Átakastjórnun í teymum
Átök innan teymis eru nánast óhjákvæmileg. Þegar fólk með ólíkan bakgrunn, hugarfar, samskiptastíl og áhugamál vinnur að sameiginlegu markmiði getur komið upp núningur. Hins vegar eru átök ekki alltaf slæm. Þegar þeim er stjórnað rétt geta þau í raun verið uppspretta nýrra hugmynda, styrkt vinnusambönd og bætt gæði ákvarðana. Aftur á móti, ef þeim er ekki leyst, geta þau dregið úr framleiðni, valdið streitu og skapað eitrað vinnuumhverfi. Þess vegna er átakastjórnun mikilvæg færni fyrir alla leiðtoga og teymismeðlimi.
Að skilja átök: Hvað og hvers vegna gerast þau?
Átök má skilgreina sem ágreining milli tveggja eða fleiri aðila sem stafar af mismunandi markmiðum, skynjun, gildum eða vinnuaðferðum. Í teymisvinnu koma átök yfirleitt fram í tveimur meginformum. Í fyrsta lagi eru átök milli verkefna, sem eru ágreiningur um hugmyndir, aðferðir, verkaskiptingu eða aðferðir til að leysa vandamál. Þessi tegund átaka er oft gagnleg þar sem hún hvetur til gagnrýninnar umræðu. Í öðru lagi eru átök í samskiptum, sem eru átök sem koma af stað af tilfinningum, egó eða persónulegum ósamrýmanleika. Átök í samskiptum hafa tilhneigingu til að vera skaðleg þar sem þau skapa langvarandi spennu.
Orsakir átaka innan teymis eru margvíslegar. Þar á meðal eru léleg samskipti, óljós hlutverkaskipting, ójafnt vinnuálag, mismunandi stjórnunarstílar, markmiðsþrýstingur og jafnvel mismunandi vinnumenning. Til dæmis geta liðsmenn sem eru nákvæmir lent í árekstri við þá sem leggja meiri áherslu á hraða framkvæmda. Án gagnkvæms skilnings og samkomulags getur þessi ágreiningur auðveldlega stigmagnast í ásakanaleik.
Áhrif átaka á frammistöðu liðsins
Óstýrð átök geta haft veruleg neikvæð áhrif. Framleiðni minnkar þar sem orku teymisins fer til spillis í óuppbyggilegar umræður. Samræmi verður erfiðara þegar fylkingar myndast og fólk verður tregt til að deila upplýsingum. Einstaklingsbundin hvatning getur einnig minnkað vegna vanvirðingar eða óþæginda í samskiptum. Til lengri tíma litið geta átök aukið starfsmannaveltu þar sem vinnuumhverfið er talið sálfræðilega óöruggt.
Átök geta þó einnig haft jákvæð áhrif þegar þeim er stýrt á viðeigandi hátt. Heilbrigð átök stuðla að nýjum sjónarhornum, hjálpa teymum að forðast „hóphugsun“ (tilhneigingu til að vera sammála án gagnrýni) og leiða til upplýstari ákvarðana. Opnar umræður geta einnig stuðlað að tilfinningu fyrir tilheyrslu því teymismeðlimir finna að skoðanir þeirra eru heyrðar. Lykilatriðið er hvernig teymið breytir átökum í lausnamiðaða samræður, frekar en baráttu egóanna.
Grunnreglur um átakastjórnun
Átakastjórnun í teymum snýst ekki bara um að „leysa vandamál“ heldur einnig um að koma á vinnuaðferðum sem koma í veg fyrir að átök verði skaðleg. Nokkrar mikilvægar grundvallarreglur eru meðal annars:
1. Einbeittu þér að vandamálinu, ekki einstaklingnum. Átök ættu að vera skilgreind sem ágreiningur um málefni, ekki árás á persónuleika einhvers.
2. Notið gögn og sameiginleg markmið. Bestu lausnirnar koma yfirleitt fram þegar umræður byggjast á staðreyndum, þörfum verkefnisins og samþykktum teymismarkmiðum.
3. Viðhaldið skýrum og virðulegum samskiptum. Tónn, orðaval og líkamstjáning hafa mikil áhrif á stefnu átaka.
4. Leitaðu að því sem allir vinna, ekki því sem allir tapa. Að vinna rifrildi eykur oft skaðann á samvinnu.
5. Takið á málum snemma. Lítil ágreiningsmál sem ekki eru tekin í notkun geta stigmagnast í stór vandamál.
Skref til að stjórna átökum á áhrifaríkan hátt
Til að koma í veg fyrir að átök skaði samstarf geta teymi innleitt eftirfarandi hagnýt skref :
1. Finndu rót vandans
Fyrsta skrefið er að skilja hvað raunverulega er um að ræða. Stundum virðist ágreiningur vera tæknilegt vandamál, en hann tengist í raun vanvirðingu, óljósum hlutverkum eða ósamræmdum væntingum. Leiðtogar og teymismeðlimir þurfa að komast að rót ágreiningsins með opnum spurningum eins og: „Hvað angrar þig?“ eða „Hvað angrar þig mest við þessa stöðu?“
2. Skapaðu öruggt rými fyrir samræður
Umræður um átök ættu að fara fram í þægilegu andrúmslofti, ekki þegar tilfinningar eru í hámarki eða fyrir framan stóran áhorfendahóp, sem gæti valdið öðrum aðilanum vandræðum. Sálfræðilegt öryggi, eða að finna fyrir öryggi til að tala án ótta við árás, er lykilatriði. Öruggt umhverfi auðveldar fólki að vera heiðarlegt og opið fyrir því að hlusta.
