கொள்முதல் செயல்முறையில் உள்ள நிர்வாக நடவடிக்கைகள்

கொள்முதல் செயல்முறையில் உள்ள நிர்வாக நடவடிக்கைகள்

அரசு, பெருநிறுவனம் அல்லது இலாப நோக்கற்ற அமைப்பு என எதுவாக இருந்தாலும், கொள்முதல் செயல்முறை என்பது நிறுவன செயல்பாடுகளின் ஒரு முக்கிய அம்சமாகும். திறமையான மற்றும் செயல்திறன் மிக்க கொள்முதல், தேவையான பொருட்கள் மற்றும் சேவைகள் கிடைப்பதை உறுதி செய்வதோடு மட்டுமல்லாமல், செலவு சேமிப்பு மற்றும் மேம்பட்ட சேவைத் தரம் ஆகிய வடிவங்களில் கூடுதல் மதிப்பையும் வழங்குகிறது. கொள்முதல் செயல்முறையில் பொதுவாகப் பின்பற்றப்படும் நிர்வாகப் படிகள் பின்வருமாறு.

1. தேவைகளைக் கண்டறியவும்

கொள்முதல் செயல்முறையின் முதல் படி தேவைகளைக் கண்டறிவதாகும். இந்தக் கட்டத்தில், நிறுவனத்திற்கு என்னென்ன பொருட்கள் அல்லது சேவைகள் தேவைப்படுகின்றன என்பதை அது தீர்மானிக்க வேண்டும். இந்தக் கண்டறிதல் பொதுவாக நிறுவனத்தின் மூலோபாயத் திட்டம், செயல்பாட்டு நிகழ்ச்சி நிரல் அல்லது தொடர்புடைய துறைகளின் குறிப்பிட்ட கோரிக்கைகளின் அடிப்படையில் அமைகிறது.

பொருளின் விவரக்குறிப்புகள், தேவைப்படும் அளவுகள் மற்றும் காலக்கெடு தொடர்பான தகவல்கள் சேகரிக்கப்பட்டு ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும். அனைத்துத் தேவைகளும் அவசரம் மற்றும் கிடைக்கும் தன்மையின் அடிப்படையில் கண்டறியப்பட்டு முன்னுரிமைப்படுத்தப்படுவதை உறுதிசெய்ய, சம்பந்தப்பட்ட தரப்பினரின் ஈடுபாடு மிகவும் இன்றியமையாதது.

2. வரவு செலவுத் திட்ட தயாரிப்பு

தேவைகள் அடையாளம் காணப்பட்டவுடன், ஒரு கொள்முதல் வரவுசெலவுத் திட்டம் தயாரிக்கப்பட வேண்டும். இந்த வரவுசெலவுத் திட்டத்தில், தேவைப்படும் ஒவ்வொரு பொருள் அல்லது சேவையின் மதிப்பிடப்பட்ட செலவுகள் கருத்தில் கொள்ளப்பட வேண்டும். நிதி கிடைப்பதை உறுதி செய்வதற்காக, இந்த வரவுசெலவுத் திட்ட செயல்முறைக்கு நிதித் துறையுடன் ஒருங்கிணைப்பு தேவைப்படுகிறது .

மேலும், வருடாந்திர வரவுசெலவு ஒதுக்கீடுகள், மானியங்கள் அல்லது பிற நிதி ஆதாரங்கள் போன்ற சாத்தியமான நிதி மூலங்களைத் தீர்மானிக்க, நிறுவனங்கள் ஒரு பகுப்பாய்வை மேற்கொள்ள வேண்டும். அந்த வரவுசெலவுத் திட்டம், முன்னரே அடையாளம் காணப்பட்ட கொள்முதல் தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்வதற்கு யதார்த்தமானதாகவும் போதுமானதாகவும் இருக்க வேண்டும்.

3. விவரக்குறிப்புகள் மற்றும் கொள்முதல் ஆவணங்களைத் தயாரித்தல்

வெளிப்படையான மற்றும் பொறுப்புக்கூறக்கூடிய கொள்முதல் செயல்முறையை உறுதி செய்வதற்கு, தெளிவான மற்றும் விரிவான கொள்முதல் ஆவணங்களைத் தயாரிப்பது மிகவும் முக்கியமானது. இந்த ஆவணங்களில் தொழில்நுட்ப விவரக்குறிப்புகள், மதிப்பீட்டு அளவுகோல்கள், ஒப்பந்த விதிமுறைகள் மற்றும் கொள்முதல் செயல்முறையின் பிற பொருந்தக்கூடிய விதிகள் ஆகியவை அடங்கும்.

வழங்குநர்கள் பொருத்தமான ஏலங்களை வழங்குவதற்கு ஏதுவாக, விவரக்குறிப்பு ஆவணமானது தேவைப்படும் பொருட்கள் அல்லது சேவைகளைத் துல்லியமாக விவரிக்க வேண்டும். இந்த ஆவணத்தில் உள்ள தவறுகள் அல்லது தெளிவின்மைகள், தாமதங்களுக்கோ அல்லது தரத்திற்கு உட்படாத பொருட்களைக் கொள்முதல் செய்வதற்கோ வழிவகுக்கக்கூடும்.

