ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਗਾਈਡ
ਇੱਕ ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸਿਰਫ਼ ਤਕਨੀਕੀ ਰਣਨੀਤੀ, ਡਿਜ਼ਾਈਨ, ਜਾਂ ਫੀਲਡ ਐਗਜ਼ੀਕਿਊਸ਼ਨ ਬਾਰੇ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਚਲਾਏ ਗਏ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਮਜ਼ਬੂਤ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਹੁੰਦਾ ਹੈ: ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਗਠਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਸਪੱਸ਼ਟ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਿਤ ਲਾਗਤ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ, ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਜੋਖਮ ਨਿਯੰਤਰਣ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਅਕਸਰ "ਪਰਦੇ ਪਿੱਛੇ" ਕੰਮ ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਫੈਸਲਿਆਂ ਅਤੇ ਅੰਤਰ-ਟੀਮ ਤਾਲਮੇਲ ਲਈ ਨੀਂਹ ਵਜੋਂ ਕੰਮ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਲੇਖ ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਲਈ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਕਵਰ ਕਰਦਾ ਹੈ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੱਕ।
1. ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਇੱਕ ਪ੍ਰਬੰਧਕੀ ਢਾਂਚਾ ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ
ਪਹਿਲਾ ਕਦਮ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਢਾਂਚਾ ਸਥਾਪਤ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ 'ਤੇ , ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਦੀ ਗਿਣਤੀ, ਲੈਣ-ਦੇਣ ਦੀ ਮਾਤਰਾ ਅਤੇ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਦੀ ਬਾਰੰਬਾਰਤਾ ਦੇ ਕਾਰਨ ਜਟਿਲਤਾ ਵਧਦੀ ਹੈ। ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਢਾਂਚੇ ਵਿੱਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ, ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਅਤੇ ਸੰਚਾਰ ਚੈਨਲ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
ਕੁਝ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਲੋੜੀਂਦੀਆਂ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਭੂਮਿਕਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ: ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ (ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਅਤੇ ਸੰਚਾਰ ਪ੍ਰਬੰਧਕ), ਲਾਗਤ ਕੰਟਰੋਲਰ, ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ, ਅਤੇ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਕੋਆਰਡੀਨੇਟਰ। ਜੇਕਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਕਰਾਸ-ਸਾਈਟ ਹੈ, ਤਾਂ ਕੇਂਦਰੀ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਕੇਂਦਰ ਨਾਲ ਜੁੜੀ ਹਰੇਕ ਸਾਈਟ 'ਤੇ ਇੱਕ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ ਰੱਖਣ ਬਾਰੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ।
ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਇੱਕ RACI ਮੈਟ੍ਰਿਕਸ (ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ, ਜਵਾਬਦੇਹ, ਸਲਾਹ-ਮਸ਼ਵਰਾ ਕੀਤਾ, ਸੂਚਿਤ) ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਜੋ ਹਰੇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ - ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਵਿੱਚ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਤੱਕ - ਦੀ ਇੱਕ ਸਪੱਸ਼ਟ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਹੋਵੇ ਅਤੇ ਕੋਈ ਓਵਰਲੈਪ ਨਾ ਹੋਵੇ।
2. ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਬਣਾਉਣਾ (ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਿਯੰਤਰਣ)
ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤਿਆਰ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ, ਦੁਕਾਨ ਦੇ ਡਰਾਇੰਗ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ, ਕੰਮ ਦੀਆਂ ਹਦਾਇਤਾਂ, ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਅਤੇ ਇੱਥੋਂ ਤੱਕ ਕਿ ਰਸਮੀ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਵੀ। ਇੱਕ ਚੰਗੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਗਠਿਤ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ, ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਸੰਸਕਰਣ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਦਾ ਜੋਖਮ ਵੱਧ ਜਾਂਦਾ ਹੈ - ਅਤੇ ਨਤੀਜੇ ਮਹਿੰਗੇ ਹੋ ਸਕਦੇ ਹਨ।
ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਿਯੰਤਰਣ ਵਿੱਚ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸਿਧਾਂਤਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਮਿਆਰੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੰਬਰਿੰਗ (ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ: ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਿਸਮ–ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਕੋਡ–ਮਿਤੀ–ਸੰਸਕਰਣ)।
– ਸਾਫ਼ ਸੰਸਕਰਣ ਅਤੇ ਸੋਧਾਂ (ਸੰਸ਼ੋਧਨ ਇਤਿਹਾਸ ਲਾਜ਼ਮੀ ਹੈ)।
- ਸੱਚਾਈ ਦਾ ਇੱਕ ਸਿੰਗਲ ਸਰੋਤ, ਆਦਰਸ਼ਕ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸ਼ੇਅਰਪੁਆਇੰਟ, ਸਟ੍ਰਕਚਰਡ ਗੂਗਲ ਡਰਾਈਵ, ਜਾਂ ਇੱਕ ਸਮਰਪਿਤ DMS ਸਿਸਟਮ ਵਰਗੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਰਾਹੀਂ।
- ਬਹੁ-ਪੱਧਰੀ ਪਹੁੰਚ ਅਧਿਕਾਰ, ਤਾਂ ਜੋ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਲਾਪਰਵਾਹੀ ਨਾਲ ਨਾ ਵੰਡਿਆ ਜਾਵੇ।
- ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸੰਭਾਲਣ ਸਮੇਤ SOPs ਨੂੰ ਪੁਰਾਲੇਖਬੱਧ ਕਰਨਾ।
ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ ਕਿ ਕਿਹੜੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਕਿਸਮਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਕਿਹੜੇ ਸਿਰਫ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਲਈ ਹਨ। ਇਹ ਵਰਕਫਲੋ ਨੂੰ ਤੇਜ਼ ਕਰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ ਦੀਆਂ ਰੁਕਾਵਟਾਂ ਨੂੰ ਘਟਾਉਂਦਾ ਹੈ।
3. ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਅਤੇ ਖਰੀਦ
ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਦਾ ਦਿਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ, ਜੋ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ, ਲਾਗਤਾਂ ਅਤੇ ਕਾਨੂੰਨੀ ਜੋਖਮਾਂ ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਤ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਹਰੇਕ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਵਿੱਚ ਵਿਆਪਕ ਅੰਤਿਕਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ: ਸਕੋਪ, ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ, ਗੁਣਵੱਤਾ ਮਿਆਰ, ਭੁਗਤਾਨ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ, ਜੁਰਮਾਨੇ ਦੀਆਂ ਧਾਰਾਵਾਂ, ਪਰਿਵਰਤਨ ਆਦੇਸ਼, ਅਤੇ ਦਾਅਵਿਆਂ ਦੀਆਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ।
