Računovodstvo denarnih sredstev in denarnih ekvivalentov
Denar in denarni ekvivalenti so življenjska sila financ podjetja. Skoraj vse poslovne dejavnosti – od prejemanja plačil strank in plačevanja dobaviteljem do plačevanja zaposlenih in odplačevanja posojil – zmanjšujejo upravljanje denarnih sredstev. Ker so najbolj likvidna in se zlahka zlorabljajo, so denarna sredstva tudi eden najpogosteje revidiranih in strogo nadzorovanih računov. Ta članek obravnava definicijo denarnih sredstev in denarnih ekvivalentov, njihove sestavne dele, računovodsko obravnavo in prakse notranjega nadzora, ki so bistvene za natančno in zanesljivo finančno poročanje.
Razumevanje denarja in denarnih ekvivalentov
Na splošno je denarna sredstva gotovina in stanja, ki so na voljo za takojšnjo uporabo. Denarna sredstva vključujejo tako gotovino v blagajni kot gotovino na bančnih računih. V bilanci stanja so denarna sredstva prikazana kot kratkoročno sredstvo, ker se lahko kadar koli uporabijo za financiranje poslovanja podjetja.
Medtem so denarni ekvivalenti kratkoročne naložbe, ki so zelo likvidne, se zlahka pretvorijo v denar v določenem znesku in imajo zanemarljivo tveganje nihanja vrednosti. V bistvu so denarni ekvivalenti "skoraj enaki" denarju, ker jih je mogoče hitro in varno unovčiti.
V skladu s številnimi računovodskimi standardi imajo denarni ekvivalenti običajno zelo kratke zapadlosti, običajno tri mesece ali manj od datuma pridobitve. Ta zapadlost je pomembna za to, da instrument resnično odraža visoko likvidnost in nizko tveganje.
Denarne komponente
Denar je v praksi lahko v več oblikah:
1. Gotovina: bankovci in kovanci, shranjeni v blagajni ali sefu.
2. Stanje na bančnem računu: tekoči račun ali varčevalni račun, ki ga je mogoče kadar koli dvigniti.
3. Prejeti čeki in žiro računi, ki jih je mogoče takoj unovčiti (če ni težav).
4. Drobni denar: sredstva, namenjena manjšim rutinskim stroškom, na primer stroškim lokalnega prevoza, stroškim sestankov ali nakupu pisarniškega materiala.
Vendar je pomembno omeniti, da se vsa sredstva v banki ne uvrščajo samodejno med gotovino. Stanja gotovine z omejenim dostopom – kot so depozitni skladi, jamstveni skladi ali sredstva, ki se lahko uporabljajo le za določene namene – je pogosto treba predstaviti ločeno ali ustrezno razkriti v opombah k računovodskim izkazom, odvisno od narave omejitev.
Komponente denarnega ekvivalenta
Denarni ekvivalenti običajno vključujejo visoko likvidne instrumente z nizkim tveganjem, kot so:
– Zelo kratkoročni vezani depoziti (npr. 1 mesec ali 3 mesece), ki jih je mogoče unovčiti brez večjih kazni.
– Vrednostni papirji denarnega trga, ki zapadejo v kratkem roku in imajo nizko kreditno tveganje.
– Drugi instrumenti denarnega trga, ki jih je mogoče hitro pretvoriti v gotovino po skoraj določeni vrednosti.
Instrumenti, kot so navadne delnice, se ne štejejo za denarne ekvivalente, ker njihova vrednost niha. Dolgoročne obveznice prav tako niso denarni ekvivalenti, ker imajo različna tveganja nihanja vrednosti in likvidnosti.
Priznavanje in merjenje
V računovodstvu se denar in denarni ekvivalenti pripoznajo, ko podjetje pridobi nadzor nad denarnimi sredstvi ali denarnimi ekvivalenti. Meritve običajno uporabljajo nominalno vrednost za denar in knjigovodsko vrednost, ki je približno enaka pošteni vrednosti za denarne ekvivalente. Ker so denarni ekvivalenti kratkotrajni in nosijo nizko tveganje, je razlika v vrednosti običajno nepomembna.
Ključnega pomena za poročanje je zagotavljanje pravilne razvrstitve sredstev: ali je instrument razvrščen kot denar, denarni ekvivalenti, kratkoročne naložbe ali druga sredstva. Napačna razvrstitev lahko vpliva na analizo likvidnosti in finančnega zdravja podjetja.
Evidentiranje gotovinskih transakcij
Dnevne gotovinske transakcije se beležijo prek mehanizma debetnih in kreditnih transakcij. Preprost primer:
– Prejemki od prodaje gotovine
Debet: Gotovina
Zasluge: Prodaja
– Prejemki od poravnave terjatev do strank
Debet: Gotovina
Kredit: Terjatve
– Plačilo dobaviteljem
Debet: Obveznosti do dobaviteljev
Kredit: Gotovina
– Plačilo operativnih stroškov (npr. elektrika, najemnina)
Debet: Stroški (elektrika/najemnina)
Kredit: Gotovina
V praksi podjetja običajno uporabljajo blagajniške knjige ali module za gotovino/banko v računovodskih sistemih za kronološko beleženje transakcij, skupaj z ustreznimi dokazili o transakcijah (računi, potrdila, dokazilo o prenosu).
