Regnskapsføring av kontanter og kontantekvivalenter
Kontanter og kontantekvivalenter er livsnerven i et selskaps økonomi. Nesten alle forretningsaktiviteter – fra å motta kundebetalinger og betale leverandører til å betale ansatte og tilbakebetale lån – reduserer kontantstyringen. Fordi det er den mest likvide og lett misbrukte, er kontanter også en av de mest reviderte og strengt kontrollerte kontoene. Denne artikkelen diskuterer definisjonen av kontanter og kontantekvivalenter, dens komponenter, regnskapsbehandling og interne kontrollpraksiser som er avgjørende for nøyaktig og pålitelig økonomisk rapportering .
Forståelse av kontanter og kontantekvivalenter
Generelt sett er kontanter kontanter og saldoer tilgjengelig for umiddelbar bruk. Kontanter inkluderer både kontanter i kassen og kontanter i bank. I balansen presenteres kontanter som en omløpsmiddel fordi de kan brukes når som helst til å finansiere selskapets drift.
Kontantekvivalenter er kortsiktige investeringer som er svært likvide, lett kan konverteres til kontanter i et visst beløp, og har en ubetydelig risiko for verdisvingninger. I hovedsak er kontantekvivalenter "nesten det samme" som kontanter fordi de kan likvideres raskt og trygt.
I henhold til mange regnskapsstandarder har kontantekvivalenter vanligvis svært korte løpetider, vanligvis tre måneder eller mindre fra anskaffelsesdatoen. Denne løpetiden er viktig for at instrumentet virkelig skal gjenspeile høy likviditet og lav risiko.
Kontantkomponenter
Kontanter i praksis kan ta flere former:
1. Kontanter: sedler og mynter som oppbevares i en småkasse eller et pengeskap.
2. Bankkontosaldo: sjekk- eller sparekonto som kan tas ut når som helst.
3. Sjekker og giroregninger som er mottatt og kan innløses umiddelbart (hvis det ikke er noen problemer).
4. Småpenger: midler som er satt av til små rutineutgifter, for eksempel lokale transportkostnader, møteutgifter eller innkjøp av kontorrekvisita.
Det er imidlertid viktig å merke seg at ikke alle midler i en bank automatisk klassifiseres som kontanter. Bundne kontantbeholdninger – som sperrede midler, garantimidler eller midler som bare kan brukes til bestemte formål – må ofte presenteres separat eller opplyses tilstrekkelig i notene til regnskapet, avhengig av restriksjonenes art.
Kontantekvivalente komponenter
Kontantekvivalenter inkluderer vanligvis svært likvide instrumenter med lav risiko, som for eksempel:
– Svært kortsiktige innskudd (f.eks. 1 måned eller 3 måneder) som kan innløses uten betydelige gebyrer.
– Pengemarkedspapirer som forfaller på kort sikt og har lav kredittrisiko.
– Andre pengemarkedsinstrumenter som raskt kan konverteres til kontanter til en nesten viss verdi.
Instrumenter som ordinære aksjer regnes ikke som kontantekvivalenter fordi verdien deres svinger. Langsiktige obligasjoner er heller ikke kontantekvivalenter fordi de har ulik risiko for verdisvingninger og likviditet.
Anerkjennelse og måling
I regnskapsføring innregnes kontanter og kontantekvivalenter når et selskap oppnår kontroll over kontantene eller kontantekvivalentinstrumentene. Målinger bruker vanligvis nominell verdi for kontanter og en balanseført verdi som tilsvarer virkelig verdi for kontantekvivalenter. Fordi kontantekvivalenter er kortvarige og har lav risiko, er verdiforskjellen vanligvis ubetydelig.
Avgjørende for rapportering er å sikre riktig klassifisering av eiendeler: om et instrument er klassifisert som kontanter, kontantekvivalenter, kortsiktige investeringer eller andre eiendeler. Feilklassifisering kan påvirke et selskaps likviditets- og økonomiske helseanalyse.
Registrering av kontanttransaksjoner
Daglige kontanttransaksjoner registreres via en debet- og kreditmekanisme. Et enkelt eksempel:
– Kontantinntekter fra kontantsalg
Debet: Kontanter
Kreditt: Salg
– Kontantinntekter fra oppgjør av kundefordringer
Debet: Kontanter
Kreditt: Kundefordringer
– Betaling til leverandører
Debet: Leverandørgjeld
Kreditt: Kontanter
– Betaling av driftsutgifter (f.eks. strøm, husleie)
Debet: Utgifter (strøm/leie)
Kreditt: Kontanter
I praksis bruker bedrifter vanligvis kassebøker eller kontant-/bankmoduler i regnskapssystemer for å registrere transaksjoner kronologisk, ledsaget av tilstrekkelig transaksjonsdokumentasjon (fakturaer, kvitteringer, overføringsbevis).
