Тиісті әкімшілік жоспарды қалай құруға болады
Әкімшілік жоспар мемлекеттік мекемелер мен мектептерде ұйымды, бизнесті, жұмыс бағдарламасын немесе іс-шараларды жүргізудің маңызды негізі болып табылады. Анық әкімшілік жоспар болмаса, жұмыс оңай қабаттасып, құжаттар жоғалып кетуі, бекіту процестері баяулауы және шешім қабылдау көбінесе болжамдарға негізделуі мүмкін. Керісінше, тиісті әкімшілік жоспар әрбір процестің оңтайландырылғанын, өлшенетінін және есеп беретінін қамтамасыз етуге көмектеседі. Бұл мақалада мақсат қоюдан бастап мерзімді бағалауға дейінгі тиімді әкімшілік жоспарды әзірлеудің практикалық қадамдары талқыланады.
1. Әкімшіліктің мәні мен ауқымын түсіну
Бірінші қадам - сіздің ортаңызда әкімшіліктің нені білдіретінін түсіну. Әкімшілік тек хат алмасуды ғана емес, сонымен қатар деректерді басқаруды, мұрағаттауды, негізгі қаржыны, түгендеуді, кесте құруды, адами ресурстарды басқаруды, есеп беруді және тіпті қызмет көрсету стандартының жұмыс процедураларын (SOP) қамтиды. Нақты ауқым басымдықтарды белгілеуді және сіздің қажеттіліктеріңізге сәйкес келетін жоспарды әзірлеуді жеңілдетеді .
Мысалы, шағын компанияның әкімшілік жоспары есеп айырысуға, келісімшарттарды толтыруға және қарапайым бухгалтерлік есепке баса назар аударуы мүмкін. Мектеп академиялық әкімшілікке, студенттермен жұмыс істеуге және ата-аналармен хат алмасуға көбірек көңіл бөлуі мүмкін.
2. Нақты және өлшенетін мақсаттарды қойыңыз
Тиісті әкімшілік жоспардың айқын мақсаттары болуы керек. Көптеген жоспарлар тым жалпы мақсаттар болғандықтан, мысалы, «әкімшілік тиімділікті арттыру» сияқты, сәтсіздікке ұшырайды. Тиімдірек мақсаттар нақты және өлшенетін болуы керек.
SMART (нақты, өлшенетін, қол жеткізуге болатын, тиісті, уақытпен шектелген) сияқты қарапайым тәсілді қолданыңыз. Мысалы:
– Құжаттарды іздеу уақыты 2 айда 15 минуттан 3 минутқа дейін қысқарды.
– 1 семестрдегі кіріс/шығыс хаттардың 100%-ы үшін әріп нөмірлеу жүйесін енгізу және мұрағаттау.
– Пайдалану шығындарын тапсыру үшін SOP дайындаңыз және тапсырулардың 90%-ы ең көбі 2 жұмыс күні ішінде аяқталуын қамтамасыз етіңіз.
Мұндай мақсаттар бағалауды жеңілдетеді және командаға нақты бағыт береді.
3. Ағымдағы жағдайды талдау
Бұрын жоспар құру, ағымдағы әкімшілік жағдайларды картаға түсіріңіз. Қарапайым әдісті қолдануға болады: бақылау жұмыс процесі, қызметкерлермен сұхбат және құжаттарды тексеру. Келесі сұрақтарға назар аударыңыз:
– Қандай құжаттар жиі қолданылады?
– Ең көп таралған мәселелер қандай (құжаттардың жоғалуы, деректердің қайталануы, кідірістер)?
– Қайсысын бекіту процесі ең ұзақ уақытты алады?
– Қандай қолданбалар немесе құралдар қолданылады (нұсқаулық, электрондық кесте, арнайы бағдарламалық жасақтама)?
– Әрбір процесс үшін кім жауапты?
