад, зерсарлавҳаҳо, нуқтаҳои банд ва ҷадвалҳои мухтасарро барои осон кардани сканкунӣ истифода баред.
6. Барои саҳмгузорӣ ҷонибҳои манфиатдорро ҷалб кунед
Сиёсатҳое, ки алоҳида таҳия шудаанд, аксар вақт ҳангоми татбиқ ноком мешаванд, зеро онҳо бо воқеияти амалиётӣ мувофиқат намекунанд. Аз ин рӯ, баррасии байнисоҳавӣ гузаронед. Тарафҳоеро ба монанди:
– HR барои сиёсати шуғл
– Қонунӣ/риояи қонунӣ барои ҷанбаҳои ҳуқуқӣ
– Маблағгузорӣ барои сиёсат ва назорати хароҷот
- IT барои амнияти иттилоотӣ
– Сардори амалиёт оид ба риояи раванди корӣ
– Намояндагии менеҷери хаттӣ/кормандон барои саҳмгузорӣ дар амалияи саҳроӣ
Ин марҳила барои муайян кардани мушкилоти эҳтимолӣ дар аввал равона шудааст: оё сиёсатро амалӣ кардан мумкин аст, оё бори гаронии маъмурӣ вуҷуд дорад, оё бо дигар сиёсатҳо низоъ вуҷуд дорад ва оё таҳримҳо мутаносибанд.
7. Таҳияи механизмҳои тасдиқ ва эътибор
Пас аз таҷдиди назар, сиёсатҳо бояд расман аз ҷониби мақомоти ваколатдор, ба монанди Шӯрои директорон, Директори генералӣ ё Кумитаи сиёсат/риояи қоидаҳо тасдиқ карда шаванд. Инчунин, сатҳи ваколатҳоро муайян кунед: сиёсатҳои стратегӣ одатан аз ҷониби Шӯрои директорон тасдиқ карда мешаванд, дар ҳоле ки SOP-ҳои амалиётӣ метавонанд аз ҷониби роҳбарони бахшҳо тасдиқ карда шаванд - аммо онҳо бояд бо сиёсати волидайн мувофиқ бошанд.
Ҳуҷҷати тасдиқшуда бояд дорои:
- рақами ҳуҷҷат ва версия
– санаи эътибор пайдо кардан
– соҳиби масъули полис
– таърихи тағйирот (гуруҳи тағйирот)
Ин барои пешгирӣ аз паҳншавии версияҳои кӯҳна ва осон кардани исбот ҳангоми аудитҳо муҳим аст.
8. Социализатсия ва омӯзиш (на танҳо фиристодани почтаи электронӣ)
Сиёсатҳо танҳо аз сабаби нашр шуданашон дар интранет ба таври худкор фаҳмида намешаванд. Фаъолияти иттилоотиро дар асоси сатҳи хатар ба нақша гиред:
– Барои сиёсатҳои муҳим (мубориза бо ришвахорӣ, амнияти маълумот, ҳифзи саломатӣ), омӯзиши ҳатмӣ ва викторинаҳои кӯтоҳ баргузор кунед.
– Барои сиёсатҳои муқаррарӣ, ин метавонад шакли ҷаласаи брифингӣ, плакати кӯтоҳ ё дастури яксаҳифагӣ бошад.
– Боварӣ ҳосил кунед, ки кормандони нав ҳангоми ба кор қабул кардан сиёсати асосиро аз худ мекунанд.
Механизм ё изҳороти "эътироф"-ро, ки шумо хонда ва фаҳмидаед, дохил кунед, хусусан барои сиёсатҳое, ки оқибатҳои эҳтимолии ҳуқуқӣ доранд.
9. Татбиқ: ҳамгироии сиёсатҳо ба равандҳои корӣ
Сиёсатҳо дар сурате самаранок хоҳанд буд, ки агар онҳо дар система "ҷойгир" карда шаванд. Масалан:
– Сиёсати хароҷот бояд бо ҷараёни тасдиқ дар дархости молиявӣ алоқаманд бошад.
– Сиёсатҳои дастрасӣ ба маълумот бояд бо системаи назорати дастрасӣ дар асоси нақш пайваст карда шаванд.
– Сиёсати интизомӣ бояд бо тартиби тафтишоти кадрҳо ва ҳуҷҷатгузории қонуншиканиҳо алоқаманд бошад.
Инчунин муайян кунед, ки кӣ риояи қоидаҳоро назорат мекунад, чӣ гуна гузоришдиҳӣ анҷом дода мешавад ва кадом нишондиҳандаҳо барои чен кардани татбиқ истифода мешаванд.
10. Мониторинг, арзёбӣ ва такмилдиҳии даврӣ
Муҳити тиҷоратӣ тағйир меёбад: қоидаҳои нав, моделҳои гибридии корӣ, таҳдидҳои киберӣ ё тағйирот дар сохтори ташкилӣ. Аз ин рӯ, сиёсатҳо бояд ба таври даврӣ, масалан, ҳар 12 моҳ ё ҳангоми рух додани тағйироти ҷиддӣ, аз нав дида баромада шаванд.
Анҷом додани арзёбӣ дар асоси:
– хулосаҳои аудити дохилӣ/берунӣ
– ҳодисаҳо ва ҳолатҳои қонуншиканӣ
- фикру мулоҳизаҳои кормандон ва роҳбарон
– самаранокии раванд (новобаста аз он ки он хеле мураккаб аст ё номувофиқ аст)
Сиёсати таҷдидназаршуда бояд аз нав иҷтимоӣ карда шавад, бо версияи нав қайд карда шавад ва версияи кӯҳна аз муомилот гирифта шавад.
Penutup
Тарҳрезии сиёсати ширкатҳо раванди стратегӣ аст, ки биниши тиҷоратӣ, риояи қонунҳо ва воқеияти амалиётиро муттаҳид мекунад. Сиёсати хуб на танҳо як ҳуҷҷати расмӣ, балки абзоре барои бунёди фарҳанги кории устувор, бехатар ва самаранок аст. Бо қадамҳои сохторӣ - аз фаҳмидани ҳадафҳо, муқаррар кардани афзалиятҳо, таҳияи лоиҳаҳои равшан, ҷалби ҷонибҳои манфиатдор ва гузаронидани мониторинги мунтазам - ширкатҳо метавонанд ба сиёсатҳое ноил шаванд, ки воқеан истифода шаванд, фаҳмо бошанд ва ба фаъолияти ташкилот таъсири воқеӣ расонанд.
Агар хоҳед, ман метавонам ба шумо дар таҳияи намунаи қолаби сиёсати ширкат (масалан, сиёсати рухсатӣ, сиёсати истифодаи дастгоҳи IT ё кодекси рафтор), ки мувофиқи соҳа ва андозаи ширкати шумо таҳия шудааст, кӯмак расонам.