Småkassesystemet: Forskuddskonto og fluktuerende
Småkassen forvaltes vanligvis ved hjelp av to metoder:
1. Forskuddssystem
I dette systemet holdes kassebeholdningen på et fast beløp. Utgifter til kassebeholdningen registreres ved hjelp av utbetalingsslipper, og når midlene går tom, fylles kassebeholdningen på med beløpet på utbetalingsslippen.
Regnskapsposteringer gjøres vanligvis ved påfylling:
Debet: Relaterte utgifter (transport, kontorrekvisita osv.)
Kreditt: Kontanter/Bank
2. Fluktuerende system
Utgifter til småkassen registreres umiddelbart etter at de oppstår, slik at saldoen på småkassekontoen kan svinge basert på transaksjoner. Dette systemet brukes mindre ofte fordi det er vanskeligere å kontrollere.
Forskuddssystemet anses ofte som bedre for kontroll fordi det forenkler avstemming mellom fysiske kontanter og bevis på utgifter.
Bankavstemming
En av de viktigste prosedyrene i kontantregnskap er bankavstemming, som innebærer å matche kontantbeholdningen i henhold til selskapets regnskap med saldoen i henhold til kontoutskriften. Avstemming er nødvendig på grunn av tidsforskjeller og transaksjoner som ikke har blitt registrert av noen av partene, for eksempel:
– Innskudd underveis: er registrert av selskapet, har ennå ikke kommet inn i banken.
– Utestående sjekker: har blitt registrert av selskapet som betalinger, men er ennå ikke innløst.
– Bankadministrasjonsgebyrer: registrert i banken, ikke registrert av selskapet ennå.
– Bankrenter: renteinntekter registrert i banken, men ikke registrert av selskapet ennå.
– Avvist sjekk eller sjekk som ikke er godkjent: banken avviser utbetalingen, selskapet må justere fordringene.
– Registreringsfeil fra selskapets eller bankens side.
Resultatene av avstemmingen produserer vanligvis justeringsjournaler, for eksempel for bankadministrasjonsgebyrer eller renteinntekter som nettopp er oppdaget fra kontoutskriften.
I balansen presenteres kontanter og kontantekvivalenter som én post, «Kontanter og kontantekvivalenter». I notene til regnskapet opplyser selskaper ofte om:
– Regnskapsprinsipper for definisjonen av kontantekvivalenter.
– Detaljer om kontanter og kontantekvivalente komponenter.
– Restriksjoner på kontanter, hvis noen.
– Relevante likviditetsrisikoer og kontantstyring.
Kontanter og kontantekvivalenter er også nært knyttet til kontantstrømoppstillingen. Faktisk må definisjonen av kontanter og kontantekvivalenter som brukes i balansen være i samsvar med definisjonen som brukes ved utarbeidelsen av kontantstrømoppstillingen. Endringer i kontanter og kontantekvivalenter i løpet av perioden må forklares gjennom kontantstrømmer fra drift, investering og finansiering.
Intern kontroll over kontanter
Fordi kontanter er mest sårbare for svindel, må selskaper implementere sterke interne kontroller, inkludert:
1. Funksjonsdeling: personen som mottar kontanter bør være forskjellig fra personen som registrerer transaksjoner og forskjellig fra personen som foretar bankavstemming.
2. Lagdelt autorisasjon: betalinger av et visst beløp må godkjennes av en autorisert tjenestemann.
3. Fullstendig dokumentasjon: alle kvitteringer/utgifter må støttes av gyldig dokumentasjon.
4. Daglige innskudd: Kontanter mottatt bør umiddelbart settes inn i banken for å redusere risiko.
5. Begrensninger for fysisk tilgang: safer, småkasser, bankpoletter og overføringsautorisasjoner er strengt bevoktet.
6. Rutinemessig avstemming: bankavstemming gjøres med jevne mellomrom (ideelt sett månedlig eller oftere).
7. Interne revisjoner og uanmeldte kontroller: Tilfeldige kassekontroller er effektive for å forhindre misbruk.
Lukking
Regnskapsføring av kontanter og kontantekvivalenter er mer enn bare å registrere kontantstrømmer inn og ut. Det omfatter riktig klassifisering, disiplinert journalføring, nøyaktige bankavstemminger, transparent presentasjon og tilstrekkelig internkontroll. Med riktig kontantstyring kan selskaper opprettholde likviditet, redusere risikoen for svindel og forbedre påliteligheten til regnskapet . Til syvende og sist danner kvaliteten på informasjon om kontanter og kontantekvivalenter et kritisk grunnlag for beslutningstaking fra ledelse, investorer og kreditorer.
