د شرکت د پالیسیو د ډیزاین کولو ګامونه
د شرکت پالیسۍ "د لوبې قواعد" دي چې د یوې ادارې دننه چلند، کاري میتودونو او پریکړې کولو لارښوونه کوي. ښې پالیسۍ شرکتونو سره مرسته کوي چې په دوامداره توګه کار وکړي، خطر کم کړي، قانوني اطاعت ښه کړي، او ډاډ ترلاسه کړي چې هر کارمند تمه شوي معیارونه پوهیږي. د روښانه پالیسیو پرته، شرکتونه د داخلي شخړو، د واک د زیاتوالي، او د ځانګړي پریکړو له امله د تولید کمښت سره مخ دي. له همدې امله، د شرکت د پالیسیو ډیزاین کول یوازې د سند لیکلو څخه ډیر څه دي؛ پروسه باید جوړښت ولري، ونډه لرونکي پکې شامل وي، او د سوداګرۍ ستراتیژۍ سره سمون ولري.
د شرکت د یوې اغیزمنې پالیسۍ د ډیزاین کولو لپاره لاندې ګامونه دي، د اړتیاوو پیژندلو څخه تر پلي کولو او ارزونې پورې.
۱. د شرکت د سوداګرۍ اهدافو او ارزښتونو پوهیدل
لومړی ګام دا دی چې ډاډ ترلاسه شي چې موجوده پالیسۍ د شرکت لارښوونې ملاتړ کوي. پوښتنه وکړئ: د سږ کال او راتلونکو څو کلونو لپاره د شرکت ستراتیژیک اهداف څه دي؟ د مثال په توګه، یو شرکت چې د بازار پراختیا باندې تمرکز کوي داسې پالیسیو ته اړتیا لري چې د توزیع وړتیا، د خدماتو معیارونو او د کیفیت کنټرول ملاتړ وکړي. په ورته وخت کې، هغه شرکتونه چې په خورا تنظیم شوي صنعتونو کې کار کوي، لکه مالي یا روغتیا پاملرنې، باید اطاعت او د خطر مدیریت ته لومړیتوب ورکړي.
د ستراتیژۍ سربیره، د شرکت ارزښتونه باید په پالیسیو کې هم منعکس شي. که چیرې یو شرکت صداقت وساتي، نو د درغلیو ضد، د ګټو ټکر، او د افشا کولو پالیسۍ باید قوي وي. که چیرې خوندیتوب لومړیتوب وي، د OHS (د حرفوي خوندیتوب او روغتیا) پالیسي باید یو کنکریټ عملیاتي چوکاټ وي، نه یوازې یو رسمي.
۲. د پالیسۍ اړتیاوې او لومړیتوب لرونکي ساحې وپیژنئ
اړتیا نشته چې هرڅه په یو ځل حل شي. د هغو برخو لیست جوړ کړئ چې ډیری یې لیکلي لارښوونو ته اړتیا لري. معمولا، لومړیتوب لرونکي ساحې عبارت دي له:
– HR: استخدام، د کار ساعتونه، رخصتي، نظم، د فعالیت ارزونه، د شرکت له اسانتیاوو څخه کار اخیستل، او د ځورونې ضد پالیسۍ.
- عملیات: د خدماتو معیارونه، د کار اصلي طرزالعملونه، تدارکات، د شتمنیو مدیریت، او د کیفیت کنټرول.
- مالي چارې: د لګښتونو واک ورکول، تادیه کول، د نغدو پیسو کنټرول، داخلي تفتیش.
- معلوماتي ټیکنالوژي: د معلوماتو امنیت، د بریښنالیک او وسیلو کارول، د سیسټم لاسرسی، د معلوماتو بیک اپ.
- اطاعت او اخلاق: د ګټو ټکر، وړیا مرستې، د اخلاقو کوډ، افشا کول.
- K3 او امنیت: د خوندیتوب پروتوکولونه، د پیښو اداره کول، بیړني شرایط.
د لوړ اغیز لرونکو پالیسیو ته لومړیتوب ورکړئ: هغه چې د قانوني خطرونو، مالي خطرونو، خوندیتوب او د شرکت شهرت پورې اړه لري.
۳. د معلوماتو، مقرراتو او غوره کړنو راټولول
اغیزمنې پالیسۍ باید د حقایقو پر بنسټ او مطابقت ولري. پدې مرحله کې، راټول کړئ:
- اړونده حکومتي مقررات (کارموندنه، د معلوماتو ساتنه، مالیه، د صنعت معیارونه، او نور).
- د هغو مراجعینو / شریکانو سره قراردادونه او موافقې چې ځینې مکلفیتونه لري (د بیلګې په توګه محرمیت او SLA).
- د شرکت اوسني کړنې، په شمول د "عادتونو" چې دمخه شتون لري مګر لا تر اوسه مستند شوي ندي.
