Kutarisirwa kweHofisi: Maitiro Ekutarisira Maitiro Ekutenga
Kutungamira mahofisi hakusi kungotaura, kuendesa magwaro, kana kuronga misangano chete. Basa rimwe rinokosha rinowanzo sarudza mashandiro akanaka nderekutarisira maitiro ekutenga. Kutenga kwakarongwa kunobatsira mahofisi kuwana zvinhu zvinodiwa nenguva, zvichienderana nezvinodiwa, uye nemutengo unoshanda . Kusiyana neizvi, kutenga zvisina kurongeka kunogona kutungamira mukupambadza, kunonoka, uye njodzi yekusarongeka. Chinyorwa chino chinokurukura maitiro ekugadzirisa maitiro ekutenga muhutungamiriri hwemahofisi, kubva pakuronga zvinodiwa kusvika pakuongororwa kwevatengesi.
1. Kunzwisisa Basa reHofisi muKutenga
Mumasangano mazhinji, manejimendi ehofisi anoshanda senzvimbo yekubatanidza. Chikwata chemanejimendi chinoshanda semurevereri pakati pemayuniti evashandisi, emari, imba yekuchengetera zvinhu, nevatengesi. Mabasa avo anosanganisira kunyora zvinodiwa, kugadzirira magwaro, kuona kuti zvinodiwa zvinotevedzwa, kuchengetedza marisiti ekutengeserana, uye kutarisa mamiriro ekutumira. Nokudaro, manejimendi ehofisi anofanira kunzwisisa maitiro ekutenga uye kuve nehunyanzvi hwakasimba hwekutaurirana kudzivirira kusawirirana pakati pemadhipatimendi.
2. Kuongororwa kwezvinodiwa
Danho rekutanga uye rakakosha zvikuru kuronga zvinodiwa. Kutenga zvinhu zvinobudirira kunobva padata chairo, kwete kungofungidzira chete. Hurumende yehofisi inofanira kuunganidza ruzivo kubva kuchikamu chimwe nechimwe maererano nezvinhu zvinodiwa, huwandu, nguva yazvinodiwa, uye zvinangwa zvipi.
Dzimwe nzira dzinogona kushandiswa:
- Kuongorora kushandiswa kwekare, semuenzaniso kushandiswa kwemabhuku pamwedzi.
- Kuongorora zvinhu zviri mudura, kuona kuti zvinhu zvakakumbirwa hazvisati zvawanikwa.
- Kuronga kwakavakirwa papurogiramu yebasa, senge zvinodiwa pakudzidziswa kana zviitiko.
Panguva ino, zvakakoshawo kuisa zvinhu pakutanga. Hazvisi zvese zvinodiwa zvinokurumidzira. Nekuisa zvinhu pakutanga, mahofisi anogona kudzivirira kutenga zvinhu netsaona uye kugadzirisa kufamba kwemari nekuchenjera.
3. Kugadzirira Zvimiro Zvakajeka zveChigadzirwa
Chikanganiso chinowanzoitika pakutenga zvinhu ndechekuti zvinhu zvisina kujeka. Semuenzaniso, "tenga printer" usingatsanangure mhando, maficha, kugona, uye zvinodiwa neinki/toner. Izvi zvinogona kukonzera kuti chigadzirwa chisasvike, zvichikonzera kuti chidzoserwe kwenguva yakareba.
Kuti zvakataurwa zvijeke, manejimendi ehofisi anogona kugadzira runyorwa rwakadzama rwakaita se:
- Zita rechinhu uye chinangwa chekushandisa
– Brand/rudzi (kana zvataurwa) kana mwero wemhando yepamusoro
- Saizi, ruvara, zvinhu, kugona (sezvinodiwa)
- Waranti uye sevhisi yekutengeswa mushure mekutengesa
- Mitemo yekuchengetedza/chitupa (kana zvichidikanwa)
Magadzirirwo akanaka anobatsira maitiro ekubhadharisa vatengesi kuti ave akarurama uye kuderedza mukana wekusawirirana.