Бұл талдаудан сіз ең көп жақсартуды қажет ететін «қиындықтарды» анықтайсыз. Бұл әкімшілік жоспардың қағаз жүзіндегі идеал емес, шынайы және мақсатты болуына көмектеседі.
4. Әкімшілік қажеттіліктер тізімін дайындаңыз
Бастапқы шарттарды анықтағаннан кейін, әкімшілік қажеттіліктердің санаттары бойынша тізімін жасаңыз. Санаттардың мысалдары:
– Құжаттар мен мұрағаттар: кіріс/шығыс хаттар, келісімшарттар, хаттамалар, есептер.
– Деректер мен ақпарат: тұтынушы/студент дерекқоры, қызметкерлер туралы деректер, қор деректері.
– Әкімшілік қаржы: ұсақ ақша, мәміле дәлелдемелері, шығындарды қорытындылау.
– Ішкі қызметтер: демалысқа өтініштер, тауарларды сатып алу, жөндеуге өтініштер.
– Сыртқы қызметтер: ресми хаттар, ақпарат сұраулары, мемлекеттік қызметтер.
Бұл талаптар тізімі жасалатын жүйені, форматты және SOP-ты анықтау үшін материал ретінде пайдаланылады.
5. Тапсырмалардың құрылымын және бөлінуін жобалаңыз
Тиісті әкімшілік жоспар нақты рөлдерді талап етеді. Кім не істейтінін, кім мақұлдайтынын және кім қарайтынын анықтаңыз. RACI сияқты қарапайым матрицаны пайдаланыңыз:
– Жауапты: тапсырманы орындаушы.
– Жауапты: түпкілікті жауапты тұлға.
– Кеңес берілді: тарап пікір сұрады.
– Хабардар етілген: хабардар етілуі қажет тарап.
Тапсырмаларды осылай бөлу бір-бірімен қабаттасу немесе тапсырмаларды «ұстап жіберу» қаупін азайтады. Сонымен қатар, тапсырмалар мен өкілеттіктердің шекаралары айқын болғандықтан, команда өзін қауіпсіз сезінеді.
6. Негізгі процестер үшін SOP жасаңыз
Стандартты операциялық процедуралар (СОП) әкімшіліктің негізі болып табылады. Олар бірізділікті сақтайды, жаңа қызметкерлерді оқытуды жеделдетеді және есеп берушілікті арттырады. Ең әсерлі процестерге назар аударыңыз, мысалы:
– Кіріс және шығыс поштаға арналған SOP (жазбаға түсіру, жою, мұрағаттау).
– Құжаттарды мұрағаттау бойынша SOP (жіктеу кодтары, физикалық және сандық сақтау).
– Операциялық бюджеттерді ұсыну және бекіту бойынша SOP.
– Ай сайынғы немесе тоқсан сайынғы есептерді жасауға арналған SOP.
– Тауарларды қарызға алу және қайтару бойынша SOP.
Жұмыс жоспарлары ұзақ болуы міндетті емес. Ең бастысы, олар анық, тізбекті қадамдары болуы, жауапты тұлғалардың тізімі көрсетілуі және мүмкіндігінше стандартты қызмет көрсету уақытының болуы.
7. Тиімді файлдық жүйені анықтаңыз
Дұрыс мұрағаттау ұйымды «тез табуға» және «дәлелдеуге» мүмкіндік береді. Әкімшілік жоспары мыналарды қарастыруы керек:
– Құжаттарды жіктеу: мысалы, құжат түріне, жұмыс бірлігіне және жылына негізделген.
– Мұрағат коды: оңай іздеу үшін біркелкі нөмірлеу.
– Физикалық сақтау: қалталар, файл шкафтары, жапсырмалар және файл тізімдері.
– Сандық сақтау: құрылымдалған қалталар, бірыңғай файл атаулары және кіруді басқару.
– Құжаттарды сақтау: қандай құжаттар қанша уақыт сақталады және ережелерге сәйкес қашан жойылады.