ਪਾਡਾ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ, ਚੰਗੇ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਟੈਂਡਰ ਦਸਤਾਵੇਜ਼/ਕੋਟੇਸ਼ਨ ਲਈ ਬੇਨਤੀ (RFQ/RFP)
- ਪਾਰਦਰਸ਼ੀ ਵਿਕਰੇਤਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਸੂਚੀ (ਤਕਨੀਕੀ ਅਤੇ ਵਪਾਰਕ ਮਾਪਦੰਡ)
- ਸਪਸ਼ਟੀਕਰਨ ਅਤੇ ਗੱਲਬਾਤ ਦੇ ਮਿੰਟ
- ਖਰੀਦ ਆਰਡਰ (PO) ਜੋ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹੋਵੇ
- ਸਾਮਾਨ/ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ ਦੀ ਰਿਕਾਰਡਿੰਗ (GRN/BAST)
- ਵਿਕਰੇਤਾ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਨਿਗਰਾਨੀ (SLA ਜਾਂ KPI)
ਮੁੱਖ ਅਭਿਆਸ: ਹਿੱਤਾਂ ਦੇ ਟਕਰਾਅ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਅਤੇ ਅੰਦਰੂਨੀ ਨਿਯੰਤਰਣਾਂ ਨੂੰ ਮਜ਼ਬੂਤ ਕਰਨ ਲਈ ਵਸਤੂਆਂ/ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੀ ਪ੍ਰਾਪਤੀ (ਤਸਦੀਕ) ਤੋਂ ਖਰੀਦ ਅਧਿਕਾਰ (ਮਨਜ਼ੂਰੀ) ਨੂੰ ਵੱਖਰਾ ਕਰਨਾ।
4. ਬਜਟ, ਲਾਗਤ, ਅਤੇ ਨਕਦ ਪ੍ਰਵਾਹ ਪ੍ਰਬੰਧਨ
ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ 'ਤੇ, ਨਕਦੀ ਦਾ ਪ੍ਰਵਾਹ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਬਚਾਅ ਲਈ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਤੀ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ, ਰਿਕਾਰਡ-ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ ਨੂੰ ਜੋੜਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸੇ:
- ਬੇਸਲਾਈਨ ਬਜਟ: ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਪ੍ਰਵਾਨਿਤ ਬਜਟ।
- ਲਾਗਤ ਵੰਡ ਢਾਂਚਾ (CBS): ਪ੍ਰਤੀ ਕੰਮ ਪੈਕੇਜ ਲਾਗਤਾਂ ਦੀ ਮੈਪਿੰਗ।
- ਵਚਨਬੱਧਤਾ ਬਨਾਮ ਅਸਲ ਲਾਗਤ: ਉਹ ਲਾਗਤਾਂ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਇਕਰਾਰਨਾਮਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ ਬਨਾਮ ਉਹ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦਾ ਭੁਗਤਾਨ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਹੈ।
- ਭਵਿੱਖਬਾਣੀ: ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਅੰਤ ਤੱਕ ਅਨੁਮਾਨਿਤ ਲਾਗਤਾਂ (ਪੂਰਾ ਹੋਣ 'ਤੇ ਅਨੁਮਾਨ)।
ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਇਨਵੌਇਸ ਤਸਦੀਕ, ਪ੍ਰਗਤੀ ਪਾਲਣਾ, ਅਤੇ ਸਹਾਇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀ ਸੰਪੂਰਨਤਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। ਅਨੁਸ਼ਾਸਨ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਲਈ, ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਤੀ ਕੈਲੰਡਰ ਸਥਾਪਤ ਕਰੋ: ਕੱਟ-ਆਫ ਪੀਰੀਅਡ, ਭੁਗਤਾਨ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ, ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਸਮੀਖਿਆ ਮੀਟਿੰਗਾਂ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ, ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਜਾਂ ਮਾਸਿਕ)।
5. ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਅਤੇ ਪ੍ਰਗਤੀ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ
ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਵਿੱਚ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਸਮਾਂ-ਰੇਖਾ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ ਹੋਰ ਵੀ ਬਹੁਤ ਕੁਝ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਪ੍ਰਗਤੀ ਡੇਟਾ ਦੀ ਇਕਸਾਰਤਾ ਨੂੰ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣਾ ਵੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕੰਮ ਦੇ ਪੈਕੇਜਾਂ, ਸਰੋਤਾਂ ਅਤੇ ਨਿਰਭਰਤਾਵਾਂ ਨਾਲ ਜੁੜੇ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀਆਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
ਮੁੱਖ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜੋ ਮੌਜੂਦ ਹੋਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ:
- ਮਾਸਟਰ ਸ਼ਡਿਊਲ
- ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ/ਦੋ-ਹਫ਼ਤਾਵਾਰੀ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ (ਅੱਗੇ ਦੇਖੋ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ)
- ਪ੍ਰਗਤੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ (ਭੌਤਿਕ ਅਤੇ ਵਿੱਤੀ)
- ਤਾਲਮੇਲ ਮੀਟਿੰਗਾਂ ਦੇ ਮਿੰਟ ਅਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਸੂਚੀਆਂ
ਸਹੀ ਪ੍ਰਗਤੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ, ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਹੀ ਮਾਪ ਵਿਧੀ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ—ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ, ਵਜ਼ਨ, ਜਾਂ ਮਾਪਣਯੋਗ ਕੰਮ ਦੀ ਮਾਤਰਾ ਦੇ ਅਧਾਰ ਤੇ। ਅਜਿਹੀਆਂ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜੋ ਸਿਰਫ਼ ਬਿਰਤਾਂਤਕ ਹਨ ਅਤੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਮਾਤਰਾਤਮਕ ਡੇਟਾ ਦੀ ਘਾਟ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਲੈਣ ਨੂੰ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਬਣਾਏਗਾ ।
6. ਕੰਟਰੋਲ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਬਦਲੋ
ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਗਭਗ ਹਮੇਸ਼ਾ ਬਦਲਾਅ ਦਾ ਅਨੁਭਵ ਕਰਦੇ ਹਨ: ਡਿਜ਼ਾਈਨ, ਦਾਇਰੇ, ਕੰਮ ਦੇ ਤਰੀਕਿਆਂ, ਜਾਂ ਸਾਈਟ ਦੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ। ਬਦਲਾਅ ਨਿਯੰਤਰਣ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ, ਛੋਟੀਆਂ ਤਬਦੀਲੀਆਂ ਵੀ ਲਾਗਤ ਵਿੱਚ ਵਾਧਾ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।
ਕੰਟਰੋਲ ਸਿਸਟਮ ਬਦਲੋ ਚੰਗਾ ਵਾਲਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਬੇਨਤੀ ਫਾਰਮ ਬਦਲੋ
- ਲਾਗਤ, ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਜੋਖਮ ਪ੍ਰਭਾਵ ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ
- ਟਾਇਰਡ ਪ੍ਰਵਾਨਗੀ (ਪਰਿਵਰਤਨ ਮੁੱਲ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ)
- ਬੇਸਲਾਈਨ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਅਪਡੇਟ ਕਰੋ (ਬਜਟ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ)
- ਪੂਰਾ ਆਡਿਟ ਟ੍ਰੇਲ
ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸਿਧਾਂਤ: ਕੋਈ ਵੀ ਤਬਦੀਲੀ ਦਾ ਕੰਮ ਬਿਨਾਂ ਅਧਿਕਾਰ ਦੇ ਨਹੀਂ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ (ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਦੁਆਰਾ ਨਿਯੰਤ੍ਰਿਤ ਐਮਰਜੈਂਸੀ ਸਥਿਤੀਆਂ ਨੂੰ ਛੱਡ ਕੇ)। ਇਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨੂੰ ਬੇਕਾਬੂ ਦਾਅਵਿਆਂ ਤੋਂ ਬਚਾਉਂਦਾ ਹੈ।
7. ਜੋਖਮ, ਗੁਣਵੱਤਾ, ਅਤੇ ਪਾਲਣਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ
ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਨੂੰ ਇਹ ਦਰਸਾਉਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਗੁਣਵੱਤਾ ਦੇ ਮਿਆਰਾਂ ਅਤੇ ਨਿਯਮਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਕੰਮ ਕਰ ਰਿਹਾ ਹੈ। ਇਸ ਵਿੱਚ ਗੁਣਵੱਤਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਗੁਣਵੱਤਾ ਯੋਜਨਾ, ਨਿਰੀਖਣ ਟੈਸਟ ਯੋਜਨਾ (ITP), ਅਤੇ ਨਿਰੀਖਣ ਰਿਕਾਰਡਾਂ ਦੀ ਤਿਆਰੀ ਅਤੇ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।
ਜੋਖਮਾਂ ਲਈ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕ ਇਹਨਾਂ ਦੀ ਸਿਰਜਣਾ ਦਾ ਸਮਰਥਨ ਕਰਦੇ ਹਨ:
- ਜੋਖਮ ਰਜਿਸਟਰ (ਜੋਖਮ ਸੂਚੀ, ਪ੍ਰਭਾਵ ਪੱਧਰ, ਘਟਾਉਣਾ)
- ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਆਈਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਲਈ ਮੁੱਦਾ ਲਾਗ
- ਪੀਆਈਸੀ ਅਤੇ ਨਿਯਤ ਮਿਤੀ ਦੇ ਨਾਲ ਘੱਟ ਕਰਨ ਦੀ ਫਾਲੋ-ਅੱਪ
ਜੇਕਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਿੱਚ ਪਰਮਿਟ, K3, ਵਾਤਾਵਰਣ ਸੰਬੰਧੀ ਮੁੱਦੇ, ਜਾਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਆਡਿਟ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ, ਤਾਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਸਾਰੇ ਸਬੂਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਦਰਜ ਹਨ। ਸਾਫ਼-ਸੁਥਰਾ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਆਡਿਟ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦੇਵੇਗਾ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵੀ ਪਾਬੰਦੀਆਂ ਨੂੰ ਘਟਾਏਗਾ।
8. ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਅਤੇ ਹਿੱਸੇਦਾਰ ਸੰਚਾਰ
ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ ਇਕਸਾਰ ਅਤੇ ਭਰੋਸੇਮੰਦ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇੱਕ ਮਿਆਰੀ ਰਿਪੋਰਟ ਫਾਰਮੈਟ ਬਣਾਓ ਤਾਂ ਜੋ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਸਮੇਂ ਦੇ ਨਾਲ ਰੁਝਾਨਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰ ਸਕੇ।
ਆਮ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਰਿਪੋਰਟ: ਤਰੱਕੀ, ਰੁਕਾਵਟਾਂ, ਅਗਲੇ ਹਫ਼ਤੇ ਦੀਆਂ ਯੋਜਨਾਵਾਂ
- ਮਾਸਿਕ ਰਿਪੋਰਟਾਂ: ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ, ਲਾਗਤਾਂ, ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀਆਂ, ਜੋਖਮਾਂ ਅਤੇ ਦਾਅਵਿਆਂ ਦਾ ਸਾਰ
- ਕੇਪੀਆਈ ਡੈਸ਼ਬੋਰਡ: ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਭਟਕਣਾ, ਲਾਗਤ ਭਟਕਣਾ, ਉਤਪਾਦਕਤਾ, ਗੁਣਵੱਤਾ, ਸੁਰੱਖਿਆ
ਲਿਖਤੀ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਸੰਚਾਰ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਵਿੱਚ ਅਧਿਕਾਰਤ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ, ਮੀਟਿੰਗ ਦੇ ਮਿੰਟ, ਅਤੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਈਮੇਲ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦੇ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਪੁਰਾਲੇਖਬੱਧ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਸੰਚਾਰ ਕਦੋਂ ਰਸਮੀ (ਰਸਮੀ ਪੱਤਰ) ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਕਦੋਂ ਅੰਦਰੂਨੀ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਬਾਰੇ ਇੱਕ ਨੀਤੀ ਹੈ।
9. ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਬੰਦ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਸੌਂਪਣਾ
ਸਮਾਪਤੀ ਪੜਾਅ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਨਜ਼ਰਅੰਦਾਜ਼ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਫਿਰ ਵੀ ਇਹ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਕੀ ਸਫਲਤਾ ਲਈ ਬਹੁਤ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਸਮਾਪਤੀ ਵਿੱਚ ਕੰਮ ਸੌਂਪਣਾ, ਅੰਤਿਮ ਭੁਗਤਾਨ ਦੀ ਤਸਦੀਕ ਕਰਨਾ, ਅਤੇ ਕਾਰਜਾਂ ਜਾਂ ਰੱਖ-ਰਖਾਅ ਲਈ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਇਕਜੁੱਟ ਕਰਨਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ।
ਆਮ ਸਮਾਪਤੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼:
- ਸੌਂਪਣ ਦੇ ਅਸਥਾਈ ਅਤੇ ਅੰਤਿਮ ਮਿੰਟ (BAST)
- ਜਿਵੇਂ-ਬਣਾਇਆ ਡਰਾਇੰਗ / ਅੰਤਿਮ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਖੇਤਰ ਸੰਸਕਰਣ
- ਸੰਚਾਲਨ ਅਤੇ ਰੱਖ-ਰਖਾਅ ਮੈਨੂਅਲ (O&M ਮੈਨੂਅਲ)
- ਪੰਚ ਸੂਚੀ ਅਤੇ ਸੰਪੂਰਨਤਾ ਦਾ ਸਬੂਤ
- ਅੰਤਿਮ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਰਿਪੋਰਟ
- ਇਕਰਾਰਨਾਮਿਆਂ, ਜੋੜਾਂ, ਦਾਅਵਿਆਂ ਅਤੇ ਪੱਤਰ ਵਿਹਾਰ ਦੇ ਪੁਰਾਲੇਖ
ਇੱਕ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਦੋਂ ਹੀ "ਮੁਕੰਮਲ" ਮੰਨਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਭੌਤਿਕ ਕੰਮ ਪੂਰਾ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਉਦੋਂ ਵੀ ਜਦੋਂ ਸਾਰੀਆਂ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ੀ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਪੂਰੀਆਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
ਸਿੱਟਾ
ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦਾ ਦਿਮਾਗੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਹੈ: ਯੋਜਨਾਬੰਦੀ ਨੂੰ ਅਮਲ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ, ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਫੈਸਲਿਆਂ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ, ਅਤੇ ਖੇਤਰੀ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਨੂੰ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀਆਂ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀਆਂ ਨਾਲ ਜੋੜਨਾ। ਇੱਕ ਸਪੱਸ਼ਟ ਭੂਮਿਕਾ ਢਾਂਚੇ, ਅਨੁਸ਼ਾਸਿਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨਿਯੰਤਰਣ, ਮਜ਼ਬੂਤ ਲਾਗਤ ਪ੍ਰਬੰਧਨ, ਦ੍ਰਿੜ ਤਬਦੀਲੀ ਨਿਯੰਤਰਣ, ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਰਿਪੋਰਟਿੰਗ ਦੇ ਨਾਲ, ਵੱਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਵਧੇਰੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨਯੋਗ ਅਤੇ ਜਵਾਬਦੇਹ ਬਣ ਜਾਂਦੇ ਹਨ। ਪਹਿਲੇ ਦਿਨ ਤੋਂ ਹੀ ਪ੍ਰਸ਼ਾਸਨ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਲਗਾਉਣ ਨਾਲ ਟਕਰਾਅ ਘੱਟ ਜਾਵੇਗਾ, ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਵਿੱਚ ਤੇਜ਼ੀ ਆਵੇਗੀ , ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਸਮੇਂ ਸਿਰ, ਗੁਣਵੱਤਾ ਅਤੇ ਬਜਟ ਦੇ ਅੰਦਰ ਪੂਰਾ ਹੋਣ ਦੀਆਂ ਸੰਭਾਵਨਾਵਾਂ ਵਧ ਜਾਣਗੀਆਂ।
ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੋ, ਤਾਂ ਮੈਂ ਵਿਹਾਰਕ ਟੈਂਪਲੇਟ ਵੀ ਬਣਾ ਸਕਦਾ ਹਾਂ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੰਬਰਿੰਗ, ਹਫਤਾਵਾਰੀ ਰਿਪੋਰਟ ਫਾਰਮੈਟ, ਤਬਦੀਲੀ ਬੇਨਤੀਆਂ, ਜੋਖਮ ਰਜਿਸਟਰ) ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਗਾਈਡ ਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਲਾਗੂ ਕਰ ਸਕੋ।