4. Sarudza Bhajeti uye Kubvumidzwa
Kana zvinodiwa uye zvinodiwa zvagadzirwa, danho rinotevera nderekugadzira bhajeti. Hurumende yehofisi inofanira kushanda pamwe chete nebazi rezvemari kana hutungamiriri hwemayuniti kuona kuti kutenga zvinhu kunosangana nemiganhu yebhajeti yakatarwa.
Maitiro ekubvumidza anofanira kunge ari ematanho akawanda kuti pave nechokwadi chekuti kutonga kunoshanda. Semuenzaniso:
- Kukosha kudiki kwakatenderwa nemukuru wehurumende
- Kukosha kwepakati kwakatenderwa nemaneja wekushanda
- Mari yakawanda inotenderwa nemutungamiriri kana komiti yekutenga
Magwaro ekubvumidza anogona kuva muchimiro chemafomu ekukumbira kutenga kana memo yemukati. Chaizvoizvo, mari yese inofanira kunge iine gwara rekubvumidza rinoteverwa.
5. Kusarudzwa kweNzira yeKutenga
Nzira dzekutenga zvinhu dzinoenderana nekukosha uye kuoma kwezvinhu zviri kutengwa. Kutarisirwa kwehofisi kunofanirwa kuve nemirairo, semuenzaniso:
- Kutenga zvakananga kune zvinhu zvidiki uye zvemazuva ese (semuenzaniso zvekushandisa pakunyora).
- Kumbirai kuti muwane makotesheni kubva kune vanotengesa zvinhu zvine mutengo wepakati, kuti mugone kuenzanisa mutengo nemhando.
– Matendi kana maokisheni ekutenga zvinhu zvikuru, kunyanya mumasangano ane mitemo yakaoma.
Nekushandisa nzira dzakakodzera , mahofisi anogona kuchengetedza pachena uye kuwana mitengo inokwikwidzana pasina kukanganisa mhando.
6. Kusarudzwa uye Kuongororwa kweMutengesi (Mutengesi)
Mutengesi akanaka haangopi mitengo yakaderera chete, asiwo ane hunhu hwakanaka, anotumira zvinhu nenguva, uye anoshandira zvakanaka mushure mekutengesa. Vatariri vehofisi vanofanira kugadzira runyorwa rwevatengesi vakasimbiswa, kusanganisira nhoroondo yekutengeserana kwakamboitwa.
Zvinodiwa pakuongorora mutengesi zvinogona kusanganisira:
- Mitengo uye zvirongwa zvekubhadhara
- Kutevedzera zvinodiwa zvechigadzirwa uye mhando
- Kusvika panguva yakakodzera
- Basa rekutaurirana nekupindura zvichemo
- Kujeka kwemutemo (NPWP, kero yakajeka, magwaro ekambani)
Kana zvichibvira, shandisa nzira iri nyore yekuyera vatengi kuti sarudzo yekusarudza ive yakananga.
7. Kugadzirira Magwaro Ekutenga
Kunyora magwaro ndiwo musimboti wehutungamiriri hwehofisi. Mukutenga zvinhumagwaro akajairika anosanganisira:
- Chikumbiro chekutenga (PR) kubva kuyuniti yemushandisi
- Chikumbiro chekotesheni (RFQ) kana runyorwa rwekuenzanisa mitengo
- Odha yekutenga (PO) kana tsamba yepamutemo yeodha
- Zvibvumirano/Zvibvumirano zvekutenga zvinhu zvakananga
– Maminitsi ekugamuchira zvinhu (BAPB)
- Invoice uye humbowo hwekubhadhara
- Magwaro ewarandi uye bhuku rekushandisa
Magwaro aya anofanira kuchengetwa zvakanaka mumuviri uye mudhijitari, nekuti anoshanda sehumbowo hwekuongorora uye sereferensi kana paine matambudziko.
8. Maitiro Ekuodha uye Kutarisa Kutumirwa
Kana gwaro rePO raburitswa, basa rekutarisira harina kupera. Kutarisa zvinhu zvinotumirwa kwakakosha, kunyanya pazvinhu zvinodiwa nekukasika. Nyora pasi purogiramu yekutumira zvinhu uye simbisa nemutengesi nguva isati yasvika.