Мүмкін болса, бірлесіп жұмыс істеуді жеңілдету үшін бұлтқа негізделген орталықтандырылған сақтау орнын пайдаланыңыз , бірақ деректер қауіпсіздігіне назар аударыңыз.
8. Жұмыс құралдарын және стандартты құжат пішімдерін таңдаңыз
Жақсы әкімшілік жоспар электрондық кестелер, құжаттарды басқару қосымшалары немесе қарапайым ERP жүйесі сияқты қолданылатын құралдарды да анықтайды. Сонымен қатар, бірыңғай құжат форматтарын жасаңыз, мысалы:
– Ресми хат үлгісі.
– Өтініш нысандары (шығындар, демалыс, артық жұмыс уақыты, сатып алу).
- Отырыс хаттамасының форматы.
– Кәдімгі есеп беру форматы.
Бұл стандарттау уақытты үнемдейді, себебі қызметкерлерге құжаттарды нөлден бастап жасаудың қажеті жоқ және енгізу қателерін азайтады.
9. Іске асыру кестесін және уақыт мақсатын жасаңыз
Әкімшілік жоспарды мерзім кестесі бар жұмыс жоспарына айналдыру қажет. Басымдықтарды анықтаңыз: алдымен немен жұмыс істеу керек және кезең-кезеңімен не істеу керек. Мысалы:
– 1–2 апта: әкімшілік шарттардың аудиті және құжаттарды картаға түсіру.
– 3–4 апта: кіріс/шығыс пошта және файл атау жүйесі үшін SOP дайындау.
– 2-ай: сандық мұрағаттау және қызметкерлерді оқытуды енгізу.
– 3-ай: нәтижелерді бағалау, жұмыстың жалпы ережелерін жетілдіру және есептер дайындау.
Осындай кестемен өзгеріс процесі көбірек шоғырланғандай сезіледі және прогресс мақсаттарын бақылауға болады.
10. Бағалау көрсеткіштері мен жетілдіру механизмдерін дайындаңыз
Тиісті әкімшілік жоспар әрқашан бағалау механизмін қамтиды. Қарапайым индикаторларды анықтаңыз, мысалы:
– Пайыздық тиісті түрде мұрағатталған құжаттар.
– Шығыс поштаны аяқтаудың орташа уақыты.
– Айына жоғалған/қайталанатын құжаттар саны.
– SOP талаптарына сәйкестік деңгейі.
Тұрақты бағалаулар жүргізіңіз (ай сайын немесе тоқсан сайын). Нәтижелер жұмыс жоспарларын жақсарту, форматтарды жаңарту немесе жұмыс жүктемелерін реттеу үшін пайдаланылады.
Қорытынды
Тиісті әкімшілік жоспарды әзірлеу тек атқарылатын істер тізімін жасау ғана емес; бұл ұйымдасқан, бірізді және оңай есеп беретін жүйені құру туралы. Ең бастысы - әкімшіліктің көлемін түсіну, өлшенетін мақсаттарды қою, бастапқы шарттарды картаға түсіру, рөлдерді нақты бөлу, стандартты операциялық процедураларды (SOP) әзірлеу, құжаттарды рәсімдеуді ұйымдастыру, форматтарды стандарттау және оларды мерзіммен және тұрақты бағалаумен енгізу. Дұрыс әкімшілік жоспармен ұйымдар тиімдірек жұмыс істейді, қателіктер қаупі азаяды, ал ішкі және сыртқы қызметтер жылдамырақ және кәсібирек болады.
Қаласаңыз, мен сізге осы мақаланы сіздің нақты жағдайыңызға (ауыл кеңсесі, мектеп, шағын және орта бизнес, студенттік кеңес немесе компания) бейімдеуге және SOP мысалдары мен пайдалануға дайын құжат форматтарын қосуға көмектесе аламын.