- د صنعت څخه معیارونه یا غوره کړنې، په ځانګړې توګه د پیچلو برخو لکه د معلوماتو امنیت یا د رشوت ضد لپاره.
که اړتیا وي، د قانوني یا اطاعت مشاور سره اړیکه ونیسئ ترڅو ډاډ ترلاسه شي چې داسې مادې شتون نلري چې په بالقوه توګه د قانون سره په ټکر کې وي.
۴. د پالیسۍ ساحه، تعریف او جوړښت مشخص کړئ
د لیکلو دمخه، په روښانه توګه تعریف کړئ چې دا پالیسي په چا، کله، او په کومو شرایطو پلي کیږي. یو مبهم ساحه د پالیسۍ پلي کول ستونزمن کوي.
عموما، ښې پالیسۍ د لوستلو او دوام لپاره یو معیاري جوړښت لري، د بیلګې په توګه:
۱. د پالیسۍ سرلیک
۲. موخه (ولې پالیسي جوړه شوه)
۳. ساحه (څوک چې تړلی دی)
۴. د اصطلاحاتو تعریف (د څو تعبیرونو څخه د مخنیوي لپاره)
۵. اصلي اصطلاحات/قوانین
۶. رولونه او مسؤلیتونه (څوک څه کوي)
۷. اړونده پروسیجرونه (که چیرې مشتق SOPs شتون ولري)
۸. بندیزونه/پایلې (د سرغړونو لپاره)
۹. د حوالې اسناد (قوانین، معیارونه، فورمې)
۱۰. د مؤثره نیټې او بیاکتنې دوره
د بڼې دوام د کارمندانو لپاره د معلوماتو موندل اسانه کوي او داخلي پلټنې اسانه کوي.
۵. د واضح او تطبیق وړ ژبې په کارولو سره پالیسۍ مسوده کړئ.
د شرکت په پالیسیو کې یوه عامه تېروتنه هغه ژبه ده چې ډیره "قانوني" ده، چې پوهیدل یې ستونزمن کوي. په مثالي توګه، پالیسۍ باید ساده او مستقیمه ژبه وکاروي چې په ورځني حالتونو کې پلي کیدی شي.
د لیکلو ځینې اصول:
- فعالې او لنډې جملې وکاروئ.
- د "اړتیا سره سم" یا "د شرایطو سره سم" په څیر مبهم اصطلاحاتو څخه ډډه وکړئ پرته له معیارونو څخه.
- که موضوع په بالقوه توګه د تفسیر لپاره خلاصه وي، نو یوه لنډه بیلګه پکې شامله کړئ، د بیلګې په توګه د ګټو د ټکر یا د محرم معلوماتو یوه بڼه.
– د پالیسیو (قوانینو) او پروسیجرونو (میتودونو) ترمنځ توپیر وکړئ. پالیسۍ "څه" او "ولې" بیانوي، پداسې حال کې چې پروسیجرونه "څنګه" تشریح کوي.
که چیرې پالیسي اوږده وي، نو د سکین کولو لپاره یې د اسانه کولو لپاره فرعي سرلیکونه، ګولۍ ټکي، او لنډ جدولونه وکاروئ.
۶. د نظر ورکولو لپاره برخه اخیستونکي شامل کړئ
په انزوا کې جوړې شوې پالیسۍ ډیری وختونه د پلي کیدو پرمهال ناکامیږي ځکه چې دوی د عملیاتي واقعیتونو سره سمون نه لري. له همدې امله، د متقابل عمل بیاکتنه ترسره کړئ. اړخونه پکې شامل کړئ لکه:
- د کارموندنې پالیسیو لپاره HR
- د قانوني اړخونو لپاره قانوني/مطابقت
- د لګښتونو د پالیسیو او کنټرول لپاره مالي مرسته
- د معلوماتو د امنیت لپاره معلوماتي ټکنالوژي
- د کاري پروسې د اطاعت لپاره د عملیاتو مشر
- د ساحې د تمرین د معلوماتو لپاره د کرښې مدیر / کارمند استازیتوب
دا مرحله د احتمالي ستونزو د پیژندلو لپاره ده: ایا پالیسي پلي کیدی شي، ایا ډیر اداري بار شتون لري، ایا د نورو پالیسیو سره ټکر شتون لري، او ایا بندیزونه متناسب دي.
۷. د تصویب او اعتبار میکانیزمونه رامینځته کړئ
کله چې بیاکتنه وشي، پالیسۍ باید په رسمي ډول د یوې باصلاحیته ادارې لخوا تصویب شي، لکه د مدیره پلاوي، اجرایوي رییس، یا د پالیسۍ / اطاعت کمیټې. همدارنګه، د واک کچه تعریف کړئ: ستراتیژیک پالیسۍ معمولا د مدیره پلاوي لخوا تصویب کیږي، پداسې حال کې چې عملیاتي SOPs د څانګې مشرانو لخوا تصویب کیدی شي - مګر دوی باید لاهم د اصلي پالیسۍ سره سمون ولري.
