Бизнестегі деректерге негізделген әкімшілік
Іскерлік бәсекелестіктің күшеюі жағдайында әкімшілікті тек әдетке, интуицияға немесе жылдар бойы қалыптасқан «ескі тәсілдерге» сүйене отырып жүзеге асыру мүмкін емес. Компаниялар – шағын және орта кәсіпорындар (ШОБ) да, корпорациялар да – шешімдерді тез, дәл және жауапкершілікпен қабылдауы керек. Міне, осы жерде деректерге негізделген әкімшілік маңызды рөл атқарады. Деректерге негізделген әкімшілік – бұл жоспарлау, енгізу, бағалау және шешім қабылдау негізі ретінде дәл, құрылымдалған және тиісті деректерге сүйенетін компанияның әкімшілік қызметін басқару тәсілі.
Деректерге негізделген әкімшіліктің мәні мен ауқымы
Әкімшілік көбінесе жазбаларды жазу, мұрағаттау, құжаттарды басқару, кесте құру, активтерді басқару, қаржы және тіпті ішкі ведомствоаралық қызметтерді қамтитын қызмет ретінде түсініледі. Деректерге негізделген әкімшілік енгізу кезінде осы қызметтердің барлығы өлшенетін ақпарат арқылы орындалады: транзакция деректері, қор деректері, жеткізу кідірістері, қызметкерлердің өнімділігі туралы деректер, пайдалану шығындары, тұтынушылардың шағымдары және т.б. Деректер тек жиналып қана қоймай, сонымен қатар пайдалы түсініктер алу үшін өңделеді.
Қолдану аясы кең, ол мыналарды қамтиды: қаржылық әкімшілік (ақша ағыны, дебиторлық берешек, кредиторлық берешек), операциялық әкімшілік (қор, логистика), кадрларды басқару (қатысу, өнімділік), маркетингті басқару (лидтер, конверсия) және тұтынушыларға қызмет көрсетуді басқару (билет сату, қызмет көрсету келісімшарты). Егер деректер стандарттары анық болса және жүйелер өзара байланысты болса, осы салалардың барлығы біркелкі жұмыс істей алады.
Неліктен бизнеске деректерге негізделген әкімшілік қажет?
Біріншіден, деректер қателерді азайтуға көмектеседі. Көптеген әкімшілік қателер қолмен есепке алудан, құжаттардың жоғалуынан, файл нұсқаларының әртүрлілігінен немесе сәйкессіз есептеулерден туындайды. Деректерге негізделген жүйемен — мысалы, стандартталған электрондық кесте, бухгалтерлік бағдарламалық жасақтама немесе ERP — адами қателіктер қаупін азайтуға болады.
Екіншіден, деректерге негізделген әкімшілік процестерді жылдамдатады. Құжаттарды іздеу, төлемдерді бақылау немесе ай сайынғы есептерді қорытындылау ақпарат оңай ізделетін дерекқорда сақталатындықтан, жылдамырақ орындалуы мүмкін. Бұл жылдамдық тұтынушыларға қызмет көрсетуге және ішкі тиімділікке тікелей әсер етеді.
Үшіншіден, деректер шешім қабылдауды жақсартады. Мысалы, қорларды көбейту, қызметкерлерді жалдау немесе пайдалану шығындарын қысқарту туралы шешімдер тек ішкі сезімдерге емес, деректерде айқын көрінетін үрдістерге негізделуі керек. Деректер объективті көрініс береді: бірлік шығындары, маржа, кірістілік көрсеткіштері және тіпті бір адамға шаққандағы өнімділік.
Төртіншіден, ашықтық пен есеп беру артады. Әрбір процесс тіркелген кезде, кім не істегенін, қашан жасалғанын және нәтижелері қандай болғанын бақылауға болады. Бұл сәйкестік, аудиттер және кәсіби жұмыс мәдениетін қалыптастыру үшін өте маңызды.
Деректерге негізделген әкімшіліктің негізгі компоненттері
Тиімді жұмыс істеу үшін бірнеше маңызды компоненттерді дайындау қажет:
1. Деректер көздерін тазалау
Деректер сатудан, сатып алудан, кассалық жүйелерден, нарықтардан, әлеуметтік желілерден, HRIS-тен және тіпті қойма жазбаларынан алынуы мүмкін. Компаниялар қандай деректердің маңызды екенін және оларды қалай жинау керектігін анықтауы керек.
2. Пішімдер мен процедураларды стандарттау
Тұтынушылардың аттары, өнім кодтары, шығындар санаттары, күн форматтары және тіпті транзакцияларды жазу әдістері стандартталуы керек. Стандарттарсыз деректер шатасып, талдау қиынға соғады.
3. Деректерді сақтау және басқару жүйесі
Бұл құрылымдалған электрондық кесте, қарапайым дерекқор, POS қосымшасы, бухгалтерлік бағдарламалық жасақтама немесе ERP жүйесі болуы мүмкін. Ең бастысы, деректерге уәкілетті тараптар оңай қол жеткізе алады және жоғалудан қорғалған.
4. Деректерді тексеру және гигиена процесі
Қайталанатын, бос немесе дұрыс енгізілмеген деректер жаңылыстыратын талдауға әкелуі мүмкін. Сондықтан, қайталанатын тұтынушылар, теріс қорлар, дәлелденбеген транзакциялар және т.б. үшін үнемі тексерулер жүргізу қажет.