4. கொள்முதல் முறையைத் தேர்ந்தெடுத்தல்

நிறுவனங்கள் தங்களின் தேவைகளுக்கு மிகவும் பொருத்தமான கொள்முதல் முறையைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். திறந்தநிலை ஒப்பந்தப்புள்ளி, கட்டுப்படுத்தப்பட்ட ஒப்பந்தப்புள்ளி, நேரடிக் கொள்முதல் மற்றும் நேரடித் தேர்வு ஆகியவை பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படும் சில முறைகளாகும். முறையைத் தேர்ந்தெடுக்கும்போது, ​​கொள்முதலின் மதிப்பு, அவசரம் மற்றும் தேவையின் சிக்கலான தன்மை ஆகியவற்றைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.

ஒவ்வொரு முறைக்கும் அதற்கே உரிய நன்மைகளும் தீமைகளும், அத்துடன் வெவ்வேறு செயல்படுத்தும் நடைமுறைகளும் உள்ளன. எனவே, தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட முறையானது மிகவும் பயனுள்ளதாகவும் திறமையானதாகவும் இருப்பதை உறுதிசெய்ய, கவனமான மதிப்பீடு அவசியமாகும்.

5. அறிவிப்பு மற்றும் பதிவு

கொள்முதல் முறையில் திறந்த அல்லது கட்டுப்படுத்தப்பட்ட ஒப்பந்தப்புள்ளி பயன்படுத்தப்பட்டால், அடுத்த கட்டமாக அந்தக் கொள்முதலைப் பொதுமக்களுக்கு அறிவிக்க வேண்டும். சாத்தியமான விநியோகஸ்தர்களுக்குக் கொள்முதல் தகவல்கள் கிடைப்பதை உறுதி செய்வதற்காக, இந்த அறிவிப்புகள் பொதுவாக அச்சு ஊடகங்கள், இணையம் அல்லது பிரத்யேக கொள்முதல் தளங்கள் மூலம் வெளியிடப்படுகின்றன.

மேலும், ஆர்வமுள்ள வழங்குநர்களுக்காக அந்த அமைப்பு ஒரு பதிவுச் செயல்முறையை நிறுவ வேண்டும். திறமையான மற்றும் தகுதிவாய்ந்த பங்கேற்பாளர்களை ஈர்ப்பதற்கு, அறிவிப்பு மற்றும் பதிவுச் செயல்முறை வெளிப்படையாக இருப்பதை உறுதி செய்வது மிகவும் முக்கியம்.

6. சலுகைகளை ஏற்றுக்கொள்வதும் மதிப்பீடு செய்வதும்

பதிவு செய்வதற்கான காலக்கெடுவிற்குப் பிறகு, சமர்ப்பிக்கப்பட்ட ஏலங்களைப் பெற்று மதிப்பீடு செய்வதே அடுத்த கட்டமாகும். இந்தக் கட்டத்தில், மதிப்பீட்டுச் செயல்பாட்டில் வெளிப்படைத்தன்மை மற்றும் நேர்மையை உறுதி செய்வதற்காக, பெறப்பட்ட அனைத்து ஏலங்களும் சாட்சிகளின் முன்னிலையில் ஒரே நேரத்தில் திறக்கப்பட வேண்டும்.

முன்னரே நிறுவப்பட்ட அளவுகோல்களின் அடிப்படையில் ஏலங்களை மதிப்பிடுவதற்கு ஒரு தகுதிவாய்ந்த மதிப்பீட்டுக் குழு நியமிக்கப்பட வேண்டும். இந்த மதிப்பீடு விலையை மட்டுமல்லாமல், தரம், விநியோக நேரம் மற்றும் வழங்குநரின் தொழில்நுட்ப மற்றும் நிதித் திறன்களையும் கருத்தில் கொள்ளும்.

7. பேச்சுவார்த்தை மற்றும் தேர்வு

வழங்கப்படும் சலுகை பொருத்தமானதாகக் கண்டறியப்பட்டால், அந்த அமைப்பு தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட விநியோகஸ்தருடன் பேச்சுவார்த்தை நடத்தலாம். விலை, காலக்கெடு மற்றும் பிற விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகள் தொடர்பாக இரு தரப்பினருக்கும் சாத்தியமான சிறந்த உடன்பாட்டை எட்டுவதே பேச்சுவார்த்தைகளின் நோக்கமாகும்.

வெற்றிகரமான பேச்சுவார்த்தைகளுக்குப் பிறகு, சிறந்த சலுகையை வழங்கும் விநியோகஸ்தர் கொள்முதல் வெற்றியாளராகத் தேர்ந்தெடுக்கப்படலாம். இந்த முடிவு ஆவணப்படுத்தப்பட்டு, தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட மற்றும் தேர்ந்தெடுக்கப்படாத விநியோகஸ்தர்கள் இருவருக்கும் தெரிவிக்கப்பட வேண்டும்.

