Қаржылық басқару: Бюджет жоспарын қалай құру керек
Қаржылық әкімшілік – ұйымдық мақсаттар мен жеке қажеттіліктерге қол жеткізу үшін ақшаны мақсатты түрде басқару процесі. Қаржылық әкімшіліктің негізгі құрамдас бөлігі – бюджет жоспары – белгілі бір кезеңге арналған кірістерді, шығыстарды, басымдықтарды және шығындарды бақылау стратегияларын көрсететін құжат. Бюджетсіз қаржылық шешімдер көбінесе деректерге емес, бағалауларға негізделеді. Нәтижесінде шығындар оңай көбейіп, үнемдеуді құру қиындайды және қаржылық мақсаттар шындыққа жанаспайды.
Бұл мақалада үй шаруашылықтарында, қауымдастықтарда және ұйымдарда қаржылық басқару үшін жүйелі, оңай жүзеге асырылатын және өзекті бюджет жоспарын қалай жасау керектігі талқыланады.
1. Бюджеттік жоспардың мақсатын түсіну
Сандарды есептемес бұрын, алдымен бюджет мақсаттарыңызды анықтаңыз. Бұл мақсаттар басымдықтарды таңдаған кезде компас ретінде қызмет етеді. Жалпы, бюджет жоспары мыналарға бағытталған:
1. Шығындарды табыстан асып кетпеуі үшін бақылаңыз.
2. Қаражатты қажеттіліктер мен жұмыс жоспарларына сәйкес бөліңіз.
3. Басымдықтарды белгілеңіз: міндетті, маңызды және кейінге қалдыруға болатын нәрселер.
4. Төтенше жағдайларға арналған қорлар, инвестициялар немесе қызметті кеңейту сияқты қысқа және ұзақ мерзімді мақсаттарды қолдау.
5. Әсіресе мүшелеріне, басшылыққа немесе донорларға есеп беруі қажет ұйымдарда жауапкершілікті арттыру.
Нақты мақсатпен бюджет тек сандар тізімі ғана емес, сонымен қатар шешім қабылдау құралына айналады.
2. Бюджет кезеңін және көлемін анықтаңыз
Келесі қадам - бюджет кезеңін белгілеу. Әдетте, бюджет жоспары келесі мақсаттар үшін жасалады:
– Ай сайын (үй шаруашылықтарына, шағын бизнеске, күнделікті жұмыстарға жарамды)
– Тоқсандық/семестрлік (кезең-кезеңмен жұмыс бағдарламаларына жарамды)
– Жылдық (ұйымдар, мекемелер және стратегиялық жоспарлау үшін ортақ)
Кезеңнен басқа, ауқымын анықтаңыз: бюджет тек күнделікті операцияларға арналған ба, әлде оған арнайы бағдарламалар, жобалар және активтерді сатып алу кіре ме. Ауқым неғұрлым айқын болса, тіркелмеген «сұр» шығындарды жіктеу және олардан аулақ болу соғұрлым оңай болады.
3. Табыс туралы деректерді дәл жинау
Жақсы бюджет әрқашан табыстан басталады. Барлық табыс көздерін тарихи деректерге немесе нақты болжамдарға сүйене отырып тізімдеңіз, мысалы:
– Жалақы немесе жалақы
- Операциялық кірістер
– Мүшелік жарналар
– Гранттар немесе көмек
– Бонустар, комиссиялар немесе қосымша табыс
Мұндағы кілт - консервативті болу: тым оптимистік болмау. Егер сіздің табысыңыз ауытқып тұрса, соңғы 3-6 айдағы орташа көрсеткішті пайдаланыңыз немесе ең қауіпсіз минималды көрсеткішті алыңыз. Ұйымдастырушылық қаржылық басқаруда табысты дискрециялық қорлар мен шектеулі қорлар (мысалы, тек белгілі бір қызмет түрлеріне рұқсат етілген гранттар) арасында ажырату қажет.
4. Шығындарды анықтаңыз және топтастырыңыз
Табыс болғаннан кейін шығындар тізімін жасаңыз. Оңай талдау үшін оларды бірнеше топқа бөліңіз:
а) Тұрақты шығындар
Әр кезеңде салыстырмалы түрде тұрақты шығындар, мысалы:
- Жалға алу
- Бөліп төлеу
– Қызметкерлердің тұрақты жалақысы
– Интернет/телефон жазылымы
b) Айнымалы шығындар
Сомасы өзгеруі мүмкін шығындар:
– Тұтыну
– Көлік
– Кездесу/іс-шара шығындары
– Электр қуаты және су (жиі ауытқып тұрады)
c) Мерзімді/жылдық шығыстар
Көбінесе ұмытылады, себебі бұл ай сайын бола бермейді:
– Жылдық салық
– Көлік/жабдыққа техникалық қызмет көрсету
– Рұқсатты ұзарту үшін төлем
– Форма, жаттығу немесе аудиттер
Күтпеген қайталанатын шығындарды болдырмау үшін оларды ай сайын бөлуге болады. Мысалы, жылдық 1 200 000 рупий шығынын айына 100 000 рупий ретінде бөлуге болады.