3. Virk hlustun og staðfesting
Virk hlustun þýðir ekki bara að bíða eftir að koma að þér til að tala, heldur að skilja virkilega skilaboð og tilfinningar hins aðilans. Staðfesting þýðir ekki að samþykkja, heldur að viðurkenna að tilfinningar eða sjónarhorn hins aðilans séu rökrétt frá hans sjónarhóli. Setningar eins og: „Ég skil að þú sért í uppnámi vegna þess að ...“ geta dregið úr ástandinu og opnað leið fyrir lausn.
4. Notaðu ákveðin samskipti
Í ákveðnum samskiptum er skýrleiki forgangsraðað án þess að vera árásargjarn. Til dæmis, notaðu „ég-skilaboð“ aðferðina: „Mér finnst erfitt að standa við fresta þegar breytingar koma skyndilega; ég þarf meiri fyrirvara.“ Þetta er áhrifaríkara en að kenna fólki um: „Þú breytir alltaf áætlunum skyndilega!“
5. Leitið saman að lausnum
Þegar málið er ljóst skal bjóða öllum aðilum að leggja fram lausnir. Veldu lausnir sem eru raunhæfar, sanngjarnar og í samræmi við markmið teymisins. Dæmi um lausnir gætu verið að skýra staðlaðar verklagsreglur (SOP), koma sér saman um viðbragðstíma, endurdreifa verkefnum eða koma á skipulagðari samskiptaleiðum.
6. Gerðu samninga og fylgdu þeim eftir
Lausnir verða að vera túlkaðar í raunhæfum samningum: hver gerir hvað, hvenær og hvernig á að mæla árangur. Metið eftir ákveðinn tíma til að tryggja að átökin komi ekki upp aftur í annarri mynd.
Hlutverk leiðtoga í átakastjórnun
Liðsstjórar gegna mikilvægu hlutverki í að móta menningu átakastjórnunar. Árangursríkir leiðtogar viðhalda hlutlausu, tilfinningalega óhlutdrægu viðhorfi og hvetja til hlutlægra samræðna. Þeir eru einnig fyrirmyndir í samskiptum: þeir forðast móðganir, niðurlægingu og truflanir. Ennfremur þurfa leiðtogar að tryggja skýra vinnuskipulag - til dæmis verkefnaúthlutun, samþykkisleiðir og árangursvísa - þar sem mörg átök stafa af óljósum kerfum.
Leiðtogar þurfa einnig að vita hvenær á að miðla málum og hvenær á að taka ákvarðanir. Ekki er hægt að leysa öll átök með málamiðlun. Í ákveðnum aðstæðum, svo sem þegar kemur að starfsöryggi, reglufylgni eða mikilvægum tímamörkum, þurfa leiðtogar að vera ákveðnir. Sjálfsöryggi er frábrugðið einræði; sjálfsöryggi viðheldur virðingu fyrir fólki en verndar hagsmuni teymisins og fyrirtækisins.
Að koma í veg fyrir eyðileggjandi átök
Besta stjórnun átaka snýst ekki bara um lausn ágreinings, heldur einnig um forvarnir. Teymi geta dregið úr skaðlegum átökum á nokkra vegu: með því að koma á reglulegum samskiptum, halda vikuleg uppgjör, koma sér saman um umræðureglur (t.d. engar persónulegar árásir) og skýra hlutverk snemma í verkefninu. Íhugandi starfsemi eins og endurskoðun hjálpar einnig teymum að takast á við mál áður en þau stigmagnast. Ennfremur fær heilbrigð menning þakklætis og endurgjafar teymismeðlimi til að finnast þeir vera metnir að verðleikum, sem leiðir til minni gremju.
Lokun
Átök innan teymis eru eðlilegur hluti af samvinnu. Það sem aðgreinir sterkt teymi frá veiku er ekki tilvist eða fjarvera átaka, heldur hæfni til að takast á við þau. Með því að skilja tegundir átaka, forgangsraða heilbrigðum samskiptum, virkri hlustun og innleiða raunhæfar lausnir geta teymi breytt átökum í tækifæri til vaxtar. Að lokum mun árangursrík átakastjórnun stuðla að sterkara samstarfi, vandaðri ákvörðunum og afkastameira og mannúðlegra vinnuumhverfi.