تصدیق شوی سند باید ولري:
- د سند شمیره او نسخه
- د تطبیق نیټه
- د پالیسۍ خاوند مسؤل
- د بیاکتنې تاریخ (د بدلون لاګ)
دا د زړو نسخو د خپریدو مخنیوي او د پلټنو پرمهال د ثبوت اسانتیا لپاره مهم دی.
۸. ټولنیز کول او روزنه (نه یوازې د بریښنالیکونو لیږل)
پالیسۍ په اتوماتيک ډول نه پوهیږي ځکه چې دوی په انټرنیټ کې پوسټ شوي دي. د خطر کچې پراساس د لاسرسي پلان جوړ کړئ:
- د مهمو پالیسیو لپاره (د رشوت ضد، د معلوماتو امنیت، OHS)، اجباري روزنه او لنډې پوښتنې ترسره کړئ.
- د معمول پالیسیو لپاره، دا کولی شي د لنډیز غونډې، لنډ پوسټر، یا د یو مخ لارښود بڼه واخلي.
- ډاډ ترلاسه کړئ چې نوي کارمندان د استخدام پرمهال اصلي پالیسۍ ترلاسه کوي.
د "تصدیق" میکانیزم یا بیان شامل کړئ چې تاسو لوستلی او پوهیدلی وي، په ځانګړې توګه د هغو پالیسیو لپاره چې احتمالي قانوني اغیزې لري.
۹. تطبیق: د کار په پروسو کې پالیسۍ مدغم کول
پالیسۍ به هغه وخت اغیزمنې وي که چیرې دوی په سیسټم کې "ځای پر ځای" شي. د مثال په توګه:
- د لګښتونو پالیسۍ باید په مالي غوښتنلیک کې د تصویب جریان سره وصل شي.
- د معلوماتو د لاسرسي پالیسۍ باید د رول پر بنسټ د لاسرسي کنټرول سیسټم سره وصل شي.
- انضباطي پالیسۍ باید د بشري سرچینو د تحقیقاتو پروسیجرونو او د سرغړونو د اسنادو سره تړاو ولري.
همدارنګه دا معلومه کړئ چې څوک د اطاعت څارنه کوي، راپور ورکول څنګه ترسره کیږي، او د پلي کولو اندازه کولو لپاره کوم شاخصونه کارول کیږي.
۱۰. څارنه، ارزونه او دوره ای اصلاحات
د سوداګرۍ چاپیریال بدلیږي: نوي مقررات، د هایبرډ کاري ماډلونه، سایبري ګواښونه، یا په سازماني جوړښت کې بدلونونه. له همدې امله، پالیسۍ باید په دوره یي ډول بیاکتنه شي، د بیلګې په توګه هر 12 میاشتې یا کله چې لوی بدلونونه رامنځته شي.
د دې پر بنسټ ارزونه ترسره کړئ:
- د داخلي/بهرني تفتیش موندنې
- د سرغړونو پیښې او قضیې
- د کارمندانو او مدیرانو نظرونه
- د پروسې اغیزمنتوب (که دا ډیره پیچلې وي یا غیر اړونده)
تعدیل شوې پالیسي باید بیا ټولنیزه شي، په نوې نسخه سره نښه شي، او زوړ نسخه باید له خپریدو څخه وباسي.
تړل
د شرکت د پالیسیو ډیزاین کول یوه ستراتیژیکه پروسه ده چې د سوداګرۍ لید، قانوني اطاعت، او عملیاتي واقعیتونه سره یوځای کوي. یوه ښه پالیسي یوازې یو رسمي سند نه دی، بلکې د یو ثابت، خوندي او تولیدي کاري کلتور د جوړولو لپاره یوه وسیله ده. د جوړښتي ګامونو سره - د اهدافو پوهیدل، لومړیتوبونه ټاکل، د روښانه مسودو رامینځته کول، د برخه اخیستونکو ښکیلتیا، او منظم نظارت ترسره کول - شرکتونه کولی شي هغه پالیسۍ ترلاسه کړي چې په ریښتیا سره کارول کیږي، پوهیدل کیږي، او په سازماني فعالیت باندې ریښتینې اغیزه لري.
که تاسو وغواړئ، زه کولی شم تاسو سره د شرکت د پالیسۍ نمونې ټیمپلیټ (د مثال په توګه، د رخصتۍ پالیسي، د معلوماتي ټکنالوژۍ د وسیلو کارولو پالیسي، یا د چلند کوډ) ستاسو د صنعت او شرکت اندازې سره سم جوړ کړم.