5. Басымдықтарды белгілеу: қажеттіліктер мен қалаулар
Қаржылық басқарудағы ең үлкен қиындықтардың бірі - қажеттіліктер мен тілектерді ажырату. Дұрыс бюджет маңызды қажеттіліктерді бірінші орынға қояды, мысалы:
– Негізгі тұрмыстық шығындар (азық-түлік, тұрғын үй, коммуналдық қызметтер)
– Ұйымның міндетті операциялық шығындары
– Төлем міндеттемелері (бөліп төлеу, салықтар, міндетті жарналар)
– Төтенше жағдайлар қоры немесе операциялық резерв
Тілектерді де қосуға болады, бірақ олар пропорционалды және сіздің мүмкіндіктеріңізбен сәйкес келуі керек. Негізінде, бюджет «тыйым салу» құралы емес, керісінше «реттеу» құралы.
6. Нақты бюджет құрылымын жасаңыз
Санаттар реттелгеннен кейін, оқуға оңай бюджет форматын жасаңыз. Онда кем дегенде мыналар болуы керек:
- Бюджеттік баптың атауы
– Кезеңге арналған бюджет (жоспар)
– Іске асыру (нақты шығындар)
– Айырмашылық (көп/аз)
– Сипаттама (өзгерту себебі, арнайы ескертпелер)
Пост құрылымының қарапайым мысалы:
1. Табыс
2. Пайдалану шығындары
3. Бағдарлама/іс-шара шығындары
4. Резервтер/төтенше жағдайлар қорлары
5. Жинақтар/инвестициялар (қажет болған жағдайда)
Ұйымдар үшін құрылымды егжей-тегжейлі, мысалы, әрбір бөлім немесе әрбір бағдарлама бойынша, әділ және өлшенетіндей бағалауға болатындай етіп жасауға болады.
7. Проекциялар мен сценарийлерді жасаңыз
Жақсы бюджеттің бір ғана жоспары болмайды . Ең дұрысы, сіз келесідей сценарийлерді дайындағаныңыз жөн:
– Орташа сценарий: тарихи орташа көрсеткіштер бойынша қалыпты жағдайлар
– Пессимистік сценарий: табыс азаяды немесе шығындар артады
– Оптимистік сценарий: табыс өседі немесе тиімділікке қол жеткізіледі
Сценарийлер сізді күтпеген оқиғаларға жақсырақ дайындайды. Ұйымдарда қаражатты бөлудегі кідірістерді немесе қажетті заттардың бағасының өзгеруін болжау үшін сценарийлер қажет.
8. Лимиттер мен бақылау ережелерін белгілеңіз
Бюджеттің тек қағаз жүзінде қалып қоймауын қамтамасыз ету үшін бақылау ережелерін жасаңыз, мысалы:
– Бір тауарға жұмсалатын ең көп шығын шегі
– Бекіту рәсімдері (мысалы, белгілі бір номиналды сомадан жоғары соманы басшы/төраға бекітуі керек)
– Транзакцияны растайтын құжат міндетті түрде болуы керек (жазба, шот-фактура, аударым туралы құжат)
– Сатып алу саясаты (сатып алу бірнеше ұсыныстарды салыстырады)
Қаржылық әкімшілік тұрғысынан бұл бақылау шаралары ысырапшылдықтың, есепке алу қателерінің және қаражатты дұрыс пайдаланбаудың алдын алуға көмектеседі.
9. Іске асыруларды күнделікті жазып отырыңыз
Бюджеттік жоспар тек оның орындалуын тіркеуде тәртіпті болған жағдайда ғана тиімді болады. Жазу:
– Мүмкіндігінше әрбір транзакция
– Үй шаруашылықтары үшін аптасына ең аз дегенде
– Жоғары транзакциялары бар кәсіпорындар немесе ұйымдар үшін күнделікті минимум
Сіз кассалық кітапты, электрондық кестені немесе қаржылық қосымшаны пайдалана аласыз. Ең бастысы, оның бірізді, ұқыпты және аудиті оңай болуы керек. Басқаруды жеңілдету үшін қажет болған жағдайда бөлек шоттарды, мысалы, операциялық және резервтік шоттарды бөліңіз.
10. Бюджетті бағалау және қайта қарау
Кезең соңында (немесе әр ай сайын) бағалау жүргізіңіз:
– Қандай баптар бюджеттен үнемі асып түседі? Неліктен?
– Қай жазбаларда әрқашан көп нәрсе қалады? Олар тым үлкен бе, әлде тек тиімді ме?
– Жинақ/резерв мақсатына қол жеткізілді ме?
– Қажеттілік бар ма? жаңасы қамтуы керек пе?
Бюджетті қайта қарау сәтсіздік емес. Керісінше, олар қаржылық әкімшіліктің бейімделгіш және деректерге негізделген екенін көрсетеді. Нақты негіздемесі немесе есеп беру жазбалары жоқ қайта қараулардан аулақ болу керек.
Жабу
Жақсы қаржылық басқару шынайы, құрылымдалған және оңай бақыланатын бюджет жоспарынан басталады. Мақсаттар қою, кірістер мен шығыстарды дәл есепке алу, басымдықтарды белгілеу және үнемі бағалау жүргізу арқылы сіз ақша ағынын басқара аласыз және қаржылық мақсаттарға тиімдірек қол жеткізе аласыз. Үй шаруашылықтары үшін де, ұйымдар үшін де бюджет тек құжат емес, тәртіпті, ашықтықты және тұрақтылықты нығайтатын басқару құралы болып табылады.
Қаласаңыз, мен сізге үй шаруашылығыңыздың, шағын бизнесіңіздің немесе ұйымыңыздың қажеттіліктеріне сәйкес келетін үлгі бюджет кестесінің форматын (айлық немесе жылдық) жасауға көмектесе аламын.