5. Есеп беру және басқару тақтасы
Жақсы деректер есептер арқылы «сөйлей» алуы керек. Ай сайынғы немесе апта сайынғы басқару тақталары басшылыққа кіріс, шығындар, ақша ағыны, қор айналымы және команданың өнімділігі сияқты KPI-ді көруге көмектеседі.
Іскерлік қызметте қолдану мысалдары
Қаржылық әкімшілікте деректер компанияларға күнделікті ақша ағынын бақылауға, қаржыландыру қажеттіліктерін болжауға және дебиторлық берешекті қашан өндіріп алу керектігін анықтауға мүмкіндік береді. Тарихи деректерді қарау арқылы бизнес үлгілерді анықтай алады: мысалы, белгілі бір айларда сатылымның төмендеуі немесе логистикалық шығындардың өсуі үнемі байқалады.
Қоймаларды басқаруда нақты уақыт режиміндегі қор деректері қордың таусылуы мен артық қорлануының алдын алады. Қор айналымы деректерінен компаниялар тез және баяу қозғалатын өнімдерді анықтап, сатып алу стратегияларын тиісінше реттей алады.
Кадрларды басқаруда жұмыста болмау, артық жұмыс уақыты және жұмыс өнімділігі туралы деректер жұмыс жүктемесін және қосымша қызметкерлерге деген қажеттілікті бағалауды жеңілдетеді. Сондай-ақ, бұл әділ және өлшенетін жалақы мен ынталандыру төлемдерін қамтамасыз етуге көмектеседі.
Тұтынушыларға қызмет көрсету жағынан санатталған шағым деректері бизнеске мәселелердің түпкі себебін анықтауға көмектеседі. Егер ең жиі шағымдар жеткізудің кешігуіне қатысты болса, жақсартулар логистикалық процестерге немесе тасымалдаушыны таңдауға бағытталуы керек.
Іске асырудағы қиындықтар
Айтарлықтай артықшылықтарына қарамастан, деректерге негізделген әкімшілікті енгізу әрқашан оңай емес. Жиі кездесетін қиындық - өзгерістерге қарсылық. Қолмен есеп жүргізуге үйренген қызметкерлер жаңа жүйені «ауыр» деп санауы мүмкін. Сондықтан оқыту және коммуникация өте маңызды.
Тағы бір қиындық - деректер сапасы. Көптеген бизнестерде басынан бастап деректер ретсіз болды. Ескі жазбалардан жаңа жүйеге көшу процесі уақыт пен дәлдікті қажет етеді. Сонымен қатар, бюджеттік шектеулер, әсіресе ақылы бағдарламалық жасақтаманы сатып алуға әлі дайын емес шағын және орта бизнес үшін кедергі болуы мүмкін. Дегенмен, көптеген қадамдық шешімдердің, мысалы, стандартты үлгілері бар электрондық кестелер мен freemium қолданбаларының арзан немесе тегін екенін атап өткен жөн.
Деректер қауіпсіздігі де алаңдаушылық тудырады. Тұтынушы, қаржылық және келісімшарттық деректер қорғалуы тиіс маңызды активтер болып табылады. Кәсіпорындар кіруді бақылауды, үнемі сақтық көшірме жасауды және құжаттарды қауіпсіз сақтау саясатын енгізуі керек.
Деректерге негізделген әкімшілікті бастау стратегиялары
Ең жақсы алғашқы қадам - мақсаттарыңызды анықтау. Сіздің бизнесіңіз қаржылық есептілікті жеделдеткісі келе ме? Тауар қорындағы сәйкессіздіктерді азайтқысы келе ме? Жеткізу дәлдігін жақсартқысы келе ме? Бұл мақсаттар қандай деректерді жинау керектігін анықтайды.
Келесі кезекте, қарапайым, бірақ бірізді жазу процесін жасаңыз. Ол бірден күрделі болуы міндетті емес. Алдымен транзакцияларды стандартты форматта жазудан бастаңыз, содан кейін бөлімдер арасында интеграцияға дейін барыңыз. Осыдан кейін, күнделікті сату қорытындылары, апталық пайдалану шығындары, таусылған қор коэффициенті немесе кешіктірілген жеткізу деңгейі сияқты тиісті KPI жасаңыз.
Соңында, деректер мәдениетін қалыптастырыңыз. Деректер тек әкімшінің міндеті емес, бұл ортақ міндет. Әрбір бөлім дәл есеп жүргізу жақсы бизнес шешімдеріне әкелетінін түсінуі керек.
Қорытынды
Деректерге негізделген әкімшілік қазіргі заманғы бизнес үшін маңызды негіз болып табылады. Дәл және құрылымдалған деректерге сүйене отырып, компаниялар тиімдірек жұмыс істей алады, қателіктерді азайта алады, ашықтықты арттыра алады және ақпараттандырылған шешімдер қабылдай алады. Оны енгізу әдеттерді өзгертуді, жүйені жетілдіруді және бүкіл команданың міндеттемесін талап етеді. Дегенмен, әкімшілік деректерге негізделген кезде, бизнес өз операцияларын күштірек басқарады және динамикалық бәсекелестік жағдайында тұрақты түрде өсе алады.