Maitiro anokurudzirwa:
- Isa zuva rekutumira paPO
- Kumbira nhamba yerisiti kana humbowo hwekuti wasvika
- Ronga kugamuchira zvinhu nevashandi vemudura kana kuti vanogamuchira zvinhu
- Zivisai mayuniti evashandisi nezvenguva dzinofungidzirwa dzekusvika
Kutaurirana kwakarongeka kunobatsira kudzivirira kunonoka uye kukurumidzisa kupedzisa basa.
9. Risiti, Kuongorora, uye Kurekodha Zvinhu
Kana wasvika, ita ongororo chaiyo uye yekutonga. Iva nechokwadi chekuti huwandu, mamiriro ezvinhu, uye zvinodiwa zvinoenderana neodha yekutenga kana chibvumirano. Kana paine kukuvara kana kusawirirana, nyora ipapo ipapo wobva waisa chikumbiro kumutengesi.
Kugamuchirwa kwezvinhu kunofanira kuperekedzwa ne:
- Kuongorora hunhu (kushanda, kukwana, zuva rekupera kana paine)
- Mifananidzo kana zvichidikanwa
- Maminitsi ekupihwa kana fomu rekugamuchira
- Zvinopinda muhofisi kana system yezvinhu zviri muhofisi
Pazvinhu zviri mudura (semuenzaniso malaptop, mapurojekita), nyora mazita ezvinhu zviri mudura uye nyora nhamba dzemudura kuti zvive nyore kutevedzera.
10. Kubhadhara uye Kugadzirisa Magwaro
Kubhadhara kunoitwa mushure mekunge magwaro apera uye zvinhu zvagamuchirwa zvichienderana nezvinodiwa. Kutarisirwa kwehofisi kunofanirwa kuve nechokwadi chekuti magwaro matatu akakosha anowirirana: odha yekutenga, risiti, uye invoice. Maitiro aya anowanzo kunzi matching matatu.
Chinangwa:
- Kudzivirira kubhadhara kwezvinhu zvisati zvagamuchirwa
- Dzivisa kubhadhara kaviri
- Ita shuwa kuti mutengo we invoice unoenderana nechibvumirano
Kugadzirisa nyaya dzemari zvakanaka kunobatsira kuti mari ishande nekukurumidza uye kuderedza matambudziko angangoitika ekuongorora maakaundi.
11. Kuchengetedza nekuongorora kutenga zvinhu
Danho rekupedzisira nderekuchengetedza nekuongorora. Zvinyorwa zvekutenga zvinofanirwa kurongwa zvichienderana nenguva, rudzi rwechinhu, kana mutengesi. Nezvinyorwa zvakakodzera, hofisi inogona kutevedzera zviri nyore nhoroondo yekutenga, kudzokorora maodha enguva dzose, kana kubata zvikumbiro zvewarandi.
Ongororo inoitwa kuti ipindure mibvunzo inotevera:
- Zvinhu zvacho zvakakodzera here zvaunoda uye zvinoshandiswa zvakanaka?
- Mutengesi anosangana neSLAs (nguva, mhando) here?
- Pane mikana yekushandisa mari zvakanaka here?
- Ndeapi maitiro anofanira kurerutswa?
Kubva muongororo iyi, manejimendi emahofisi anogona kuvandudza maSOP ekutenga nekuvaka sisitimu inoshanda zvakanyanya munguva inotevera.
Penutup
Kutarisira maitiro ekutenga muhofisi kunoda kunyatsorongeka, magwaro akarurama, uye kudyidzana pakati pemadhipatimendi akasiyana. Kubva pakuronga zvinodiwa uye kugadzirwa kwezvinodiwa, kusarudzwa kwevatengesi, kusvika pakugamuchira nekubhadhara, danho rega rega rinofanira kuitwa zvakarongeka kuti hofisi ishande zvakanaka. Nezvirongwa zveSOP zvakajeka uye kurangwa kwakanaka kwehutungamiriri, kutenga hakusi kungotenga chete, asi inzira yakakosha yekuchengetedza kushanda zvakanaka kwesangano, kuzvidavirira, uye mhando.
Kana muchida, ndinogonawo kugadzira muenzaniso weSOP wekutenga zvinhu, template yefomu rePR/PO, kana chati yekutenga zvinoenderana nezvinodiwa nehofisi yenyu.