8. கொள்முதல் ஆணை வழங்குதல் மற்றும் ஒப்பந்தத்தில் கையொப்பமிடுதல்

ஒரு விநியோகஸ்தர் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டவுடன், அந்த நிறுவனம் பொருட்கள் அல்லது சேவைகளுக்கான ஆர்டரின் அதிகாரப்பூர்வ ஆதாரமாக ஒரு கொள்முதல் ஆணையை (PO) வழங்க வேண்டும். இந்தக் கட்டத்தில், கொள்முதலின் விதிமுறைகள் மற்றும் நிபந்தனைகளை முறையாக ஒப்புக்கொள்வதற்காக ஒரு ஒப்பந்தமும் கையொப்பமிடப்படுகிறது.

ஒரு கொள்முதல் ஒப்பந்தம் தெளிவாக இருக்க வேண்டும், மேலும் அதில் விலை, அளவு, தயாரிப்பு விவரக்குறிப்புகள், விநியோக நேரம் மற்றும் ஒவ்வொரு தரப்பினரின் உரிமைகள் மற்றும் கடமைகள் போன்ற அனைத்து முக்கிய விவரங்களும் அடங்கியிருக்க வேண்டும். ஒப்பந்தத்தில் கையொப்பமிடுவது, பரஸ்பரம் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட உடன்படிக்கைக்கான ஒரு சட்டப்பூர்வ ஆவணமாகச் செயல்படுகிறது.

9. ஒப்பந்தச் செயலாக்கத்தைக் கண்காணித்தல் மற்றும் மதிப்பீடு செய்தல்

ஒப்பந்தம் கையொப்பமிடப்பட்டவுடன், விநியோகஸ்தர் அனைத்து ஒப்பந்தத் தேவைகளையும் பூர்த்தி செய்கிறாரா என்பதை உறுதிப்படுத்த, நிறுவனம் கொள்முதல் செயல்முறையைக் கண்காணிக்க வேண்டும். இந்தக் கண்காணிப்பில், பொருளின் இருப்பு, தரம் மற்றும் விநியோக நேரங்கள் ஆகியவை அடங்கும்.

செயல்படுத்தும் செயல்பாட்டின் போது ஏற்படக்கூடிய சிக்கல்களைக் கண்டறிவதற்கும், தேவைப்படும்போது திருத்த நடவடிக்கைகளை எடுப்பதற்கும் காலமுறை மதிப்பீடுகள் அவசியமாகும். சிக்கல்களுக்கு விரைவான மற்றும் பொருத்தமான தீர்வை எளிதாக்குவதற்கு, வழங்குநர்களுடனான திறமையான தகவல் தொடர்பு மிகவும் முக்கியமானது.

10. பொருட்கள் பெறுதல் மற்றும் பணம் செலுத்துதல்

பொருட்கள் அல்லது சேவைகள் பெறப்பட்டவுடன், அவை ஒப்பந்தத்தின் விவரக்குறிப்புகள் மற்றும் தேவைகளுக்கு இணங்குவதை உறுதிசெய்ய நிறுவனம் அவற்றை ஆய்வு செய்ய வேண்டும். பொருட்கள் சரிபார்க்கப்பட்டு ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டவுடன், வழங்குநருக்கான கட்டணத்தைச் செலுத்தலாம்.

வெளிப்படையான மற்றும் பொறுப்புக்கூறக்கூடிய நிதி நிர்வாகத்தை உறுதிசெய்ய, ரசீது மற்றும் பணம் செலுத்தியதற்கான ஆவணங்கள் முழுமையாகவும் துல்லியமாகவும் இருக்க வேண்டும் . ஒப்பந்தத்தில் ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட விதிமுறைகளின்படி பணம் செலுத்தப்பட வேண்டும்.

மூடுகிறது

அனைத்து நிர்வாக நடவடிக்கைகளும் திறமையாகவும் செயல்திறனுடனும் மேற்கொள்ளப்படுவதை உறுதிசெய்ய, கொள்முதலுக்கு கவனமான திட்டமிடலும் செயலாக்கமும், அத்துடன் கடுமையான மேற்பார்வையும் தேவைப்படுகிறது. மேலே குறிப்பிடப்பட்ட வழிமுறைகளைப் புரிந்துகொண்டு செயல்படுத்துவது, ஒரு நிறுவனம் தனது கொள்முதல் இலக்குகளை வெற்றிகரமாக அடைய உதவும். ஒரு கட்டமைக்கப்பட்ட மற்றும் கட்டுப்படுத்தப்பட்ட கொள்முதல் செயல்முறையானது, ஒரு நிறுவனத்தின் செயல்பாடுகளுக்கு ஆதரவளிப்பதோடு, நீண்டகால இலக்குகளை அடைவதற்கும் சாதகமாகப் பங்களிக்கும்.