Sistem drobne blagajne: predplačila in nihanje
Z drobnim denarjem se običajno upravlja na dva načina:
1. Sistem predplačil
V tem sistemu se stanje blagajne vzdržuje na fiksni ravni. Izdatki iz blagajne se evidentirajo z izplačilnimi listi, in ko zmanjka sredstev, se blagajna dopolni do zneska izplačilnega lista.
Računovodski vpisi se običajno opravijo ob dopolnitvi:
Debet: Sorodni stroški (prevoz, pisarniški material itd.)
Kredit: Gotovina/Banka
2. Nihalni sistem
Izdatki iz blagajne se evidentirajo takoj ob nastanku, kar omogoča nihanje stanja na računu blagajne glede na transakcije. Ta sistem se manj pogosto uporablja, ker ga je težje nadzorovati.
Sistem predplačil se pogosto šteje za boljši za nadzor, ker olajša usklajevanje med fizičnim denarjem in dokazili o odhodkih.
Uskladitev bančnih računov
Eden najpomembnejših postopkov pri računovodstvu denarnih sredstev je bančna uskladitev, ki vključuje ujemanje stanja denarnih sredstev po evidencah podjetja s stanjem po bančnem izpisku. Uskladitev je potrebna zaradi časovnih razlik in transakcij, ki jih nobena stranka ni zabeležila, kot so:
– Vloge na poti: so bile zabeležene s strani podjetja in še niso prispele v banko.
– Neporavnani čeki: podjetje jih je evidentiralo kot plačila, ki še niso unovčena.
– Stroški bančne administracije: zabeleženi pri banki, še ne zabeleženi s strani podjetja.
– Bančne obresti: prihodki od obresti, zabeleženi v banki, ki jih podjetje še ni zabeležilo.
– Zavrnjen ček ali zavrnjen ček: banka zavrne izplačilo, podjetje mora poravnati terjatve.
– Napake pri beleženju s strani podjetja ali banke.
Rezultati uskladitve običajno ustvarijo dnevnike prilagoditev, na primer za bančne administrativne stroške ali obrestne prihodke, ki so bili pravkar odkriti iz bančnega izpiska.
Predstavitev v računovodskih izkazih
V bilanci stanja so denar in denarni ekvivalenti predstavljeni kot ena sama postavka, »Denar in denarni ekvivalenti«. V opombah k računovodskim izkazom podjetja pogosto razkrijejo:
– Računovodske usmeritve glede opredelitve denarnih ekvivalentov.
– Podrobnosti o denarnih in denarnih ekvivalentih.
– Omejena gotovina, če sploh obstaja.
– Ustrezna likvidnostna tveganja in upravljanje denarnih sredstev.
Denar in denarni ekvivalenti so tesno povezani tudi z izkazom denarnega toka. Pravzaprav mora biti opredelitev denarja in denarnih ekvivalentov, uporabljena v bilanci stanja, skladna z opredelitvijo, uporabljeno pri pripravi izkaza denarnega toka. Spremembe denarja in denarnih ekvivalentov v obdobju je treba pojasniti z denarnimi tokovi iz poslovanja, naložb in financiranja.
Notranji nadzor nad denarnimi sredstvi
Ker je gotovina najbolj ranljiva za goljufije, morajo podjetja uvesti močne notranje kontrole, vključno z:
1. Ločitev nalog: oseba, ki prejema gotovino, mora biti drugačna od osebe, ki beleži transakcije, in drugačna od osebe, ki izvaja bančno usklajevanje.
2. Večplastna avtorizacija: plačila določenega zneska mora odobriti pooblaščena uradna oseba.
3. Popolna dokumentacija: vsak račun/izdatek mora biti podprt z veljavnimi dokazili.
4. Dnevni depoziti: prejeti denar je treba takoj položiti na banko, da se zmanjša tveganje.
5. Omejitve fizičnega dostopa: sefi, gotovina, bančni žetoni in dovoljenja za prenos so strogo varovani.
6. Rutinsko usklajevanje: bančno usklajevanje se izvaja periodično (idealno mesečno ali pogosteje).
7. Notranje revizije in nenapovedani pregledi: naključni pregledi blagajne so učinkoviti pri preprečevanju zlorab.
Zapiranje
Računovodstvo denarnih sredstev in denarnih ekvivalentov je več kot le beleženje denarnih pritokov in odtokov. Zajema pravilno razvrščanje, disciplinirano vodenje evidenc, natančne bančne uskladitve, pregledno predstavitev in ustrezne notranje kontrole. Z ustreznim upravljanjem denarnih sredstev lahko podjetja ohranjajo likvidnost, zmanjšajo tveganje goljufij in izboljšajo zanesljivost finančnega poročanja. Navsezadnje kakovost informacij o denarnih sredstvih in denarnih ekvivalentih služi kot ključna podlaga za odločanje vodstva, vlagateljev in upnikov.
